文控中心培训
4.0 职责
4.5 ISO二级文控文员职责： 4.5.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.5.2负责所管理部门三级文控提交的二阶、三阶文件（包 含外来文件）和表格、表单的初步审核、编号、登记， 并按照表单配布要求发布给三级文控，原件保存归档； 4.5.3 确保本部门人员了解文件内容，特别是出现文件变更 的情况时； 4.5.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
• 文件的保存
5.2.1文件使用部门应有专人（如文员）保管文件，文件要求用文件夹 保护，标示好后放置在固定的文件柜并妥善保存、防止遗失和损坏。 5.2.2文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归 档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。 5.2.3公司各部门应妥善保管受控文件，若受控文件遗失，需要责任人 在受控文件补发申请单中填写遗失原因和预防再发对策，经部门负责人审批 签名后，向文控中心报失并补发文件。若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文 件而造成质量事故，文控中心将直接追究部门主管对文件管理的责任。 5.2.4 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写乱画，切实保证文件 的权威性和严肃性。 5.2.6 需长期保存的文件：现行质量体系文件，包括质量手册、二级程 序文件 5.2.7 需保存三年的文件：质量体系所有质量记录、外来文件及过期、 作废的程序文件的原件；离职人员的人力资源管理档案等，质量记录由其原 部门保存。
4.0 职责
4.6 ISO三级文控文员职责： 4.6.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.6.2负责所管理部门做成的程序文件（包含外来文件）和 表格、表单的初步审核、向上级文控申请、编号、登 记，并按照表单 配布要求发布给需求部门； 4.6.3确保本部门使用人员了解文件内容，特别是出现文件 变更的情况时； 4.6.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
• 文件编写规定
5.3.6 编写注意事项 5.3.6.1 措词准确、清楚、简明，不可使用可能引起误解的语言，实现唯一 性理解。 5.3.6.2 编写时应做到目的明确，方法清楚且具有操作性。 5.3.6.3 文件中有引用其它的相关文件时，参考文件中必须写明引用文件名 和文件编号。 5.3.6.4文件版本：公司所有文件的版本都以A版开始，标识为“版本/次： A/0”。文控中心负责核查所有受控文件之版号变更，文件正常修改 时，版号不变，当修改到第五次时，即A/4时，文控中心即要求修 改申请人换版，即版式/次变更为B/0，且每次修改必须将修改内容 记录于文件中修改记录内。 注释：国际标准之版本变更由管理代表负责与认证机构联络，进行最新版本 之更换，直接引用的各类外部文件，由文件对口部门对其适用性进行审批后 方可使用。
• 工作流程图：
• 文控组织架构图：
文件控制程序流程图
谢 谢
• 文件的提交发行
5.5.3受控文件发放时文控文员填写《文件发放记录表》后，依据编制部门提 交的《文件制订/修订/废止申请单》中填写的发放部门进行发放，并将 发放部门登记于《文件一览表》中。 5.5.4各部门收到外来文件，交部门二级文控中心统一管理，以“外来文件” 印章发放，文控中心仅持受控文件正本原始资料，作为文件原始依据， 供查阅。 5.5.5若相关部门遗失或者需更多份之受控文件使用时，则该部门需填写《受 控文件补发申请表》经文控批准后由文控文员执行，如因为遗 失，必须由责任人填写遗失原因和预防对策，并将申请份数列入《文件 一览表》中
