档案学
档案学知识点总结
档案学知识点总结1. 档案学概述档案学是一门研究档案和档案管理的学科，主要包括档案的收集、整理、保存、利用和服务等方面的理论、方法和技术。
在信息时代，档案学在政府、企事业单位以及社会公共机构中扮演着越来越重要的角色。
档案学的基本任务是研究档案的起源、形态、特点、结构、功能、管理和服务等问题，其中管理与服务是档案学的两个基本方向。
管理是指档案的收集、整理、保存和利用等方面的工作，服务是指提供给用户的检索、咨询和利用等方面的工作。
2. 档案学的特点档案学具有较强的实践性。
档案学的内容主要是档案管理实践中的经验和教训，因此具有较强的实践性和操作性。
档案学的理论研究要贴近实践，理论要服务于实践。
档案学的知识面广泛。
档案学涉及政治、历史、文化、法律、管理学等多个学科领域的知识，因此具有较宽的知识面。
档案学的研究对象是档案。
档案是经过鉴定、保管、利用和归档等环节处理后的文件和资料，具有永久保存和传阅的价值。
3. 档案的基本原则档案学的“三个基本原则”是指永久保存、公开透明和服务社会的原则。
永久保存原则是指档案应当永久保存，不得随意销毁；公开透明原则是指档案应当向社会公开，便于公众了解和利用；服务社会原则是指档案应当为社会服务，满足社会各个领域的需求。
4. 档案的分类与保管根据档案的性质、用途和保存期限的不同，档案可以分为公文档案、业务档案、历史档案和档案资料等多种类型。
公文档案是指政府机关和事业单位产生的文件和资料，包括公文、会议记录、报告材料等。
业务档案是指各种单位生产和经营活动中产生的文件和资料，包括业务报表、经营合同、生产计划等。
历史档案是指经过一定的年限后，对研究历史和文化等方面有价值的文件和资料。
档案资料是指档案中的各种弥补性文件和资料。
档案的保管是指档案的安全保管和合理利用。
档案应当通过规范的档案管理方法和技术手段，进行安全保管和管理，以保证档案的完整性和可用性。
档案的合理利用包括信息检索、咨询服务和利用技术等方面。
档案学就业方向
档案学就业方向档案学作为一门专业学科，其就业方向多样且广泛。
通过学习档案学专业知识，掌握相关技能和能力，毕业生可以在多个领域找到就业机会。
一、档案管理机构档案管理机构是档案学毕业生最常见的就业方向之一。
这些机构包括国家档案馆、档案馆、档案局等。
毕业生可以在这些机构中担任档案管理员、档案鉴定师、档案保管员等职位。
他们负责处理、整理、保存和提供档案信息，确保档案的安全性和可访问性。
二、图书馆与档案馆图书馆与档案馆也是档案学毕业生的就业热门方向。
毕业生可以在大学图书馆、公共图书馆、研究机构图书馆等场所工作。
他们负责管理图书、文献和档案资料，为读者提供信息服务和参考咨询。
此外，他们还参与图书馆与档案馆的数字化建设，提高信息资源的利用效率。
三、文化遗产保护机构文化遗产保护机构也是档案学毕业生就业的重要出路。
这些机构包括文物保护单位、博物馆、文化遗产管理机构等。
毕业生可以在这些机构中从事文物档案管理、文化遗产保护、展览策划等工作。
他们负责研究、保护和传承文化遗产，为社会提供文化教育和文化旅游服务。
四、企事业单位档案学毕业生还可以在企事业单位中找到就业机会。
各类企事业单位都需要管理自己的档案资料，进行信息管理和知识管理。
毕业生可以在这些单位中担任档案管理、信息管理、知识管理等职位，提高组织内部的工作效率和信息利用能力。
五、数据管理与大数据分析随着信息化时代的到来，数据管理与大数据分析成为了档案学毕业生的新兴就业方向。
毕业生可以利用自己的档案学知识和技能，参与数据管理平台的建设与维护，进行数据的整理、分析和挖掘，为决策提供科学依据。
六、独立档案咨询与服务档案学毕业生还可以选择独立从事档案咨询与服务工作。
他们可以成立自己的档案咨询公司或服务机构，为各类机构提供档案管理、信息管理、档案数字化转型等服务。
通过专业化的咨询与服务，帮助客户解决档案管理中的难题，提高工作效率和信息利用价值。
总结起来，档案学毕业生的就业方向包括档案管理机构、图书馆与档案馆、文化遗产保护机构、企事业单位、数据管理与大数据分析以及独立档案咨询与服务。
档案学专业认识
档案学专业认识介绍档案学是一门研究档案的学科，涉及到档案的管理、保护、利用以及相关的政策法规等方面。
档案是指各种载体上记录下来的信息，可以是纸质的文件、电子文档、磁带等。
随着信息时代的到来，档案学专业的重要性越来越突显。
本文将介绍档案学专业的基本概念、发展历程以及其所涉及的核心知识领域。
档案学的基本概念档案学是研究档案的学科，旨在理解档案的产生、组织、保存和利用过程。
档案不仅仅是纸质文件，也可以是各种形式的电子记录。
档案学包括以下几个基本要素：1.档案管理：这是档案学的核心内容之一，涉及到档案的分类、整理、存储和检索等方面，以确保档案的有效管理和利用。
