文件管理程序
文件管理程序规定
文件管理程序规定1. 简介本文件旨在规范文件管理程序，确保文件的安全性和有效性。
以下是文件管理的相关规定。
2. 文件分类为了便于管理和查找，所有文件按照类别进行分类。
以下是常见的文件类别：- 重要文件：包括合同、协议、法律文件等；- 会议文件：包括会议议程、会议纪要等；- 培训文件：包括培训材料、培训手册等；- 公司文件：包括组织架构、规章制度等；- 项目文件：包括项目计划、进展报告等。
3. 文件命名规范为了方便识别和检索文件，所有文件应遵循统一的文件命名规范。
以下是文件命名规范的要点：- 使用清晰的文件名，能够描述文件内容；- 避免使用特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符代替；- 文件名应简洁明了，尽量不超过30个字符。
4. 文件存储位置为了确保文件的安全性和可访问性，所有文件应存储在统一的文件存储位置。
以下是文件存储位置的规定：- 创建统一的文件夹结构，按照文件类别和年份进行分类；- 文件夹的命名应简洁明了，能够描述文件内容；- 为每个文件夹设定合适的访问权限，限制文件的访问范围。
5. 文件版本管理为了确保文件的变更可追踪和历史记录的完整性，所有文件的版本应进行管理。
以下是文件版本管理的相关规定：- 每个文件应有唯一的版本号，用于标识文件的不同版本；- 每次对文件进行修改时，应记录修改的日期、修改人和修改内容；- 旧版本的文件应保留一定时间，以备查阅和回溯使用。
6. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失的风险，应定期对文件进行备份。
以下是文件备份与恢复的要求：- 定期将文件备份至稳定可靠的存储设备或云端；- 在备份时应确保文件的完整性和一致性；- 出现文件损坏或丢失时，应及时进行恢复或重新备份。
7. 文件销毁与归档为了遵守相关法律法规和保护信息安全，需要定期对文件进行销毁和归档。
以下是文件销毁与归档的规定：- 对于不再使用的文件，应及时进行销毁，并确保文件内容无法恢复；- 对于需要长期保留的文件，应进行归档，并设定适当的访问权限。
IATF 16949 文件管理程序
4.6.4 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司
生产有关之信息的变更，业务部应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间不能超过十个工作日；并由责任部门发文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工程变更管理程序》。
3.3定义：
文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录控制程序》进行控制。
受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，受控文件封面一般用加盖受控章（但不限于）进行识别。
4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向
管理者代表提出申请，得到批准后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控文件。丢失文件按10元/份处罚，交品质部文控保管并公示。
4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发现文件有疑问、错误
或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按4.6程序修改,使用部门不得擅自修改文件。
c) 文件页眉:包括文件编号、版本、页次。
d）文件主体：1.0目的:输入文件的目的;2.0范围:输入文件适应的范围;3.0职责:输入文件中活动的执行职责及权限界定;4.0定义;5.0程序内容:输入活动过程的描述及步骤;6.0相关文件:输入此文件中所阐述的相关参考文件;7.0相关记录:输入此文件中相关的记录表单; 流程图、乌龟图（选用，或另外做）。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 外来文件的种类：
1）法律法规类；
2）技术资料类（包括客户提供、协力厂商）；
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
内部文件管理程序(一)
内部文件管理程序（一）引言概述：内部文件管理程序是一种用于组织、存储和管理组织内部文件的软件工具。
通过该程序，用户可以方便地查找、共享和更新文件，提高工作效率和协作性。
本文将详细介绍内部文件管理程序的五个主要方面。
正文：一、文件分类和组织1. 创建文件分类体系，根据业务需求和文件属性划分不同的类别，如销售、财务、人力资源等。
2. 确定每个分类下的文件存储结构，建立有效的文件夹和子文件夹，使文件组织结构清晰可见。
3. 设定文件命名规则，以便用户能够快速定位和识别文件。
二、权限管理和文件访问1. 分配不同用户或用户组的访问权限，确保只有授权用户可以查看、编辑或删除文件。
2. 支持细粒度权限控制，允许在文件夹、文件和功能级别上设置权限，以满足不同角色和职责的用户需求。
3. 提供版本控制功能，记录文件的修改历史，并可回滚到之前的版本，保证数据完整性和可追溯性。
三、文件搜索和检索1. 提供全文搜索功能，使用户能够通过关键词快速定位文件和相关信息。
2. 支持高级搜索选项，如按文件类型、日期、作者等进行过滤和排序，提供更精确的搜索结果。
3. 开放API接口，与其他工具或系统集成，实现跨平台文件搜索和检索。
四、文件共享和协作1. 允许用户在内部共享文件夹或项目组中分享文件，提高协作效率和信息共享。
2. 支持版本同步和冲突解决，确保团队成员可以同时访问和编辑文件，避免数据丢失或冲突。
3. 提供评论和讨论功能，在文件中留言、建议、讨论信息，方便团队内部交流和反馈。
五、安全和备份1. 设定文件管理程序的系统级安全策略，包括用户身份验证、访问日志记录、加密传输等，保证文件的安全性。
2. 定期进行备份，避免数据丢失和灾难恢复困难。
3. 提供灾难恢复功能，使用户能够在系统崩溃或故障后快速恢复文件，保护组织数据的可用性。
总结：内部文件管理程序在组织内部文件的分类和组织、权限管理和访问、文件搜索和检索、文件共享和协作、安全和备份等方面发挥重要作用。
文件管理程序
1.目的
公司业务计划是公司各项业务活动的指导书文件,以竞争产品和行业内外同类厂家及本公司产品的分析为基础,根据当关前和未来顾客的愿望,,提出分阶段目标及任务,并确定计划得到贯彻和实施.