• 文件的提交发行
5.5.5受控印章的使用 1）体系文件正本应盖上蓝色“原本”印章； 2）一、二阶程序文件副本封页盖红色“受控文件”章； 3）三阶作业指导性文件副本每页盖红色“受控文件”章； 4）在用作参考的非受控副本面页上加盖蓝色“非受控文件”印章； 5）收到外来文件，交部门二级文控中心统一管理，盖红色“外来文件”印章； 6）在外发给供应商或者客户文件副本封页上盖红色“外发文件”印章； 7）文件有修订或者作废时，旧版文件副本上加盖“作废文件”印章；原件上 加盖“作废留存”印章。
3.3 三阶文件：作业指示类和技术资料 从QP程序文件中引申出来，详细叙述各作业部门之运作 过程及操作规范,实质是QP程序文件的补充内容，三阶文件具 体分类为： A.作业/操作指导书、检查指导书、作业指引等； B.设计开发计划书/规划书、设计开发图面、样品承认书、检 查规格书、BOM表； C.生产指令单、技术连络书、工程管理流程图（QC工程表) D.外来文件，例如：客户提供的与产品相关的技术资料、品质 要求，供应商样品承认书/规格书、各部门收集的行业法律法 规等均为外来文件。 3.4四阶文件：从三阶文件中引申出来的质量记录和表格表单 等。例如：供应商评估表、QC检查表，采购单、成品入库单。
管理方法变化：人治→法治 管理习惯变化：粗放→精细
· 知名的ISO体系认证机构
·ISO9001：2008品质管理八大原则
以顾客为关注焦点 领导作用 全员参与 过程方法 系统管理 持续改进 依据事实决策 互利的供应商关系
·质量管理过程方法模式：四大过程
·PDCA循环（戴明环）
体系推进计划：
• 文件编写规定
• 文件的提交发行
5.5.1受控文件在提交发行前，必须符合本程序编制标准要求，经部门审核 批准后（文件涉及到跨部门责任的，编制部门要组织相关部门会签同意） 的有效文件，文控文员填写《文件发放记录表》，交予文控中心受控发行。 5.5.2二阶程序文件必须提交总部一级文控统一登记、管理、发放。 5.5.3三阶程序文件必须提交二级文控统一登记、管理、发放。 5.5.4四阶文件（表格、清单）必须先和二级文控中心确认是否本身已有， 如有必要再提交二级文控审核，统一登记管理发放，如各部门需要复印表 格，应向文控中心借用正本复印。
· 实施ISO9001品质体系的作用和意义
1、 强化品质管理，提升企业效益。 2、 实现规范化管理，保证运作畅顺、有序。 3、 明确各职位的具体职责、权限及相互关系。 4、 建立自我监督、评价和自我改善的管理机制。 5、 增强客户信心，扩大市场份额。 6、 强化管理，提升效益。
简单概括： 1.人人有职责 2.事事有程序 3.作业有标准 4.体系有监督 5.不良有纠正
• 受控文件修订/废止：
5.6.1文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出修订或作废，但文件的修 订和作废必须由原编制部门填写《文件制订/修订/废止申请单》，经申 请部门的审核人、批准人审批后交文控中心，才可对文件进行修订/废止； 5.6.2禁止临时使用铅笔和修正液修订文件，因生产检查或者其他紧急原因急 需，而不能及时按以上程序进行更改发行时，可直接在现场旧文件上用 “ =”双线划掉错误内容，在旁边写上正确的内容和修订日期，经担当人 员签名或盖印后则生效； 5.6.3变更后的有效文件，文控中心必须按文件发放范围发放变更件、回收作 废件并与文件版本的变更状况记录于《文件发放记录表》中,同时在旧版 文件或作废文件上加盖“作废文件”印章； 5.6.4 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来 编号。 5.6.5 作废回收的副本受控文件由文控中心统一销毁（烧毁或者碎纸机销 毁）,文控中心存放的原件应盖上红色的“作废留存”,保存期限为三年。
· ISO 的由来
