现代职业秘书实务第4章第三节秘书企管常识.pptx
秘书实务 课件
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• 办会
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会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
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2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
现代职业秘书实务法律常识PPT教案
是公司成立日。
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注册公司的步骤和费用
一、选择公司的形式：
普通的有限责任公司，最低注册资金3万元， 需要2个或2个以上的股东，
从06年1月起新的公司法规定，允许1个股东 注册有限责任公司，这种特殊的有限责任公司又 称“一人有限公司”，最低注册资金10万元。
如果只有一个人作为股东，则选择一人有限 公司，最低注册资金10万元；普通的有限公司， 最低注册资金3万元。
按公司的股东责任形式可分为：无限公司、有 限公司、两合公司、股份公司。
按公司国籍可分为：本国公司、外国公司、 跨国公司 。
按公司体制结构可分为：总公司与分公司； 母公司与子公司。
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2010年世界500强排行榜（企业名单）
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公司法的特征
公司法是一种商业组织法。
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股东 股东会 董事会 经理 监事会
有限责任公司体制
2股东会 （公司的最高权力机构） 监事会
董事会（股东大会常设机构） 监 督
总经理（负责公司日常经营）
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股东
有限责任公司的股东即出资人。 除国家明令禁止或限制外，有权代表国家投 资的政府机构部门、企业法人、法人事业单位、 社团以及自然人，均可成为 有限责任公司的股东。
董事任期由公司章程规定，但每届任期不得超 过3年。
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董事会职权
(1)负责召开股东会，向其报 告工作，执行其决议； (2)决定公司经营计划和投资 方案； (3)制订公司的重要方案； (4)决定公司组织事项； (5)制定公司基本管理制度。
文秘常识的知识课件PPT课件( 48页)
2）指定专人负责督办工作：有些部门人员不多，难以 成立专案组，一般是指定人员专管或兼管查办工作 。有时是个人具体查办某件或几件事项，有时是几 个人共同查办某些事项。查处完毕，即可转入其他 需督办的工作。
目录
一、引言 二、值班管理 三、工作督办 四、信息传递 五：办文要准，办事要稳，情况要 实，主意要慎；切忌丢三落四，粗心大意，马马虎虎， 心中无数。
文秘工作的迅速原则：工作的快慢、效率的高低，往 往直接影响到全局的工作进展，关系到全局工作的正 常运行；工作当中，所有文件都有时限，对于要办的 文件愈急，就愈要尽快地把文件或相关资料送到阅办 人手中，应体现出工作及时、高效、尽可能缩短办文 办事的时限，不拖泥带水，并快速利用电脑实行办公 自动化管理。
二、值班制度与组织 1、值班制度是要求值班人员共同遵守的规程和行为 准则，是保证做好值班工作必不可少的措施。 2、值班工作具有明显的岗位责任性质，必须建立 严格的值班制度。 3、值班制度应根据本部门或本单位的工作性质和具 体情况制订，一般有如下内容： 1）值班人员的职责与权限； 2）各项值班工作的程序，值班人员应遵守的规 定，交接班时间和方法等。
往能够起到举一反三、普遍指导的作用。这是由于 查办的文件或事项具有典型性，而能起到突破一 点，指导全盘的作用。 E、广泛性。查办问题的范围和涉及面较广，凡属管辖 范围内发生的问题，不论是哪一方面，只要领导认 为需要查办，督办者便可以去查办。 5、 督办工作的作用 1）督办工作是部门文职人员的一项重要任务。 没有 督办系统，决策就缺少顺利实现的保障，很多工作 在执行过程中往往流于形式，虎头蛇尾。
