我国高校档案信息化建设存在的问题及对策
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策学校档案管理是学校管理中的重要组成部分，通过档案管理，学校能够规范教学流程，保障校园安全，提高学校管理水平。
然而，随着社会的发展和信息时代的到来，学校档案管理也面临着种种问题，亟需加强信息化建设。
本文将针对学校档案管理信息化建设存在的问题，提出相应的对策。
问题一：信息化建设意识不强学校档案管理信息化建设的第一大问题是信息化建设意识不强。
现有很多学校还停留在人工档案管理的阶段，并没有将信息化技术应用到档案管理中去。
这导致学校档案管理的效率低下，易出现信息遗漏或遗失，不能及时高效地保障学校日常运营。
对策一：加强信息化建设宣传与培训学校应该将信息化建设的意义和优势宣传开来，让教职员工重新认识到信息化对档案管理的重要性。
通过开展信息化培训，提高教职员工信息化技能和处理档案信息的能力，推动学校档案信息化建设的顺利进行。
问题二：档案管理软件应用不够普及目前，档案管理软件虽然已经应用广泛，但是在很多学校中依旧没有得到充分的应用。
这导致学校档案管理的信息化程度不够，管理效率不高，还容易出现信息重复录入或者遗漏的问题。
学校需要逐步推广档案管理软件，并加强其应用培训，让学校教职工能够掌握其使用技能，从而有效地提高档案管理信息化程度，保障学校教育教学顺利进行。
问题三：网络信息安全隐患大学校档案管理信息化建设最大的风险在于网络信息安全。
由于敏感档案信息的存储和处理涉及到学生、教师和学校管理层的政治、经济和社会利益，网络攻击和黑客入侵的风险也会随之增大。
对策三：加强网络信息安全政策和技术保障学校应该加强网络安全技术保障，采取防火墙、反病毒软件等技术措施，对学校档案信息进行安全保护。
同时，应该建立完善的网络安全管理制度，对相关工作人员进行培训，加强监督管理，防范网络攻击和黑客入侵。
问题四：信息共享互通度不高学校档案管理信息化建设最终目的是实现信息的共享和互通，但是由于不同学校采用的信息化系统不同，以及存在信息隐私和安全等方面的问题，导致学校间信息共享和互通度不高，无法达到预期效果。
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨随着信息化时代的到来，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。
信息化建设不仅可以提高高校档案管理的效率和质量，还可以为高校提供更好的服务和支持。
当前高校档案管理信息化建设中存在诸多问题，如系统不稳定、数据混乱、安全隐患等。
为此，本文将对高校档案管理信息化建设的问题进行分析，并提出相应的对策探讨，旨在为高校档案管理信息化建设提供一些有益的参考和建议。
问题分析：1. 系统不稳定当前很多高校档案管理信息化系统存在着不稳定的情况，经常出现系统崩溃、无法登录、数据丢失等问题。
这不仅给高校档案管理工作带来了极大的不便，还可能导致档案数据的丢失和泄漏。
2. 数据混乱在信息化建设过程中，很多高校档案管理系统存在着数据混乱的问题，例如重复数据、错误数据、不完整数据等。
这使得高校档案管理工作变得异常困难，也给日常管理和决策带来了很大的困扰。
3. 安全隐患由于高校档案管理涉及大量的个人和机构敏感信息，因此信息安全成为了信息化建设中的一大难题。
当前很多高校档案管理系统存在着安全隐患，如未经授权的访问、数据泄漏等，给高校档案管理工作带来了很大的安全风险。
对策探讨：1. 加强系统稳定性建设高校可以加强与信息化公司的合作，要求其提供更加稳定可靠的档案管理信息化系统。
在引入新系统之前，还可以进行充分的测试和评估，以确保系统的稳定性和可靠性。
2. 数据清理与整合高校可以对现有的档案管理数据进行清理与整合，消除重复和错误数据，完善不完整数据，保证数据的准确和完整。
高校可以建设统一的数据标准和规范，以便更好地进行数据管理和利用。
3. 加强信息安全保护高校可以加强信息安全意识教育，提升全体工作人员对信息安全的重视和认识。
高校还可以加强信息安全技术建设，采取有效的措施和手段防范安全隐患，保护档案数据的安全和完整。
4. 运用新技术手段在信息化建设中可以运用新技术手段，如大数据、人工智能等，为高校档案管理提供更加智能和便捷的解决方案。
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策一、信息化建设进展慢学校档案管理的信息化建设进展缓慢是一个普遍存在的问题。
