工作分析的过程

工作分析的过程
图3-2 工作分析的阶段
1.计划工作分析
在进行工作分析的过程中，在从管理者和员工那里搜集资料之前，首先要做一个计划。也许最 重要的考虑是明确工作分析的目标，是什么，至关重要的是要得到高层管理者的支持。
这一阶段的具体任务如下。 ①要明确工作分析总目标、总任务，并根据总目标、总任务对企业现状进行初步分析。 ②设计调查方案。此项工作涉及内容范围较广，包括明确调查目的、确定调查单位和对象、确 定调查项目、确定调查表格和填写说明，以明确调查时间、地点、方法等。
②工作描述，包括以下几项。 a.工作概要，用简练的语言来说明工作设立的目的、工作的性质、中心任务。 b.工作活动内容，具体包括：各工作活动的基本内容，各活动内容占工作时间的百分比，权限，执行依据，其他。 c.工作职责，逐项列出任职者的工作职责。 d.工作结果，说明任职者执行工作应产生的结果，最好采用定量的形式。 e.工作关系，包括：工作受谁监督，工作的下属，职位的晋升、转换关系，常与哪些职位发生联系。 f.工作人员运用的设备和信息说明，主要指的是所使用的设备名称和信息资料的形式。
工作说明书用文件的形式来表达工作分析的结果，基本内容包括工作描述和任职者说明。工作 描述一般用来表达工作内容、职务、职责、环境等，任职者说明则用来表达工作所需的资格要 求，如技能、学历、训练、经验、体能等。
4.起草工作描述和工作说明书
（1）工作说明书的内容 ①基本资料，包括：职务名称、直接上级职位、所属部门、工资等级、工资水平、所辖人员、定员人数、工作性质等。
5.维护、更新工作描述和工作规范
一旦工作描述和说明形成，并已经由相关人员审查完成，企业就 必须开发一种系统来使它们满足当前的需要。为了保证在合适的 时机进行审查，在其他人力资源活动中使用工作描述和工作规范 不失为一种有效的方法。
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3.执行工作分析
（4）工作执行人员必备条件分析 ①必备知识分析，如最低学历要求，对所用设备的材料、工艺规程、安装技术的最低要求，与 管理有关的技术理论的最低要求。 ②必备经验分析，指对各工作执行人员为完成工作任务所必需的操作能力和实际经验的分析。 ③必备操作能力分析，指根据前两项提出的要求，通过典型操作来规定从事该项工作所需的决 策能力、创新能力、组织能力、适应性、注意力、判断力、智力、操作熟练程度。 ④必备的心理素质分析，即根据工作的特点确定的工作执行人员的职业性倾向。
对于工作分析操作的要求及其作用，也应该向相关单位的成员做出清晰而 完整的说明。
2.准备和介绍工作分析
工作分析的准备始于对所考察岗位的识别。审查现存的岗位描述、组织系统图、以前的岗位分 析信息、其他与行业相关的资源，这些都是规划的一部分。在这一阶段要明确谁来进行工作分 析及要使用的方法。重要的一步是向管理人员、受影响的员工和其他有关人士解释工作分析的 过程。
1.计划工作分析
同时，这一阶段还要解决如何开展分析活动的问题，具体包括下列几项内容。 ①选择信息来源。信息来源于工作执行者、管理监督者、顾客、工作分析人员等。 ②选择工作分析人员。工作分析人员应具有一定的经验与学历，同时应保持工作分析人员开展 活动的独立性。 ③选择信息收集的方法和分析信息适用的系统。信息收集的方法和分析信息适用的系统是由工 作分析的目的决定的。 ④取得认同和合作。对于所有的工作分析计划方案，组织领导充分了解方案目标、合作方法、 所需费用、所耗精力，都是很重要的。因此，在计划实施前，应该把工作分析方案和计划向上 级领导报告并争取他们的同意。
劳动强度分析的目的在于确定工作的标准活动量。劳动强度可用本工作活动中劳动强度指数最 高的几项操作来表示。如果劳动强度指数不易确定，可用标准工作量来表示，如劳动的定额、 工作核算基准、不合格率等。
3.执行工作分析
（3）工作环境分析内容 ①工作物理环境，即温度、湿度、照明、噪声、震动、异味、粉尘、空间、油渍以及工作人员 每天和这些因素接触的时间。 ②工作安全环境，如工作危险性、可能发生的事故、事故发生率、劳动安全条件等。 ③社会环境，如工作所在地的生活方便程度、工作环境的孤独程度、上级领导的工作作用、同 事关系。
1.计划工作分析
为了保证工作分析的顺利进行，上级领导应该深刻理解工作分析方案，向 其他人就计划方案做出解释，并与下属一起积极推行计划方案。计划方案 要有明确的目的，尽量取得中层管理者的支持。同时，必须与员工代表进 行讨论。员工代表代表着员工的利益，有很强的责任感。解释和讨论计划 方案，是为了征求各方面的意见并取得统一。
①做好职工对工作分析的接纳工作，如宣传调查的意义，确立良好的心态，建立友好的合作关 系。要特别注意调节相关职工的心态，否则工作分析将举步维艰。 ②组织有关人员学习职务调查、分析的具体实施步骤和方法。负责调查的人员很大程度上影响 着资料的准备及所发生的费用，所以企业要认真做好调查人员选派、培训工作。
