行政办公室工作流程及职责

行政办公室工作流程及职责

一、行政办公室的职责

1、负责公司各部门的协调工作，提供全方位的行政支持，协助公司高层管理层进行决策。

2、负责公司的日常行政事务，包括管理办公室、收发邮件、档案管理、物业管理等。

3、协调各部门之间的工作，确保公司各项事务的顺利进行，保持组织的整体性和协调性。

4、制定、修订公司行政管理相关的规章制度、流程和程序，并对其执行情况进行监控，不断完善公司管理制度。

5、负责公司主要领导的日程安排、会议组织，起草相关文件及报告、记录会议纪要等。

二、行政办公室的工作流程

1、接收、处理来访电话及客户来访

行政办公室通常是企业的第一接待室，来自外部的访客和客户，经常需要在这里登记、接待、询问和回答问题。因此行政办公室人员需要做好接待访客的工作，了解访客的要求和需求，并尽快安排更适合的员工接待。

2、信息与文件处理

行政办公室具有很强的信息中心功能，所以行政办公室的工作人员必须要做好电子邮件和电话的处理和转送，以便及时获得和发出重要文件和信息。同时还需要负责

公司的档案管理、备忘录和公告等管理工作，以及对外发放相关的信息和文件。

3、办公室设备的管理和维护

行政办公室是一座船，其中的技术设备是其运转的船舵。因此，行政办公室的职员需要时刻检查和维护办公室的所有场外设备，确保它们能够正常使用。这些设备包

括电脑、沙发、提议机、照相机、打印机等。

4、组织并协调日常工作

行政办公室的人员需要时刻留意企业内外的情况，预测和协调员工的工作，确定标准和要求，并及时监督履行情况。同时还需要组织和协调日常工作和重大活动，如

公司庆祝、聚会以及培训等，确保这些活动成功的开展。

5、参与公司策略制定和落实

行政办公室人员需全面掌握公司情况，能够参与公司制定的发展策略并落实执行。同时也需要做好公司落实效果的追踪，通过对信息的处理和分析，为公司提供决策支持。

6、人事、薪酬等管理

行政办公室还要负责公司职工工资、福利等方面的管理，包括员工招聘、考核、激励、培训等一系列人事管理工作。同时，行政办公室还要处理与员工相关的各种事

务（如员工假期申请），保障员工和企业的和谐发展。

三、行政办公室的职员岗位描述

1、行政助理

职责：

助理行政部门的各位成员，协助制定和实施行政政策、程序和流程；将重要问题汇报给行政主管，并为应答问题提供相应的建议；组织会议和会议室的预定、维护日程、筹备大型会议、庆祝活动等；跟踪任务进展状况，并汇报任务完成情况。

要求：

能够有条理地考虑问题，并且熟悉行政工作；良好的沟通技能以及与各个级别的领导及员工合作；能够独立并成功地管理多个任务和项目。

2、行政专员

职责：

负责维护行政部的日常运作，包括记录和统计办公室信息、管理办公室的开支、负责协调需要审批的文件等。此外，行政专员也可能被要求协助为公司举行活动，例如公司年会、招待会等。

要求：

对行政管理事务有高度的工作热情；良好的承压能力；能够使用执行软件以及其他相关软件，例如 MS Office 等。

3、行政主管

职责：

监督和管理行政办公室的日常工作，包括打印文件、用行政预算出业务费用、组织管理办公室的所有活动，以及负责招聘工作并培训新员工等。也可以被要求参与公司策略的制定和落实执行，可以编写策略概要和财务分析等。

要求：

具有广泛的行政管理和领导技能，以推进和监控公司与行政部门的目标。精明能干、细心，具备管理经验和执行能力，具备领导和谐工作团队所需的能力。

四、结语

行政办公室是一个企业的心脏，是公司管理过程中至关重要的部门。希望我们今天的讲解，能够帮您更好地了解行政办公室的职责和工作流程，同时也提升您的行政管理技能。