ISO9000族的结构 ISO9000 质量管理体系—基础和术语 ISO9001 质量管理体系—要求（取代ISO9000、ISO9002、ISO9003） ISO9004 质量管理体系—业绩改进指南 ISO19011 质量和环境审核指南
ISO9000族标准是国际标准化组织TC176技术委员会颁布的质量管理标准。 第一版在1987年3月15日颁布； 第二版在1994年7月1日颁布 第三版在2000年6月1日颁布——2010年11月15日之后失效 第四版在2008年11月15日颁布
体系推进计划：
1.0 控制目的： 确保规范公司文件之制订、批准、发放、归档、更改、回 收、作废处理及日常监督之方法,保持文件的适用性、有效性 和唯一性。 确保策划和运作质量管理体系所必須的外来文件得到识别， 并控制其分发。
2.0 适用范围： 本程序适用于支撑起整个质量管理体系的所有受控文件。
3.0 受控文件定义： 3.1一阶文件：质量手册 此为本公司质量体系文件系统之纲领性文件，它概述了本 公司之质量管理体系构成及要素，包括质量方针、目标。 3.2 二阶文件：公司运作程序 此为直接支撑质量手册的主要系统文件，它详细界定了公 司质量管理架构及整体运作。例如：订单（客户合约）评审程 序、文件控制程序、采购控制程序等
• 文件编写规定
5.3.5 文件编写一般要求 5.3.5.1 目的：叙述制定该文件的目的。 5.3.5.2 范围：说明该文件的适用范围。 5.3.5.3 定义：解释文件中涉及的专业名词述语、特殊事项或英文缩写； 若文件中无需定义，亦可不用此项。 5.3.5.4 权责：说明文件所涉及到的部门的职责和权限。 5.3.5.5 内容/程序：明确具体内容、方法或运作流程，文件要求有操作 性，文件涉及到其他职能部门配合的，要求先做成提案后和相关部门 会签后正式定稿决定，必要时以流程图加以说明和描述。 5.3.5.6 参考文件：涉及到流程接口的相关文件，以及引出与该文件有 关的支持性文件。 5.3.5.7 附件：引出与该文件相关的质量记录表单(包括编号)、流程图等。
4.0 职责 4.3 各部门负责人： 参与一阶和二阶程序文件的会审，三阶文件相关责任会审， 安排主管以上级干部负责本部门程序文件的作成、确认、审核； 4.4 ISO一级文控中心文员职责： 4.4.1 负责对公司品质体系一阶文件、二阶文件进行初步 确认、审核，并进行编号、登记，发放，存档管理； 4.4.2不定期的核查各部门ISO体系文件控制状态，监督下 级文控中心所提交的二阶文件是否按要求进行了审批，及 文件管控、用章是否正确； 4.4.3负责人力资源部所有体系文件的发行和管控； 4.4.4负责对公司人力资源部收集的法律、法规资料进行登 记保管管理；
2024年文控培训教程
文控培训教程一、引言文控，即文档控制，是指对项目或企业中的文档进行有效的管理，确保文档的准确性、完整性和可追溯性。
文控工作对于项目或企业的顺利进行具有重要意义，因此，对文控人员进行专业培训，提高其文控技能和素质，是保障项目或企业文档管理质量的关键。
本文将详细介绍文控培训教程，帮助文控人员更好地开展文档管理工作。
二、文控的基本概念与重要性1.文控的基本概念文控，即文档控制，是指对项目或企业中的文档进行有效的管理，确保文档的准确性、完整性和可追溯性。
文控工作包括文档的创建、审查、批准、发布、存储、检索、修改、作废等环节。
2.文控的重要性（1）确保项目或企业文档的准确性、完整性和可追溯性；（2）提高项目或企业的工作效率，降低沟通成本；（3）为项目或企业的决策提供有力支持；（4）有利于项目或企业知识的积累和传承；（5）符合国家法律法规和行业标准要求。
三、文控管理体系的构建1.文控管理体系的组成文控管理体系包括组织结构、职责分工、工作流程、规章制度、技术手段等方面。
2.文控管理体系的建设步骤（1）明确文控目标和管理范围；（2）制定文控政策和程序；（3）建立健全文控组织结构；（4）制定文控工作流程；（5）制定文控规章制度；（6）选用合适的文控技术手段；（7）培训文控人员；（8）实施文控监督检查。
