高职院校院系教学档案管理之管见

高职院校院系教学档案管理之管见
本文针对当前高职院校院系教学档案管理的现状，提出了完善对策。

要健全院系教学档案管理制度；加强档案管理的业务学习，提高档案管理人员素质；更新观念，推进院系教学档案现代化管理；重视提高教师的教学档案意识。

标签：高职院校；教学档案管理；现状；对策
随着我国高职教育的快速发展，原来的中等职业学校纷纷成为高等职业院校，在院校数量以及招生人数均大幅增长，占到了高等教育的“半壁江山”。

高职规模迅速扩张带来的是规模与质量的矛盾日益突出，教学质量问题也成为高等职业教育发展的羁绊。

在高职院校大发展的背景下，教学档案管理能够反映高职教学理念、教学内容以及教学模式的创新发展。

所以，提升高职院校教学基层单位教学档案专业水平和规范档案管理有重要的现实意义。

一、院系教学档案管理的现状
1、教学档案管理制度滞后，专业化程度不高
高职院校院系教学档案管理制度相对滞后。

院系是学校教学活动的践行者和操作者，学生正常的教学活动绝大部分由院系组织和实施。

教学过程中形成的一手档案在二级教学单位积累下来。

大多高职院校组建时间不长，院系没有专职教学档案管理人员，由教务干事直接兼任档案管理工作，但兼职的教学干事平日正常的工作事务繁多，对档案管理工作不够重视，对一些对教学有价值的教学档案材料无法及时归档，导致珍贵的一手教学资料白白流失。

同时，高职院校教学档案管理制度没跟上，影响兼职档案员的工作积极性。

再加上学校对教学档案管理工作不重视，不能保证一手教学材料的完整归档。

2、教学档案管理方法简单，电子化程度不足
高职院校在档案管理的实施过程中，往往存在管理方法简单，停留在手工阶段，不能满足实际工作的需要。

随着高职教育越来越受到重视，大部分高职院校大都把经费用在校舍、教学设备、实验条件和实验室的建设上；大量的资金用来采购教学仪器、图书等方面，鲜有学校将资金用在购置现代化电子化的教学档案管理设备上。

而在教学管理中，课表的编排、成绩录入系统的教学管理软件已经在教学管理中非常普及，实现了计算机信息管理。

但教学过程中的教学档案电子化管理还是比较简单，教学管理中电子档案的管理和普及还要走相当长的路程。

目前教学档案利用方式还是以手工为主，导致教学档案管理的效率不高。

3、教学档案管理人员专业素质不高
高职院校档案管理人员大多没有学过档案管理知识，或者未接受档案管理的培训，业务不熟悉，工作流程不熟悉，在管理教学档案的过程中，归档的随意性
很大。

再加上相当多的老师对档案管理归档的认识不足，就会出现对现有教学档案管理人员的归档任务不配合，这给档案管理工作带来较大的难度。

一些档案管理人员工作不认真，结果使该归档的教学档案不能及时归档，久而久之，越拖越多，使得档案不能及时归档，延期归档。

4、教学档案的分类、归档不规范
高职院校的院系教学档案分类管理缺少统一的、相对规范性的目录。

由于理解上的不同，类别划分上不规范，加上教学档案管理人员多是兼职，很少有档案管理的专业人士，缺少接受专业机构正规的教学档案专职培训，有的虽然进行了短期上岗培训，但平时不钻研和继续学习，档案业务能力低，对档案的采集、整理归纳不规范，随意性强，这都会带来档案的收集、归档、查阅的不便。

从归档的内容看，反映教学管理过程中的学校发文较多，反映院系落实学校下发文件精神过程的支撑性材料较少。

高职院校的档案可以包括学生学籍管理方面的档案，比如新生入学登记表、学生学籍卡，成绩汇总等；关于管理课堂和实验实践教学的文件材料，比如培养方案、教学计划、教学大纲；教学总结，实习计划和总结，实习成果鉴定，课程安排表，教案，各专业题库，社会调查，社会实践，毕业生跟踪调查等；关于毕业生工作方面的文件资料，比如毕业生工作计划，毕业论文，毕业证发放存根、毕业照片等；关于教材建设方面的，比如自主编写教材、主编教材，系部每个专业使用的教材，实习指导书和复习题等；关于教师外出学习，学历学习，教师培养计划，师资发展规划、教学总结、教学质量奖励、教学情况调查表等。

二、完善高职院校院系教学档案管理的对策
1、领导重视，健全院系教学档案管理制度
在院系教学档案的管理中，要重视院系在教学档案的收集、归类和整理等环节，通过建立教学过程中的各项规章制度。

收集教学档案时，收集的必须是全体参与教学过程的老师的教学档案，要注重收集第一手的原始教学文件，按照归档的要求，对收集上来的教学档案要及时归类，组卷。

在教学档案管理使用中实行严格的登记管理制度。

在每学期结束时，进行阶段性总结，及时发现问题，及时整改。

在每学期开学时，由各系部教学科带队，对教学档案进行一次全面大检查，保证各种教学过程中教学档案的完整保存。

2、加强档案管理的业务学习，提高档案管理人员素质
教学档案的管理规范是一项具体的、复杂的工作，它服务于教学又指导教学，因此，需要档案管理人员不断加强专业知识培训，不断提高自己的管理水平，以适应新形势下教学档案管理的需要。

对教学档案的管理归档、分类要熟练掌握，使教学档案最大限度的发挥教学资源的作用。

同时，在工作中，要不断进行现代化管理知识和管理技能的培训，更新传统观念，努力培养教学档案的创新意识和参与意识，提高教学档案管理人员的管理水平。

3、更新观念，推进院系教学档案现代化管理
教学档案的管理，应充分使用现代化的管理手段。

随着电子信息技术的普及，教学过程中产生大量的教学文件，档案管理对数字化要求也相对提高。

传统的档案管理方法不能适应现代教学实践的工作需要。

而网络为我们教学档案管理提供了快捷的管理手段，这可为院系教学资料管理提供有力的现代化保障。

在利用现代信息技术的基础上，要对教学档案的管理理念、方法思路进行全面更新。

目前一些高职院校的院系也有自己的网页，可以利用网络资源，将教学资料上传网络，做到资源共享。

4、进一步提高教师的教学档案意识
高职院校教学周期长，班级多，很多教师教学档案管理意识薄弱，对教学档案的认识不到位，不配合。

这样会丢失和损毁教学档案。

为此要通过各种场合，提高广大教师对教学档案管理重要性的认识程度，从而达到提高教师档案意识的目的，为教学档案管理工作营造一个良好的环境。

教学档案既是教学管理中的重要资料和依据，也是体现教学管理水平和提高教学质量的重要标志之一，更重要的也是学校教学管理过程的重要历史见证。

规范教学档案管理，日积月累，不断完善，可以使院系形成比较系统、完整的教学档案，这会促使教学档案的管理迈上一个新的台阶。

同时要充分利用计算机信息网络这个平台，挖掘教学档案使用的社会价值，保证教学档案更好的被开发利用，使教学档案在教学、科研过程中发挥重要作用。