文件管理程序
文件管理程序规定
文件管理程序规定1. 简介本文件旨在规范文件管理程序，确保文件的安全性和有效性。
以下是文件管理的相关规定。
2. 文件分类为了便于管理和查找，所有文件按照类别进行分类。
以下是常见的文件类别：- 重要文件：包括合同、协议、法律文件等；- 会议文件：包括会议议程、会议纪要等；- 培训文件：包括培训材料、培训手册等；- 公司文件：包括组织架构、规章制度等；- 项目文件：包括项目计划、进展报告等。
3. 文件命名规范为了方便识别和检索文件，所有文件应遵循统一的文件命名规范。
以下是文件命名规范的要点：- 使用清晰的文件名，能够描述文件内容；- 避免使用特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符代替；- 文件名应简洁明了，尽量不超过30个字符。
4. 文件存储位置为了确保文件的安全性和可访问性，所有文件应存储在统一的文件存储位置。
以下是文件存储位置的规定：- 创建统一的文件夹结构，按照文件类别和年份进行分类；- 文件夹的命名应简洁明了，能够描述文件内容；- 为每个文件夹设定合适的访问权限，限制文件的访问范围。
5. 文件版本管理为了确保文件的变更可追踪和历史记录的完整性，所有文件的版本应进行管理。
以下是文件版本管理的相关规定：- 每个文件应有唯一的版本号，用于标识文件的不同版本；- 每次对文件进行修改时，应记录修改的日期、修改人和修改内容；- 旧版本的文件应保留一定时间，以备查阅和回溯使用。
6. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失的风险，应定期对文件进行备份。
以下是文件备份与恢复的要求：- 定期将文件备份至稳定可靠的存储设备或云端；- 在备份时应确保文件的完整性和一致性；- 出现文件损坏或丢失时，应及时进行恢复或重新备份。
7. 文件销毁与归档为了遵守相关法律法规和保护信息安全，需要定期对文件进行销毁和归档。
以下是文件销毁与归档的规定：- 对于不再使用的文件，应及时进行销毁，并确保文件内容无法恢复；- 对于需要长期保留的文件，应进行归档，并设定适当的访问权限。
文件管理程序
质量程序文件程序名称：文件管理程序版本：2.0程序编号：拟制：审核：批准：会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部生产部PMC部SMT部采购部技术部研发部塑胶部商务部体系管理部版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1.0 文控中心1.1 体系管理部2.01目的为了对与质量体系有关的文件和资料（质量记录除外，质量记录的控制见《质量记录控制程序》）进行控制，确保其正确性、有效性和可追溯性，防止使用失效或作废的文件，特制定本程序文件。
2适用范围本程序适用于xx科技实业（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。
3职责3.1体系管理部文控中心：负责公司体系文件的编号、发放、更改控制和管理；负责外来文件的发放、更改控制和管理；3.2文件接收使用部门：负责接收文控中心发至的各类体系文件，并作签收登记，按照要求对各类体系文件进行传阅登记、建立目录检索；3.3各部门相关岗位人员：负责与本部门质量职责相关的各类质量体系文件的编制；4名词解释4.1质量体系文件质量体系文件是指质量体系实施中所涉及和形成的质量文件。
分三个层次：一级质量手册、二级质量程序文件和三级质量文件。
4.2质量手册质量手册是指阐述组织质量方针，并描述其质量体系的文件。
包括质量方针的陈述、引用的程序文件、与质量有关人员的岗位职责、权限，以及对手册的评审、修改和控制的规定等。
4.3质量程序文件是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。
它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件，在结构上包含程序部分、流程图和相关表式。
4.4 三级质量文件详细的作业文件，如：检验规范、设计文件、工艺文件、工作指引、作业指导书、质量记录、测试软件等。
4.5 受控（质量）文件在质量体系中，从制定到作废的整个过程受文件管理控制的文件为受控文件，以“受控文件”章或文件编号作为受控文件的标识（文件正本在文件背面盖“正本文件”章）。
IATF 16949 文件管理程序
4.6.4 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司
生产有关之信息的变更，业务部应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间不能超过十个工作日；并由责任部门发文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工程变更管理程序》。
3.3定义：
