学校声像档案管理办法要点
声像档案管理办法
声像档案管理办法
声像档案管理办法是指针对声音和影像资料进行管理的具体规定和措施。
这些管理办法通常由相关政府部门根据法律法规制定，旨在保护声像档案的完整性、保密性和合法性。
声像档案管理办法主要包括以下内容：
1. 档案归档：对声像资料进行归档管理，包括收集、整理、编目等工作。
2. 档案存储：确定声像档案的存储方式和地点，确保资料的安全和完整。
3. 档案检索：建立声像档案检索系统，方便使用者快速查找需要的资料。
4. 档案传递：规定声像档案的传递方式和程序，确保档案在传递过程中不被篡改或泄露。
5. 档案保密：制定档案保密措施，保护敏感声像资料的安全性和保密性。
6. 档案销毁：确定档案销毁的标准和程序，确保档案安全销毁。
声像档案管理办法的实施，可以提高声像资料的管理水平，保护公民的合法权益，并促进声像文化的传承和发展。
声像档案管理制度范文
声像档案管理制度范文声像档案是指通过声音和图像等方式记录的档案。
在现代社会中，声像档案作为一种重要的信息载体，广泛应用于各个领域，包括政府、企事业单位、学校、媒体等。
为了更好地管理和利用声像档案，建立健全的声像档案管理制度必不可少。
本文将主要围绕声像档案管理制度的定义、档案管理制度的建立与实施、档案管理制度的优点与挑战以及对未来发展的展望等方面进行论述。
一、声像档案管理制度的定义声像档案管理制度是指为了更好地管理和利用声像档案，建立的一整套规范和程序。
声像档案管理制度主要包括以下方面：1. 档案管理的目标和原则：明确声像档案管理的目标和原则，包括保障档案的安全性、保密性和完整性，促进档案的利用和共享，提高档案管理的效率和水平。
2. 档案管理的组织和职责：建立声像档案管理机构，明确各级档案管理机构的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。
3. 档案的分类和编目：对声像档案进行分类和编目，建立档案的层级结构和索引系统，便于档案的检索和利用。
4. 档案的采集和整理：建立声像档案的采集和整理流程，确保档案的准确和完整。
5. 档案的存储和保管：确保声像档案的安全存储和保管，采取合理的防火、防水、防盗等措施，防止档案的毁损和丢失。
6. 档案的利用和共享：建立声像档案的利用和共享机制，制定相关规定和措施，便于档案的使用和传播。
7. 档案管理的监督和评估：建立声像档案管理的监督和评估体系，进行定期的监督和评估，及时发现和纠正存在的问题。
二、声像档案管理制度的建立与实施建立和实施声像档案管理制度需要以下几个方面的工作：1. 法律法规的完善：相关法律法规对声像档案管理进行明确规定，包括档案管理的基本原则、声像档案的分类和编目、档案的采集和整理、档案的存储和保管、档案的利用和共享、档案管理的监督和评估等。
2. 制定声像档案管理规范和标准：根据法律法规的要求，制定声像档案管理的规范和标准，包括声像档案的分类和编目标准、声像档案的采集和整理规范、声像档案的存储和保管要求、声像档案的利用和共享规定等。
声像档案管理办法
声像档案管理办法声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。
它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。
为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行：一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年月日前交局办公室（档案室）统一集中保管。
二、声像档案的收集范围1. 人物类照片、录音。
（1）历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物；（2）本局系统因公牺牲的人员；（3）本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。
2. 会议类照片、录音、录像带。
（1）本局召开的各种会议；（2）各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。
3. 文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。
（1）本局及系统大型文艺汇演；（2）本局及系统体育运动会；（3）法规常识、专业知识竞赛；（4）局领导在电台、电视台上的讲话、答问、新闻发布会等声像材料；（5）党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带；（6）本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。
4. 各种实物类照片。
（1）党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；（2）本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物；（3）本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。
三、声像档案的归档要求1. 归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）；2. 归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明；3. 声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档；4. 声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。
声像档案管理制度范文(二篇)
声像档案管理制度范文一、概述声像档案管理制度是为了规范声像档案的管理，确保声像档案的完整性、安全性和有效性，保护声像档案的利用价值，提高声像档案管理工作的效率和水平，制定的管理制度。
二、档案管理职责1. 档案管理部门是声像档案的管理主体，负责全面组织和协调声像档案管理工作。
2. 各部门根据工作需要，负责声像档案的收集、整理和归档工作。
3. 档案管理部门负责制定声像档案管理流程和工作规范，指导各部门的档案管理工作。
三、声像档案的收集和整理1. 各部门应及时将与工作有关的声像资料进行收集，并按照规定的分类和命名方式进行整理。
2. 收集和整理的声像资料应注明填写时间、来源、内容简介等基本信息，并与档案编号相对应。
3. 收集和整理的声像资料应妥善保管，防止遗失、损坏和泄露。
四、声像档案的归档1. 声像档案应按照统一的分类和编号进行归档，并在归档目录中登记相关信息。
2. 归档的声像档案应妥善保存，确保其安全性和可读性。
3. 声像档案的归档应遵循先进的技术标准和规范，保障档案的完整性、真实性和可靠性。
