归档文件的质量要求
归档文件整理的原则是什么
归档文件整理的原则是什么？归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件整理的质量要求有哪些？归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
何为档案用房“三分开”？指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。
机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。
撤销机关的档案应及时移交。
案卷质量要求的总原则是什么？案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
文件的修整包括哪些内容？对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。
机关档案综合管理必须做到哪四个统一？机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。
案卷标题的三要素是什么？案卷标题的三要素是什么？案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。
什么是档号？档案实体编号的总称。
包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
档案实体编号的总称。
包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
什么是机关档案综合管理？机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。
机关档案工作基本制度有哪些？机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料整理归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定销毁制度，机关档案利用制度。
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施
文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施为了确保文件归档工作的安全性和服务质量，我们采取以下措施：安全保证措施1. 物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。
2. 访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。
3. 加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。
4. 备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。
5. 监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。
服务质量保证措施1. 快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。
2. 准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。
归档的标准
归档的标准归档是指将文件或记录按照一定的规则进行整理、分类，并存档保存的过程。
归档的标准是指在进行归档操作时所遵循的一些规范和要求，以确保归档的效果和质量。
1. 文件命名规范在进行归档操作时，要求文件的命名规范清晰明确，便于查找和管理。
文件名应包含必要的信息，如文件类型、日期、关键词等，以便于快速定位和识别文件内容。
2. 文件分类标准归档时需要将文件进行分类，按照一定的标准进行分组。
文件分类标准应根据实际需求和文件的特点来确定，可以按照文件类型、主题、部门等进行分类，以便于后续的检索和使用。
3. 归档目录结构为了方便管理和检索，归档时需要建立合理的目录结构。
目录结构应根据文件的分类标准来设计，包括主目录和子目录，每个目录应有明确的名称和描述，便于理解和使用。
4. 归档记录的完整性在进行归档操作时，要求对文件进行全面归档，确保归档的记录完整无遗漏。
归档记录包括文件本身和与文件相关的元数据信息，如作者、日期、关键词等，以便于后续的查询和审计。
5. 归档的安全性和可靠性归档的过程中需要确保文件的安全性和可靠性。
文件的安全性包括文件的备份和加密，以防止文件的丢失和泄露。
文件的可靠性包括文件的完整性和可访问性，确保文件不会被意外删除或损坏，并能随时访问和使用。
6. 归档的定期清理为了避免归档文件过多导致存储空间不足，需要定期清理归档文件。
清理的标准可以根据文件的重要性和使用频率来确定，将不再需要的文件进行删除或归档到较低的存储级别。
7. 归档的审计和备份为了确保归档的质量和可追溯性，需要对归档操作进行审计和备份。
审计可以记录归档的时间、操作人员和操作结果，以便于追溯和检查。
备份可以在归档过程中定期进行，以防止归档文件的意外丢失或损坏。
8. 归档的规范和培训为了确保归档操作的一致性和效果，需要制定归档的规范和进行相关的培训。
归档规范包括文件命名规范、分类标准、目录结构等，培训可以包括归档操作的流程和技巧，以提高归档操作的质量和效率。
归档文件的质量要求
归档文件的质量要求在日常的工作和管理中，归档文件是一项重要的工作内容。
归档文件的质量直接关系到信息的保存、查询和利用效率。
为了确保归档文件能够有效地发挥其作用，就需要满足一定的质量要求。
首先，归档文件必须具备完整性。
这意味着文件应包含所有与之相关的重要内容和要素，不能有任何关键信息的缺失。
比如一份合同文件，除了合同主体双方的签字盖章页，合同的条款、附件、补充协议等都应齐全。
如果是一份报告，那么报告的引言、正文、结论、参考资料等部分都不能遗漏。