主要原因包括：学校的信息化意识不够强烈，很多学校只重视教学和科研工作，对档案管理的信息化建设缺乏重视；学校档案管理部门缺乏专业人才，对信息化建设的技术支持有限；学校缺乏统一的信息化规划和标准，导致各个部门实施信息化的步伐不一致。
对策一：加强宣传，提高学校的信息化意识。
通过举办培训班、组织座谈等方式，向学校各级领导和档案管理人员介绍信息化建设的重要性，提高其对信息化建设的重视程度。
对策二：培养专业人才，提升信息化建设的技术支持水平。
学校可以聘请专业的信息化人员或组建信息化建设团队，负责档案管理系统的开发和维护工作，提升整个学校档案信息化建设的水平。
对策三：制定统一的信息化规划和标准。
学校应制定相应的信息化发展规划和标准，明确各个部门信息化建设的步骤和标准，确保信息化建设的一致性和协调性。
二、信息安全问题突出学校档案管理的信息化建设涉及大量的敏感信息，如学生档案、教职工档案等，信息安全问题尤为重要。
目前许多学校在信息安全方面的措施并不完善，存在以下问题：缺乏完善的信息安全管理制度和流程，容易导致个人信息泄露；缺乏专业的信息安全防护设备和技术，容易受到网络攻击和病毒侵扰；缺乏信息安全人员的培养，导致对信息安全的重视程度不高。
对策一：建立健全的信息安全管理制度和流程。
学校应制定相关的信息安全管理规章制度，明确安全责任和安全流程，加强对档案信息的保护和管理。
对策二：加强信息安全技术的投入。
学校应购置专业的信息安全防护设备，如防火墙、入侵检测系统等，加强对网络的安全监控和防护工作，确保档案信息的安全性。
对策三：培养专业的信息安全人员。
学校应加强对信息安全人员的培养和引进工作，建立信息安全队伍，提升信息安全管理水平。
三、信息共享和交流不畅学校档案管理的信息化建设中，不同部门之间的信息共享和交流问题较为突出。
高校档案管理信息化建设的现状与对策
高校档案管理信息化建设的现状与对策随着信息化时代的来临，各行各业都在努力将传统的管理方式转变为信息化管理，高校档案管理也不例外。
高校档案管理信息化建设的现状一直备受关注，同时也面临着一些挑战和问题。
本文将就高校档案管理信息化建设的现状和对策进行探讨和分析，以期为高校档案管理信息化建设提供一些思路和方向。
1. 现行情况目前，绝大多数高校档案管理仍未实现信息化管理，多以传统的纸质档案管理为主。
档案馆档案室的管理仍然依赖于纸质档案，档案借阅、查阅等流程繁琐耗时，无法满足高效管理的需求。
档案管理信息系统不够完善，无法实现档案的电子化管理，不便于档案信息的统计和查询。
2. 面临的问题高校档案管理信息化建设仍然面临着一些问题。
对于档案管理信息系统的投入不足，导致信息化建设难以完善。
信息系统的安全性和稳定性仍有待提高，存在着信息泄露和系统崩溃的风险。
档案管理信息系统的使用率不高，教职工和学生对信息化管理的认知度和使用意愿有待提高。
档案管理信息系统的更新和维护问题，对于旧系统的维护和更新需要专业人员，但受限于人力和资金等因素，系统的维护和更新工作难以进行。
1. 加大投入，提升资源保障2. 完善管理制度，提高管理水平高校应该制定完善的档案管理信息化管理制度，明确档案管理信息化的各项管理规定和流程，规范信息化管理行为，提高管理水平。
可以通过培训和考核等方式，提高教职工和学生的信息化管理技能，提升档案管理信息化的管理水平。
3. 强化系统维护，保障系统稳定性高校应该加强对档案管理信息系统的维护工作，加大对旧系统的更新和维护力度，保障系统的稳定性和安全性。
可以通过引进专业的系统维护团队，加强对系统的日常维护和更新工作，从而保障档案管理信息系统的稳定运行。
4. 积极引进先进技术，提升管理效率高校应该积极引进先进的档案管理信息化技术，提升信息化管理的效率。
可以通过引进智能化的档案管理信息系统软件，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率。
高校档案管理信息化建设的现状与对策
高校档案管理信息化建设的现状与对策随着高校规模不断扩大和信息化程度的提高，高校档案管理信息化建设已经成为一项重要的工作。
然而，目前高校档案管理信息化建设仍面临一些问题。
本文将探讨高校档案管理信息化建设的现状及对策。
1、信息化水平较低。
当前，大多数高校的档案管理仍然依靠传统的纸质档案管理方式，信息化水平不高，自动化程度不高，管理效率低下。
2、数据安全风险较高。
