外来公文处理流程图(纸质和电子文件)
公文处理流程图
註：四邊虛線表示由外向內摺邊 公文夾內面左頁印說明及注意事項，其式如下： 說明及注意事項： 一、公文夾專供機關內各單位遞送文件之用。 二、公文夾上須填明單位名稱。 三、公文夾顏色用途區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定： (一)紅色－用於最速件 (二)白色－用於普通件 (三)黃色－用於機密件 四、會簽會核時限如下： (一)最速件 1小時 (二)速 件 2小時 (三)普通件 4小時 五、會簽、會核應依次傳遞。
1
2
公文用紙格式：(常用公文類別)
令 函稿、書函 公告稿 開會通知單稿 簽 其他公文 1. 1.聘書；2.證明書；3.證書或執
照；4.契約書；5.提案；6.紀錄； 7.定型化表單
1
3
公文用紙格式
1
4
令
1
5
函稿
1
6
書函
1
7
公告稿
1
8
開會通知單稿
1
9
簽
1
10
簽稿會核單
1
11
公文簽辦單
1
32
承辦人文書擬辦應注意事項(二)
應即辦理事項：
單位收發送交公文； 根據工作分配須辦理者； 主管對業務認有辦理文書之必要者，得以
手諭或口頭指定承辦人員擬辦。
應將公文辦理情形登錄於公文電腦系統 或記載於公文登記簿，以備查詢。
對於文書之擬辦：
應查明全案經過，依據法令作切實簡明之 簽註；
免送會）。 決定者係依分層負責規定之最後決定人。 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重 擬，再行陳核。 承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或 首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模 稜兩可之批示。
公文的传输和交接程序
公文的传输和交接程序公文是组织内部重要的信息传递和决策依据，因此在传输和交接过程中需要严格遵守规范程序，确保信息的安全性和准确性。
以下是公文传输和交接的主要程序：首先，在公文传输过程中，需要明确传输渠道和方式。
通常情况下，公文的传输可以通过书面或电子形式进行。
对于重要机密的公文，建议采用加密或专门安全通道进行传输，以保障信息安全。
其次，发送方在传输公文时应当确保公文的完整性和准确性。
在传输过程中，发送方需核对公文内容、格式等信息，避免遗漏或错误。
同时，在书面传输中，需要使用信封封存并签署密封处，以确保公文未被篡改。
接收方在接收到公文后，应当及时进行确认并签收。
确认公文的准确性和完整性是接收方的责任，如有疑问应及时与发送方联系澄清。
在书面形式的公文中，接收方需在公文上签名确认接收，并将签收单反馈给发送方，以证明接收的合法性。
此外，在交接过程中，需要注意保护公文的机密性。
接收方需妥善保管接收到的公文，避免泄露机密信息。
如有需要，可以建立相应的保密措施和管理制度，确保公文信息的安全。
最后，在公文传输和交接完成后，需要及时做好归档和管理工作。
公文的归档和管理是组织运作的重要环节，有效地管理公文可以提高信息的利用价值和保密性。
建议建立健全的公文管理制度，包括分类、归档、检索等方面的规定，确保公文的有效利用与管理。
综上所述，公文传输和交接程序是组织内部信息流通的关键环节，需要严格遵守规范程序和管理制度。
只有确保公文传输和交接的准确性、安全性和保密性，才能有效地保障组织内部信息的顺畅流通和决策的准确性。
希望以上内容对您有所帮助，如有其他疑问，请随时与我们联系。
浅谈高校外来文件的处理及归档
浅谈高校外来文件的处理及归档高校办公室每天都会收到许多外来文件。
外来文件就是从高校外部来的文件，不是自己编写的文件。
高校外来文件主要包括：传真，电子邮件，高校各个部门参加相关会议、活动带回来的文件，教育部、高校所属的部委、高校所在地的市委、市政府、市教委下发的文件及其他一些相关部门邮寄过来的文件。
本文所指的外来文件是公开的文件，不包括密件。
任何组织的有序运转都离不开公文的运行，公文处理流转是高校办公室的日常工作之一。
高校办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对有用的外来文件进行处理和归档。
外来文件中的大部分文件来自于上级机关，上级对下级的指示和通知，对高校的各项工作具有指导作用。
以我校为例，我校隶属于中国民航局，几乎每天都会收到一些传真，民航局邮寄过来的文件，教育部、天津市教委的文件也不少，因此快速处理外来文件非常必要。