2.档案保护：档案学专业研究如何保护档案的完整性、可读性和可持续性。
这涉及到防火、防水、防虫等措施，以及数字档案的数字化保存和备份等技术手段。
3.档案利用：档案学也关注档案的价值和利用方式，包括研究型利用和行政决策型利用等。
档案学专业致力于提供高效的档案检索和服务，以满足社会的需求。
档案学的发展历程档案学作为一门学科，有着悠久的历史。
以下是档案学发展的主要里程碑：1.古代档案管理：早在古代，各个文明古国就有了档案的管理和保存制度，例如古埃及和古巴比伦等。
2.现代档案学的形成：19世纪末和20世纪初，随着学术和政府机构的发展，档案学作为一门独立的学科开始形成。
此时，档案学主要关注档案管理和保护方面的问题。
3.数字化档案的出现：随着信息技术的快速发展，数字化档案的出现使档案学面临了新的挑战和机遇。
如何管理和保存大量的数字档案成为了档案学专业的重要议题。
档案学的核心知识领域档案学的核心知识领域主要包括以下几个方面：1.档案法与政策：研究档案管理的法律法规和政策要求，以及相关的政策制定和实施过程。
2.档案组织与管理：涉及档案的分类、编目、整理、存储和检索等方面的知识。
档案管理软件和技术在此领域中扮演着重要的角色。
3.档案保护与修复：研究如何保护档案的完整性和可持续性，以及档案修复的方法和原则。
《档案学》教学大纲
《档案学》教学大纲一、课程概述《档案学》是一门研究档案的产生、管理、利用及其发展规律的学科。
本课程旨在帮助学生掌握档案学的基本理论、基本知识和基本技能，培养具备档案管理、档案信息开发与利用能力的高素质专业人才。
二、教学目标1. 使学生了解档案学的基本概念、研究对象、学科体系和研究方法。
2. 培养学生具备档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和利用的基本技能。
3. 帮助学生掌握档案法规、档案政策及档案职业道德，提高学生的职业素养。
4. 培养学生独立思考、分析问题和解决问题的能力，为今后从事档案工作奠定基础。
三、教学内容及学时分配1. 档案学概述（4学时）档案的概念与特征档案学的形成与发展档案学的研究对象与方法2. 档案工作概述（6学时）档案工作的地位与作用档案工作的基本原则与任务档案工作流程与管理体系3. 档案收集与整理（8学时）档案收集的范围与原则档案整理的方法与要求档案分类与编目4. 档案鉴定与保管（6学时）档案鉴定的标准与方法档案保管条件与措施档案保护与修复技术5. 档案统计与检索（6学时）档案统计的意义与任务档案统计指标与统计方法档案检索工具与检索策略6. 档案利用与服务（8学时）档案利用的原则与范围档案信息服务内容与方式档案用户需求与档案利用效果评价7. 电子档案管理（6学时）电子档案的概念与特点电子档案管理系统的功能与结构电子档案的收集、整理与利用8. 档案法规与职业道德（4学时）档案法规体系档案职业道德规范档案工作者的法律责任与义务四、教学方法与手段1. 采用课堂讲授、案例分析、小组讨论等多种教学方法，提高学生的参与度和实践能力。
2. 结合实际档案工作案例，引导学生运用所学知识分析问题、解决问题。
3. 利用现代教育技术手段，如多媒体课件、网络资源等，丰富教学内容，提高教学效果。
五、课程考核1. 平时成绩（30%）：根据学生的出勤、课堂表现、作业完成情况等方面进行综合评定。
2. 期中考试（20%）：采用闭卷考试形式，主要考查学生对档案学基础理论、基本知识和基本技能的掌握情况。
档案学开设课程
档案学开设课程
档案学是一门涉及档案和档案工作理论、方法和技术等多个方面的学科。
其开设的课程包括：
1. 档案学概论：这是档案学的基础入门课程，主要介绍档案学的定义、发展历程、基本概念和理论体系等。
2. 档案管理学：这门课程主要研究档案管理的规律、原则和方法，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的知识和技术。
3. 档案保护技术：主要涉及档案的修复、加固、防灾等方面的技术，以及档案存储环境的管理和控制等。
4. 档案信息化管理：这门课程主要介绍如何运用信息技术进行档案管理，包括数字化技术、数据库技术、网络技术等方面的应用。
5. 档案编纂学：主要涉及档案文献的编纂、出版等方面的知识和技术，以及档案文献的整理、研究、评价等方面的技能。
6. 中国档案史：主要介绍中国档案事业的发展历程，包括各个历史时期的档案管理制度、法规、技术等方面的内容。
7. 外国档案史：主要介绍外国档案事业的发展历程，包括各个国家和地区的档案管理制度、法规、技术等方面的内容。
8. 图书馆学概论：主要介绍图书馆学的定义、发展历程、基本概念和理论体系等，以及图书馆的职能、类型、组织结构等方面的知识。
9. 信息组织与检索：主要涉及信息组织、信息检索等方面的知识和技术，包括信息分类、信息标引、信息检索等方面的技能。