由于高校档案管理涉及大量的个人隐私数据，数据泄露、数据丢失等风险非常高，这给高校档案管理工作带来了很大的难度。
3、信息共享不畅。
不同部门之间的信息共享不畅，导致管理效率低下。
4、人才缺乏。
高校档案管理信息化建设需要大量的信息技术人才支持，但目前这方面的人才短缺，难以满足高校档案管理信息化建设的需要。
1、提高信息化水平。
高校要加强信息化建设，尽可能地使用数字化技术改善档案管理。
可以采用数字文献库、信息管理系统等工具，提高档案管理的自动化程度，提升管理效率。
2、加强数据安全管理。
高校档案管理部门要制定科学的数据安全管理制度，规范档案管理流程，并加强数据备份和恢复功能，保护个人隐私安全。
3、优化信息共享。
高校档案管理部门要实现多部门之间的信息共享和交流。
可以建立信息共享平台，实现各部门间资料的快速共享和备份。
同时，也可以制定统一的标准和规范，确保档案信息的准确性和可靠性。
4、加强人才培养。
高校要加强人才培养，在信息科技领域培养更多的人才，支持高校档案管理信息化建设。
可以通过引进外部专家、举办培训班等方式，提升组织内的信息技术力量。
总之，高校档案管理信息化建设是一个长期而复杂的过程，需要高校档案管理部门持续努力，并不断创新和改进。
通过提高信息化水平、加强数据安全管理、优化信息共享以及加强人才培养等对策，可以不断提升高校档案管理信息化建设的水平和能力，实现高校档案管理工作的现代化和高效化。
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨高校档案管理信息化建设是当前高校管理工作中亟待解决的重要问题之一。
随着高校规模的不断扩大和信息化技术的发展，高校档案管理面临着越来越多的挑战，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的需求，信息化建设成为高校档案管理的必然选择。
本文将从主要问题和对策探讨两方面展开，为高校档案管理信息化建设提供一些参考意见。
一、问题分析1.传统档案管理方式存在的问题传统的档案管理方式主要是以手工操作为主，存在着工作效率低下、易丢失、档案检索困难等问题。
由于大量的纸质档案需要长期保存，档案库房的管理和维护成本也是一个较大的负担。
在档案信息化的大背景下，传统的档案管理方式已经无法适应现代高校的发展需求。
2.信息化建设的问题与挑战高校档案管理的信息化建设也存在着一些问题和挑战。
首先是信息化建设的投入较大，需要大量的资金和人力资源的支持。
其次是信息化建设需要一个较长的过程，需要对档案管理流程进行全面的规范和重构，这对高校的管理体系和文化建设提出了更高的要求。
信息化建设需要高校领导的坚定支持，这对高校的决策和管理水平也提出了一定的挑战。
3.信息安全问题高校档案管理信息化建设过程中，信息安全问题是一个比较敏感的话题。
档案中包含着大量的学生个人信息和高校内部管理信息，一旦泄露就会对高校带来较大的负面影响。
在信息化建设过程中，如何确保档案信息的安全性是一个急需解决的问题。
二、对策探讨1.加大信息化建设投入高校应当加大对档案管理信息化建设的投入，将信息化建设作为高校管理的重点项目来抓。
可以通过引进先进的档案管理系统、培养专业的信息化人才等途径，提升高校档案管理的信息化水平。
2.积极推动档案数字化转型档案数字化转型是高校档案管理信息化建设的重要一步。
通过数字化手段，将纸质档案转化成电子档案，可以大大提高档案管理的效率和便利性，减少管理成本和风险。
3.建立健全的信息安全保障机制高校在信息化建设过程中，应当建立起健全的信息安全保障机制，包括完善的信息安全管理制度、技术安全手段和员工的信息安全教育培训等，确保档案信息的安全性。
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策
学校档案管理信息化建设存在的问题及对策
学校档案管理是学校管理工作中至关重要的一环。
随着信息化建设的不断发展，学校档案管理也在逐步进行信息化建设。
在实际的信息化建设过程中，学校档案管理面临着诸多问题，如系统建设不完善、数据安全隐患大等。
本文将针对学校档案管理信息化建设存在的问题进行分析，并提出相应的对策。
一、存在的问题
（一）系统建设不完善
学校档案管理信息化建设中，存在着系统建设不完善的问题。
一方面是系统功能不够完善，无法满足实际管理需求；另一方面是系统操作不够便捷，影响了档案管理的效率。
（二）数据安全隐患大
学校档案管理信息化建设中，数据的安全隐患较大。