完整性还体现在文件的版本上，确保所归档的是最终的、经过审核和批准的有效版本。
准确性也是归档文件的重要质量要求之一。
文件中的信息必须准确无误，不能存在错误或模糊不清的表述。
数据要真实可靠，日期、金额、人名、地名等关键信息要准确无误。
例如，财务报表中的数字必须精确，项目进度报告中的时间节点要与实际情况相符。
如果文件中存在错误或不准确的信息，将会给后续的查阅和使用带来极大的困扰，甚至可能导致错误的决策。
文件的规范性同样不容忽视。
归档文件应遵循一定的格式和规范，包括文件的命名、编号、分类等。
统一的命名规则能够让文件易于识别和查找，例如可以按照“部门名称文件类型日期编号”的格式进行命名。
编号要有明确的规则和逻辑，便于按照编号顺序快速定位文件。
分类要清晰合理，根据文件的性质、用途、所属项目等进行科学分类，使得相关文件能够集中存放，方便管理和查找。
归档文件的清晰度也至关重要。
文件中的文字、图表等内容要清晰可读，不能有模糊、涂改或难以辨认的部分。
文字排版要整齐，字体大小适中，图表要标注清晰，线条和数据要准确无误。
如果是扫描件，要保证扫描的质量，图像清晰，没有歪斜或缺失的部分。
真实性是归档文件的根本要求之一。
文件必须是原始的、未经篡改的，能够真实反映当时的情况和事件。
任何伪造、篡改或虚假的文件都不应该被归档。
这对于保证信息的可信度和可靠性具有重要意义。
及时性也是一个关键因素。
归档文件质量要求[1]
![归档文件质量要求[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/2bb900330b4c2e3f572763a9.png)
公司归档文件材料的质量要求
1、正式文件用A4的纸张，如果需要使用更大的纸张可以使用B4型纸或者A3型纸张，横向左边装订。
2、用笔要求：
文件的起草、修改、签字必须使用蓝黑墨水或碳素墨水的笔。
禁止使用圆周笔、铅笔、纯蓝墨水和其它彩色以及易褪色的书写材料书写、绘制，也不得使用涂改液改错。
3、文件正本、稿本归档要求：
一、以公司、党委、工会名义制发的文件：一份稿本、两份正本；
二、公司各部门制发的文件：一份稿本、一份正本；
三、重要的归档文件材料和以公司名义制发的文件必须采用油印或使用针式打印机打印。
四、复印机、喷墨打印件和激光打印件不能代替正式文本作为归档文件资料。
五、正本中注明有附件的必须将附件附后。
4、文件正本、稿本用印要求：
一、文件正本用印章要求：在日期处齐年盖月。
二、稿本用印要求：稿本由文件制发单位法人签发，所用印章与文件正本相同，盖在签发人签名处。
如果稿本为打印件，须另加稿头纸，签发和用印必须在规定的栏目内进行。
5、归档文件的正本、附件、稿件、图表必须字迹清楚、纸张表面整洁美观。
任何人不得在归档文件材料上用笔圈、点、画线、涂改。
归档文件的质量要求
附件 2一、归档文件的质量要求(一)纸质文件的质量应符合下列要求1 ．归档文件应为原件 .施工材料质量证明文件为抄件(复印件)的必须加盖供货单位印章方为有效 ,并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；2 ．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.表式填写要完整,用词要准确,结论要明确；3 ．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机;5 ．归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，要求单位或者个人签章的文件，其签章手续完备。
计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。
不得采用先签字再复印、盖章的复制件；6 ．归档文件材料幅面尺寸宜为 A4 幅面( 297mm× 210mm) ，图纸宜采用国家标准图幅；7 ．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸普通采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章 ,所有竣工图均应加盖竣工图章；9 ．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据 ; 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或者变更部份超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；10 ．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》 ( GB/10609。
3—89)统一折叠成 A4 幅面(297mm×210mm ) ，图标栏露在外面。
(二)电子文件的质量应符合下列要求1 ．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成 PDF 文件；2 ．对于扫描型电子文件 ,应符合以下质量要求：( 1 )格式采用 TIFF、JPEG 、PDF。
专业分包工程合同的归档要求
专业分包工程合同的归档要求随着我国建筑市场的不断发展，专业分包工程在建筑行业中越来越常见。
分包工程的实施，有利于提高工程质量、缩短工程周期、降低工程成本，但同时也给工程合同管理带来了挑战。
为了确保分包工程合同的有效管理，合同归档工作显得尤为重要。
本文将从归档要求、归档流程和归档注意事项三个方面，详细阐述专业分包工程合同的归档要求。
一、归档要求1. 归档文件的质量要求（1）文件的真实性：归档的合同文件应真实反映分包工程的实际情况，不得篡改、伪造、隐匿、损毁合同文件。
（2）文件的完整性：归档的合同文件应包括合同协议书、中标通知书、投标文件、合同专用条款、合同通用条款、附件等，确保文件内容的完整性。
（3）文件的规范性：归档的合同文件应符合国家法律法规、行业标准及企业内部管理规定，字迹清晰，格式规范，便于查阅。
