公司有效证件使用管理办法

公司荣誉、证书、证件管理暂行办法

第一章总则

为了规范公司各类证件类使用的行为，便于对外经营和各项业务的开展,加强公司各种有效证件的管理，有效规避风险，维护公司合法权益，特制定本办法。

本办法适用于公司各部门、管理处、项目部。

第一条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。

第二条公司行政办公室门对所有证照原件实行统一保管，记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。保证证件的及时性、连续性、有效性、安全性。

第二章证件及其他的类型

第三条证件的种类和名称：

一、公司主要经营证件

1、公司企业法人营业执照。

2、企业资质证书

3、社保登记证

4、公司章程、验资报告等相关资料。

5、公司介绍信

二、公司主要荣誉证书

三、个人荣誉证书及岗位证书

第一章证照的使用

第八条因工作需要将证照带出使用的，应事先填写证照使用登记表，载明事项，经公司行政办公室审核、经理室审批同意后方可使用。

第十条未经公司经理室批准批准，各证照保管人不得擅自将其保管的证照交非本公司人员使用。

第十一条使用证照复印件的，保管人必须在证照复印件上注明使用用途、使用证照复印件的有效期。

第二章证照的检验、续期和变更

第十二条证照的检验、续期，应当由证照保管部门依照国家政策的相关规定及时办理。

第十三条证照的变更，应有证照保管部门依据公司的相关决议，及时办理相关变更手续。

第三章责任

第十四条：证照保管人必须妥善保管证照，如有遗失，必须及时向公司总裁办公室或证照保管部门书面报告。

第十五条：任何人员必须严格依照本办法规定程序使用证照，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第十六条：违反本办法的规定，给公司造成损失的，给公司造成损失的，由违纪当事人予以赔偿，并由公司对违纪者予以惩罚，造成严重损失或情节严重的，移送有关司法机关处理。

对于公司新获得的证照和证书，办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记，运营管理部对复印件、扫描件进行备案。

第四章收集与保管

第四条行政部统一对公司证件进行收集保管，原件由行政部统一保存。

第五条各业务部门在取得相关证件后需在2个工作日内与行政部办理证件交接手续。其他

部门需要取回证件原件时，须与行政部办理交接手续。

第六条公司所有证件均需扫描备份，留存电子文档。电子文档由行政部保存，由专人负责保管。

第五章借用与领用

第七条公司员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件、复印件借用申请表》，经相关领导审批后，方可借出。

第八条借用人需在承诺归还日期内归还，原则上借出期限为一个月；到期不能归还的，需注明原因并重新进行登记。

第九条经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。第十条行政部负责登记被借用的证件原件、复印件，注明借用人、借用证件的名称、用途、借用时间、借用期限。

第十一条若证件需在外长期使用，需经公司领导审批后由使用单位专人保管。

第十二条扫描件由专人负责保管，其他人严禁私自将扫描件提供给外单位人员使用；扫描件的使用需要填写扫描件申请表，经审批后行政部予以提供。

第十三条复印件、打印出的扫描件必须加盖或手写“此证件仅限于办理（）使用”字样。第十四条公司不直接对外单位借用证件。外单位使用本公司证件时，须经公司领导审批后方可借用，办理使用时需由公司内部人员填写《证书原件、复印件借用申请表》，经办人负责回收证件。

第十五条公司证件在遇到损毁、遗失、被盗的情况时，证件保管人应立即向主管领导报告，提交情况说明并采取补救措施。因证件保管人的过失造成证件遗失、被盗，证件保管人需承担相应责任，给公司造成损失的，应该承担赔偿责任。

第十六条证件保管人请假或因公外出需由主管领导指定的专人代为保管，并办理证件移交手续，注明移交日期及时、分，收回证件时，应在移交表上注明收回日期及时、分，以界定责任。

第十七条公司各部门、员工均有保护公司证件的责任和义务。

第五条：需要借用有关证件时，要求认真填写《公司证件借用申请单》,并由所在部门主管负责人签字后，方可到行政办公室办理借用手续。

第六条：借用部门在使用证件时，不得遗失；不得在申请使用内容外他用；不得将有效证件转借给外单位的人员保管和使用；如发现此类事件，公司将对当事人进行通报批评，并根据给公司造成的影响和后果，追究当事人和部门负责人的责任。

第七条：部门在使用完证件后，应及时将证件归还，以免影响其他部门借用或使用。

第八条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。

第九条：本制度解释权在综合办公室。

公司证件借用申请单