10. 图书馆信息技术应用：主要介绍信息技术在图书馆管理中的应用，包括图书馆自动化系统、数字图书馆等方面的知识和技术。
此外，根据不同学校的特色和研究方向，可能还会开设一些具有针对性的课程，如企业档案管理、电子政务与档案管理等。
这些课程将有助于学生深入了解特定领域的档案管理知识和技术。
档案学概论的主要内容
3、档案学概论主要内容一、档案概念与档案现象1、档案的定义档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
2、档案的本质特征——原始纪录性3、档案概念的理解社会性、历史性、确定性、原始纪录性——档案的本质属性1、档案与信息档案与信息是种概念与属概念的关系：档案是信息的一种。
2、档案与文献档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。
二者核心含义不同。
3、档案与文书两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。
从逻辑上讲，二者内涵不同，外延有大面积交叉。
4、档案与图书●档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产物。
●二者的社会功能不同●二者内容上的交叉重合局部，其特点也明显不同。
5、档案与资料从逻辑上讲，这两个概念的外延有大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。
但其内涵上的区别是比较明显的。
6、档案与文物从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有局部交叉重合。
1、公共档案与私人档案这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属即所有权问题。
2、历史档案与现行档案这是从档案形成时间的迟早以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。
历史档案是指形成时间较早，离此刻较长远且主要起历史文化作用的档案。
现行档案是指形成时间较晚，离此刻的时间距离较近且主要起现时性查考作用。
3、文书档案、科技档案与专门档案这是人们自然而然地逐渐形成地三个概念。
文书档案实际上是指行政办理档案，即在社会的行政办理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案。
科技档案是指人们在科技、出产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。
4、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案中华人民共和国成立后档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案革命历史档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，归国家所有的档案。
档案学专业就业方向
档案学专业就业方向档案学专业就业方向一、引言档案学是一门研究和管理档案的学科，它涉及到对历史、文化和社会等方面的研究，同时也关注着信息管理和数字化技术的应用。
档案学专业的毕业生可以在各个领域找到就业机会，本文将对档案学专业的就业方向进行全面详细的介绍。
二、政府机构1. 档案馆档案馆是收藏、整理和保护各类档案资料的机构，它们通常属于政府部门或者其他公共机构。
档案学专业的毕业生可以在档案馆中担任馆员、研究员或者管理员等职位，负责管理和维护馆内的档案资料，并为用户提供检索和查询服务。
2. 图书馆图书馆也是一个重要的就业领域，尤其是大型图书馆或者大学图书馆。
档案学专业的毕业生可以在图书馆中担任文献检索员、数字资源管理员或者特藏管理员等职位，负责图书馆中各类资源（包括纸质和电子资源）的管理和服务工作。
3. 文化遗产机构文化遗产机构是保护和传承国家文化遗产的重要场所，如博物馆、艺术馆等。
档案学专业的毕业生可以在这些机构中担任文物保护员、展览策划员或者研究员等职位，负责对文物进行收集、整理、展示和研究工作。
三、企事业单位1. 大型企业大型企业通常都有庞大的档案管理系统，档案学专业的毕业生可以在企业中担任档案管理员或者信息管理专员等职位，负责企业档案的管理和维护工作，确保信息的安全性和可用性。
2. 媒体机构媒体机构如电视台、广播电台和新闻社等也需要档案学专业人才来管理他们的各类素材和资料。
毕业生可以在这些机构中担任资料编辑、素材整理员或者媒体资源管理师等职位，负责对各类资料进行整理、归档和检索工作。