五、声像档案的查阅和利用1. 声像档案的查阅和利用应遵循相关法律法规和保密制度，保护涉密信息和个人隐私。
2. 查阅和利用声像档案应提前提交书面申请，并经档案管理部门批准后方可进行。
3. 查阅和利用声像档案应在指定的阅览室进行，不得将档案外借、复制或泄露给他人。
六、声像档案的保管和维护1. 声像档案的保管应配备专人负责，确保档案的安全性和完整性。
2. 声像档案的储存设备和设施应定期进行维护和保养，确保其正常运行和长期可用。
3. 声像档案的重要性和价值应得到充分认识，加强防火、防水、防震和防盗等安全措施。
七、声像档案的编目和管理1. 档案管理部门应建立健全声像档案的编目系统，将收集、整理、归档的档案资料进行编目，并建立档案目录。
2. 档案编目应按照统一的标准和规范进行，确保档案的检索、利用和管理方便和快捷。
3. 档案管理部门应定期更新和维护档案目录，确保档案信息的准确和及时。
小学音像资料室管理制度
小学音像资料室管理制度小学音像资料室是学校的一个重要资源，它为小学生学习提供了音乐、体育、艺术等方面的丰富资料。
为了更好地管理和利用音像资料室，提高学生的学习效果和综合素质，学校制定了以下的管理制度。
一、开放时间音像资料室每周开放五天，具体时间为周一至周五的上午9点至下午5点，中午休息时间为12点至1点。
周六和周日音像资料室闭馆。
二、借阅规定1. 学生：每位学生一次可借阅两张音像资料，借阅期限为一周，可续借一次，但不得超过一个月。
2. 教师：教师可按需借阅音像资料，借阅期限为一个月，逾期需重新借阅或归还。
3. 借阅手续：学生及教师需凭借阅卡在工作人员的帮助下完成借阅手续，借阅卡应妥善保管，不得私自转借他人使用。
4. 归还要求：借阅资料应按时归还给资料室，逾期归还的资料将按每天0.5元的费用计算。
三、使用规定1. 使用顺序：学生在音像室内的使用应按照先来先用的原则，若有老师指定使用某一资料，则应优先满足。
2. 仪器使用：使用音响、投影仪等设备时，要爱护设备，保持设备的整洁和完好。
3. 静音要求：音像室是学生学习的场所，进入室内需保持安静，不得大声喧哗，以免影响他人学习。
4. 资料归位：使用完毕后，学生和教师需将所使用的资料归位放回原处，保持音像室的整洁和有序。
5. 不得私自复制：学生和教师不得私自复制和借阅资料室内的音像资料，如有需要应提前向工作人员申请。
四、违规处理1. 违规借阅：学生如违规借阅资料室的音像资料，超过借阅期限或未按时归还，将受到警告、记过等处分，并应按照规定进行赔偿。
2. 破坏设备：学生和教师如损坏资料室内的仪器设备，应承担相应的经济赔偿责任，并视情节轻重进行相应的处罚。
3. 扰乱秩序：学生和教师如在音像资料室内大声喧哗，影响他人学习，将受到警告、记过等处分。
五、安全注意事项1. 电器用品：进入资料室的学生和教师应注意用电安全，勿乱拉乱拔插头。
2. 灭火设备：学生和教师应知道灭火器的使用方法，并在发生火灾时及时报警和灭火。
小学音像资料室管理制度模版
小学音像资料室管理制度模版一、引言音像资料室作为学校文化资源的重要组成部分，为广大师生提供了丰富多样的音像资料，为教育教学活动提供了必要的支持。
为了更好地管理音像资料室，提高资料利用效率，保障资料资源的保管和使用，制定本管理制度。
二、管理目标1. 规范音像资料室的开放时间，满足师生的学习和教学需求；2. 确保音像资料室资料的完整性、安全性和可用性；3. 提供高效、便利的借还服务，为师生提供良好的学习环境。
三、管理制度1. 音像资料室的开放时间（1）上午：8:00-12:00（2）下午：14:00-17:00（3）晚上：19:00-21:002. 音像资料室的使用范围（1）本校的师生均可使用音像资料室；（2）其他单位和个人需要使用音像资料室的，需提前向资料室管理员申请，并经批准后方可使用。
3. 借还服务规定（1）借还时间：学生借阅时间不得超过3天，教职工借阅时间不得超过1周；（2）借阅数量：学生每次限借阅不超过2种音像资料，教职工每次限借阅不超过5种音像资料；（3）借阅须知：借阅音像资料需要携带借阅证件（学生借阅证、教职工工作证），并在借阅记录上签字确认；（4）归还资料：凡借阅的音像资料需要在规定时间内归还，逾期未还者将扣除信用分。
四、资料使用规范1. 使用资料前请认真查看资料完整性，如有损坏或缺失请及时向管理员反映；2. 不得私自复制、传播音像资料，如有需要请提前咨询管理员；3. 使用完毕的音像资料，请及时归还到指定位置，不得随意放置。
五、安全保护措施1. 保持音像资料室的清洁，严禁乱丢垃圾；2. 不得在音像资料室内进食或饮水，以免弄脏资料；3. 严禁将任何酒精类、易燃物品等危险物品带入音像资料室；4. 发现火警或其他突发情况，请立即向管理员报告。
六、违规处理1. 违反规定超过三次的，将取消借阅资格一个月；2. 在音像资料室内破坏资料或设备的，将承担相应的赔偿责任；3. 对严重违规行为的师生，将按照学校相关管理规定给予纪律处分。
高等学校档案管理办法
高等学校档案管理办法第一章档案总则与定义1.1 为了规范高等学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。
1.2 本办法所称的档案，是指高等学校在教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二章领导体制与机构2.1 高等学校应建立健全档案工作领导体制，明确档案工作在学校工作中的地位和作用。
2.2 应设立专门的档案管理机构，配备专职档案工作人员，负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三章档案内容与分类3.1 档案内容应包括学校各类活动的原始记录，如教学文件、科研资料、学生学籍、行政管理文件等。
3.2 档案应按照其内容、形式和特点进行分类，确保分类科学合理，方便检索和利用。
第四章档案的形成与积累4.1 各部门和个人应按照档案管理要求，及时形成和积累档案。
4.2 档案形成过程中应保证档案的真实性、完整性和准确性。
第五章档案的整理与鉴定5.1 档案应按照分类方案进行整理，确保档案的系统性和连贯性。
5.2 应定期进行档案鉴定工作，确定档案的保存价值和保管期限。
第六章档案的保管与保护6.1 应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和保密。
6.2 应加强档案库房建设，确保档案存放环境的适宜性。
6.3 应采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。
第七章档案的利用与开放7.1 应积极开展档案利用工作，为教学、科研和管理等工作提供便捷、高效的档案服务。
7.2 在保障档案安全和保密的前提下，适时开放部分档案资源，为社会提供查询和利用服务。
