第五章_文书的处理
第五章 公文处理的基本原则和程序
第五章公文处理的基本原则和程序【理论讲述】在机关日常工作中，我们经常通过制发和收办公文来处理政务。
就发文而言，从思想酝酿、文字起草、商讨修改，经过最后审核定稿，印制成正式文件，到向外发出，需要经过一系列处理过程。
就收文来说，从开始的签收、登记、审核，经秘书部门的拟办，领导批示之后，到最后的承办和答复，同样需要经过一系列的处理程序。
而且，收发公文处理完毕后，其中绝大部分还需要立卷归档，作为档案保存。
这一系列相互关联、有序衔接的工作就是公文处理。
过去，我们习惯将其称为文书工作，或者文书处理工作。
一、公文处理的基本原则随着经济的发展和社会的进步，机关、团体或单位间的公务活动变得更加频繁，往来公文也日益增多。
为切实发挥公文效用，提高工作效率，就要求我们在日常的公文处理中要始终坚持以下基本原则：第一，实事求是的原则。
公文的出发点和落脚点都是为了解决工作中的实际问题，这就要求我们在公文处理过程中，必须深入实际，全面调查了解情况，摸清问题，有的放矢。
反对在行文过程中装官腔，讲套话，浮夸虚饰，生搬硬套。
这类假、大、空的公文不但无助于机关组织管理工作，反而会助长官僚主义、形式主义和文牍主义风气，给实际工作造成不必要的负面影响。
作为秘书，应该注意培养辨别真伪、明辨是非、科学分析和解决问题的能力，学会从纷繁复杂的材料和事实中得出正确的结论，从而以求真务实的精神处理相关公文，推动工作。
第二，精简的原则。
“繁文缛节”一直是困扰公文处理实现高效的突出问题。
对此，党和政府一再要求删繁就简，切实提高公文处理的效率。
要做到这点，就要求我们在公文处理中，首先，要把文章写短一些，精炼一些。
毛泽东同志曾在《反对党八股》中直言不讳地说：“工作忙，文章太长了，有谁看呢？”其次，要精简公文的运转处理程序，减少不必要的中间层次和工作环节，缩短公文办理流程。
其三，秘书人员要破除以为层次环节多必有效的陈腐观念，逐步树立精简意识，以简便易行、切实稳妥的方式进行公文处理。
第五章 发文处理
会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单 位或部门时，发文机关应依法与其协商，只 有征得同意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导 审阅前，由秘书部门负责。
由上可知，小胡错在哪里知道了吧？
签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查 并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任 何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责 任。可分为正签、代签、核签、会签。签发 时要在指定位置批注同意发出的意见，并署 完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。 印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加盖印章。
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法 的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不 会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下 面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面 证明。 办公室 二ＯＯ五年六月二日
实训题
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解， 说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
实训题参考答案
１，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李 总处是不对的，违背了办公室发文程序。下 面具体介绍发文程序： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过 程为： 领导交拟——领会领导意图——收集、组织 材料——构思——讨论修改——送领导审 阅
第二天： 王俐：小胡，昨天让你写的通知 草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨晚我就 放到李总办公台上了。 王俐：放李总那去了？这么快？ 小胡：有什么不对吗？不是说李 总看过同意了就发吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？拿来 我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，我不 知道，喏，这是，你看吧。
公司公文处理办法
公司公文处理办法第一章总则第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合公司工作实际，制定本办法。
第二条公司公文是公司在企业运营过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治企和传达贯彻党和国家的方针、政策，发布企业规章制度，安排生产经营活动，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条公文处理是指公文的拟制、流转、办理、整理（立卷）、归档等在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，确保商业秘密的安全。
机密文、电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。
第六条行政部是公司公文处理的职能部门，主管行政公文的处理工作，并负责对公司各部门和各项目的公文处理工作进行业务指导。
公司各部门及各项目应指定兼职人员具体负责本部门公文的接收、登记、保管和文稿初审工作。
第七条公司各级负责人应高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查，并自觉遵守本办法，对签发的公文承担相应的责任。
第二章公文种类第八条公司常用的公文种类主要有：（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定适用于对重要事项或重大事项做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
（三）通知适用于向公司各项目、各部门批转的公文，转发上级机关及不相隶属单位的公文，传达需要下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布或转发各种规章制度，聘用或解聘人员等。
（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。
（六）请示适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。
（八）函适用于商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属关系单位或部门请求批准和答复审批事项。
文书工作的管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的文书管理工作，提高文书处理效率和质量，保障信息畅通，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书工作，包括收文、发文、档案管理等。
第三条文书管理工作应遵循以下原则：1. 法规性原则：严格执行国家法律法规和上级文件精神。