四、文控工作的主要内容1.文档的创建与审查（1）明确文档创建的目的和内容；（2）遵循规定的文档格式和模板；（3）进行文档内容的审查，确保准确性、完整性和可追溯性；（4）文档的批准与发布。
2.文档的存储与检索（1）建立文档分类和编号体系；（2）选择合适的存储介质和方式；（3）确保文档的安全保密；（4）提高文档检索的效率。
3.文档的修改与作废（1）遵循文档修改程序；（2）确保修改内容的准确性和完整性；（3）对作废文档进行标识和处理。
五、文控人员的素质要求与培训1.文控人员的素质要求（1）具备一定的专业知识；（2）具有较强的责任心和敬业精神；（3）具备良好的沟通能力和团队协作能力；（4）熟练掌握文控相关技术手段。
2024年文控培训教程
标签和标识牌使用规范
标签内容准确
标签应准确反映文件的内容和属 性，包括文件名称、版本、日期 等。
标识牌清晰
标识牌应清晰明了，包括文件类 型、存放位置等信息。
01 02 03 04
标签位置明显
标签应贴在文件的明显位置，方 便查找和识别。
规范使用
遵守公司内部关于标签和标识牌 的使用规范，保持统一和整洁。
常见问题解答及故障处理建议
如何设置用户权限？ 如何查看操作日志？ 故障处理建议
常见问题解答及故障处理建议
01
无法登录系统
检查网络连接、用户名和密码是否 正确。
上传下载失败
检查网络连接、服务器状态及磁盘 空间。
03
02
文档无法预览
确认文档格式是否支持、浏览器插 件是否安装。
数据异常或丢失
立即停止操作，联系管理员进行数 据恢复。
文档存储与检索
支持多种格式文档的上传、下载 、预览和版本控制。
权限管理
提供精细化的用户角色和权限设 置，确保文档安全。
系统功能介绍和操作界面说明
工作流程管理
实现文档的审批、流转、归档等业务 流程。
日志审计
记录用户操作日志，便于追溯和审计 。
系统功能介绍和操作界面说明
登录界面
输入用户名和密码进行身份验证。
03
文件收发与登记流程
Chapter
收文处理流程
接收文件
文控人员接收到外部或 内部文件后，需进行初 步检查，确认文件完整
无损。
登记文件
在收文登记簿上详细记 录文件的来源、标题、 文号、收文日期等信息
。
审核文件
对文件进行审阅，判断 其重要性和紧急性，以
2024版年度文控管理员培训教程
介绍采取解决方案后取得的实际效果，如提高了文档质量、减少了 错误率、提高了工作效率等。
23
06
培训总结与展望
2024/2/3
24
培训内容回顾
文控管理基础知识
包括文档分类、编号、存储、检 索等基本概念和原则。
2024/2/3
文档管理流程
详细讲解了文档从创建、审核、 发布、变更到废止的全生命周期 管理流程。
文控管理员培训教程
2024/2/3
1
contents
目录
2024/2/3
• 文控管理员角色与职责 • 文件管理与规范 • 文档控制流程 • 文档控制工具与技巧 • 文档控制实践案例分析 • 培训总结与展望
2
01
文控管理员角色与职责
2024/2/3
3
角色定位
公司文件管理的核心人员
文控管理员是负责公司文件资料管理 的专业人员，需要全面掌握公司文件、 资料、档案等信息。
文件资料的归档与销毁
文控管理员需要定期对已处理完毕的文件资料进行归档，对无保存价 值的文件资料进行销毁，确保文件资料管理的规范性和高效性。
6
02
文件管理与规范
2024/2/3
7
文件分类与标识
01
02
03
文件分类
根据文件的性质、内容和 读者对象，将文件分为不 同类型，如行政文件、技 术文件、合同文件等。
2024/2/3
文件标识
为便于文件的识别和管理， 应对文件进行统一标识， 包括文件编号、名称、版 本、日期等。
文件目录
建立文件目录，清晰列出 各类文件的名称、编号、 存放位置等信息，方便快 速查找。
8
文件存储与保管
DCC文控培训R课件
原材料规格 (MS)
程序文件
内外部文件区分
内部文件(PSE) 集团文件、材料规格等 客户文件、图纸、规格，如PEH 、STS、