四、教育科研机构1. 高校档案学专业的毕业生可以选择在高校从事教学和研究工作。
他们可以担任档案学专业的教师，培养更多的档案学人才；同时也可以从事档案学的研究工作，推动该领域的发展。
2. 研究机构各类研究机构也需要档案学专业人才来进行文献调查、资料整理和研究工作。
毕业生可以在这些机构中担任研究员或者项目经理等职位，参与各类研究项目，并为相关领域的发展提供支持。
档案学专业介绍
档案学专业介绍档案学是一门以档案为研究对象，探究其产生、发展、管理和利用的规律，并通过这些规律对社会历史和现实进行分析和预测的学科。
它是图书馆、情报与档案管理科学的一个重要分支，也是社会科学中的一门综合性学科。
一、档案学专业的起源和发展档案学专业起源于欧洲，特别是在法国。
19世纪末，随着工业革命的发展和社会的进步，人们开始重视文件的管理和利用，从而产生了档案学。
20世纪初，美国也开始了档案学的研究。
在中国，档案学的研究始于20世纪30年代，新中国成立后，档案学得到了迅速发展，成为一门独立的学科。
二、档案学专业的学习内容档案学专业的学习内容主要包括档案学理论、档案管理、档案信息化、档案保护技术、档案法规等多个方面。
其中，档案学理论主要研究档案的性质、功能、价值以及档案工作的基本原则和方法；档案管理主要研究档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作；档案信息化主要研究如何运用现代信息技术手段来管理和利用档案；档案保护技术主要研究如何防止档案的损毁和延长档案的寿命；档案法规主要研究与档案工作相关的法律法规。
三、档案学专业的就业前景档案学专业的毕业生可以在各级各类档案馆、图书馆、信息中心、企事业单位的档案管理部门等从事档案管理工作，也可以在科研机构、高等院校从事档案学的教学和研究工作。
此外，由于现代社会对信息的需求越来越大，档案学专业的毕业生还可以在各类信息咨询公司、数据分析公司等从事信息分析和咨询服务工作。
四、档案学专业的未来发展随着信息化社会的到来，档案学面临着新的挑战和机遇。
一方面，电子文件的大量产生，使得档案的种类和数量大大增加，对档案管理提出了更高的要求；另一方面，信息技术的发展也为档案的管理和利用提供了新的手段和方法。
因此，未来的档案学将更加注重电子文件的管理和利用，更加注重档案的信息服务功能，更加注重档案的法律保护。
总的来说，档案学是一门既具有深厚的历史积淀，又充满活力的学科。
它不仅对于保存人类文化遗产，推动社会进步具有重要作用，而且对于个人的职业发展也具有广阔的前景。
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第一节档案收集工作概述档案收集：档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。
档案收集工作的内容：（1）档案业务机构机关档案室对本机关归档文件材料的收集、国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收、征集（2）档案内容特征文书档案收集、科技档案收集、专门档案的收集二、档案收集工作的意义（一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。
（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的重要内容和一项首要的具体措施。
（三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。
（四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素。
三、档案收集工作的要求（一）大力丰富馆、室藏1、积极收集，完整积累。
2、建立合理的档案收藏结构。
3、注意馆、室藏的档案特点（二）提高收集档案的质量1、加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。
2、合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，提高档案收集工作的质量。
3、做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质量。
4、推行并加强档案标准化和规范化工作。
5、尽可能精炼应收集的档案。
（三）保持全宗和全宗群的不可分散性1、必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。
2、保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系第二节机关档案收集工作一、机关文件的归档按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