第八章档案的统计与移交8.1 应建立档案统计制度，定期对档案的数量、利用情况等进行统计和分析。
8.2 在人员调动、机构调整或学校合并等情况下，应按照规定进行档案的移交工作。
第九章附则9.1 本办法自发布之日起实施，由学校档案管理机构负责解释。
9.2 本办法的修改权归学校档案管理机构所有，修改后的管理办法应及时向全校公布。
声像档案管理细则及具体详解
附件：声像档案管理实施细则河南新泰科技发展有限公司，专注电力档案整理、档案信息化业务、保证档案专项验收、机组达标投产验收一次通过，客户涵盖五大电力集团、华润集团、神华集团等地方电厂，涵盖火电，水电，风电，光伏发电。
电力工程档案整理咨询我们最专业！选择新泰质量保证联系电话：QQ：目录1 目的 .................................................................................................................................2 主题内容与适用范围 .........................................................................................................3 规范性引用文件 .................................................................................................................4 术语和定义 .........................................................................................................................5 管理原则与职责 .................................................................................................................5.1 声像档案管理原则 .........................................................................................................5.2 职责 .................................................................................................................................6 声像档案收集与整理 .........................................................................................................6.1 声像档案归档范围 .........................................................................................................6.2 声像档案整理 .................................................................................................................6.3 照片档案收集、整理的基本程序和要求 .....................................................................6.4 视频档案收集、整理的基本程序和要求 .....................................................................6.5 音频档案收集、整理的基本程序和要求 .....................................................................7 声像档案归档时间及移交手续 .........................................................................................7.1 声像档案归档时间 .........................................................................................................7.2 声像档案归档移交手续 .................................................................................................8 声像档案分类与编目 .........................................................................................................8.1 声像档案分类 .................................................................................................................8.2 声像档案的档号编写 .....................................................................................................8.3 声像档案保管期限及密级划分 .....................................................................................9 声像档案保管与利用 .........................................................................................................9.1 声像档案保管 .................................................................................................................9.2 声像档案利用 .................................................................................................................10 