大型国有集团公司公文使用规范化指引(公文格式规定版)
集团公司文件格式规范-9-BD(20210130104010)
主体
标题
黑体，三号，居中
文件的标题
（副标题）
黑体，三号，居中
主送单位
楷体，小四，居左；如多
个单位则使用顿号分隔
正文
楷体，小四
但当有大量央文或数字时
候，可以使用宋体
（附件）
楷体，小四，居左
正文附属材料的顺序和名称的标注
发文单位
楷体，小四，居右
发文日期
楷体，小四，居右；使用 中文数子。
（附注）
页脚1.75厘米
附件：《文件样张》（以本文件作为参照，此处略）
（附注）：集团公司各下属企业可以自行制定，也可参照本格式
关键词：文件格式，规范
报送：集团公司各下属企业
报送
楷体，小四，居左
指除主送单位外需要执行或知晓文
件内容的其他单位或部门
页码
第N页共M页，宋体，
小五，居中
当超过1页时候
纸张格式
纸张
A4，白色，复写纸；特殊用途的文件纸张规格视情况而定
边距
对A4纸张的边距，一般考虑以2-2.5厘米，上端2.5厘米，下端2.5厘米；
楷体，小四，居左；
在发文日期的左下方，
“（附注）”2字加括号
用于说明其他项目不便说明的事项。 如说明有关引文的出处；解释有关名 词术语；发至级限，有时也以附注的 形式来说明
文尾
分割下划线
粗细0.75磅，与文字宽度
平齐
关键词
楷体，小四，居左；词汇
之间以逗号分隔
主要内容和文种，以便于电脑检索；
不超过5个单词
本格式参照了国家机关公文格式但对其进行了大幅度的简化只对格式主要版式文字字体及其大小做了统文件结构格式规范说明文件编号表楷体小四表格居中表格单元格内容居左见编号规则主体标题黑体三号居中文件的标题副标题黑体三号居中主送单位楷体小四居左
集团公司公文管理规定
公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（二）反映情况要客观，实事求是。
（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
〖JP3〗第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号；（二）公司党总支发文，用XX党字（XX年）XX号；（三）以工会、共青团、妇联名义发文，用XX政字（XX年）XX号; （四）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；（五）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；（六）董事局委员会发文，用XX董X字（XX年）XX号；（七）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号; （八）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。
关于规范集团公文格式的通知
关于规范集团公文格式的通知第一篇：关于规范集团公文格式的通知关于规范集团公文格式的通知各分公司、部、室：为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据领导要求，现对集团上报公文格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料上报之前，按照以下要求进行排版编印。
一、纸张及页面设置（一）报告、总结、汇报等文件统一用A4纸，页边距设置（厘米）：上3，下2.4，左2.8，右2.8。
（二）申请、请示等字数较少的文件统一用B5纸，页边距设置（厘米）：上2.6，下2，左2.5，右2.5。
一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。
如有特殊要求，另行处理。
二、公文结构层次序数、字体及行距公文结构层次序数一般为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。
标题用二号宋体字加粗，其余正文文字均用小三号仿宋字。
正文行距用“固定值”，“设置值”为28磅（如第二页字数较少可适当调整固定值）。
四、署名及成文日期公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日（如：2006年6月20日）,左右位置由字数来定，一般右空2-4字。
五、需要注意的其它问题1、使用自动编号的问题。
部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。
2、标题下空一行，首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。
集团办公室2013年3月1日第二篇：规范公文格式通知晋城市坤达煤化磁材有限公司关于进一步规范和统一公文格式的通知为进一步规范和加强公文处理工作，确保公司各类文件资料格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、结合我公司公文处理工作实际，现就进一步规范和统一行文格式有关事宜通知如下：一、标题。
（一）标题由“发文机关名称+公文主要内容+文种”组成，公司对外统一用“晋城市坤达煤化磁材有限公司”名称（特殊情况例外），公司内部各部室行文可用简称，如“坤达公司生产部”；标题应力求简明扼要，用2号宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。
集团公司文书书写格式规范标准
公司文件书写格式标准一、总则1．指导思想文书的书写格式是体现企业正规化的重要内容。
为加强这一工作环节的管理，规范写作，特制定本标准。
二、规章制度结构1．构成项目规章制度汇编包括以下内容（按顺序）：封面、中文关键词、目录、正文、附录、参考文件、封底；其他文书包括标题及正文，具体格式详见其他文书正文与页面设置。
2．各项目含义封面：封面由文头、规章制度标题、单位及负责人、编制日期等内容组成。
标题：应能概括整个规章制度最重要的内容。