PSPI等 参考资料：国际标准、技术规范等
文控工作流程
一. 新内部文件
新文件
完成
文件号
申请
DC
跟进
分发并 回收作废文件 相关部门
文控工作流程
部门指定的文件管理员应及时通知本部 门人员文件变更、发行情况，提醒相关 人员阅读文件。
记录的归档、索引、保存
记录的归档、索引、保存
记录：指目标性的证据、文件或资料。 重要性：这些记录可为质量/环境体系的有效运作，
已经检查、测试、满足规格要求，提供证据。 归档保存依据 《 记录控制程序》（C-QSP-006）
确保所有作废文件及时撤走，防止误用。
PSE文件结构
内部文件
管理手册 (C-QSM-001) (C-QSM-002)
程序文件 (General Specification)
作业指导书 受控表单
辅料规格 (IMS)
PSE受控文件
外部文件 (PEH, PEM, STS, PBE HK)
参考资料
图纸 (DRAWING)
记录应当做到字迹清晰，标识明确。 记录保存应当便于存取、查阅，具有可追溯
性，避免记录损坏、变质、遗失。
内部文件更改
当文件新订或需修订时，需将打印的 “文件更改通知”（DCN）提交DCC安 排评审
怎样制作DCN（DOCUMENT CHANGE
NOTICE）详细阅读C-QSP-004A《文件 更改控制程序》
文控基本知识
文件内部分发代码 例如：
SI-01；SII-01；SS-01 - 第一个代码“S”代表深圳柏狮
文控中心的培训计划
文控中心的培训计划一、培训目标本次培训旨在提高文控中心员工的工作技能与业务水平，使其能够更好地胜任日常工作，提高工作效率，改善工作质量，为公司的发展和经营提供有力保障。
二、培训内容及安排1. 文件管理知识培训时间：2天内容：包括文件的归档、整理、保管和分类等基本知识，以及文件传递、审核和签署等相关流程的规范和标准，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，使员工熟练掌握文件管理的基本技能。
2. 档案管理系统培训时间：3天内容：介绍公司档案管理系统的基本功能和操作流程，包括系统登陆、文件检索、文件借阅、数据输入等内容，通过实际操作和案例分析，提高员工对系统的熟练应用能力，提高工作效率。
3. 敬业精神和团队合作培训时间：1天内容：通过案例讲解和团队建设活动，培养员工的敬业精神和团队合作意识，使员工能够更好地融入团队，发挥个人优势，推动团队共同进步。
4. 信息安全意识培训时间：1天内容：介绍信息安全的基本概念和常见安全风险，通过案例分析和讨论，提高员工的信息安全意识和应对风险的能力，保护公司的信息资产安全。
5. 沟通技巧和谈判技巧培训时间：2天内容：介绍沟通的基本原则和技巧，包括倾听、表达和反馈等内容，同时，也包括谈判的基本技巧和策略。
通过实际案例训练和角色扮演，提高员工的沟通协调和谈判处理能力。
6. 知识产权知识培训时间：1天内容：介绍知识产权的基本概念和保护措施，包括专利、商标和著作权等内容，提高员工对知识产权的重视和相关法律法规的遵守意识。
7. 职业道德和素质培训时间：1天内容：介绍职业道德的重要性和相关规范，培养员工的职业操守和良好的职场素质，提高员工的职业形象和企业形象。
三、培训方式和评估1. 培训方式培训内容采用理论讲解、案例分析、角色扮演、实际操作等形式，注重理论与实践相结合，使培训内容更直观、更生动、更易于理解。
2. 培训评估培训结束后进行培训效果评估，通过问卷调查、答题考核等方式，对员工的培训成绩进行评估，及时发现问题和不足，为今后的培训提供参考和改进。
文控培训资料
文控培训资料一．公司文件主要有：环保文件、外来文件、ISO文件、非ISO受控文件（即内部受控文件），管理类文件。
1、ISO文件包括：一阶文件（即品质手册）、二阶文件（程序书）、三阶文件（指导书）、四阶文件（表单）。
2、三阶文件包括：作业指导书、操作说明书、检验标准、检验规范、工作职责、工程图。
3、工程图面包括：模具图、正式图、试产图、设备图、冶\夹具图。