2. 效率性原则：提高文书处理速度，确保工作顺利进行。
3. 准确性原则：确保文书内容真实、准确、完整。
4. 安全性原则：加强文书管理，确保信息安全。
第二章文书处理流程第四条收文管理1. 文件接收：文书工作人员负责接收来自上级、平级和下级单位的文件，并进行登记。
2. 文件分发：根据文件性质和内容，将文件分发给相关部门或负责人。
3. 文件处理：相关部门或负责人对文件进行阅读、审核和处理，并在规定时间内反馈处理结果。
4. 文件归档：处理完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第五条发文管理1. 文件拟稿：相关部门或负责人根据工作需要拟写文件。
2. 文件审核：拟稿文件经部门负责人审核后，报单位领导审批。
3. 文件打印：审批通过的文件由文书工作人员进行打印。
4. 文件分发：打印完成的文件按照规定范围进行分发。
5. 文件归档：分发完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第六条档案管理1. 档案分类：根据文件性质和内容，对档案进行分类。
2. 档案编号：为每份档案编制唯一编号，方便查阅和管理。
3. 档案存放：按照档案分类和编号，将档案存放于档案柜中。
4. 档案查阅：需查阅档案的单位或个人，应填写档案查阅申请，经批准后方可查阅。
5. 档案销毁：档案达到保管期限或无保存价值的，应按规定程序进行销毁。
第三章文书工作人员职责第七条文书工作人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德。
2. 熟悉国家法律法规和单位规章制度。
3. 具备一定的文字功底和沟通协调能力。
第八条文书工作人员职责：1. 负责文书的接收、分发、处理和归档工作。
2. 负责档案的分类、编号、存放、查阅和销毁工作。
党政机关公文处理工作条例(全文)
党政机关公文处理工作条例（全文）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规体式的文书，下面YJBYS小编为大家精心搜集了关于党政机关公文处理工作条例的全文，欢迎大家参考借鉴，希望可以帮助到大家!第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规化，制定本条例，党政机关公文处理工作条例（全文）。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办-理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事、准确规、精简高效、安全的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类第八条公文种类主要有：(一)决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。
适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。
适用于在一定围公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(九)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
中国人民解放军机关公文处理条例
中国人民解放军机关公文处理条例文章属性•【制定机关】中央军事委员会•【公布日期】2005.10.07•【文号】•【施行日期】2006.01.01•【效力等级】军事法规•【时效性】失效•【主题分类】机关工作正文中国人民解放军机关公文处理条例（2005年10月7日）第一章总则第一条为使中国人民解放军机关公文（以下简称军队机关公文）处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，制定本条例。
第二条军队机关公文，是军队机关处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机关履行职能的重要工具。
第三条公文处理是指公文的拟制、办理、立卷归档和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持求实、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条中央军委办公厅指导全军的机关公文处理工作。
总部办公厅（司令部）和军区级（含）以下单位司令部或者履行相应职能的部门，指导本级和所属单位的机关公文处理工作。
第六条各级首长、机关应当严格执行本条例，切实做好机关公文处理工作。
各级首长应当加强对本单位机关公文处理工作的指导和检查。
第二章公文种类第七条军队机关公文种类分为：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
第八条军队机关公文按照下列规定使用：（一）命令用于发布军事法规、军事规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升军衔，选取士官，授予荣誉称号等；（二）通令用于依据《中国人民解放军纪律条令》宣布奖惩事项（不含授予荣誉称号）；（三）决定用于对重要事项做出决策或者安排，变更或者撤销下级不适当的决定事项；（四）指示用于向下级布置工作，明确工作原则和要求；（五）通知用于传达需要下级执行和有关单位周知或者办理的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；（六）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况；（七）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况和意见建议，回复询问；（八）请示用于请求上级机关指示、批准事项；（九）批复用于答复下级机关请示事项；（十）函用于无隶属关系的机关之间商洽工作，询问、答复问题，通报情况；（十一）通告用于向社会公布应当遵守或者周知的事项；（十二）会议纪要用于记载会议主要情况和议定事项。
第五章 法律文书的表达方式
非刑事案件的叙述要素
纠纷发生的时间、地点、纠纷的各方当事 人、纠纷的起因、经过、结果
法律文书叙述的内容
法律文书叙述的基本内容——证明对象 刑事诉讼中的证明对象 民事诉讼中的证明对象 行政诉讼中的证明对象
法律文书叙述的方法
刑事案件的叙述方法
自然顺序法——基本方法 突出主罪法 突出主犯法 综合归纳法
非刑事案件的叙述方法
纵横交错法 列项叙述法
法律文书叙述的要求
真实完整，清楚直白 叙事寓理，因果明确 重点突出，详略得当
第二节 法律文书中的说明
说明的对象
对人身事项的说明 对事物情况的说明 证据、法律关系内容和专业知识
说理的要素
论点 论据 论证
法律推理
法律推理的概念 指运用科学的方法和规则，将法律 规范适用于证据所能证明的争议事实， 从中推导出解决争议的意见或结论， 并论证其具有正当性和合理性的逻辑 思维过程。
法律推理
法律推理的分类 演绎推理 归纳推理 辩证推理
辩证推理
由法官在解决争议时采用，通常适用于 三种情形：
第五章 法律文书的表达方式
第一节 第二节 第三节
法律文书中的叙述 法律文书中的说明 法律文书中的说理
第一节 法律文书中的叙述
叙述的对象 叙述的内容 叙述的方法 叙述的要求
法律文书叙述的对象
叙述的对象——法律事实
能够引起各种法律关系产生、变更或消灭 的客观现象。
法律事实的构成要素
刑事案件的叙述要素
