综合管理文件整理归档要求
归档文件整理的原则是什么
归档文件整理的原则是什么？归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件整理的质量要求有哪些？归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
何为档案用房“三分开”？指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。
机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。
撤销机关的档案应及时移交。
案卷质量要求的总原则是什么？案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
文件的修整包括哪些内容？对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。
机关档案综合管理必须做到哪四个统一？机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。
案卷标题的三要素是什么？案卷标题的三要素是什么？案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。
什么是档号？档案实体编号的总称。
包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
档案实体编号的总称。
包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
什么是机关档案综合管理？机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。
机关档案工作基本制度有哪些？机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料整理归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定销毁制度，机关档案利用制度。
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
文书档案整理归档验收标准
附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
《文件档案管理制度》
《文件档案管理制度》一、总则为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。
三、管理职责1、综合管理部门负责制定文件档案管理制度，并监督执行。
2、各部门指定专人负责本部门文件档案的日常管理工作，包括收集、整理、移交等。
四、文件档案的分类1、按照文件的来源，分为内部文件和外部文件。
2、按照文件的性质，分为行政文件、业务文件、财务文件等。
3、按照文件的密级，分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件。
五、文件档案的收集1、各部门应指定专人负责定期收集本部门产生的各类文件。
2、收集的文件应包括原件、复印件以及电子文件等各种形式。
3、对于重要的文件，应确保收集齐全，不得遗漏。
六、文件档案的整理1、收集到的文件应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应放在一起。
2、对整理好的文件进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。
3、整理过程中，应检查文件的完整性和准确性，如有缺失或错误，应及时补充或更正。
七、文件档案的归档1、整理好的文件应及时归档，归档时间根据文件的重要性和使用频率确定。
2、归档时，应填写归档清单，注明文件的编号、名称、日期、密级等信息。
3、归档的文件应按照分类存放于专门的档案柜中，确保存放有序，便于查找。
八、文件档案的保管1、档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
2、严格限制非档案管理人员进入档案存放区域，如需进入，应经过批准并登记。
3、定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
九、文件档案的利用1、公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。
2、查阅档案时，应在指定的地点进行，不得带出。
3、如需复制档案，应经过批准，并注明复制份数和用途。
十、文件档案的销毁1、对于超过保存期限的文件档案，应进行鉴定，确无保存价值的，方可销毁。
项目资料整理、归档管理规定
项目资料整理、归档管理规定
1范围
本标准规范了项目资料整理，归档管理规定
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
3管理规定
3.1 项目结束（通常指项目考核验收结束）后，项目经理应组织项目组成员在三个月内完成项目管理文件和资料的整理、归档入库工作。
3.2 项目管理文件应按照下列分类进行整理：
-项目综合类管理文件
-合同管理文件
-项目基础资料
-设计管理文件
-施工管理文件
-开车管理文件
-项目进度管理文件
-项目材料管理文件
-项目风险管理文件
-项目职业健康、安全和环保管理文件
-项目验收及收尾管理文件
3.3 项目管理文件的编号见《文件编号规定》
3.4 项目组成员应在项目实施过程中，就按照管理文件的分类和编码进行管理，以防止管理文件的丢失或项目结束时项目管理文件混乱。
3.5 项目结束后项目组有关成员，在项目实施过程中保存的管理文件，均应按本文件第2.2款的类目整理，送交项目文控员供整编入库。
3.6 按照规定不需要归档入库的文件和资料（例如草稿、草图等）在项目结束之后应
清理销毁。
3.7 项目管理文件的立卷成册工作，由项目经理指定负责人，立卷成册之后由立卷成册负责人签字，送项目经理审核确认。
3.8 项目管理文件的归档入库工作由项目资料员办理入库手续。
4项目存档资料明细表
项目存档资料明细表。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
档案综合管理办法
档案综合管理办法一、引言档案是组织和个人进行工作的重要依据和历史记载。
为了更好地管理和利用档案，制定档案综合管理办法对于各个单位和个人来说至关重要。
本文档旨在确立档案综合管理的原则、流程、要求和措施，以保障档案的完整性、可靠性和安全性。
二、档案综合管理原则1.合法性原则：档案管理必须依据法律法规和政策规定进行，确保档案的合法性和合规性。