4、外部文件包括：ISO系列标准、国家标准、客户图面、客诉等。
5、受控表单为有编号的四阶文件，不能随意改变。
6、编号：部门代码+几阶文件（如1、2、3、4、）+流水号+版本号（A、B、C、D等），如“E4－032/D”。
二．一份标准的文件必须有：公司的名称、文件的标题、文件的编号、版次、页次、制订部门、制订日期、修订记录以及相关人员的签核等。
文件的发行时需加盖“发行章”。
三．第一、二阶文件原则依照：(1)目的；(2)范围；(3)权责；(4)定义(无时填写‘无’)；(5)作业内容；(6)相关文件；（7）表单等的顺序撰写。
文件原则上使用四号字，字体用楷体，行间距为20磅。
1、一、二、三阶文件编号：公司名称的简写+部门代码+文件阶层编号+文件流水号。
四阶文件编号：部门代码+文件阶层编号+文件流水号+版本号。
环保文件的编号与三阶文件类似，只是在部门代码前再加环保代码GP即可。
2、版次：A至Z 如A/0即版本为A，版次为0，当版次为4时，改变版本号为B，依此类推。
3、页次格式为：本页数/总页数4、文件阶层以1.2.3.4.分别代表一、二、三、四阶层文件5、流水号：001至9996、各标题内之小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1→1.1.1.22→2.1→2.1.1→2.1.1.1 (如此类推)7、文件之分发、收回作业：文件的制定/修订/废除是由相关部门提出申请后，由文管中心人员对文件之编号、版本/版次核对无误，再经权责单位人员核准后，登记于《文件管制总览表》。
2024版文控员培训教材
文控员需要对收集到的文件进行初步审核， 符合要求的文件提交给相关领导或负责人进 行批准。
文件发布与归档
文件更新与作废
经过批准的文件由文控员进行发布，并将原 件或电子版进行归档保存。
对于需要更新的文件，文控员需要组织相关 部门或团队成员进行修改、审核和批准，同 时对作废文件进行标识和处理。
文控工作重要性
促进知识管理
通过对文档的整理、归档和保存， 文控工作有助于企业实现知识积
累和传承，提升组织智慧。
02 文件与资料管理 基础
文件分类与编号规则
01
02
03
文件分类
根据文件性质、内容、用 途等将文件分为不同类型， 如行政文件、技术文件、 质量文件等。
编号规则
制定统一的文件编号规则， 确保每个文件都有唯一的 编号，便于检索和管理。
保障企业运营顺畅
文控工作能够确保企业各类文档 的准确性和完整性，为企业决策 提供有力支持，保障企业运营顺
畅。
提高工作效率
通过文控工作，可以优化文件处 理流程，减少重复劳动和时间浪 费，提高工作效率。
防范风险
文控工作能够及时发现和纠正文 件中的错误和漏洞，防范因文件 问题而引发的法律风险、质量风 险等。
Documentum等，并简要介绍各自的特点和适用场景。
功能演示
03
通过实际操作或视频教程等方式，展示文档控制系统的基本功
能和操作界面，如文档上传、下载、编辑、搜索等。
文档创建、编辑和审核流程
文档创建
介绍在文档控制系统中创建新文 档的方法，包括填写文档信息、
选择模板、设定权限等步骤。
文档编辑
讲解如何对已有文档进行编辑和修 改，包括文本输入、格式调整、插 入图片和表格等操作技巧。
2024年度文控知识培训学习教案
通过小组讨论、案例分析等互动环节，学员们不仅学会了与团队成 员的沟通技巧，还增强了团队协作意识和能力。
31
学员心得分享和交流
2024/3/24
知识收获
学员们纷纷表示，通过本次培训，不仅学到了实用的文控知识，还拓宽了视野，对今后的 工作有很大的帮助。
经验分享
部分学员结合自己的工作实际，分享了在文档管理和团队协作方面的经验和教训，对其他 学员有很大的启发和借鉴作用。
变更审批与执行
设立项目变更审批流程，确保变更经过充分讨论和决策，并按照变 更计划执行。
变更跟踪与监控
对项目变更进行跟踪和监控，确保变更实施过程中的问题得到及时解 决，保障项目顺利进行。
2024/3/24
27