法律事实的构成要素刑事案件的叙述要素犯罪行为发生的时间地点行为人行为的起因即动机和目的行为经过包括情节和手段行为的后果以及行为人事后的态度和犯罪行为所涉及的人与非刑事案件的叙述要素纠纷发生的时间地点纠纷的各方当事人纠纷的起因经过结果法律文书叙述的内容法律文书叙述的基本内容证明对象刑事诉讼中的证明对象民事诉讼中的证明对象行政诉讼中的证明对象法律文书叙述的方法刑事案件的叙述方法自然顺序法基本方法突出主罪法突出主犯法综合归纳法非刑事案件的叙述方法纵横交错法列项叙述法法律文书叙述的要求真实完整清楚直白叙事寓理因果明确重点突出详略得当说明的对象对人身事项的说明对事物情况的说明证据法律关系内容和专业知识说明的方法说明的要求客观具体完备明确法律文书说明的方法列举描摹阐释分类比较比方说理的概念法律推理说理的方法法律文书说理的概念说理的概念是从事法律判断的主体运用语言文字借助于概念判断和推理将抽象概括的法律条文众所周知的客观规律社会通行的人情事理适用于具体案件或事件从而得出结论的全过程
集团公司公文管理及处理办法
集团公司公文管理及处理办法第一章总则第一条为规范集团公司的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公文管理及处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所指的集团公司的公文，是集团公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。
第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条集团公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。
文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。
第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保集团公司的经营信息安全。
第六条本办法适用于集团公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。
第二章组织与职责第七条集团公司综合管理部是集团公司公文处理的管理机构，主要职责：（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；（三）负责对所属单位上报集团公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；（四）负责集团公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；（五）负责对集团公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；（六）负责公文管理工作评价与考核；（七）负责做好其它公文管理相关工作。
第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。
文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行神华销售集团以及集团公司的相关保密制度。
第三章公文种类第十条集团公司的行文的种类主要有：（一）决定、决议适用于集团公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。
（二）通知适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。
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情景思考
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解， 说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
一、发文办理的含义
温故而知新
发文 办理
以本单位名义制 发公文的过程
草拟 分发 审核 登记 签发 用印 复核 缮印
二、发文办理的实质
1. 通过发文行使法定的 职权、表达意图、传递 信息。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的程序和特点
拟稿
会稿会商 会审
缮印与校对
审核
签发
会签
复核
环节之间具 有连续性、 确定性、不 可逆转性
用印或签署
催办
登记
发送或公布
注发 办结处置
1、拟稿
• 第二天： • 王俐：小胡，昨天让你写 的通知草稿写怎么样了？ • 小胡：哦，早完成了，昨 晚我就放到李总办公台上 了。 • 王俐：放李总那去了？这 么快？ • 小胡：有什么不对吗？不 是说李总看过同意了就发 吗？ • 王俐：那你的底稿还有吧？ 拿来我先看一下。 • 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你 看吧。
四、三个统一
文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理 三个统一： 统一收文、统一发文、统一管理
强调：加强制度建设，完善文书管理
签收、登记、传阅、保密„„
第二节 发文处理
发文处理是公文形成的重要阶段,是指各 种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处 置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。
7、发文传递与公布
直接送达收文机关 普通邮寄 机要通信
发文传递
机要交通 文件交换 电信传递 发文传递是连接文件的发文程序与收 文程序的通道。 签定合同、协议书、意向书等文件时 往往采取互换文本的方式进行传递。
文件的公布
文件公布是将发文单位的意图最 快地传递给收文者的有效方式。
本节回顾
发文流程:幻灯片
3、签
签发的分工
发
签发是绝大多数公文生效 的必要程序，文稿只有经 过签发后方能成为定稿， 具有正式文件的效用。
以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部 门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人 或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办 单位依次会签
11、幻灯片 13
本节补充
签发 类型：正签、代签、核签（加签）、会签 签发的权限 签发的原则：先核后签 签发规范：发文稿纸 “发”、“急发”；代签时标 注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确 “请某某同志审阅后发出” 查办 方式和要求
任务情景回放
王俐：（对刚招聘进来 的秘书）小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好的，我马上就写。
复核与注发
复核，即核发，公文在正式印制前，文 秘部门所进行的复查审核。 注发，规定印数与印制及发出的时限 校对内容和校对格式：包括发文的用纸 大小、版面设置、行距、字距、公文中 各组成部分的标识等是否符合有关规定。 校对的要求 1、人员组织上注意弥补个人局限性。 2、正确使用校对符号。 3、用另色笔工整、清晰标示。 4、签署意见和注明校对人。
教学规划
教学目的
1、使学生对文书处理工作有一个较清晰的了解。 2、掌握收文、发文办理程序，并掌握文件的管理。
教学重点
1、发文处理 2、收文处理 3、办毕文书的处置
教学难点
1、发文处理流程 2、收文处理流程 教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 12课时
教学内容
一、文书处理工作概述 二、发文处理 三、收文处理 四、办毕文书处置
温故而知新
案例总结