——《档案法实施办法》第十二条（一）建立归档制度《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。
”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。
”文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部。
建立健全归档制度的意义：1、建立和健全归档制度，是单位档案室做好收集工作的关键。
2、建立和健全归档制度，是为国家积累档案财富的重要保证。
文件材料归档制度的内容1、文件材料归档和不归档范围2、文件材料的归档时间3、文件材料归档质量要求所谓归档范围的文件材料：指凡是机关工作活动形成的、具有保存价值的各种门类和载体的、已经办理完毕的文件材料。
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
不归档文件材料范围：上级机关的文件材料中，普发性的、不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料等；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（1）文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。
电子文件材料目前尚无统一规定时间，各机关单位可视自身情况自行规定。
（2）专门文件材料：如科研课题、基建项目、特殊载体、会计档案、教学档案等可以另行规定合适的时间。
（3）特殊情况处理办法：如办公地点分散或远离机关档案机构的部门形成的文件、跨年度办理的文件、虽办理完毕但需经常查阅的文件等，可适当推迟归档时间，但应按时向机关档案室报送归档文件材料目录。
基本要求：应归档文件要收集齐全，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。
（1）归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及每份文件的页数等，都要齐全完整。
（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。
（3）合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列：①按重要程度排列②按形成规律和特点排列③按有关规定排列（4）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：①请示、报告与批复放在批复年度归档；②计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；③会议文件要放在开幕年度归档；④非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档；⑤其他跨年度的文件材料，按有关规定执行（5）需要立卷的文件材料按以下要求办理：①卷内文件要按排列顺序，依次编写件号和页号；②按照规定格式和规范要求填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和进行装订；③拟写案卷题名要简明、准确、扼要、规范，案卷题名有形成者、形成年度、卷内主要内容和主要文种四个部分组成；④每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案卷目录一式数份，档号由全宗号—案卷目录号—案卷号组成。
全宗：初始定义：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。
现代定义：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（二）归档工作的组织1、坚决执行归档制度和部门归档责任制，坚持实行档案部门和文件材料形成部门两结合的归档工作方式2、指导和监督文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作（1）指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。
（2）指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工。
（3）指导和协助归档责任部门编制归档文件类目（或立卷类目），督促责任部门做好平时文件收集（或称“归卷”）工作。