2.完整性原则：档案应当按照全面、真实、准确的原则进行管理，不得随意删减、篡改或遗漏重要信息。
3.可靠性原则：档案管理应确保档案的可信度和可靠性，防止虚假和不实信息的存在。
4.保密性原则：档案管理应遵守保密法律法规和保密政策，确保档案中的敏感信息不被泄露。
5.便捷性原则：档案管理应确保档案的检索、利用和传递的便捷性，提高工作效率和服务质量。
三、档案综合管理流程1.档案收集：按照工作流程和业务要求，定期收集和整理各类档案资料。
2.档案登记：对收集到的档案资料进行登记和编号，建立档案目录和档案库存。
3.档案保管：建立档案保管制度，确保档案的安全和完整性，防止损毁和丢失。
4.档案分类：根据档案的性质、用途和时限，对档案进行分类和归档，便于检索和利用。
5.档案整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的有序和规范。
6.档案借阅：建立档案借阅制度，规范档案的借阅流程和方式，避免滥用和误用档案。
7.档案销毁：对于已经到期或无效的档案，按照规定进行销毁或归档。
8.档案审查：定期对档案进行审查和鉴定，确保档案的质量和真实性。
四、档案综合管理要求1.制定并完善档案管理制度和相关规范，明确各个环节的责任和权限。
2.配备专业的档案管理人员，提供必要的培训和指导，确保档案管理工作的专业性和高效性。
3.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和查询。
4.加强档案安全管理，确保档案不被盗窃、损坏或灾害破坏。
5.加强档案利用和传递的管理，确保档案的合理利用和安全传递。
6.加强档案监督和检查，定期对档案管理工作进行评估和改进。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
综合管理文件整理归档要求综合管理文件整理、归档相关要求一、档案管理总体要求二、竣工文件的归档范围归档范围包括高速公路项目建设过程中形成的有查考利用价値的各种载体的文件材料、照片及音像资料等。
根据交办发﹝2010﹞382号《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》，参照陕西省交通厅《陕西省公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的规定，我们将公路工程竣工文件材料归档范围分为八大部分，即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。
具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。
(一)施工单位综合管理文件材料的收集、整理施工过程中形成的文件材料要求收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。
1、行政管理文件材料的收集范围：包括项目经理部内部组织机构设置、项目人员变动、管理规章制度、规定办法、会议纪要、劳动竞赛、考评结果、奖惩文件、施工总结等方面内容。
2、质量技术文件材料的收集范围：包括图纸审查，技术交底、导线点、水准点、断面复测、施工要求，施工方案的申报及批复文件；试验室资质批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，施工质量责任卡、施工日志等文件。
建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通报、通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。
3、安全及文明施工文件材料的收集范围：包括安全生产组织机构、安全生产制度、安全生产操作规程，文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。
4、进度控制文件材料的收集范围：包括开工令、总体开工报告及批复文件、施工组织设计、施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。
关于进度控制的巡查通报、通知、监理工作指令、停工、复工令。
5、费用支付文件材料的收集范围：包括工程计量证书、支付报表、工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等。
6、合同管理文件材料的收集范围：包括材料供应、机械租赁、指令性分包分割合同或协议、合同变更等。
7、设计变更文件材料的收集范围：包括施工过程中形成的设计变更、费用变更及支付等。
8、交工验收文件材料的收集范围：合同段质量检验评定表，合同段交工验收文件材料等。
9、照片及音像文件材料的收集范围：包括反映建设过程重大活动、原地形地貌、不良地质条件、施工工序、重大事故、工程竣工照片、录音、录像材料等。
(二)监理单位综合管理文件材料的收集、整理。
收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。
1、综合管理文件材料的收集范围：监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作总结等监理工作的规章制度、机构、人员设置、安全生产、文明施工、会议文件、声像材料、监理工作月报、年报。
2、质量控制文件材料的收集范围：(1) 包括路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、交通安全设施、环保、机电、房屋建筑、连接线、过境线、引线、改河、改线工程等的监理抽检、试验记录；旁站记录；交工验收报告及合同段、单位、分部、分项工程质量检验评定表等监理现场抽检文件材料。
(2) 原材料料源、配合比报批文件材料、原材料抽检试验记录、报告。
(3) 监理日志。
(4)质量技术管理文件。
主要收集内容包括：图纸审查；导线点、水准点、断面复测；施工方案的报批文件；测量、试验仪器、拌合楼检定证书；张拉机具校验证书、阶段性检测结果；工程质量事故报告；监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执、施工质量卡等文件材料。
3、进度控制文件材料的收集范围：（1）包括年、月计划及计划完成情况的报表等文件材料。
（2）合同段、单位、分部、分项工程开工通知书。
（3）其它有关进度的文件材料。
4、费用控制及支付文件材料的收集范围：（1）有关索赔费用的文件材料。
（2）有关计日工问题的文件材料。
（3）有关单价调整及国家物价调整引起的工程费用变动的文件材料。
（4）有关暂定金额使用情况的文件材料。
（5）计量证书、支付报表、工程量清单台帐以及分项工程计量台帐、工程数量批复单。