2.准备和介绍工作分析
3.执行工作分析
工作内容分析是指明确工作行为，如工作的中心任务、工作内容、工作的独立性和多样化程度、 完成工作的步骤、使用的设备和材料等。
工作责任分析是指通过对工作相对真实性的了解来配备相应权限，保证责任和权力对等。应尽 量用定量的方式确定责任和权力。
工作关系分析是为了了解工作的协作关系。例如，该工作制约哪些工作，受哪些工作制约；相 关工作的协作关系；在哪些工作范围内升迁或调换。
2.准备和介绍工作分析
②职业分类标准。职业分类是指根据一定的标准和分类原则，对社会职业进行的全面、系统的 分类。我国有《职业分类大典》，美国有《职位名称词典》。我们在进行工作分析时可以查阅 相关工作分类资料，找到相关工作及工作描述，进行参考和借鉴。
（2）一手资料收集 工作信息收集通常采用下面几种方法：关键事件分析法、观察法、访谈法、写实法、工作分析 问卷法等。
在这个过程中，信息的收集渠道主要有以下几个。
（1）背景资料收集——二手资料 ①组织现有的资料。组织现有的资料可以分为组织结构图、部门职能说明书、组织中现有的工 作说明资料。组织结构图描绘创造产出的不同个人和工作单位/部门之间的静态关系，是一个 粗略的框架。传统的组织结构形式有职能结构形式和事业部结构形式，现在主要有矩阵结构形 式和工作团队等形式；部门职能说明书用于描述部门的职能、每一个要素及其设置，工作分析 就是将职能和使命分解到部门内部职位上；对于新的组织，组织中现有的工作说明资料主要是 公司规章及招聘广告等少量资料。对于已经存在的组织，主要是以前工作分析的结果。
工作分析 的过程
工作分析的过程
工作分析是现代组织实行科学管理的重要手段之一，是每一个人力资源管理工作者必须熟 练掌握的一门专业技术。工作分析是为了收集、分析、综合和报告工作要求及奖励的信息 而对工作进行研究的整个过程。所以，工作分析不只是指分析的特定方法和技术，更是指 整个过程。
工作分析的过程必须按照逻辑的方式进行，要遵循恰当的管理实践和专业的心理测量实践。 因此，不管使用何种工作分析方法，分析者一般要经历一个多阶段的过程，如图3-2所示。 对于每个阶段我们会在下面具体讨论。
4.起草工作描述和工作说明书
在第四阶段，工作分析者起草工作描述和工作说明书。组织通常不主张让管理者和员工写工作 描述。因为，第一，那样做减少了形式和细节的连贯性，而这两项对于工作描述的法律后果是 很重要的；第二，管理者和员工的写作能力各不相同，并且他们所写的工作描述和工作说明书 可能反映他们所做的和他们的个人能力，而不是该岗位要做什么。写完的草稿在定案之前应该 先由管理者和主管审查，然后才是员工。
4.起草工作描述和工作说明书
③任职资格说明，主要包括以下几个方面：所需最低学历，培训的内容和时间，从事本职工作以及相关工作的年限和经验，一般能力，兴 趣爱好，个性特征，职位所需的性别、年龄规定，体能要求，其他特殊要求等。
④工作环境，具体包括如下内容。 a.工作场所，指在室内、室外还是其他特殊场所工作。 b.工作环境的危险性说明，指的是危险存在的概率大小，对人员可能造成伤害的程度、具体部位，已发生的记录，危险产生的原因等。 c.职业病，即从事本工作可能患上的职业病的性质说明及轻重程度表述。 d.工作时间要求，如正常工作时间、额外加班时间的估计等。 e.工作的均衡性，即工作是否存在忙闲不均的现象及发生的概率。 f.工作环境的舒适程度，即是否在恶劣的环境下工作，工作环境给人带来的愉悦感如何。
4.起草工作描述和工作说明书
（2）工作说明书的编制
编制工作说明书时需要注意以下几点：工作说明书的内容可根据工作分析 的目标加以调整，内容可简可繁；在形式上，工作说明书可以用表格形式 表示，也可采用叙述形式，一般应加注工作分析人员的姓名、人数；工作 说明书中，对需个人填写的部分应运用规范术语，字迹要清晰，力求简洁 明了、美观大方。企业应根据工作分析的目标选择编制适合的工作说明书。
3.执行工作分析
企业如果使用问卷调查，最好让员工先把问卷交给他们的主管或者管理者审阅一下，再交 给进行工作分析的人。与问卷同时发放的还应该有一封解释该过程的信，以及关于如何完 成和交还问卷的说明。一旦整理完从工作分析中得来的资料，就应该按照岗位、组织单元、 岗位类别对这些信息进行分类。
企业按选定的方法、系统和程序收集信息后，接下来需要开展信息分析活动和综合活动。 其中，信息分析活动主要包括信息描述、信息分类、信息评价；综合活动对所有获得的分 类信息进行解释、转换和组织，使之成为可供使用的条文。具体而言，工作信息的分析包 括以下内容。
3.执行工作分析
（1）工作名称分析 工作名称分析的目的是使工作名称标准化，以力求通过名称使人了解工作的性质和内容， 所以工作名称要满足准确、美化的要求。
（2）工作规范分析 工作规范是工作分析的一项重要内容。工作规范分析的目的是全面认识工作整体。它包括 工作内容分析、工作责任分析、工作关系分析、劳动强度分析。