声像档案鉴定与销毁 .......................................................................................................11 附则 ...................................................................................................................................12 各种目录式样 ...................................................................................................................1 目的为进一步加强和规范XXXXXXXXXXXXXX有限公司（以下简称“公司”）声像档案的形成、收集、整理、移交、归档等工作，确保声像档案完整、准确、系统，充分发挥声像档案在流域开发建设、电力生产、经营管理等公司发展中的作用，根据国家和行业的有关规定，特制定本细则。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理办法（草案）第一章总则第一条高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的音频、视频、图片等电子档案。
声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。
声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。
第二条为建立、健全我校声像档案管理，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，使声像档案能更好地为我校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）等标准，结合本单位实际，制定本办法。
第二章声像档案管理基本原则第三条声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。
学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。
第四条声像档案工作实行集中统一管理的原则，由校图书馆集中统一管理。
为了保证电子声像档案的完整与安全，丰富我校图书馆馆藏，全校凡有形成和产生电子声像档案的单位，均应按图书馆的统一规定和要求，做好电子声像档案的收集、整理、归档工作。
第五条各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。
摄录人员在材料完成后应及时向图书馆归档，任何部门和个人不得据为已有。
第六条学校各部门负责人负责本部门归档的声像材料的审核工作，部门负责人把握不准的，需提交分管领导审核。
产生声像档案的各部门应指定专人负责声像档案的收集、整理和归档工作，各责任人员应在部门负责人指导下，监督、协助摄制采集，做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，检查是否完整、准确、系统，报部门负责人审核，审核后形成的声像档案经整理立卷后，应上载至图书馆的“艾思迈非书资源管理系统”，并按归档要求刻录成光盘材料向校图书馆移交，由图书馆实行集中统一管理。
第七条图书馆技术部负责对非书资源管理系统中归档的声像档案数据进行备份。
第八条为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向图书馆归档，由图书馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。
第九条声像档案工作应列入学校的重要工作，在经费、库房、存储设备和人员配备等工作条件上予以保证。
第三章电子声像档案的归档范围第十条声像档案归档范围1、名人类：包括学校历届校长、书记、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、音/视频等；2、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、音/视频等；3、学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、音/视频等；4、由学校主办、承办的各种重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动，由本校主持召开的重要的各种学术会议视频等；5、外事活动的视频。
包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、音/视频等；6、具有一定影响的大学生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼等照片、音/视频；7、民主党派和校友会重要活动的照片、音/视频；8、学校各种展览中陈列的照片、音/视频；9、反映学校不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、音/视频（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围）；10、反映学校不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、音/视频。
主要指收集过去的照片、音/视频；11、其它有重要意义活动形成的声像材料。
第十一条属于归档范围的声像材料，各承办部门责任人员必须在摄录工作结束后及时收集、整理，照片一般一次选取2-5张左右能反映活动或者会议全过程的照片，特重大活动可以多选，在声像材料形成后一周内将需归档声像材料及时上传到内网非书资源管理系统内，上传具体方式见非书资源操作指南（附件），并于每个年度学年末将原件整理并向图书馆移交，移交时需提交声像材料内容说明及目录，一式两份，双方各执一份。
第十二条归档要求1、归档的声像材料必须是原版、原件，要求内容完整、图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明，应能较好地反映客观事实、突出重点。
2、声像材料的电子版，归档时应将材料刻录到光盘上与原件一并归档。
3、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，像素应不低于600dpi，如果采用非标准压缩法，应将相关软件一并收集、归档。
4、用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