2.范围
业务计划分年度计划和长期规划(3年或更长)
业务计划的内容
2.2.1与市场相关的事项,预期销售额,顾客满意计划.
2.2.2 财务策划与成本、目标成本、预算和已有拨款的课题。
2.2.3 增长预测
2.2.4 事业部/设施计划，研究与开发计划
2.2.5 人力资源开发
2.2.6 质量目标、关键的内部质量和运行效果的可测参数。
2.2.7 健康及环境、安全事项
3 职责
由总经理主持业务计划的制订和发布.
总经办组织业务计划编写、修订、评审及实施检查。
各相关部门负责有关计划内容的编写与实施
3.3.1 营销部负责及3.3.2 财务部负责3.3.3 各事业部负责3.3.4 人力资源部负责及3.3.5 管理者代表负责定义
无
5.流程
见附页
6 作业内容
业务计划在以前目标的基础上应有下一年度的营销目标、市场占有率、本公司产品在市场上的定位（开发方向）等方面的内容；长期规划应有产品的推向市场、及创名牌目标。
包括以下内容：营销目标
质量目标
市场目标
管理部负责做好公司级数据和资料的采集、分析和使用。
编制业务计划应达到以下要求。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
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文件管理程序
文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
1.目的
对本公司和质量与环境管理体系有关的文件进行控制，保证和质量与环境管理体系有关的文件处于受控状态，确保各工作场所使用的文件为有效版本。
2.适用范围
适用于和质量与环境管理体系有关的文件的控制。
3.定义
3.1【文件】质量与环境管理体系文件、技术类文件和外来文件的合称。
质量与环
境管理体系文件包括管理手册、程序文件、第三层次文件和记录；技术类文件包括产品标准、工艺文件等；外来文件包括技术性国际标准、国家标准、行标与相关法规，及质量与环境体系相关的国际标准、国家标准，供应商或客户提供的文件等。
3.2【文件要素】指文件必须具备的基本信息，如：标题、文件编码、生效日期、
版本号、拟制人、审批人，以及内容组成、版面格式等。
3.3【受控文件】发放范围有限制，更改、回收受到追溯的文件。
3.4【非受控文件】受控文件范围之外的文件。
3.5【文控】“质量与环境体系文件控制室”的简称，隶属于品质部。
3.6【引用文件】应以其为依据的，或应完全服从的上一级规定性文件。
3.7【支持性文件】为当前文件作进一步细化，或起分解、说明、配合、辅助作用
的文件。
3.8【受控号】受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。
受控号由
品质部确定，其他部门不得任意更改。
若有新增或撤并部门应报请品质部开号或注销。
3.9【文件清单】由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。
3.10【记录清单】由本部门编制的质量记录目录。
3.11【程序文件】在本公司亦称二级文件、第二层次文件。
用于阐明质量与环境
管理体系的主要活动和过程的途径，从而指导公司运作的形成文件的程序。
3.12【第三层次文件】包括作业指导等文件，一般用于指导或说明某一具体工作
如何做，由谁在何时、何地做的文件。
4.引用文件
卓华精密组件有限公司ZHQM—2015《质量与环境管理手册》
5.职责
5.1总经理：负责审批管理手册，制定、批准方针。
5.2管理者代表和/或副总经理：负责审核管理手册，审批程序文件。
5.3品质部：
a)负责质量与环境管理体系文件的控制及质量与环境体系相关的国际标准、
国家标准、文件的控制；
b)管理、控制与公司产品相关的技术类文件、外来标准；
c)维护程序文件及第三级文件清单，并提供使用服务。
5.4相关部门：
a)制订文件并及时修订、改进文件与实际实施的符合性。
b)管理本部门的文件。
6.实施纲要
6.1如果没有形成文件的程序就不能保证质量和环境管理时，则应制定形成文件的
程序。
6.2文件的范围和详略程度应取决于工作的复杂程序、所用的方法，以及开展这项
活动涉及的人员所需的技能和培训。
6.3按规定标识和发布文件，保证需使用文件的场所都能快速得到相应文件的有效
版本。
6.4按规定实施文件的更改，及时撤出失效或作废文件，并按规定处理这些文件。
7.工作程序和要求
7.1质量与环境管理体系文件的结构层次：
一级文件：质量与环境管理手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：流程指引、管理规范、标准和作业指导类等文件；
四级文件：质量与环境记录。
7.2文件的拟制：