文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录控制程序》进行控制。
受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，受控文件封面一般用加盖受控章（但不限于）进行识别。
4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向
管理者代表提出申请，得到批准后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控文件。丢失文件按10元/份处罚，交品质部文控保管并公示。
4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发现文件有疑问、错误
或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按4.6程序修改,使用部门不得擅自修改文件。
c) 文件页眉:包括文件编号、版本、页次。
d）文件主体：1.0目的:输入文件的目的;2.0范围:输入文件适应的范围;3.0职责:输入文件中活动的执行职责及权限界定;4.0定义;5.0程序内容:输入活动过程的描述及步骤;6.0相关文件:输入此文件中所阐述的相关参考文件;7.0相关记录:输入此文件中相关的记录表单; 流程图、乌龟图（选用，或另外做）。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 外来文件的种类：
1）法律法规类；
2）技术资料类（包括客户提供、协力厂商）；
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
内部文件管理程序(一)
内部文件管理程序（一）引言概述：内部文件管理程序是一种用于组织、存储和管理组织内部文件的软件工具。
通过该程序，用户可以方便地查找、共享和更新文件，提高工作效率和协作性。
本文将详细介绍内部文件管理程序的五个主要方面。
正文：一、文件分类和组织1. 创建文件分类体系，根据业务需求和文件属性划分不同的类别，如销售、财务、人力资源等。
2. 确定每个分类下的文件存储结构，建立有效的文件夹和子文件夹，使文件组织结构清晰可见。
3. 设定文件命名规则，以便用户能够快速定位和识别文件。
二、权限管理和文件访问1. 分配不同用户或用户组的访问权限，确保只有授权用户可以查看、编辑或删除文件。
2. 支持细粒度权限控制，允许在文件夹、文件和功能级别上设置权限，以满足不同角色和职责的用户需求。
3. 提供版本控制功能，记录文件的修改历史，并可回滚到之前的版本，保证数据完整性和可追溯性。
三、文件搜索和检索1. 提供全文搜索功能，使用户能够通过关键词快速定位文件和相关信息。
2. 支持高级搜索选项，如按文件类型、日期、作者等进行过滤和排序，提供更精确的搜索结果。
3. 开放API接口，与其他工具或系统集成，实现跨平台文件搜索和检索。
四、文件共享和协作1. 允许用户在内部共享文件夹或项目组中分享文件，提高协作效率和信息共享。
2. 支持版本同步和冲突解决，确保团队成员可以同时访问和编辑文件，避免数据丢失或冲突。
3. 提供评论和讨论功能，在文件中留言、建议、讨论信息，方便团队内部交流和反馈。
五、安全和备份1. 设定文件管理程序的系统级安全策略，包括用户身份验证、访问日志记录、加密传输等，保证文件的安全性。
2. 定期进行备份，避免数据丢失和灾难恢复困难。
3. 提供灾难恢复功能，使用户能够在系统崩溃或故障后快速恢复文件，保护组织数据的可用性。
总结：内部文件管理程序在组织内部文件的分类和组织、权限管理和访问、文件搜索和检索、文件共享和协作、安全和备份等方面发挥重要作用。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
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6.5.8设计文件由研发部拟稿人的上一级主管审核，上二级主管批准。
6.5.9支持性文件由编制部门拟稿人上一级主管审核，上二级主管批准。
6.5.10文件一经批准，则成为有效文件，列入管制。
6.6文件的编号：
6.7.1.1经批准后的质量/环境手册和程序文件（含支持性文件）需交给品保部管制发行（程序文件需连同《文件草案审查表》与《表单审核批准记录单》交至品保部）。
6.7.1.2品保部将文件扫描放置于品保部活页夹。
6.7.1.3审核机构或顾客需要质量、环境手册和程序文件，为非受控文件，只需盖“副本”章，由品保部记录即可。
6.5.3质量目标由质量委员会负责制定，管理者代表审核，总经理批准后实施。
6.5.4环境目标、指针和环境管理方案由管理部负责制定，管理者代表审核，总经理批准后实施。
6.5.5《质量手册》和《环境手册》由品保部负责编制，管理者代表审核，总经理批准后实施。