现代秘书原理与实务培训课件
陇东学院文学院 耿艳艳
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目
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 方法
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录
秘书工作的历史发展 秘书职能范畴 秘书职能环境 秘书与领导 秘书任职标准与素质优化 秘书工作的规律及秘书的思维与
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第七章 第八章 第九章 第十章 第十一章 第十二章
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第三章 秘书职能环境
一、秘书职能环境的构成
1.秘书职能环境的纵向层次
秘书机构内部环境 组织内环境 组织外环境
2.秘书职能环境的横向要素
社会经济环境 社会政治环境 社会文化环境 科学技术环境
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3.职能环境关系
与纵向层次机构的关系 与横向部门机构的关系 与社会公众的关系 秘书与人际关系
秘书“办文”的工作 秘书“办会”的工作 秘书“办事”的工作 保密工作 检查督办工作 信息与调研工作
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导 论
一、秘书
1.秘书的涵义 2.秘书的分类
按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书 按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书
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二、秘书与领导的关系
1.人格地位上的平等关系 2.实现目标工作中的同事关系 3.工作职能上的上下级主辅关系 4.工作过程上的主从关系 5.工作沟通上的双向交流关系 6.工作绩效上的一体关系
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三、秘书为领导班子服务中的几种关系的把握
现代职业秘书实务第4章第三节秘书企管常识课件
战略分析工具
熟悉SWOT分析、PEST分析等战 略分析工具，为企业制定战略提供 支持。
战略实施与监控
了解如何协助企业实施战略，并监 控战略执行情况，确保战略目标的 实现。
03 秘书的企管能力
沟通能力
沟通能力是秘书必备的核心技能之一，因为秘书需要与不同层次的人进行交流，包 括上级、同事、客户等。
咨询者角色
提供专业意见和建议，帮助领 导做出决策。
公关形象代表
代表企业形象，处理对外关系 。
秘书在企业管理中的职责
文件管理
会议组织与记录
日常事务处理
领导交办事项
负责文件的收发、归档 和传递。
安排会议、准备会议材 料、担任会议记录员。
处理电话、邮件、接待 来访者等日常事务。
协助领导完成其他工作 任务。
信息素养
信息素养定义
信息素养是指人们获取、处理、分析和利用信息的能力，包括信息意识、信息能力和信息 道德等方面。
信息素养的重要性
在信息化时代，信息已经成为企业发展的重要资源。秘书作为企业的信息管理者和决策者 的助手，必须具备较高的信息素养才能更好地为企业服务。
提升信息素养的途径
学习信息技术知识、提高信息获取和处理能力、了解信息安全和保密知识等途径可以有效 提升信息素养。
现代职业秘书实务第4章第三节秘 书企管常识课件
目 录
• 秘书与企业管理概述 • 秘书的企管常识 • 秘书的企管能力 • 秘书的企管素养
01 秘书与企业管理概述
秘书在企业管理中的角色
01
02
03
04
助手角色
协助领导处理日常事务，提供 行政支持。
协调者角色
协调内部各部门之间的工作， 促进信息流通。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
现代企业秘书实务课件PPT(共 55张)
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