题名力求简练，严格控制在25字以内。
如果主标题意犹未尽，可加附标题。
关键词：关键词是从规章制度标题、内容摘要或正文中提取，能表现规章制度主题、具有实质意义的词语，通常不超过7个。
目录：列出规章制度正文的一、二级标题名称及对应页码，附录、参考文件等的对应页码。
正文：正文是规章制度的主体部分，通常由序语（引语）、主要条款、实施要求三部分组成。
这三部分在行文上可以不明确标示。
注释：需要在正文之外加以阐述和解释的问题或对引文出处的说明。
注释采用脚注形式。
附录：附属于正文、对正文起补充说明作用的信息材料。
可包括正文内不便列出的冗长公式推导；以备他人阅读方便所需要的辅助性工具或表格；重复性数据图表；计算程序及说明等。
参考文件：只列在正文中被引用过、正式颁布的文件资料。
三、文书格式编排1．纸型及页边距一律用国际标准A4型纸打印。
页面分图文区与白边区两部分，所有的文字、图形、其他符号只能出现在图文区内。
白边区的尺寸（页边距）为：上边距2cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm。
2．版式与用字文字图形一律从左至右横写横排。
使用规范的简化汉字。
除非必要，不使用繁体字。
忌用异体字、复合字及其他不规范的汉字。
3．各部分的编排式样及字体字号文头：封面顶部居中，3号黑体，上下各空两行。
固定内容为“×××××厂（车间）规章制度汇编”。
标题：2号黑体加粗，文头下居中。
集团有限公司公文格式(WORD25页)
集团有限公司公文格式1．依据根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的规定，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999），按照《中国铁路工程总公司公文处理办法》，制定本格式。
2．范围本公文格式适用于集团有限公司各单位。
3．定义本格式采用下列定义。
3.1 字本格式标识公文中横向距离的长度单位，以3号字为基准字。
3.2 行本格式标识公文中纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的7/8，每行约占10mm。
3.3 字号本格式不注明字号的均为3号字。
3.4 字体本格式不注明字体的均为仿宋体。
3.5 颜色- 1 -本格式不注明颜色的均为黑色。
3.6 页、面页：指公文的纸页。
面：指公文纸页的一面。
4．公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2～80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5。
5．公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm。
5.2 公文页边和版心尺寸上白边（天头）：37mm±1mm下白边（地脚）：35mm±1mm左白边（订口）：28mm±1mm右白边（切口）：26mm±1mm版心：156mm×225mm（不含页码）6．排版印刷装订要求6.1 排版规格每面22行，每行28个字。
6.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，- 2 -误差不超过1mm。
6.3 印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。
黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80%。
印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
6.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
公司公文格式规定标准
公司公文格式规定第一条公文一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、附注、印章、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号；（二）密级和保密期限。
涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限。
凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
属密级文件的，应明确发放范围；（三）紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；（四）发文单位标志。
发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。
集团公司单独行文的，在落款处不署单位名称，只标识成文时间。
集团公司与其他单位联合行文的，可用联合发文机关名称，主办单位排列在前（此时需要发文单位署名），也可单独使用主办单位名称。
发文单位标志用红色小标宋体字；（五）发文字号。
两个以上单位联合行文，只标明主办单位发文字号；（六）签发人。
上行文应注明签发人姓名。
“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话；（七）标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容和种类。
标题中除法律、法规和规章名称加书名号外，一般少用标点符号；（八）主送单位。
公文的主要受理单位，应当使用单位全称或者规范化简称、统称。
（九）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容；（十）附件说明。
公文如有附件，应当注明附件顺序号和名称（与正文空一行）；（十一）发文单位署名。
如需标注发文单位署名，应当使用全称或规范化简称。
需加盖印章的公文，单一单位发文不需署名，联合行文时需署名；（十二）成文日期。
