商务文书写作

• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
节约能源； • （2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿
赂； • （3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得
到初步的控制； • （4）中小学校要充分利用多种形势如广播、图片、展览、 文艺，等。
（六）标点符号的使用规范
• 1.常见的标点符号使用错误
• 以下的范例中标点符号的使用是否存在错误： • “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报
2003年12月16日
（二）报告
• 1.报告的种类 • 工作报告 • 情况报告 • 答复报告 • 建议报告
2.报告的写作格式
• 标题：“发文机关+事由+文种”但其中 的发文机关可以省略；
• 开头应先写“关于××事情现做如下报 告”；
• 内容一些必须的套话，例如 “以上报告 请审阅”或“报告如无不妥，请批转执行” 等。
×河县税务局 （公章）
二○○三年一月三日
（四）批复
• 1.批复的特点
• 指令性强 • 针对性强 • 态度鲜明 • 政策性强
2.批复的写作格式
• 与前一致，且有一些专有的要求：
• 在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请 示而予以的批复；因此，正文中应该包括“×× 号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的 请示收悉”；
请找出以下通知范例中存在的问题：
酒店办公室通知 各部门经理：
经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开 各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工 作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副 主任至少一人参加。
参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所 携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后 酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较 长，希望大家准备好必备的生活用品。
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
第九章 商务文书写作
• 第一节 商务文书写作概述 • 第二节 商务文书写作步骤 • 第三节 商务文书写作技巧 • 第四节 商务文书的规范写作 • 第五节 常用公文示范 • 第六节 合同的22个书写原则
第一节 商务文书写作概述
一、商务文书的分类
按形式来划分 非固 固定 定格 格式 式
按内容用途来划分 礼通 仪用 性商 商务 务文 文书 书
3.增加情感指数的方法
• 增加第二人称代词 • 增加第三人称的专有名词 • 增加读者的姓名 • 增加对读者的暗指
练习1
请计算以下范例中所表现出来的情感指数： • 各位支持我的读者： • 你们好! • 感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的
也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是 你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想 告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以 这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。 请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写 下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。 你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续 下去的！
案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
二、商务文书写作的作用
《福布斯》杂志的创始人 ——马尔克姆·福布斯
一封好的商务信函， 可以让你得到一次面试的机会， 帮助你摆脱困境，或者为你带来财富
三、学习商务文书写作的关键
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
第五节 常用公文示范
• （一）通知
• 1.通知的适用范围 • 2.通知的适应性
3.通知的种类
• 会议通知 • 指示性通知 • 批准性通知 • 发布性通知 • 知照性通知 • 周知性通知
4.通知的写作格式
• 标题 • 送与对象 • 正文 • 署名 • 附件
正确使用
错误使用
公里、千米、米、分米、厘米 公分、尺
千瓦、瓦
马力
千克、公斤、吨、克、毫克 斤、两
焦耳
千卡
升、毫升
公升、立升
公顷、平方米
亩、平方丈
（四）综合校对的注意事项
• 1.做旁观者 • 2.做朗读者 • 3.做求教者
（五）词语的使用规范
• 等 OR 等等？
• 请判断以下的用法是否正确： • （1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要
步骤三：设定文章的总体风格
• 1.把握总体风格的依据：游说矩阵 • 2.总体风格的设定
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
游说矩阵
案例
• 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的 行动目标、正式指数以及总体风格：
• 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计 算机的预算，而这个秘书通过了解得知， 由于计算机的更新速度非常快，所以租赁 计算机比购买新机所付出的费用更低。该 秘书打算起草一份商务文书就这个将购买 计算机转为租用计算机的想法向总经理进 行汇报。
（三）请示
• 1.请示的特点
• 事前行文 • 一事一请 • 需要批复
2.请示的写作格式
• 基本与前两种商务文书一样，但在最后结 尾的时候需要注意：
• 加上“妥否，请批示”； • 加上“以上如认为可行，请批准有关单
位执行”； • 在署名和时间部分必须要加盖印章。
请找出以下请示范例中存在的问题：
主旨；材料 结构；语言
第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
步骤二：决定文章的正式程度
商务文书
的撰写者本身
• 1.正式程度的判断依据：正式指数 是否很了解目
• 2.正式程度的表现
形式 称谓
特别了解读者——不了解 （10-1）
• 当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把 握最高称谓原则；
• 邀请信的用纸应该特别正式。
（七）总结
• 总结的内容通常包括经验教训、心得体 会等；
• 总结都是第一人称的； • 依据内容范围的不同，总结可以分为综
合性的总结以及专题性的总结； • 总结的标题中一定要加入时间。
练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明； • 会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； • 在会议纪要的最后要对未来进行展望。
（六）邀请信
• 邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要 大；
• 邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号， 需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及 西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们 的头衔；
• 给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者 “特此批复”；
• 与请示一样，批复也必须要有公章。
（五）会议纪要
• 1.会议纪要的作用和目的
• 传达会议精神； • 记录议定的事项。
• 2.会议纪要的写作格式
• 会议纪要的标题中没有发文机构； • 将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席
下级：平级：上级（10-1）
好消息：坏消息（10-1）
标读者； 目标读者 的地位比商务 文书的撰写者 低吗； 商务文书 的内容是好消
语气
息吗。
分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数
• 1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午 餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知 邮件。
• 2、某公司的一个普通员工发现经常有员工 违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决 定给行政部经理写一封投诉信。
道”； • “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”； • “经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”； • “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调
查研究的重要性”。
• 2.标点符号的种类
•
点号；标号
• 3.具体的用法
• 反问句的标点符号
• 引号的用法
• 括号的用法
• 省略号的用法
（四）增加商务文书的紧迫性
• 时间的规范性 • 时间的精确性 • 时间的通用性
（五）增加可信度