由于学校涉及的档案信息较为敏感，一旦系统被攻击或者数据泄露，将给学校带来不可估量的损失。
（三）人员培训不到位
学校档案管理信息化建设中，人员对系统的操作和管理能力不够，导致信息化建设的效果大打折扣。
没有足够的人员掌握系统的使用方法和操作技巧，必然会影响到档案管理的效率和质量。
二、对策建议
在学校档案管理信息化建设的过程中，应当加强数据的安全防范工作。
要建立健全的数据安全管理制度，对档案信息进行分类存储和权限管理，严格控制数据的访问权限；要加强系统的安全防护，包括加密传输、数据备份、系统漏洞修复等措施，确保数据的安全和完整性。
在学校档案管理信息化建设的过程中，要加强对人员的培训工作。
要对档案管理人员进行系统的操作培训，提高他们的操作能力和管理水平；要加强对系统维护人员的培训，确保他们具备系统维护和故障排除的技能和经验。
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨随着信息技术在教育行业的不断应用发展，高校档案管理也面临着信息化建设的需求和挑战。
为了解决高校档案管理信息化建设中存在的问题，并提出相应的对策，本文将从档案管理的问题分析、信息化建设的现状和需求以及对策探讨三个方面进行论述。
一、档案管理的问题分析1. 数据安全性问题：传统的纸质档案存在着数据易丢失、灾害无法避免等问题。
而在信息化建设中，电子档案的安全性是一个亟待解决的问题。
存在数据泄露、篡改或病毒感染等风险，这对高校档案管理工作带来了很大的挑战。
2. 档案信息化程度低：传统档案管理模式的限制，使得档案信息化程度低下。
很多档案管理工作仍然以纸质文件为主，档案检索困难，效率低下。
尤其是对于历史档案和电子档案的整合和共享，缺乏统一的标准和系统，导致资源浪费和效益低下。
3. 缺乏专业人才：高校档案管理需要具备信息技术和档案管理双重知识的人才，但实际上，很多高校缺乏这方面的专业人才。
这使得信息化建设的推进受阻，也导致档案管理工作难以顺利进行。
二、信息化建设的现状和需求高校档案管理信息化建设的现状是多样且不平衡的。
一些高校已经进行了信息化建设，并取得了一定的成就，但也有很多高校仍然停留在传统的档案管理模式上。
高校档案管理信息化建设的需求主要体现在以下几个方面：1. 提升档案管理的效率：信息化建设能够提供更高效的档案管理工具和方法，使得档案的录入、存储、检索等工作更加便捷和快速。
提升档案管理的效率，不仅可以节省人力物力成本，还能够提高工作效率和质量。
2. 改善档案共享和合作：高校之间的档案共享和合作，对于资源的整合和共享具有重要意义。
通过信息化建设，可以实现档案的共享和合作，提高档案资源的利用率。
也可以加强档案管理机构之间的沟通和协作，形成更加完整和准确的档案。
3. 加强档案安全保障和风险控制：信息化建设能够应对档案管理过程中的数据安全风险，加强档案的安全保障和风险控制。
大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策
大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策随着大数据时代的来临，高校档案信息化建设变得日益重要。
高校档案是学校管理和发展的重要基础，信息化建设对于高校档案管理的提升和发展具有重要意义。
然而，目前在大数据环境下，高校档案信息化建设仍存在一系列问题，需要采取相应的对策来解决。
一、高校档案信息化建设存在的问题1. 数据安全性不足：在大数据环境下，高校档案的数据量巨大，但是数据的安全性问题一直是困扰高校的一个难题。
由于数据安全性不足，档案系统可能遭受黑客攻击、信息泄露等风险，给高校档案管理带来诸多问题。
2. 数据质量不稳定：高校档案信息化建设中，数据质量的稳定性是关键问题。
由于各个部门对档案信息管理方式存在差异，数据之间缺乏统一的标准和规范，导致档案信息的准确性和一致性难以得到保障。
3. 数据利用率低：虽然目前高校档案信息化建设已经取得了一定的成果，但是由于数据的利用率低，许多档案信息并没有得到充分的开发和应用。
这使得高校无法从大数据中获取更多的价值，无法对档案信息进行综合分析和决策。
二、解决高校档案信息化建设问题的对策1. 提升数据安全性：为了保护高校档案信息的安全，高校应加强网络安全教育和培训，增强师生的信息安全意识。
另外，高校可以引入先进的安全技术，建立完善的安全管理体系，确保档案信息的安全性。
