书面沟通技能
提高书面沟通技巧的五个方法
提高书面沟通技巧的五个方法1. 引言1.1 概述在现代社会中，书面沟通技巧是每个人都需要具备的关键技能。
无论是在学习、工作还是日常生活中，我们都不可避免地需要通过书面方式与他人进行沟通。
然而，很多人在书写表达上面临诸多挑战，导致信息传达不清晰、内容混乱甚至产生误解。
因此，提高书面沟通技巧成为了一个必须要解决的问题。
1.2 文章结构本文将分享五个方法来帮助大家提高书面沟通技巧。
首先，我们将讨论如何进行清晰明了的表达，使文章内容更易于理解。
其次，我们将探讨合理组织结构和段落的重要性，以便读者能够迅速抓住主题和关键信息。
接下来，我们将介绍如何使用恰当的语言和词汇来增强文字的表达力和准确性。
然后，我们将强调语法和拼写准确性对于提升书面沟通效果的重要性。
最后，在方法五中，我们将重点介绍如何充分利用标点符号和格式化样式来增强文章的可读性和效果。
1.3 目的本文的目的是帮助读者提高书面沟通技巧，让他们能够更清晰、准确地传达自己的意思，并使信息更易于被理解和接受。
通过掌握这些方法，读者将能够在各种场合下，无论是写作邮件、报告还是其他形式的书面表达，都能更加自信和流畅地进行沟通。
现在，让我们开始探索具体的五个方法来提升大家的书面沟通水平吧！2. 提高书面沟通技巧的五个方法：2.1 方法一: 清晰明了的表达在书面沟通中，清晰明了的表达是至关重要的。
首先，我们需要用简洁明确的语言来传达我们的想法和信息。
避免使用过于复杂和冗长的句子，而是选择简洁明了的措辞。
同时，要确保句子结构清晰，并且逻辑流畅。
使用具体而不含糊的词汇，并提供明确而详细的例子来支持观点。
2.2 方法二: 合理组织结构和段落良好的组织结构对于书面沟通至关重要。
首先，确保文章有清晰的引言、主体和结论部分。
在主体部分中，合理分配段落，并根据逻辑顺序进行排序。
每个段落应该有一个核心观点，并且与上下文之间存在连贯性和衔接性。
使用恰当的转折词语来引导读者从一个观点过渡到另一个观点。
工作沟通能力优秀的证明材料
工作沟通能力优秀的证明材料工作沟通能力是现代职场中一项非常重要的技能。
优秀的工作沟通能力可以帮助个人更好地与同事合作、与上级沟通、与客户交流，提高工作效率和专业素质。
本文将从个人经验和相关研究中提供一些证明材料，以展示我在工作沟通能力方面的优秀表现。
一、书面沟通能力在工作中，书面沟通能力是我非常擅长的一项技能。
我能够用简洁明了的语言，将复杂的内容以文字形式表达清楚。
在过去的工作经历中，我经常被委以撰写报告、总结以及邮件等任务。
例如，在一次重要的项目中，我被要求书写一份详细的报告，向团队和上级解释项目的进展情况。
我通过仔细分析数据和与团队成员沟通，成功地撰写了一份内容准确、排版整齐的报告，并通过了上级的审核。
此外，我也擅长使用各种办公软件，例如微软办公套件和谷歌文档等。
我可以运用这些工具高效地撰写文档、制作演示文稿和整理数据等。
这些经验证明了我在书面沟通能力上的优秀表现。
二、口头沟通能力除了书面沟通，口头沟通能力同样是我在工作中展现出具有竞争力的技能。
我能够清晰地表达自己的观点，并倾听他人的意见和建议。
在会议和团队讨论中，我经常积极参与，与团队成员合作解决问题。
例如，在一次重要的团队会议中，我们讨论了如何改进现有的工作流程。
我提出了一些建议，并能够用简洁明了的语言解释我的观点。
我还乐于倾听其他团队成员的意见，与他们对话并进行互动。
最终，我们达成了共识，提出了可行的改进方案。
我还参与过与客户的会谈和演示。
通过与客户进行有效的沟通，我能够了解他们的需求，并能够用简单明了的语言解释产品或服务的优点。
在不同层级和背景的人之间进行口头沟通是极具挑战性的，但通过我的努力和实践，我逐渐克服了这些困难。
三、团队合作能力工作沟通能力与团队合作能力息息相关。
在我过去的工作经历中，我展现了出色的团队合作能力，这也是我在工作中脱颖而出的原因之一。
我能够与来自不同背景和专业领域的团队成员高效合作，为项目的顺利推进做出贡献。
第四章 书面沟通技巧
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
第八章：书面沟通技巧文件
沟通方法：书面语言技巧知识要点：1．书面沟通的优缺点；2.书面沟通的种类；3.书面沟通的主要障碍。
技能要求：1．掌握求职简历的写作技巧；2. 掌握书信的基本结构和写作技巧；3. 掌握电子邮件使用礼仪。
一、书面沟通概述书面沟通，就是用书面文字作表达方式，进行信息传递与思想交流的沟通形式。
如企业处理日常事务时常使用信函、计划书、报告、合同协议等方式。
（一）书面沟通的优缺点1.书面沟通的优点（1）书面沟通可供阅读，可长期保留，并可作为法律证据（2）书面沟通可使下属放开思想，避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突（3）书面沟通的内容易于复制，有利于大规模地传播（4）书面沟通讲究逻辑性和严密性，说理性更强（5）书面沟通可以反复推敲、修改，直到满意为止2.书面沟通的缺点（1）书面沟通耗费时间较长（2）容易产生沟通障碍（3）信息反馈速度较慢（4）无法运用情景和非语言要素（二）书面沟通的种类按照不同的标准，从不同的角度可以将书面沟通划分为不同的类型。