首先，凡是机关单位自己形成的文件材料，按党政分开的原则，党组织的文件材料由党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档；行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档；党政联合发文则由文号所属部门归档；几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可指定其中的一个部门负责归档。
其次，外来文件材料，如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档；如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档。
其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归档责任归档文件类目的编制方法：①编制时间②编制办法③操作程序二、零散缺遗文件的收集：（一）零散文件的收集零散文件主要指：1、由于历史上各种原因造成文件材料流失在社会上；2、由于归档制度未建立或健全以前，文件材料分散在形成部门或个人手中；3、由于机关单位撤、转、并、迁使文件材料流失；4、由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带走文件材料；5、由于人员调动时未交出其手中的文件材料；6、向上级机关或主管部门呈送请示、报告而未自留存档等。
收集方法：1、调查研究，摸清情况，制定收集计划和实施方案，有目的性和针对性的做好收集工作；2、健全完善归档制度，采取切实可行的措施，严格控制文件材料的散失；3、采取积极主动的补救措施，如追回、动员交回、复制、有偿归还等，确保零散文件收集回来。
（二）“帐外”文件材料的收集：“帐外”文件是指机关工作活动中未经文书部门登记或用印等公文处理程序而形成的文件材料，如会议记录、部门规章制度、统计报表、声像材料、领导人直接收到的公务文书等收集方法：1、制定“帐外”文件材料归档制度和切实可行的控制措施；2、与各部门保持密切联系，及时了解和掌握“帐外”文件形成情况，督促有关部门认真做好收集归档工作。
归档：就是指各单位的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，经过整理后，定期移交给本单位档案室集中保存的活动过程；简单地讲就是按照国家规定把归档文件移交给单位档案部门集中保存的过程。
第三节档案馆的收集工作一、档案馆档案的来源和收集范围（一）档案馆档案的来源1、接收现行机关的档案。
2、接收被撤销的党政机关和国有事业单位的档案，接收宣布破产和转制的国有企事业单位的档案。
3、征集历史档案。
4、接收和征集社会散存档案。
5、档案馆之间交换的档案（二）档案馆档案的收集范围1、中央级档案馆档案收集范围2、地方各级档案馆档案收集范围：（1）综合性档案馆（2）专业性档案馆二、档案馆的档案接收工作（一）接收现行机关档案（二）接收撤销机关、破产或转制国有企事业单位档案（三）接收历史档案三、档案馆的档案征集工作（一）调查研究，摸清情况，统一规划，有组织、有计划、有重点、有目标的开展征集工作，防止征集工作的盲目性。
（二）积极主动地争取本级党委和政府对征集工作的重视和支持，在党委和政府的领导下，依靠有关部门的帮助与配合，形成强大的征集工作的社会合力。
（三）征集工作既要正确把握政策和策略，又要讲究方法和技巧，注意处理好四个关系。
一是个人保存与档案馆集中管理的关系；二是积极征集与开展思想工作的关系；三是征集与奖励、酬金的关系；四是征集与利用的关系，使征集工作健康有序地进行。
第四节科技档案与专门档案的收集一、科技档案的收集二、专门档案的收集三、特殊档案的收集（一）科技档案的收集内容基建档案、产品档案、科研档案、地质档案、水文档案、气象档案以及农田建设、水利建设、水电建设、农业科技等档案。
（二）科技档案的征集工作1、征集范围：按照原国家经委等四部委联合制定的《科学技术档案条例》及有关规定执行。
2、收集办法：（1）定向定内容收集，明确各类档案形成部门或主管部门的归档责任，档案部门认真做好指导、监督和检查工作。
（2）抓住主要环节和关键阶段收集。
（3）做好易缺材料的收集工作。
（4）做好四个结合：接收归档与现场收集相结合，随时收集与集中收集相结合，科技档案收集工作与计划管理工作相结合，对内收集与对外收集相结合。
3、建立健全收集工作制度，制定切实可行的实施方案，采取各种有力的控制措施，确保科技档案收集地完整和质量（一）专门档案的收集内容专门档案的含义广义：指文书档案以外的各类档案。
狭义：指文书档案和科技档案以外的各类专业性、行业性档案。
二）专门档案的征集工作1、征集范围：按照国家档案局和有关国家机关制定的有关规定限制范围执行。