2. 规范数据管理标准：为了解决数据质量不稳定的问题，高校应制定统一的数据管理标准和规范，明确档案信息的录入、维护和更新要求，确保档案信息的准确性和一致性。
3. 提高数据利用率：为了提高数据利用率，高校可以建立跨院系、跨学科的数据共享机制，鼓励教师和学生开展数据分析和挖掘。
同时，高校还可以引入人工智能等先进技术，对档案数据进行深度挖掘和分析，发现潜在的关联和规律。
4. 加强档案信息管理人才培养：为了推动高校档案信息化建设，高校应加强档案信息管理人才的培养。
培养具有信息技术和档案管理知识的专业人才，提高档案信息管理的专业性和水平。
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨
关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨随着信息化技术的飞速发展，高校档案管理也越来越倾向于信息化建设。
信息化建设可以提高档案管理的效率和质量，但是目前在高校档案管理信息化建设中还存在着一些问题，需要进行分析和探讨，并提出相应的对策。
一、问题分析1. 技术设施不完善目前许多高校档案管理信息化建设的技术设施还不够完善，面临着硬件设备老化、软件系统落后等问题。
这些问题导致了信息化建设的效果不佳，档案管理的效率无法得到有效提升。
2. 档案数字化进度缓慢尽管信息化建设已经进行了一段时间，但是档案的数字化进度并不理想。
一些高校档案仍然以纸质档案为主，数字化的档案比例较低，这使得档案管理仍然需要大量的人力物力投入。
3. 安全保障不足随着信息化建设的推进，档案数据的安全性也受到了广泛关注。
在高校档案信息化建设中，安全保障依然存在一定的隐患，数据泄露、数据被篡改的风险依然存在。
4. 管理体系不完善信息化建设需要一个健全的管理体系来支撑，但是目前高校档案管理的管理体系还不够完善，缺乏规范的管理制度和标准化的操作流程，导致了档案管理效率低下。
5. 人员技能不足信息化建设需要专业的技术支持和运营人员，但是在高校中，很多档案管理工作人员的技能和经验还不足，无法很好地应对信息化建设所带来的挑战。
二、对策探讨1. 完善技术设施高校需要加大对档案信息化建设技术设施的投入，更新和升级设备、软件系统，以满足信息化建设的需求。
还需要建立健全的技术支持和维护体系，确保技术设施能够稳定运行。
2. 加快档案数字化进程高校应该加快档案的数字化进程，提高数字化档案的比重，将纸质档案逐步转化为电子档案，以减少人力物力的投入，提高档案管理的效率。
3. 加强档案数据安全保障高校需要建立健全的档案数据安全保障体系，加强数据的备份和恢复机制，提高数据的安全性和完整性。
还需要加强对档案工作人员的安全意识培训，减少人为造成的数据安全隐患。
5. 提升人员技能高校应该加强对档案管理人员的培训和技能提升，提高他们应对信息化建设的能力和水平。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
我国高校档案信息化建设存在的问题及对策
摘要:随着我国科技日益发展,高校档案信息化成为国家信息化建设的重要内容和必然要求。
本文通过分析高校档案信息化存在的问题,为充分共享、开发馆藏档案信息及办公自动化提出相关实施措施。
关键词:高校档案信息化建设
高校档案客观反映和记录着高校教学、科研、党政管理等各方面的改革发展过程,随着网络信息技术的广泛应用及飞速发展,高校档案信息化建设势在必行。
采用什么样的改进措施,来推进高校档案信息化水平,为学校、教师及学生更好的服务,是档案信息化需要面对的重要课题。
本文试以档案信息化建设相关的几个基本问题进行分析,并提出改进措施。
1 档案信息化建设存在的问题
1.1 资金投入不足,基础设施不够完善
档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证。
目前网上的档案机构主要用于宣传档案法律法规,以扩大档案业务信息交流,网上档案业务还没有真正开展起来,档案网站存在许多技术上的缺陷和不足。
在档案信息化建设过程中,需要投入大量的资金购置计算机、扫描仪、路由器、复印机、缩微器等设备,连接内外部网络,进行信息安全防护等,后期档案软硬件设备的维修、更换、升级也需大量资金
的支持,资金投入不足已成为制约我国高校档案信息化建设的最大障碍。
由于高校更看重教学及科研,无暇顾及档案软硬件的配置及更新,学校大量经费多数都用于科研项目的支出,有时经费还会被一些紧急的工作临时挪用,因此无法配置好的档案软硬件设备,这些都严重制约了档案信息化建设的速度。