秘书基础课件：秘书基础第四章.ppt
秘书基础课件：秘书基础第四章.ppt公文历史故事你知道多少？畅所欲言公文历史故事最早的公文——书契我国文化史上的四大发现：殷墟甲骨、居延汉简、敦煌文书、清朝内阁档案吐鲁番文书虎符殷墟甲骨吐鲁番文书虎符第四章公文写作与文书处理4.1 公文的概念与格式 4.2 文书处理教学目的了解秘书“办文”工作，掌握公文的含义，作用和基本写作格式。
通过本章学习，你会对公文写作、收发文处理和文书的整理归档有一个初步的了解，为学习秘书实务等后续内容，奠定一个良好的基础。
教学的重点与难点一、教学重点1.公文的含义2.公文的格式3. 收发文处理二、教学难点 1.公文的种类2.文书的整理与归档 4.1 公文的概念与格式 4.1.1 公文的含义你觉得秘书的办文工作重要吗？讨论交流公文的含义：公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，简称“文件”。
知识讲解 4.1.2公文的种类命令（令）决定公告通告议案意见批复通报通知请示报告函会议纪要4.1.3公文的作用 1、领导和指导作用 2、行为规范作用 3、宣传和教育作用 4、联系知照作用 5、依据和凭证作用 6、管理作用 4.1.4公文的特点 1、作者的法定性，读者的特定性2、作用的权威性 3、效用的现实性 4、体式的规范性 5、制作的程序性 4.1.5公文的格式公文的格式是怎么样的？讨论交流 4.1.5公文的格式密级的保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关附件成文日期印章附注主题词抄送机关学习检查：练一练 4.2 公文处理谭红在接到函件后，应如何处理？讨论交流文书处理包括的环节：(1)收文处理 (2)发文处理(3)文书管理知识讲解 4.2.1发文处理发文处理程序：草拟审核签发缮印校对用印登记封发知识讲解文书审核的流程发文登记簿包括哪些基本要素想一想 4.2.2收文处理收文处理程序：签收拆封登记分办传阅拟办批办承办催办注办存档或销毁知识讲解（1）签收的程序清点检查签字（2）文书拆封的程序确定拆封范围启封检查核对（3）登记的程序确定登记范围选择登记方法填写登记表（4）分办的程序文书分类明确分办对象递送文书履行手续1.文书登记的形式有哪些2.文件处理单格式想一想 4.2.3文书的整理与归档文书归档的步骤：（1）确定文件是否归档（2）归档份数的确定（3）履行归档手续知识讲解文件的归档范围：（1）需要归档文件上级来文本单位形成的文件下级报送的文件相关文件（2）不需要归档文件本单位代表性会议文件、录像、录音是否需要归档？讨论交流完成课后作业练一练。
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(业制度的基本内容和基本特征
(一) 、现代企业制度的基本内容
1、 现代企业法人制度 主要特征：三权分离
2、 现代企业组织制度 主要形式：公司制； 公司治理结构：所有者（股东）公司法定代表（ 董事会）执行管理部门（经理）
3、 现代企业管理制度
（二） 高性能团队具备的条件
一个真正高性能的团队要具备以下几个条件： 1.共同的愿景; 2.队员之间有开放的交流; 3.队员之间需要互相信任，互相尊重. 4.在不同的领域，不同队员可做团队领导; 5.要有高效的工作程序; 6.在团队内要求同存异; 7.队员做事有共同的方法和工作流程
二、 人事档案管理制度
管理的意义在于提高效益——正确地做正确的事
第一节 企业管理常识
一、企业创办程序
(一) 、企业登记申请程序
1、 申请设立登记程序 1) 有限责任公司设立 ——90日 ——需提交的文件和证件（P200） 2) 股份有限公司设立登记 ——30日 3) 分公司设立登记 ——30日
2、 申请变更登记程序 ——概念
(二) 、现代企业制度的基本特征
1、 产权清晰 什么是产权
产权形式 2、 权责明确
3、 政企分开
4、 管理科学
三、 企业融资常识
(一) 、企业融资方式
内部融资和外部融资：
1、 股权融资 特征：长期性；不可逆性；无负担性
2、 债务融资 特征：短期性；可逆性；负担性
(二) 、企业对融资方式的选择 首选内部融资，次选外部融资 股权融资相对来讲，风险大，资金成本高 债务融资限制条件多，机会成本大
（1） 法人企业、个人独资及合伙企业 （2） 非法人分支机构、营业单位 （3） 外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外 国保险公司分公司
