ISO文控岗位职责说明书
文控文员职责说明书
文控文员职责:
1．负责各类文件的收发、登记、整理、归档、保密工作；（质量手册/程序文件/内部联络/外部联络/会议资料等分类整理）
2. 承担电话总机工作,转接电话要准确、及时、无误，保证来电话者及公司接电者均能满意。
上班时间不得接
听私人电话，不得擅自离开工作岗位。
3. 负责复印机管理，并对复印内容予以审核，要求复印者必须是部门文员或部门主管指派人员。
4. 负责办公室三楼客人的接待、基本咨询和引见工作。
5. 负责会议室的安排和会议通知工作，负责ISO/ICTI会议记录和文字材料的整理。
6. 负责各部门文件材料的领取；
7. 负责传真件的收发工作。
8. 负责协助ISO内审工作.
9．负责文控中心卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净，坚持7S工作原则；
10. 完成主管临时交付的任务.。
ISO岗位说明书
公司方针修改意见方案建议稿
6
ISO的培训计划
7
管理者代表交办的任务
8
同审核机构的沟通和联系
9
体系持续改进方案的提出
10
不合格或不符合监督验证（对验证的验证）
11
跟踪标准的变化及新标准出台的动态
XX电子科技有限公司
文件类别
作业指导书
制订日期
2019.12.13
发
行
章
文件编号
BQ-53-025
版本次
1.00
页数
1
ISO岗位说明书
修订记录摘要
项次
修订日期
修订
页次
版本变次
修订内容简述
1
核准
审查
制订者
XX电子科技有限公司
文件类别：作业指导书
文件编号：BQ-53-025
版本：1.00
文件名称：ISO岗位说明书
页次：1/1
制订日期：2019.12.13
部门：总经办
岗位：ISO专员
直接主管：副总经理
资质
1.大专以上学历
2.受过ISO体系等相关方面的培训
3. 2年以上质量管理工作经验
4.有团队合作精神
岗位主要工作内容
1
组织体系文件的编写、修改2 Nhomakorabea日常体系运行的维护、监督及检查
3
内审计划的编制、内审总结
4
管理评审计划的编制、会议记要起草
ISO文控文员岗位职责说明书
2、受控资料的整理
2.1文件的受控、及时发放及有效性的管理
65%
2.2文件索引系统的建立（文件受控编号总表、表单记录、外来文件清单等）
2.3物料承认样板的编号管理及受控发放
2.4作废文件的处理，及时记录单面纸张的回收与各部门领用的数据，及月底总结全厂单面纸张的利用率
4、其它
1.工作细心、认真；
日资企业
部门
ISO体系室
课别
岗位名称
文控文员
岗位概要
工作对象
制造技术课、各部门文员
直属上级主管
ISO系长
下级
无
岗位权限
1.受控文件的管控；
2.正本文件的管理；
岗位职责
（按重要性排序）
职责细化
频度（划）
占用
时间
（%）
每日
每周
每月
每季
每半年
每年
1、正本资料的管理理
1.1按要求建立正本文件的索引目录；
25%
3.本部门日常事务
3.1本部门每月文具辅材预算；
5%
3.2本部门所需物品的申领
3、或以上学历
2、工作经验
有同职工作一年以上经验，或在本厂工作两年以上。
3、知识/技能/能力
1.语言表达能力强；
2.沟通能力强,能处理日常事务;
3.掌握ISO9000/ISO14001/IATF16949管理体系的有关知识；了解ISO体系文件结构；
文控职务说明书
岗位职责说明书所属部门品控部岗位别类管理类职称文控直属上级品控部主管晋升方向无直接下属无间接下属无岗位职责与工作内容：1.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。
4.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
5.外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。
6.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。
7.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。
8.受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。
9.定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等10.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