2. 归档文件的保管要求（1）归档文件应采用耐久性好的书写材料和装订材料，确保文件在长期保存过程中的稳定性。
（2）归档文件应按照分类、编号、编目、装订、装盒的顺序进行整理，便于检索和查阅。
（3）归档文件应放置在干燥、通风、防尘、防虫、防火、防盗的环境中，确保文件的安全保管。
二、归档流程1. 合同签订后，应及时收集合同相关文件，包括纸质文件和电子文件。
2. 对收集到的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性和规范性。
3. 按照归档要求，对合同文件进行分类、编号、编目、装订、装盒。
4. 将归档后的合同文件提交给档案管理部门，办理归档手续。
5. 档案管理部门对归档文件进行审查，确保归档文件的合规性。
6. 归档文件审查合格后，由档案管理部门进行登记，纳入企业档案管理体系。
三、归档注意事项1. 合同文件应在合同签订后及时归档，避免因拖延归档导致文件丢失、损坏或遗忘。
2. 在归档过程中，应注意合同文件的保密性，防止泄露合同内容。
3. 归档文件应逐份进行审核，确保每份文件的真实性、完整性和规范性。
4. 归档文件应采用统一的分类和编号标准，便于检索和查阅。
工程归档文件的质量要求
工程归档文件的质量要求工程归档文件的质量要求对于项目的长期管理和后续维护具有重要意义。
以下是一些通常应该满足的工程归档文件的质量要求：1.完整性：归档文件应包括项目的所有关键信息，包括设计文档、施工图纸、合同文本、验收记录、变更通知等。
确保所有相关信息都得到了妥善记录。
2.清晰度：文档应当清晰易懂，使用简明扼要的语言，避免模糊或歧义的表述。
图纸应清晰可辨认，注释和标记应当明确。
3.规范性：文件应符合相关的行业标准和规范，以确保在项目和维护阶段的一致性和可比性。
4.准确性：所有信息应当准确无误，与实际工程相符。
特别是设计文件和图纸中的数据应与实际施工和验收结果相一致。
5.时效性：归档文件应在项目结束后尽快整理归档，并确保及时更新。
随着项目的进行，及时记录变更和更新的信息，以保持文件的时效性。
6.一致性：文件之间应保持一致性，相互协调。
例如，设计文件应与施工图纸一致，合同文本应与实际执行的工作一致。
7.可检索性：归档文件应能够轻松检索。
采用合适的文件目录结构、编号规则和关键词标记，以方便用户快速找到需要的信息。
8.可复制性：归档文件应当能够被复制和备份，以防止文件丢失或损坏。
采用适当的存储介质和备份策略，确保文件的长期可用性。
9.安全性：对于涉及敏感信息的文件，确保采取适当的安全措施，以防止未经授权的访问和修改。
10.格式规范：文件应当采用通用的、广泛支持的文件格式，以确保文件的长期可读性。
避免使用过于特定或不常见的格式。
这些质量要求有助于确保工程归档文件对于项目管理和后续维护都是有价值的、可靠的参考资料。
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附件2
城建档案归档质量和整理要求
一、归档文件的质量要求
（一）纸质文件的质量应符合下列要求
1．归档文件应为原件。
施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；
2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
表式填写要完整，用词要准确，结论要明确；
3．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；
4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；
5．归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，要求
单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。
不得采用先签字再复印、盖章的复制件；
6．归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；
7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，所有竣工图均应加盖竣工图章；
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；
10．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
（二）电子文件的质量应符合下列要求
1．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF文件；
2．对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求：
（1）格式采用TIFF、JPEG 、PDF。
单份多页文件需
存储成PDF格式；
（2）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。
一般文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文件，采用黑白模式扫描；清晰度较差的文件采用灰度扫描；带有有色标记，盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。
竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式；
（3）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF 格式存储，用Group4压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采用JPEG格式存储，存储时压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