5、录像带保存的历史视频，应使用视频采集卡转换成数字视频并上传到非书资源管理系统，移交时提供原始录像带。
6、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
7、图片档案数字化。
采用高清晰图片扫描仪、专用胶片扫描仪，将静止图像、历史照片或底片的模拟影像转换成数字影像存储到计算机或光盘中，也可用数码相机直接拍摄照片，数码照相机拍摄形成的数码照片应是TIFF和JPEG格式，如果不是，需转换成这两种格式，照片像素应在500万像素以上，应保证未经编辑，主题鲜明、影像清晰、画面完整。
对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，能反映活动全过程的照片归档。
8、音频、视频档案数字化。
视频文件需转换成A VI和WMV格式，清晰度不低于VGA标准，最好是高清720P标准格式；音频文件一般为WA V或MP3格式。
存储在感光和磁性材料上的声像材料，要经过数字化处理，刻录光盘后再归档。
9、凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校图书馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿；第四章声像档案的整理第十三条声像档案除了由非书资源管理系统进行在线保存管理外，图书馆从事电子声像管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的电子声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。
第十四条声像档案保管期限划分《国家档案局关于学校档案保管期限的规定》执行，分为永久（Y）、长期（C）、短期（D）三种，根据单位实际情况，我校声像档案的保管期限一律为永久。
第十五条声像档案依据载体的不同分为照片（ZP）、底片(DP)、录音带(LY)、录像带(LX)、光盘(GP)、缩微胶片（SW）、影片（YP）等几类，根据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对声像材料进行整理，每一类档案按照保管期限-年度-问题进行分类，基建工程中产生的声像档案按照一个具体项目形成的时间顺序进行分类整理。
第十六条分类之后，对每一类声像档案进行排列、编号，排列可以按时间顺序，并按排列顺序编声像档案流水号，如果同一盒录音带或录像带录制了两个以上问题或两个年度的应归主要问题或最后一个年度。
第十七条声像档案的编号。
声像档案一级类目代号采用英文大写字母“S”标识，按媒体形式设置视频（01）、音频（02）、图像类（03）三个二级类目。
声像档案档号的基本结构由全宗号、类别号、载体代号、保管号组成。
示例如下：档案管理人员在归档整理时应根据需要编制档案目录。
“档案目录”的填写统一使用附表2“档案目录”。
光盘盘内目录的填写统一使用附表3“照片档案册（盘）内目录”，光盘按“盘”为单位进行整理，同一事由的档案要放在一起，按年代形成时间顺序排列。
第十八条声像档案的归档要求1、数码相片、录音录像等声像档案，必须图像清晰、声音清楚，并刻录光盘归档，由摄录人员加以必要的文字说明。
光盘文字说明统一使用附表5“光盘文件文字说明表”。
2、纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原则上按事由时间顺序排列，要填写每张盘的文字说明表一起附在盒内。
文字说明的尺寸与盒大小一致。
3、光盘在刻录时，每一事件、每组照片的文件夹内要附有Word或Excel 文档格式的文字说明（新闻照片可用新闻稿件代替），每张照片必须附有题名，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
4、归档的照片应根据照片的编号将照片入册，按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上组成照片册，若大幅照片照片册放不下，可将其放入专用的档案袋或者档案盒中，按照照片号顺序排列。
填写单张照片说明。
说明的内容包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。
题名应简明概括准确反映照片基本内容、任务、时间、地点、事由等要素尽可能齐全；照片号参照本条第3项；底片号：因为现在基本都是数码照片，没有底片的可不填写底片号；参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号；拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日，如2014年1月5日写作2014-01-05；摄影者一般填写个人，必要时可以加写单位；文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或者仅对题名未及内容作出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
5、归档后的磁性载体档案需装入档案盒，且需贴上标签，光盘上应注明编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等；录像带盒上需标注编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、语别、密级等；录音带盒上需标注编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容、录制日期、密级、讲话时间等。
第十九条编册后的声像档案要编制符合要求的册内备考表、案卷目录和卷内目录，备考表格式见附件4，卷内目录格式见附件5，案卷目录格式见附件6。
第二十条声像档案管理系统数据需定期备份，一般当年的档案于次年5月份前对档案数据进行备份，备份一式三份，用光盘刻录，刻录的光盘也应一并归档。
第五章电子声像档案的保管和利用第二十一条声像档案产生后要及时对其内容以及质量进行审查、核实、整理。
整理编目好的声像档案按照不同载体类别分开排列保管。
第二十二条在声像档案储存时，要将声像档案与声像档案设备集中统一存放，统一管理，便于检查和察看。
储存条件要标准，严格控制温湿度，避开电磁干扰，以免发生霉变及磁性记录消失，做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀等。
声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压，磁性载体档案要远离发动机、变压器、高音喇叭、话筒、电视机等能产生磁场的设备。
第二十三条声像档案工作人员要定期检查声像档案，对破损的应及时修复和复制，保证声像档案完好无损。