6.5.6各相关部门的程序文件及使用表单在起草完毕后需打印好(包括文件中产生的新表单)，由拟稿部门填写《文件草案审查表》和／或《表单审核批准记录单》，提交委员会讨论或审查；经讨论通过后，由文件编制部门打印成审批稿，连同《文件草案审查表》和／或《表单审核批准记录单》一并提交拟稿人的部门最高主管审核，管理者代表批准。
质量、环境手册
品保部
管理者代表
总经理
品保部
程序文件
各部门
编制部门最高主管
管理者代表
品保部
工艺文件
生产工程部/制造部
编制人的上一级主管
编制人的上二级主管
生产工程部/生产部
检验计划
品保部
编制人的上一级主管
编制人的上二级主管
品保部
检验指导书
品保部
编制人的上一级主管
编制人的上二级主管
品保部
检验标准
品保部
编制人的上一级主管
3.参考文件：
3.1《技术文件管理规定》。
3.2《电子数据管理规定》。
3.3《文件编号规定》。
4.权责：
4.1文件的签核拟稿栏﹕品保部，审核栏﹕品保部主管，核准﹕管理者代表。
4.2管理部是电子数据管理的主管部门。
4.3品保部是质量、环境管理体系文件管理的主管部门。
4.4品保部负责制订质量、环境管理体系文件管理办法和检验文件、设备文件的管理及环境法律法规的收集和管理。
6.1.1顾客的相关文件。
6.1.2外来文件。
6.1.3企业体系文件。
6.1.4企业技术文件。
6.1.5法律法规要求。
6.1.6文件更改申请。
6.2工作程序输出：
6.2.1受控文件清单。
6.2.2文件评审、发放记录。
6.2.3文件更改记录。
6.2.4文件销毁记录。
6.2.5标识清楚的作废文件。
6.3过程绩效指标：
文件的编制采用分工合作的方法进行：
6.4.1质量委员会负责组织各相关部门编制质量体系有关的程序文件。
6.4.2环境系统推动委员会负责组织各相关部门编制环境体系有关的程序文件。
6.4.3质量手册和环境手册由管理者代表主导（品保部部门长编制）编制。
6.4.4质量体系和环境体系的程序文件和支持性文件由各部门按需要编制。
6.6.1质量/环境手册、程序文件及支持性文件的编号方法由品保部负责，按《文件编号规定》执行。
6.6.2技术文件则按研发部编制的《技术文件管理办法》实施。
6.6.3各部门、车间形成的文件由本部门负责编号管理。
6.6.4文件的编号应确保唯一性，便于追溯，避免重复册、程序文件及支持性文件的发行：
项目
频次
责任部门
内审时抽查的文件差错率1%(包括文件字错、版本错、文件破损、未归位等,差错率=不合格数/抽检总数*100%)
依实际审核日期
内审小组
6.4文件的编制：
质量委员会和环境系统推动委员会是文件编制的主导机构，经总经理批准成立，由管理者代表(质量和环境管理者代表)、管理部部门长、研发部部门长、制造部门长、品保部部门长、采购部门长、生产工程部部门长和营业部部门长组成，并且负责质量、环境管理体系的推行工作，文件编制的依据是ISO9001《质量管理体系--要求》、ISO14001《环境管理体系--使用规范指南》标准。
6.7.6文件的发行应有记录和签名。
6.8企业内文件和资料的编制、审核、批准、发行和保管权责如下图：
文件和数据的种类
种
编制
审核
批准
发行
质量方针
质量委员会
管理者代表
总经理
品保部
环境方针
管理者代表
总经理
品保部
质量目标
质量委员会
管理者代表
总经理
品保部
环境目标、指针、环境管理方案
管理部
管理者代表
总经理
品保部
编制人的上二级主管
品保部
设计文件
研发部
编制人的上一级主管
编制人的上二级主管
研发部
4.5研发部负责设计和外来技术文件的管理，其它外来文件由营业部负责管理。
4.6生产工程部负责工艺文件管理。
4.7各部门、制造车间负责本部门文件的控制和管理，保证本部门、车间在工作、生产现场使用有效版本的文件。
5.定义：
5.1支持性文件：对程序文件补充说明，包括一些办法或规定。
6.程序内容：
6.1过程输入：
6.4.5品保部负责检验计划、检验指导书、检验标准的制订。
6.4.6研发部负责设计文件的编制。
6.4.7生产工程部负责工艺文件和控制计划的编制。
6.5文件的审核和批准：
6.5.1质量方针由质量委员会负责编制，管理者代表审核，总经理批准后实施。
6.5.2环境方针由管理者代表负责编制，总经理批准后实施。
6.7.2作业指导书经批准后由编制部门分发至使用单位，并做好分发记录。
6.7.3除作业指导书之外的作业规程等文件，原稿存于计算机中，如有遗失或损坏，计算机打印，重新进行审批后发行。
6.7.4技术文件发行则按《技术文件管理办法》执行。
6.7.5各部门文件数据管理人员，负责收文的传递、处理，确保无效文件不被使用。
1.目的：
本程序规定了质量、环境管理体系文件(包括适当的范围的外来文件，如适用的质量和环境法律法规、标准及顾客提供的文件、图纸等)的控制，确保其有严格的分类编制、审核、批准、编号、发放、归档、更改和保管等的控制内容，防止作废文件的非预期使用，使企业的各项工作依据正确的指示进行。
2.适用范围：
该程序适用于本企业质量、环境管理体系文件和外来文件的管理。