(二) 、外资企业年检程序
企业直接登录外资投资企业网上年检系统或中国外资登记 网，按规定在先填写并申报年检报告书。
第二节 企业文化知识
企业文化是企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的 精神、观念、风格、心理、习惯的总和。
二、企业的管理者 1、企业的管理层次——企业有哪些管理者？ 2、不同层次管理者职能——管理者一般在做什么？
管理的层次和职位
高层管理者：董事长、 CEO、总裁、 副总裁、COO、CFO、CIO
中层管理者：主任、地区经理、部门经理 、主治外科医生、团队主管；
基层管理者：监督者、业务经理、领班 个人贡献者：操作者、专业人员
秘书企管常识
本章内容：
第一节 企业管理常识 第二节 企业文化知识 第三节 企业的人事管理知识 第四节 企业公共关系知识 第五节 企业经营常识
企业管理几点常识
一、企业与企业管理 1、企业与事业的区别？——企业的特点
2、什么是企业管理？ 是指对企业从事的生产经营活动进行计划、组织、指挥、监督和调节 ，有效地利用人力、物力、资金、信息、时间和技术等资源，实现最 大化的企业经营目标。 企业管理中的重点工作：决策和计划；组织和指挥、监督与控制、调 节与激励。
制度
精神
物质
三层论： 文化结构
（一） 精神层 （二） 制度层
1、 企业最高目标 1、 一般制度
2、 企业哲学 3、 企业精神 4、 企业风气
2、 特殊制度 3、 企业风俗
5、 企业道德
6、 企业宗旨
（三） 物质层 1、企业标识 2、 企业外貌 3、 企业产品
4、企业造型、标志性 建筑 5、企业纪念品 6、企业媒介网络 7、企业文化体育生活 设施
三、 人员招聘与培训
（一） 人员招聘流程、方式与招聘原则
1、 人员招聘流程
3、 人员招聘原则
1） 招聘计划阶段 2） 招聘信息发布阶段 3） 招聘测试阶段 4） 人事决策阶段 5） 职工入职阶段 6） 招聘报告阶段
四、 企业年检常识
企业年检：工商行政管理机关依法按年度对企业进行检查， 确认企业继续经营资格的法律制度。
(一) 、内资企业年检程序
1、 内资企业年度网上年检审报流程 2006年开始调整为3月1日至6月30日，企业凭营业执照到所 在地工商行政管理部门领取年检报告书，或通过登陆北京市 工商行政管理局网站申报年检。 网上年检申报网址： 2、 企业年检应提交的材料 （P209-210） 注意不同类型企业需提交的材料
管理者一般从事的活动
1、传统管理：决策、计划和 控制
2、沟通：交流例行信息和处 理文书工作
3、人力资源管理：激励、惩 戒、调解冲突、人员配备
4、网络联系：社交活动、 政治活动和与外界交往。
成功的管理者：用在组织中 晋升的速度快慢作为标志。
有效的管理者：用工作成绩 的数量和质量以及下属对其 满意和承诺的程度作为标志
二、 企业文化的特征和功能
（一） 企业文化的特征 1、 独特型 ——个性 2、 普遍性 3、 可塑性
（二） 企业文化的功能 1、 激励功能 2、 导向功能 3、 约束功能 4、 凝聚功能 5、 稳定功能 6、 辐射功能——企业文化对社会的影响
三、 CIS策划
什么是CIS ——MI;BI;VI
（一） CIS策划的原则
1、 全方位推进
2、 以公众为中心
3、 实事求是
4、 求异创新
5、 两个效益兼顾
（二） 理念识别（MI） ——是灵魂、原动力
（三） 行为识别（BI） ——是主要载体
（四） 视觉识别（VI） ——是最直观最有冲击力的部分
注意三I的关系
第三节 企业的人事管理
一、 团队管理 （一） 团队管理与团队精神
（一） 人事档案保管制度的基本内容 1、 归档制度 2、 核查制度 3、 保卫保密制度 4、 统计制度 5、 转递制度
（二） 人事档案利用制度
1、 人事档案利用的手续 1） 查阅手续
2） 外借手续
3） 出具证明材料的手续
2、 人事档案利用的方式 1） 设立阅览室以供利用查阅 2） 借出使用 3） 出具证明材料
组织层次
高层管 理人员
中层管理 人员
基层管理人员
计
组
划
织
领
控
制 导
各级管理人员执行各项管理职能所需的时间
二、管理的任务与职能
1、任务： 资源利用效果－－做正确的事 资源利用效率－－正确地做事
管理的意义在于提高效益
正确地做正确的事
效率与效果哪个更重要？
资源利用效果－－做正确的事 资源利用效率－－正确地做事