（6）其它与工程费用有关的文件材料。
（7）工程单价分析等文件材料。
（8）监理支付月报表归档为监理费用支付报表。
5、工程设计变更文件材料的收集范围：包括设计变更、工程量变更及费用问题的报批文件材料、图表等。
6、工程验收（1）监理工作报告及监理总结等文件材料。
（2）有关工程验收的文件材料。
四、案卷的编制案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT 11822-2008）。
（一）封面的编写卷盒封面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。
案卷内封面的项目包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。
1、档号整理过程中可用铅笔填写归档号。
2、案卷题名案卷题名拟写要求既全面又精炼，既能反映出一个案卷内所有文件材料的内容，又要文字准确，言简意赅，字数一般控制在六十字以内。
管理性文件材料的案卷题名包括责任者、内容（事由）、文种。
一个案卷内若责任者较多，可选择有代表性的两至三个单位即可，但责任者包括立档单位的不能省略。
内容应包括卷内文件的内容。
一个案卷中若文件材料内容、事由较多，写出文件的关键词即可；文种也写出主要的三种即可。
3、立卷单位组卷的单位或部门。
4、起止日期卷内文件形成的最早和最晚的时间：年、月、日。
例2010.3.14～2010.6.19。
5、保管期限填写划定的保管期限，分别为永久、30年、10年。
（二）卷内目录的编写卷内目录包括：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。
1、序号：填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
2、文件编号：填写原文件材料的文号（包括发文机关代字和文件编号）或原始编号或图号。
3、责任者：责任者填写文件的形成单位或主要形成单位。
填写时一般应写全称或通用简称。
4、文件题名：填写文件材料标题的全称。
一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加［］；如有些会议通知文件标题只有“通知”两字，没有反映文件内容，就需要补充为[关于召开×××会议的]通知。
有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。
例如有这样一个文件：《建设集团公司关于印发〈高速公路竣工文件编制办法〉的通知》，正文中只有实施意见，而需要在工作中贯彻执行的主要内容是作为附件的《办法》，这时，就要在正文题名后抄录附件的题名，外加（）。
5、日期：填写文件材料形成的最终日期，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补0，如：2006年1月8日可标注为20060108。
6、页次：填写每件文件材料的首页上标注的页号，卷内最后一份文件填写首页与尾页号；属已装订成册的文件材料，在页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。
7、备注：填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
需要说明的情况较多时，要在备注栏标“*”，将具体内容填入备考表中。
提供电子版作为文件级目录，并交档案室。
卷内目录除卷内的纸质目录外，还需归档1份电子目录。
（三）备考表的编写1、互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2、说明填写卷内文件材料需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损、复印件归档的原因及原件归档号指向）等。
3、立卷人案卷组卷人员签名并填写日期。
4、检查人部门或项目负责人签名并填写日期。
（四）文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。
大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的编写页号。
成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写目录，不必重新编写页号。
卷内目录与卷内备考表不编页号。
在最终成册前，页码可用铅笔标注在装订线侧下角，确认准确无误后再用打号机或签字笔编号。
（五）卷内文件材料排列管理性文件按照问题结合单位、分部、分项工程组卷，同一类别内的文件材料可按事由、时间排列。
同一事由的相关文件应该排列在一起。
这里的事由可以指一件具体的事情，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。
例如：某个标段路基挖方工程量需要变更，施工单位拟文上报驻地监理办请求批复，驻地办根据自己的职责权限直接批复或上报总监办，总监办根据自己的职责权限直接批复或上报管理处批复，这一过程中形成的文件材料就作为一个事由必须排列在一起。
一件文件材料正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后；公文处理单排在该文件最前面。
同一事由的文件材料，批复在前、请示在后。
针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其后附批复所针对的请示文件，其次是依次上报的请示文件。
相近事由文件按文件形成时间的先后顺序排列，不同事由的文件可按文件形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，即将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。
一个案卷内不同事由的文件材料应分别集中排列在一起，例如，管理处行政管理性文件的一个案卷，就可将管理制度的相关材料排在前面，然后再排内部组织机构、人员的变动、劳动竞赛等其他文件材料。
五、文件收集整理中应当注意的问题1、建设单位的发文，归档时要求一式两份原件，重要的可增加归档份数。
其中一份根据归档范围和保管期限的规定，按文件材料所反映内容、问题分类、整理归档，另一份按年度、文号顺序排列，装订成册。
另外还要注意，归档的两份文件若有附件，都必须收集齐全、完整。
2、各部门要注意收集、整理、归档本单位管理工作中产生的和没有以文件形式上报的重要材料，例如：调研报告、统计报表、会议记录、电话记录等。
3、归档的本单位日常工作中形成的文件材料必须是原件。
有关人员签名和签署意见都应为本人手签，不得使用手签章。