原则上A3、A4扫描每页不超过1.5MB，A0扫描不超过10MB；
（4）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200～400dpi；
（5）扫描图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
扫描留下的黑迹宽度不得超过0.5厘米，影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则，确保图像清晰、完整，无偏斜、失真。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；
（6）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
对有些展开后在同一面但分左右两页的文本，如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描，以保持文件的完整性。
（三）声像文件的质量应符合下列要求
1．照片应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象；
2．照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且应有文字说明；
3．照片宜冲印成5英寸～7英寸的彩色照片；
4．数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式，其分辨率不得小于500万有效像素；
5．归档的数码照片不得经过后期加工；
6．数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤；
7．建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定，不宜少于10张。
二、归档文件的整理要求
归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。
（一）纸质档案的整理要求
1．组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
每一卷工程档案都
应当是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立的概念的文件；
2．建设工程项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工准备文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷；施工试验记录、施工记录、竣工验收文件、竣工图等按单位工程组卷。
对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷；
3．立卷时对照归档范围及排列顺序，文字材料首先按照文件类属进行分卷，再考虑案卷的厚度（2cm左右）进行组卷；竣工图首先按照专业进行分卷，再考虑案卷的厚度（4cm左右）进行组卷；
4．文字材料按建设程序、事项、时间、专业等顺序排列。
各种文字报告，要求同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后、主件在前，附件在后的顺序排列；
5．施工材料质量证明文件应与相应的试验报告，按一一对应、先后顺序排列；
6．施工试验记录及施工记录一般可按结构部位、验收批次、形成时间的先后顺序排列；
7．竣工图按专业顺序排列，同专业图纸按图号顺序排
列，修改图、补充图排在整套图纸后面；
8．既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（二）电子档案的整理要求
1．电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行，电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系，同一保管单元（或同一案卷）内电子档案的组织和排序应与相应的纸质档案相同；
2．建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件。
一个工程项目由多个单位工程组成时，共用文件工程准备阶段文件、施工准备文件、图纸变更记录按项目建文件夹，桩基工程文件、施工记录、竣工验收文件、竣工图按单位工程建文件夹，竣工图再按专业建子文件夹，按照“项目”、“单位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相应的目录结构；
3．电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应的文件名来标识，如05建设用地批准书.pdf。
图纸要序号加图名或图号标识。
4．电子档案需刻录成光盘，不得带有电脑病毒，每张光盘要用记号笔书写光盘内容；
5．建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成的电子档案，并对电子档案的真实性、完整性、有效性进行检验。
（三）声像档案的整理要求
1．胶片照片的整理应符合现行国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
2．数码照片的整理应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
3．录像档案的整理应符合现行行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）的规定，并应符合《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）的规定；
4．声像档案归档前应自查真实性、完整性、有效性，并由建设单位签署审核意见。