一、传统的外来文件处理存在的问题1.传统外来文件的处理流程传统的外来文件的处理流程为：外来文件筛选—外来文件登记—校办主任拟办—校领导批办—相关职能处室承办—外来文件分发—文件归档—整理立卷—提供借阅。
每天面对许多的外来文件，文秘人员首先需要对外来文件及时进行筛选确认，哪些文件有用，哪些文件无用（其中包括一些广告、推销的信函及传真），这样可以节省时间，提高效率，避免做无用功。
针对需要处理的文件，进行登记编号，然后进行外来文件的流转。
2.传统的外来文件处理存在的利弊（1）传统的外来文件处理方式的优点外来文件，按照不同的来文机关，分类登记在外来文登记簿上，查阅便捷，领导的批示一目了然，文件的去向也一清二楚。
领导批阅文件时，纸质载体也比较便于阅览。
（2）传统的外来文件处理方式的缺点虽然传统外来文件处理方式的优点明显，但是已经跟不上办公自动化的步伐了。
因为这些优点,在校园网办公系统中处理外来文件,也能轻易做到。
传统外来文件流转需要人工，而人工流转文件的缺点同样明显。
一是文件流转速度慢,工作效率不高。
办公室发文流程图
办公室发文流程图一、背景介绍办公室发文是指在日常工作中，为了实现信息传递和工作协调，办公室需要向内外部单位或个人发送文件、公告、通知等相关文档。
为了保证发文工作的高效性和准确性，制定了一套发文流程图。
二、发文流程图下面是办公室发文的标准流程图：1. 确定发文需求- 收集相关信息，明确发文目的和内容。
- 确认发文的紧急程度和重要性。
- 判断发文的适用范围和接收对象。
2. 起草发文稿- 根据发文需求，撰写发文稿。
- 发文稿应包括标题、正文、附件等必要内容。
- 发文稿应符合公司的规范和格式要求。
3. 审核发文稿- 由主管领导或相关部门负责人审核发文稿。
- 审核内容包括发文的准确性、合规性和语言表达的清晰度。
- 审核人员可以对发文稿进行修改或提出修改意见。
4. 签署发文稿- 经过审核后，发文稿需要由相关负责人签署。
- 签署人应核对发文稿的内容和附件的完整性。
- 签署人可以根据需要在发文稿上附加个人签名或公章。
5. 归档发文稿- 签署完发文稿后，需要将其归档保存。
- 归档应按照一定的分类和编号规则进行。
- 归档后的发文稿可作为后续工作的参考和查阅。
6. 发送发文- 完成发文稿的审核、签署和归档后，即可进行发文。
- 发文可以通过邮件、传真、专人送达等方式进行。
- 发文时应注意选择适当的发送时间和方式。
7. 跟踪发文- 发文后，可以进行相应的跟踪工作。
- 跟踪可以通过电话、邮件等方式进行。
- 跟踪的目的是确保发文的及时性和有效性。
8. 反馈发文- 收到发文后，接收单位或个人可以进行反馈。
- 反馈可以是回复邮件、电话沟通等形式。
- 反馈内容可以包括对发文的确认、意见反馈等。
9. 结束发文流程- 发文流程结束后，需要进行总结和评估。
- 总结和评估可以包括流程的效率、问题的解决等。
- 结束发文流程后，可以进行下一轮的发文工作。
三、流程图示例下面是一个办公室发文流程图的示例：```[发文需求] -> [起草发文稿] -> [审核发文稿] -> [签署发文稿] -> [归档发文稿] -> [发送发文] -> [跟踪发文] -> [反馈发文] -> [结束发文流程]```四、总结办公室发文流程图是为了规范和优化发文工作而设计的，通过明确的流程和步骤，可以提高发文的准确性和效率。
公文发文处理流程图
(1)公文收文处理流程图
发文办理流程
(3 )立卷归档流程图
(4 )会议组织流程图
(5)接待工作流程图
(6)拨打电话流程图
(7)接听电话流程图
(8)签字仪式流程图
合
同
签
约
仪
式
流
程
图(9)信息工作流程图
申请人通过网络、传真、信函提出申请信息
公开
受理
部门
接受
申请
在15
个工
作日
内
（
特
殊情
况经
批准
可再
延长
15个
工作
日:
）
提
出
属于本机关主
动公开信息
申请的信息内
容明确
出具〈〈不整申
请通知书》
―►
申请的信息部属于
本机关学握的信息
-------- ►
出具〈〈非本机
关申请报告书
书》
f
申请的信息不
存在
（10
出具〈〈政府信息
部存在告知书》
秘书工作流程图
I可以免费提供的信
彳息直接发送给申请
I人
需要收取工本费的
信息向申请人出具
〈〈信息公开告知书》
> 和收费方式
根据申请人付费
情况和需求方式
在15个工作日
内（特殊情况可
再延长15个工
作日）提供信息
（10）秘书工作流程图_
领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
提前到达上班
下班时间向领导征询需办事项