11.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
12.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。
13.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
14.协助完成内部审核工作。
15.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。
任职资格与岗位要求（特殊情况由部门经理决定）：1、熟悉文控职责；2、掌握文控工作流程；3、学习ISO9001:2008和GB/T50430：2007标准；4、学习二、三级管理文件编写方法；5、掌握公司文件管理要求。
岗位权限：1.对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。
2.要求相关部门或人员配合工作的权力编制审核日期文件编号：JF-MAN-PK-005 版本：A/01。
文控文员岗位说明书
公司企业文化、规章制度；
公司组织结构概述;
岗位资历及素质要求
性格类型：外向、善沟通
性别：女
学历：中专或以上
年龄：18-25岁
特别要求：熟悉文档管理，打字速度快
专业背景及业务能力要求：
●熟悉ISO9001质量管理体系和ISO14001环境管理体系；
●有1年以上文控管理工作经验：
●良好的团队合作精神。
文控文员岗位说明书
岗位编号
PE-006
版本号
A/0
岗位名称
文控文员
页码
第1页共1页
所属部门
工程部
直接上级
工程部经理
相关部门/岗位
直接下级
可转换的岗位
编写日期
2015年03月01日
岗位工作
内容
1.负责质量管理体系策划，协助管理者代表建立、实施及维持ISO9001质量管理体系和ISO14001环境管理体系；
7.负责公司各部门质量/环境体系日常监察，确保ISO9001质量管理体系/ISO14001环境管理体系的符合性、充分性及有效性；
8.完成上级安排的其ຫໍສະໝຸດ 事项。岗位规范及
责
任
1 .依照ISO9001及ISO14001的要求作业。
2.制定最新文件清单。
3.负责体系文件的保管和文件收发登记。
工作权限
直接向部门经理负责
岗位所需资历证明及工作经历要求：
●毕业证。
●1年上相关工作经验。
2.组织实施ISO9001内部质量审核和ISO14001环境管理体系内部审核及不符合项验证；
3.协助公司在接受第三方审核时的资料准备和联络策划；
4.负责公司一、二、三阶文件、外来文件的存档、发放、回收控制；确保使用最新版本
体系文控专员工作职责
体系文控专员工作职责
体系文控专员是企业体系管理的核心人员之一，他们的职责主要聚焦于企业体系文件管理和监督。
以下是体系文控专员的具体工作职责：
一、体系文件的编制和管理
1. 制定和协调企业体系文件编制、审定和修订工作，并保证文档的准确性和完整性。
2. 确保文件的版本控制和管理，跟进变更记录的情况，及时更新和发放体系文件。
3. 监督体系文件的实际执行情况，并定期审核体系文件以确保符合体系要求和相关法规。
二、体系监管和审计
1. 确保体系文件符合ISO9001，ISO14001和OHSAS18001等相关认证要求。
2. 参与体系文件审核和培训等审计活动，并及时处理发现的问题和异常情况。
3. 负责处理内部或外部客户对于体系文件的疑问和问题，并及时解决。
三、体系员工培训
1. 与HR合作，制定体系文件培训计划，并配合培训工作的实施。
2. 组织体系文件和政策的培训课程和活动，帮助员工理解体系要求以及与其实际工作的关系。
3. 提供关于体系文件和政策的咨询和建议，帮助员工解决实际问题和提高意识。
四、部门沟通和服务
1. 与公司的各个部门沟通协作，了解他们的需求和反馈，使体系文件能更好地服务整个公司。
2. 参与公司的例会、培训和其他沟通活动，提供体系文件管理的建议和支持。
以上是体系文控专员的主要职责，他们需要具备系统化思维、敏锐的观察力和对细节的关注，以确保公司体系文件的准确性和完整性。
同时，他们需要对ISO体系标准和相关法规有一定的了解，并具备协作能力和良好的沟通技巧。
文控员岗位说明书
9.负责品质部仪器管理台账记录。
10.负责新近人员的资料存入电子档。
11.过期作废文件的回收、作废、销毁及保留文件的管理。
