时间管理1

时间管理(1)

【本讲重点】

◇时间管理的益处

◇时间管理的途径

◇优先计划管理

时间是世界上最充分的资源，每个人都拥有２４小时的一天，然而时间又是世界上最稀缺的资源。有效的管理者有一个共同特点：他们都是管理时间的高手，而失败的管理者则无一例外地都不善于管理时间，管理时间是有技巧的。

现代人的生活节奏越来越快，大家都感到压力越来越大，加班成了家常便饭，经常会听到白领人士抱怨，一个星期有三到四天的时间是在加班，没有时间锻炼，身体经常是处在一种透支的状态。也有人抱怨，虽然现在的职位已经做到了中层管理层，但是没有安全感，现在知识的更新速度太快，刚从学校毕业的学生有的是，担心三年后的某一天职位不保。

其实大家也都感觉到时间是个瓶颈，每天列了一大堆的计划，晚上回顾的时候，却发现忙的都是一些琐碎的事情，重要的事情却没有干，这都是因为缺乏时间管理的技能，不能更好地运筹时间。所以说非常有必要学习时间管理，提高你管理时间的能力。

时间管理的益处

时间管理的益处体现在下面六点：

（１）控制时间，而不是被时间所控制。利用好时间管理，变被动为主动，由自己来操纵时间。

（２）能够减轻工作压力，能够留出更多的时间，从容地安排。

（３）可以节约时间。

（４）利用相同的时间，更加专注于做重要的事情。

（５）利用好时间管理，可以提高工作效率，改善工作的质量。

（６）平衡时间，掌握好利弊，进行有效工作。

利用好时间管理你就可以更智慧地工作，更快乐地工作。

时间管理的益处

控制Ｃｏｎｔｒｏｌ

减轻压力ＬｅｓｓＳｔｒｅｓｓ

节省时间ＳａｖｅＴｉｍｅ

更加专注ＭｏｒｅＦｏｃｕｓ

提高工作质量ＩｍｐｒｏｖｅＱｕａｌｉｔｙ

平衡Ｂａｌａｎｃｅ

时间管理的途径

图３－１时间管理的途径

我们都能够认识到时间管理对我们自身是有很大帮助的。那么时间管理是通过哪些途径来实现的呢？一般可通过以下三个途经来实现。

第一个途径是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，不忙不乱。

第二个途经是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式和方法来实现工作效率。因为人是社会组成的一部分，难以避免不同其他人打交道。而工作方式、方法很重要，调整好自己的工作方式就能够解决时间管理中的一些问题。

第三个途径是沟通管理，强调的是与人沟通过程中控制时间的能力。

通过优先计划管理，自我组织管理和沟通管理三方面途径，来实现高效的时间管理。

优先计划管理

按照事情的重要程度来确定优先顺序

【案例】

美国一家钢铁公司的总经理也常常遇到很多时间管理上的问题。如为什么公司总是这么忙，做事情效率总是这么低等等。他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是就找了一个顾问。这个顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有

成效，你再来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个顾问收到了一张２５０００美元的支票。实践证明这三条建议是非常有成效的。

这三条建议其实非常简单：

（１）把每天要做的事列一份清单

（２）确定优先顺序，从最重要的事情做起

（３）每天都这么做

大家可以看到这三条建议的关键点在哪里呢？是根据事情的重要程度决定优先顺序。为什么要按照事情的重要程度来决定优先顺序呢？举一个例子：有一个非常大的桶，桶旁边放了一些大石块、小石块、水和沙子，你怎么做才能最大限度地把这些东西都放进桶里呢？

正确的顺序是先放大石块再放小石块，再放沙子，最后放水，如果按照反过来的顺序，先把水倒进去，再放沙子，再放小石块，最后放大石块，这个桶就装不下这么多的东西。其实，人的精力就像这个桶的容量一样是有限的。大石块就相当于那些非常重要的事情，那些小石块、沙子和水其实就相当于那些琐碎的小事，如果先去处理那些琐碎的小事，到最后大的事情反而会被忽略到一边。所以要按照事情的重要程度来确定优先顺序，这样能够节省你的精力和时间，专注于你要做的事情。

如何确定优先顺序

１．测试你做事情的优先顺序

应该按照什么来确定事情的优先顺序呢？这是一个仁者见仁、智者见智的问题。你平时都是按照什么来确定做事情的优先顺序呢？

【自测】

通常，什么样的事情是你优先选择做的，请在你认可的情况前打√

□喜欢做的事情

□熟悉的事情

□容易做的事情

□花费时间少的事情

□已经排定时间的事情

□资料齐全的事情

□经过筹划的事情

□上级临时交代的事情

□别人的事情

□有趣的事情

□紧急的事情

２．优先矩阵

我们究竟应该按照什么样的顺序来决定事情的重要程度呢？为了进一步说明这个问题，我们把事情按照重要和紧急程度分成四类，这就是大家通常所说的优先矩阵。

优先矩阵

在这个矩阵中纵坐标表示事情的重要程度，横坐标表示事情的紧急程度。

根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：

第一类就是既重要又紧急的事情。比如，房屋着火，或者客户打来的投诉电话，对这种事情我们的态度是马上处理，防止危机进一步扩散；

第二类是重要但不紧急的事情。如平时要做的工作规划、预算，和客户沟通，同事之间的交流等，虽然不紧急但是一定要花很多时间；

第三类是不重要但是很紧急的事情。比如说，在工作的时候，你的父母或者好朋友突然打来电话，询问你的工作情况。事情虽然不是很重要，但是父母或好朋友打来电话怎能不处理。所以要尽量减少这类事情的发生，无意义的闲聊应该杜绝。

第四类是非重要又非紧急的事情。

这四种类型的事情有一个规律：如果不把时间投资在这种重要但不紧急的事情，就一定会吃苦头，这类事情会使你的工作不能正常进行。

３．帕雷托原则（ＰａｒｅｔｏＰｒｉｎｃｉｐｌｅ）

划分事情的紧急程度时，我们应该遵循的原则是什么呢？首先应该是轻重，再就是缓急。应该把时间多投资在重要的事情上，大家一定要牢记这四个字“轻重缓急”。那么轻重缓急是建立在什么基础上的呢？是建立在二八原则上的。