项目风险的识别和控制
2024/3/24
风险识别与评估
通过项目文档分析、专家评审等方式，识别项目潜在的风险，并 进行风险评估，确定风险等级和应对措施。
8
文控的基本原则和要求
• 持续改进：不断优化文件管理制度和流程，提高文件管理 水平。
2024/3/24
9
文控的基本原则和要求
文件编制要规范
遵循统一的格式和标准，确保文件的可读性和易理解性。
2024/3/24
文件审核要严格
建立严格的审核机制，确保文件内容的准确性和合规性。
10
文控的基本原则和要求
2024/3/24
29
06
文控知识培训总结和 展望
2024/3/24
30
培训成果回顾和总结
2024/3/24
学员掌握了文控基础知识
通过本次培训，学员们对文控的基本概念、原则和方法有了深入 的理解，为后续工作打下了坚实的基础。
DCC培训
文件管理规范培训
content
Slide /2
文件申请受控流程 注意事项 案例：文件编写规范
申请流程
Slide /3
申请文件编码
1.将新建的文件名给到DCC，DCC将赋予文件编码 2.拿到文件编码，完善定稿文件，通过邮件发送给DCC
打印文件申请单并签字
1.文件完成后，打印文件申请单，填好相关信息 2.找相关人员签字
A
无需发放纸质文件的，将材料交到DCC处后视为完成文件 受控流程
B
需要发放的，除申请材料外，带上打印的文件，于DCC处 签字盖章，领取盖章文件；如是版本升级，发放的老版本
文件一并提交DCC进行回收处理。
案例
Slide /5
0 文件名称 1 0 版本号 3
0 发布、实施 2 0 新建、修改 4
谢谢聆听！
完成培训填写培训记录表
三阶文件按要求完成相关人员的培训，并填写培训记录表
提交申请单及培训记录表
将申请单与记录表交予DCC处。 如需发放纸质文件，携带打印好的文件到DCC处签字盖受控章
注意事项
Slide /4
申请文件编码 申请单签字
培训及记录表 提交材料
A
先申请文件编码，再去完善定稿文件，申请方式：钉钉、 微信、邮箱均可
B
文件定稿后，邮箱发送DCC，注意文件编写规范，规避明 显错误
பைடு நூலகம்
A 打印申请单前，可先确认最新版本，避免使用自留的老版
B
认真填写申请单，并完成签字，三阶文件需管理者代表签 字；四阶文件完成部门领导签字即可
四阶文件无需培训；三阶文件如操作指引、规范等应由
A
文件编写人对相关人员进行培训，并完成记录表，如确 实无需培训，打印记录表，填写无需培训，提交DCC
《文控知识培训》课件
解答常见问题
解答参与者的疑问和困惑，确保大家对 文档管理流程和操作有清晰的认识。
总结与展望
复习课程要点
回顾本课程的关键内容和要点， 巩固学习成果。
对于文控知识的进一步学习 答疑解惑
鼓励学员继续深入学习，提供相 关书籍和学习资源。
提供额外的时间回答学员的问题， 解决疑惑。
《文控知识培训》PPT课 件
在本课程中，我们将深入探讨文档控制的核心知识和技巧，以便更好地管理 和组织企业的文档。
课程介绍
课程目标
了解文控的重要性，掌握文 档管理的基本原则和流程， 提升工作效率。
课程内容
学习文控的概念和作用，掌 握文档管理流程和版本控制 方法，了解常用的文控工具。
学习方式
通过案例分析、演示示范和 讨论互动，提升学员的实际 操作能力。
文档管理软件的功能
探索文档管理软件的功能和特 性，以及如何利用这些功能提 高文档管理效率。
如何选择合适的文的文控工具。
实例演示
1
演示常见文控操作
2
演示如何创建、审批、发布和归档文档，
以及如何进行版本控制。
3
使用指定文控工具进行文档管理
知识培训
1 文控的概念和作用
了解文控的定义，理解文 控在组织中的重要性和作 用。
2 文档管理流程
学习文档的创建、审批、 发布和归档等流程，确保 文档的安全和完整性。
3 文档版本控制
掌握文档版本管理的基本 原则和方法，避免版本混 乱和冲突。
文档管理工具
常用的文控工具介绍
介绍市面上常见的文控工具， 比较其特点和优缺点，帮助选 择合适的工具。