公文成文日期以会议正式通过或单位负责人最后签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；（十三）印章。
【公文格式】集团行政公文格式标准(WORD13页)
集团行政公文格式标准（试行）1 范围本范围参照了国家行政机关公文通用的纸张要求，印制要求，公文中各要素排列和标识规则。
本标准适用于集团各分（子）公司、各项目指挥部、各部门制发的公文。
2 公文用纸主要技术指标。
公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80g/㎡的胶纸印刷纸或复写纸。
3 公文用纸幅面及版面尺寸。
3.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
3.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)4 排版规格与印装要求4.1 排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号仿宋体字加粗或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
4.2 装订要求公文应左侧装订，不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
平订钉锯与书间的距离为3mm—5mm。
5 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首，主体，版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
5.1 眉首5.1.1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。
并不是所有的公文都需要编制份数序号，带有密级的公文要编制份数序号。
如需编位，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。
5.1.2 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
集团公文行文规范范例
JINBAN（集团）公文行文规范（试行）第一章总则第一条公文是集团公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻颁布规章制度，实施行政措施、请示和答复问题，联系商洽工作，开展业务，制定计划报告情况，总结经验，记载活动的重要工具，是各单位、部门进行正常工作和活动的有效手段。
为使集团公司适应发展需要，使集团公司的公文处理规范化、制度化，特制定本办法。
第二条公文处理指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保集团秘密的安全。
第五条集团办公室负责集团公司公文处理工作。
统一收发、传递、催办、打印、用印、立卷、归档和销毁。
子公司办公室在集团办公室指导下负责本单位的公文处理工作。
第二章公文的主要种类第六条常用公文种类上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件。
（一）报告适用于向上级单位（部门）、领导汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位（部门）、领导的询问。
结束语用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转”、“专此报告”、请审阅。
（二）请示适用于向上级单位（部门）、领导请求指示、批准。
要求一文一事，结束语用“以上请示妥否，请批示”。
请示和报告使用时有区别，不能写成“请示报告”，具体说：“请示”用于向上级机关请求指示、批准；“报告”用于向上级机关汇报工作、答复询问。
“请示”行文必须在事前；“报告”一般在事后行文。
“请示”要求及时答复，而且以批复下文；“报告”不需要答复。
下行文是指领导机关对下属机关的发文。
（一）命令适用于依照有关法律规定发布行政或业务的规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级单位、部门不适当的决定。
（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
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大型国有集团公司公文使用规范化指引（公文格式规定
版）
一、公文种类按照《党政机关公文处理工作条例》〔中办发〔2022〕14号〕所明确，现行公文种类主要有：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共计
15种。
其中，集团公司常用公文种类主要有：
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
各类
公文在制发目的、
-2-格式、印发对象、签发流程等方面各不相同。
二、公文格式〔一〕格式要素1.版头
版头例如
〔11〕份号：涉密公文应当标注份号。
〔22〕密级和保密期限：涉密公文应当分别标注密级与保密期限。
〔33〕紧急程度：紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标
注“特提”“特急”“加急”“平急”。
〔44〕发文机关标志：一种是发文机关全称或者标准化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者标准化简称。
联合行
文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。
〔55〕发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行
文使用主办机关的发文字号。