确定是否陪领导或在家加班
检查文件、锁具、电器、电源情况后下班。
办公室收发文流程示意图
收文处理工作流程表
说明：
1、收文由综合办公室归口管理，其他部门不能擅自收文和留存文件，以免文件遗失或造成管理混乱；
2、文件办理完毕后由综合办档案室存档，其他部门可根据需要按档案管理相关规定查阅或复印文件。
发文处理工作流程表
说明：
1、发文由综合办公室归口管理，其他部门不能擅自发文，以免文件遗失或造成管理混乱；
2、综合办可以把发文电子版（保密文件除外）共享出来，或发到每个人的邮箱，方便大家查阅。
收文处理流程示意图
发文处理流程示意图。
办公室发文流程图
办公室发文流程图一、流程概述办公室发文是指在办公室内部或者与外部单位之间进行文件传递和沟通的过程。
发文流程图是对办公室发文流程进行可视化展示，以便于工作人员理解和遵循。
二、流程步骤1. 收到发文申请- 工作人员收到发文申请后，应核对申请内容的完整性和准确性。
- 如果申请不完整，工作人员应及时与申请人联系，要求补充相关信息。
- 如果申请完整，工作人员进入下一步骤。
2. 文件编写与审批- 工作人员根据发文申请的内容，撰写相应的发文稿件。
- 发文稿件应包括标题、正文、附件等内容，并确保准确、清晰、规范。
- 完成发文稿件后，工作人员将其提交给上级主管或者相关部门进行审批。
- 审批人员对发文稿件进行审核，包括内容的合规性、准确性和语言表达的规范性。
- 如果审批通过，工作人员进入下一步骤。
- 如果审批不通过，工作人员应根据审批人员的意见进行修改并重新提交。
3. 发文登记与编号- 审批通过的发文稿件将被登记并分配惟一的发文编号。
- 工作人员将发文编号填写在发文稿件上，并记录在发文登记簿中。
- 发文登记簿应包括发文编号、发文标题、发文日期等信息，以便于查阅和管理。
4. 文件复制与分发- 发文稿件经过复印或者打印后，工作人员将其分发给相应的收件人。
- 收件人可以是内部员工、外部单位或者个人。
- 工作人员应确保发文的准确性和完整性，并及时将发文送达给收件人。
5. 交办事项跟踪- 工作人员应记录交办事项的内容、责任人和完成期限等信息。
- 在规定的期限内，工作人员应跟踪并确认交办事项的完成情况。
- 如果交办事项未按时完成，工作人员应及时与责任人沟通，并采取相应的措施。
6. 归档与备份- 完成发文流程后，工作人员应将发文稿件归档并备份。
- 归档可以按照发文编号、发文日期或者发文主题进行分类。
- 备份可以保存在电子文档管理系统或者其他存储介质中，以防止文件丢失或者损坏。
三、流程优化与改进为了提高办公室发文流程的效率和质量，可以考虑以下优化和改进措施：1. 引入电子化管理系统，实现发文申请、审批、登记和分发等环节的自动化处理，提高工作效率。
公文流转
•
• •
2. 承办。接件后，接件人员及时报告，由办公室领导统筹后交有关公文办理人员承办。 （1）公文校核承办工作实行首办责任制。
•
（2）承办人员应根据对签收材料的初步审核情况及时附《处理笺》，并据实填写“缓 急程度”、“密级”、“标题”、“编号”、“承办人”、“来文单位”、“承办时 间”等内容。
• •
六、公文的流转机制设计
• 公文流转是办公自动化的核心。由于在具体的 应用单位中，组织机构分为不同的等级层次，每
个层次在公文流转中的角色和作用不同，因此，
公文的流转和流程选择必须根据所处的位置和角
色、权限等进行定义。
1.角色设置
• 根据公文流转中的处理流程，我们将公文管理过程中的角色定义为：作者 （拟稿人）、合作者（合作拟稿人）、部领导、厅局领导、处室领导、秘书 处文书、办公室文书、处室文书、核稿人、办理人、被授权人、普通读者、 归档人、部门管理员、系统管理员等，分别完成不同的工作，如 •
六．公文的流转机制设计
一、收文办理
• 凡上级、同级来文和下级请示、报告，一律为收文。
• • • 1. 签收 （1）在机要局或邮政局的送件单上签字，注意核对、清点，急件应注明签收 具体时间。 （2）在党政网公文交换中心及时下载、存储、打印非密级公文。县委、县政 府、县委办、县政府办、上级业务部门的文件必须下载处理。严禁截流文件， 不送领导。办公室最大的问题是擅自做主，要多请示、多汇报。 2. 登记。按“收文登记簿”上的要求逐项做好公文的分类登记工作，包括： 来文机关、收文时间、字号、标题、缓急程度、密级、份数等。 3. 阅文。对每一份公文，均应认真阅读，了解内容，弄清需要办理的事项。 4. 拟办。附上收文或请示、报告处理笺，按处理笺上的项目逐一填写，由办 公室主任提出拟办意见，在拟办意见栏内简要说明需要解决的问题，并提出 处理意见。