12.公司相关文件的打印机复印工作。
13.部门复印纸张、办公用品、消耗品的控制。
序号
工作要素描述
工作输出
频次
输出到达
输出形式
1.负责统计品质日报、周报、月报。
2.整理及提交客户所制定的报表（金板报表、维修报表等）
3.每日考勤统计、人员异动提报。
4.负责品质部所有资料的管理：分类、归档、借阅等。
5.外来文件如BOM的接受、整理、登记、发放及回收工作。
6.负责做好品质会议放工作。
1
质量管理体系文件的汇编、汇编、存档、受控、修改、分发、回收、作废管理；
文件清单
日常
各部门
文本
2
外来文件、资料、样品的受控分发管理
外来文件清单
日常
相关部门
3
部门文件资料管理
日常
4
品质报表汇总发布
每日
相关部门
邮件
5
质量目标达成统计汇总
每月
相关部门
邮件/文本
6
部门办公用品申请、领用和消耗控制
每月
人事助理
XXXX有限公司
岗位说明书
岗位名称
文控员
拟 制
编 号
WI-PZ-018
所属部门
品质部
审 核
版 本
A/0
直接上级
品质经理
复 核
实施日期
直接下级
无
批 准
任
职
资
格
学 历
iso岗位职责
7、对本部门人员的奖惩、晋升、晋级有建议权。
8、有权对本部门员工的工作调动进行安排。
责任：
1、对公司及各项管理制度的执行情况负责。
2、对保守公司机密和因管理不善导致的后果负责。
3、对公司一体化管理体系的运作失控负责。
4、对公司的质量、环境、职业健康安全管理体系的认证、监督审核负责。
7、对本部门人员的奖惩、晋升、晋级有建议权。
8、对本部门员工的工作调动有安排权。
责任：
1、对主管不在时，应履行主管的职责。
2、对上级指示及各项管理制度的执行情况负责。
3、对保守公司机密和因管理不善导致的后果负责。
4、对下属员工日常管理、学习、技能素质提高负责。
5、对公司一体化管理体系的运作失控负责。
权限：
1、对建立一体化管理体系文件的文件和流程有解释权，对不符合管理体系的运作有纠正权。
2、有权召集各部门召开体系工作推进、整改会议。
3、有权开展、协调解决管理体系相关的信息传递和内部沟通。
4、有权向公司管理层汇报管理体系的业绩，持续完善管理体系。
5、有权组织体系内审活动的开展及总结，协助管理者代表搞好管理评审协调工作。
10、承担因工作、文件管理不善而导致的责任。
权限：
1、有权不定期的检查各部门受控文件资料的登记、保存、使用是否符合规定。
2、有权不定期的检查各部门记录的使用是否为最新版本和按规定保存。
责任：
1、对上级指示及各项管理制度的执行情况负责。
2、对保守公司机密和因文件、资料、印章管理不善导致的后果负责。
3、遵守公司日常管理规范，不断学习，提高技能素质。
部门：ISO办
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5.负责本部门信息的传达及相关部门工作的联络；
6.负责相关电子文档的管理工作；
7.负责执行上级临时性工作任务（如公司或品质部内部组织的相关活动），并呈报完成情况。
8.协助ISO专员制订公司内审、外审计划及ISO体系培训计划
9.统计汇总各类品质资料.
权限
1.有权要求品质部各职能科室在规定时间内提供各类品质数据、报表、员工考勤表；
岗位素质要求
知识
中专以上学历，二年以上同职工作经验
技能
熟练使用QC手法，熟悉ISO族标准，电脑操作熟练
职业素养
具备良好的组织、沟通、判断能力，工作认真仔细，有责任心
岗位关键绩效考核指标（KPI）
品质报表统计、汇总准确性、及时性
工作配合度、团队意识
文件发放、存档及时性
工作责任感
体系文件受控、发行、回收及时性、正确性
品质
岗位名称
助理兼ISO文控
所属部门品质部直属上司Fra bibliotek品质副理
岗位层级
C
定员标准
1人
核准人
副总经理
岗位职责
职责
1.负责统计、汇总品质部日、周、月、季度、年度的品质报表及质量目标达成报告，并报相关领导；
2负责公司所有受控文件的存档、发行、回收、报废、备份、刷新等工作；
3.负责对所有受控资料整理、管制、查寻、记录；
受控资料保存完整性、规范性
2.有权制止受控文件、表单处于非受控状态。
2.有权督导品质部各职能科室的“5S”、ISO体系维护及执行状况。
协助配合
1.协助配合各事业部提供产品品质数据及相关品质资料；
2.配合本部门ISO体系运作及“5S”维护与监督。
3.协助ISO专员进行稽查工作及文书处理工作。
分析改进
1.不断学习改进品质统计技术及方法。