主体例如
〔11〕标题：由发文机关名称、事由和文种组成。
〔22〕主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、
-4-标准化简称或者同类型机关统称。
〔33〕正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
〔44〕附件说明：公文附件的顺序号和名称。
一般与上面正文保持空1行距离。
附件说明例如
〔55〕发文机关署名：署发文机关全称或者标准化简称。
一般与上面正文保持3行距离。
〔66〕成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
成文日期
一般居右空4字距离。
〔77〕印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
印章例如
3.版记
-6-
〔11〕抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关的统称。
〔22〕印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。
〔二〕标准要求1.发文机关标志
由发文机关全称或者标准化简称加“文件”二字组成，也可以使用发
文机关全称或者标准化简称。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
2.标题一般由发文机关全称或标准化简称、公文主题和文种组成，位
于红色分隔线下空二行位置。
多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。
多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。
3.主送机关主要受理公文的机关。
主送机关名称应用全称或标准化简
称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应标准、稳定。
有多
个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标
全角冒号。
4.正文中的层次序数第一层“一、”；第二层“〔一〕”；第三层“1.”；第四层“〔1〕”。
5.成文日期
一般署会议通过日期或领导同志签发日期。
两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。
6.加盖印章的公文联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。
最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。
〔骑年盖月〕印章之间排列整齐，互不相交或相切。
7.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。
-8-8.总体格式要求
〔11〕页边距
一般情况下，上为37mm，下为35mm，左为28mm，右为26mm。
〔〔2〕空格和对齐公文中每段首行缩进2个字符，全文要做到两端对齐。
〔33〕字体和字号
总体来讲，文件大标题采用二号方正小标宋简体；一级标题采用三号黑体；二级标题采用三号国标楷体；正文采用三号国标仿宋。
除此以外，密级和保密期限、紧急程度采用3号黑体；签发人姓名采用3号国标楷体；版记中要素采用4号国标仿宋。
〔44〕行数和字数
在以上页边距和字体字号标准标准下，国标定义为每页22行和每行28个字，以此计算得出，行间距掌握在28磅左右。
〔55〕标点和字母
正文中标点采用全角，字母通常选用TimeNewRoman字体。
总体格式例如
三、常见错误〔一〕标题要素不全标题的三要素是：发文机关、事由、文种。
除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外，各
要素应齐全。
〔二〕文件标题断行不当应保证标题词句的连贯性，不应从词中间断
开换行。
如：
《《集团公司关于健全完善集团公司董事会专门委员会的通知》》
〔三〕文种使用混乱报告、请示不分，通报、通知不分，函、请示不分；一个公文标题中出现两个文种，如《天津港集团公司关于开展第二批
多式联运示范工程验收工作的请示报告》。
〔四〕生造文种将“方案”“方案”“安排”“措施”“要求”“汇报”等，这些不属于公文的文种作为公文文种使用，如：《天津港集团公
司关于清产核资管理的汇报》《天津港集团公司关于2022年投资的方案
安排》等。
〔五〕发文主送单位名称不标准如将“天津市人民政府国有资产监督
管理委员会”写成“市国资委”。
〔六〕行文中前后称谓不一致
-10-如：将“天津港集团公司”一会儿称为“天津港集团”，一会儿
称为“集团本部”，一会儿又称为“集团公司”。
一般情况下，集团公司
标准全称为“天津港〔集团〕”，标准简称为“天津港集团公司”或“集
团公司”，根据语境或发文对象灵活使用。
行文中应标准使用集团公司下属企业简称，不应将“煤码头公
司”“交易市场公司”“邮轮母港公司”“中航油公司”等简称为“煤码头”“交易市场”“邮轮母港”“中航油”等。
〔七〕计量单位前后表述不一致如：前面用“3000平方米”，后面
用“3千平方米”或“3000㎡”。
〔八〕结尾表达欠妥每一个文种都有自己的结尾方式，例如，情况报
告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”；请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。
发函的结尾
用“特此函达”“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。
〔九〕发文机关与落款不一致如发文机关为“天津港〔集团〕”或
“中共天津港〔集团〕委员会”，而落款是“天津港集团公司某某部”。
〔十〕抄送单位不对如将“公司领导”、“某某〔人名〕”作为抄送
单位。