文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重 要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具 有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程 序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上， 应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审 阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖 章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不 能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份 盖章后发出。
形成 文稿
3.会稿与 会商
2.起草
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）行文名义是否妥当 凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的， 3）报批程序是否符合规定
应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由 4）内容是否符合党的路线、方针、 有关业务部门行文。
5）涉及多个部门的事项是否协商一致 政策和国家的法律、法规 6）所提措施和办法是否切实可行
发文登记簿
发 文 日 期 发 文 号 密 级 文 件 标 题 收 文 单 位 共 印 份 数 发 出 份 数 拟 稿 单 位 签 发 人 备 注
风光公司关于发放加班费的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公 司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班 费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工 作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三 倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至 少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 办公室 二ＯＯ五年六月二日
情景任务
（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的 秘书）：小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等 一系列相互关联、衔接有序的工作。 该定义揭示了文书处理工作的内容： 文书办理、文书的整理与归档、文书管理 本节需掌握的： 一个流程图；两个注意；三个原则与三个统一
一、文书办理系统程序流程图 文书办理系统程序流程图： 二个流程，七八个程序。
• 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或 部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同 意后方可发文。 • 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审 阅前，由秘书部门负责。 • ——小胡错在哪里知道了吧？ • 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最 后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得 擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正 签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批 注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日 期。 • 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷 就是批量“复制”文字、图形等。 • 用印：在正式文本上加盖印章。
1.领受 任务与准备 4修改 文稿
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。 日期应当写明具体的年、月、日 结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 公文中的数字，除成文日期、 第三层为“1．” 部分结构层次序数和在词、 第四层为“(1)”
词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字
实务训练
经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见” 并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文 处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。
温故而知新
总结：高洁的发文处理流程
1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再 一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并 附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二 十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。
校 对
6、用印与签署
印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大 部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文 机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。
发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章
6、发文登记
序 号 日期 文号 文件标题 密 紧急 主送 抄送 级 程度 机关 机关 份 数 归卷 情况 备 注
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛 苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大 家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公 司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将 有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最 少一位同事口头或书面证明。 办公室 二ＯＯ五年六月二日
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二、三个原则
文书处理工作的三个基本原则
1、实事求是的原则 2、精简的原则 3、高效的原则 知识点回顾:文书工作的要求? 准确、集中、高效
三、两个注意
文书工作中应注意的两个方面： （一）密件 1、确定密级 2、保密期限确定 3、密级的升、降及解密 4、密件的传递 5、密件的管理 （二）急件 1、随收随送。 2、随收随办。 3、及时送核，加速缮印。 4、及时封发，加速传递。 5、单独登记，加强催办。