7.2.1质量与环境管理手册由品质部组织编写，应包括：
a)质量与环境体系的范围，及任何删减的细节与合理性；
b)为质量与环境管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；
c)质量与环境管理体系过程之间的相互作用的表述；
d)结合公司实际运作的对整个质量与环境管理体系各要素作出的简单、明
了的阐述。
7.2.2程序文件由品质部组织相关部门编写、会审，文件编号及格式由品质部
负责控制，程序文件用于阐明卓华精密组件的主要过程的控制方法及实现途径，是质量与环境管理手册的支持性文件。
7.2.3三级文件是针对具体活动或项目规定专门的措施、资源和活动顺序及要
求，由各职能部门自行拟制。
此类文件需要时可以会签，页眉、页尾格式固定，文本可横排或竖排，内容组成部分可按文件内容不同而不同。
7.2.4凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，需拟定相关的文件
进行指导。
7.3质量与环境管理体系文件及其所附表格的编号：
a)《质量与环境管理手册》编号:
公司代号+手册代号+“-”+发行年号，如：ZHQM-2007；
b)程序文件编号：
公司代号+程序文件代号+“–”+序列号，如：ZHQP-01；
c)工作指导性文件编号：
公司代号+文件代号+部门代号+“-”+序列号，如：ZHWIPZ-02；
d)记录表格编号:
公司代号+记录代号+部门代号+“-”+序列号，如：ZHQRSC-01；
e)ZH为卓化精密组件有限公司代号；QM为手册代号；QP为程序文件代号；WI
为三级文件代号；QR为记录代号；
f)部门代号:厂务﹙CW﹚；业务﹙YW﹚；采购﹙CG﹚；品质﹙PZ）；模房（MF）；生技（SJ）；
生产﹙SC﹚；技术﹙JS﹚；货仓﹙HC﹚；生产计划部（JH）.
g)其它各类受控文件编号方法由各部门参照以上制订。
7.4质量与环境管理体系文件的更改
7.4.1各职能部门每年对质量与环境管理体系文件进行一次评审，需要时予以修
订，以保证质量与环境管理体系文件的适宜性。
当以下情况时必须对相关文件及时进行修改：
a)管理政策、原则变革；
b)系统组织结构调整、职能变动；
c)流程优化、模式变革；
d)对其有冲突影响的上级或支持性文件发布或修订；
e)明显的误导性错误；
f)填补空白及其他非常重要的原因。
7.4.2其他情况可以在例行修订时进行修订。
7.4.3修订/更改要求：
a)文件更改由原发布部门控制。
b)文件修订再次发放时必须回收旧版废止文件，并作记录。
d)合理建议者认为有必要进行改进时，可对文件需修订部分以书面方式提出建
议，并交文控和主管部门进行审核。
7.4.4质量与环境管理体系文件版次
a)文件版次分为“发行版次”与“修订版次”；
b)发行版次
发行版次用英文大写字母A～Z表示，首次发行则为第一版（A），当文件经多次更改或有重要更改而须整份文件重发时，则发行版次升为第二版即（B），每次文件重发则发行版次升高一级；
c)修订版次
文件第一次发行则修订版次为第一版，即（1.0）。
文件的修改以页作为单位，当某页经修改后重新发行，则此页修订版次再升高一级，如原先为1.0版，则现升为2.0版，依此类推。
当修订版次上升为10.0版时，则整份文件重发，所有修订版次均为1.0,发行版次升为B版。
7.5质量与环境管理体系文件的审批：
7.5.1质量与环境管理体系文件拟制人需核对文件内容，并和文件所涉及的职能部
门就其职责、活动要求进行协商、会审。
7.5.2文件在批准前应由文控室就其格式标准化。
7.5.3文件的审批权限见下表：
7.6质量与环境管理体系文件的发放：
质量与环境管理体系文件的发放情况分为受控发放和非受控发放两种。
7.6.1受控文件发放
由文控室加盖“受控文件”印章后进行发放，并保持发放记录。
7.6.2非受控文件发放
a)非受控文件发放不做发文记录，也不做更改、废止的追踪。
b)非受控文件的发放用于培训、提供给合资合作厂及顾问机构参考等。
7.6.3当使用的文件因破损严重或文字不清晰等原因而影响使用时，应到文控室
更换并在《受控文件发放/回收记录表》（见附件一）上进行登记。
7.6.4当文件使用人将文件丢失后，应到文控室办理补发手续。
文件管理员在补发
文件时应在《受控文件发放/回收记录表》上注明文件丢失情况.。
7.7废止与销毁
回收的废止文件和母本文件在确认无保存价值时，应予销毁，销毁时应留取相关签证记录；因法律和积累知识的目的或其它原因需要保留作废文件时须盖“作废留用”印章，妥善保管、防止误用。
7.8外来文件的控制
质量与环境体系的外部文件由相关的业务主管部门负责收集、引进、跟踪，报文控室归档，文件发放和废止方式同内部文件控制方式。
8.支持性文件
无。
9.附录
附件一：《受控文件发放/回收记录表》（ZHQRPZ-08）。