1.2 信息化标准规范体系不够健全
档案信息化是一项系统工程,具有文件异构性、信息高度分散性等特征。
高校档案馆接收的纸质及电子档案来自学校不同的学院及部门,相关资料也在各单位间共享,比如研究生部有学生处理文件,学生部也有学生处理文件,这样移交入馆时出现了重复的无差异化文件,档案馆面对巨大的信息量,需要迅速的筛选出有价值的信息,这就需要建立一套适合本校实际情况的信息花标准规范体系。
目前虽然已有一些规章制度出台,但还不能满足档案信息化快速、有效的进行及发展。
如电子档案与纸质档案共用的标准,电子档案具体操作规范亦处在起步阶段,针对各学校档案信息化建设的规范体系也需依据具体管理情况建设。
1.3 建设任务繁重,人员专业化程度不高
在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。
然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技
术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。
信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。
但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。
2 对策及措施
2.1 加快信息化建设规章制度的制定及推行
档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。
制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。
各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。
2.2 增加资金投入,加强软硬件基础设施
高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。
争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本
保证。
首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。
其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。
最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。
2.3 加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统
充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。
或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。
加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。
同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。
2.4 加强人才培养,提高队伍素质
档案管理部门要坚持以人为本,一方面充分调动管理人员学习的积极性,既要熟练掌握档案方面的专业知识,还要熟练操作计算机技术,包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、
网页制作等。
另一方面,引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才,同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训,通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识,使其不断更新、扩展档案业务知识,提高管理人员档案业务能力和水平。
参考文献
[1] 何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯,2004(5):37-40.
[2] 张锐.档案信息资源社会化共享的建设策略[J].黑龙江档案,2010(5):12-13.。