1.按照书面沟通的主体与客体分类，可分为写作和阅读。
2.按照书面沟通所用的文体分类，常用的书面文体大致可分为六类：（1）行政公文（2）计划类文书（3）报告类文书（4）法律性文书（5）新闻性文书（6）日常事务类文书二、常用文书沟通方法与技巧（一）求职简历的写作方法作为应聘者，简历是你和招聘方沟通的第一通道，往往是招聘单位了解你的第一个途径。
1．简历写给谁看雇主的需要：（1）要方便招聘人员阅读：简历一定要从招聘者的角度来设计，让对方能够快速获得明确的信息。
（2)有针对性：好的简历，必须具有针对性，雇主希望了解的内容详尽充实，雇主不需要的内容简单省略。
2．简历写作的礼仪要求礼貌用语；开头问候结尾祝颂；详略得当；语言客观平实；格式恰当；篇幅宜短；精心编排打印。
3．自我评价用事实说话：对于自己的优点，应该通过具体的事例来证明、来体现，而不应当自我夸耀。
不要自我中心主义：把以“我”开头的句子，省略掉主语，或把主语隐含于句子之中，使用主语隐化的句子可以避免自夸之嫌。
职业技能的类型
职业技能的类型一、沟通技能沟通技能是职场中非常重要的一种技能，它包括口头沟通和书面沟通两个方面。
口头沟通技能要求我们能够清晰地表达自己的意思，做到语言简练、表达准确。
同时，我们还需要倾听对方的意见，能够理解并回应对方的需求。
在沟通过程中，我们还要注意言辞的礼貌，避免冲突和误解的发生。
书面沟通技能要求我们能够用清晰简洁的语言写出准确的文字。
在书面沟通中，我们需要注意语法和拼写的正确性，并且要用适当的格式来组织文章，使得读者能够清晰地理解我们的意思。
二、团队合作能力团队合作能力是在职场中非常重要的一种技能，它要求我们能够与他人共同合作，协同完成任务。
在团队合作中，我们需要具备良好的沟通能力，能够与团队成员进行有效的交流，明确任务目标和分工。
同时，我们还需要具备良好的协调能力，能够统筹安排团队资源，解决团队内部的冲突和问题。
团队合作还要求我们具备良好的合作精神，能够与他人和谐相处，互相尊重和支持。
在团队合作中，我们还需要具备灵活性和适应性，能够适应不同的工作环境和团队文化。
三、问题解决能力在职场中，问题解决能力是非常重要的一种技能，它要求我们能够迅速分析和解决问题。
问题解决能力包括分析问题、制定解决方案和执行方案三个方面。
在分析问题时，我们需要能够准确地找出问题的根源，并进行合理的判断和评估。
在制定解决方案时，我们需要能够提出切实可行的解决方案，并且能够评估解决方案的风险和效果。
在执行方案时，我们需要能够有效地组织和协调资源，确保解决方案能够顺利实施。
问题解决能力还要求我们具备灵活性和创新性，能够从不同的角度思考问题，寻找新的解决方法。
同时，问题解决能力还要求我们具备坚持和耐心，能够在解决问题的过程中不断调整和改进。
四、领导能力领导能力是在职场中非常重要的一种技能，它要求我们能够有效地领导团队，实现团队的目标。
领导能力包括目标设定、团队管理和决策能力三个方面。
在目标设定时，我们需要能够明确团队的目标，并能够将目标有效地传达给团队成员。
在职场中建立良好的口头和书面沟通能力
在职场中建立良好的口头和书面沟通能力引言1.1 概述在职场中，建立良好的口头和书面沟通能力是非常重要的。
无论是与同事合作、向上级汇报、与客户沟通，还是参加会议、撰写报告，都需要运用有效的口头和书面沟通技巧。
良好的沟通能力可以提高工作效率，减少误解和冲突，并增强个人职业形象。
1.2 文章结构本文将介绍如何在职场中建立良好的口头和书面沟通能力。
首先，我们将探讨建立良好口头沟通能力的方法，包括清晰表达观点、善于倾听与回应以及避免语言障碍。
其次，我们将讨论建立良好书面沟通能力的要点，如使用简洁明了的语言、注意文字规范与格式化以及审慎选择用词。
最后，我们将提供一些实践提升沟通技巧的建议，包括参加相关培训与研讨会、寻求他人反馈和建议以及制定个人提升计划。
1.3 目的本文旨在帮助读者认识到在职场中建立良好口头和书面沟通能力的重要性，并提供实用的方法和建议，以帮助他们提升自己的沟通技巧。
通过有效的口头和书面沟通，读者可以更好地与他人合作、解决问题、传达信息，并取得在职场中的成功。
我们相信，通过本文的指导，读者将能够在职业生涯中建立起强大而有力的沟通能力。
2. 建立良好口头沟通能力:2.1 清晰表达观点:在职场中，清晰地表达自己的观点是建立良好口头沟通能力的关键。
首先，要确保以简洁明了的语言表达自己的思想和意见。
使用简单、易懂的词汇和短句可以帮助他人更好地理解你所说的内容。
同时，要避免使用行业术语或过多的专业名词，除非对方也具备相同的背景知识。
其次，要注重逻辑性和结构性。
在表达观点时，将想法组织成清晰连贯的结构可以更有效地传达信息。
通过提前规划和组织自己的观点，并按照一定顺序进行演讲或讨论，可以使听众更容易理解和跟随你的思路。
最后，要注意语速和语调。
快速说话可能会导致听众无法跟上你的思路，而慢速说话则可能让人感到无聊或厌烦。
因此，在口头沟通中要控制自己的语速，并合理运用语调来突出重点或强调关键信息。
2.2 善于倾听与回应:良好口头沟通能力不仅包括表达自己的观点，还要善于倾听他人并做出适当的回应。
书面沟通技能(PPT51张)
尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划 非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他 在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成 功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的 话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日
卓冠祺管理咨询公司
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1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。 2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。 3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。 4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！ 5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。 6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！ 7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！ 8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。 9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。 10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。 11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。 12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。 13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。 14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过......但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。 15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。 16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。 17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。 18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。 19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。 20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其 实都是祝愿。
如何有效提升书面沟通能力
如何有效提升书面沟通能力如何有效提升书面沟通能力概述：书面沟通是一种重要的沟通方式，尤其在职场和学术领域中，具有很大的影响力。
然而，很多人在书面沟通方面存在困难，无法准确表达自己的思想和观点。
本文将探讨一些提升书面沟通能力的有效方法，希望能够帮助读者更好地应对书面沟通挑战。
正文：1. 词汇和语法的提升词汇和语法是书面沟通的基础，具有很大的影响力。
要提升书面沟通能力，我们首先需要加强词汇的积累和语法的学习。
建议背诵常用的词汇和短语，尤其是常见的学术和行业术语。
同时，要多读英语原版书籍，提高语感和理解能力。
另外，通过参加语法课程和写作培训，可以提升语法知识和写作技巧。
2. 阅读和写作的训练阅读和写作是提升书面沟通能力的核心方法之一。
通过大量的阅读，可以提高自己的写作素材和思维逻辑。
建议多读优秀的英语文学作品，学习表达方式和写作技巧。
同时，要注重写作的实践，每天写一些日记、文章或者博客，锻炼自己的写作能力。
可以请他人进行修改和指导，及时纠正自己的错误和不足。
3. 定制个人学习计划有效的学习计划是提升书面沟通能力的关键。
根据自己的实际情况和需求，制定一个详细的学习计划，包括学习目标、时间安排和学习方法。
可以利用专业的学习资源和工具，如在线课程、学习社区和语言交流平台。
还可以参加写作培训班或者找到一位写作导师，获得更系统的指导和反馈。
4. 养成良好的写作习惯要提升书面沟通能力，需要养成良好的写作习惯。
首先，要保持一定的写作频率，每天都写一些东西，让自己的写作能力得到锻炼。
其次，要注重写作过程的规范和严谨，注意事实的准确性和逻辑的连贯性。
另外，要保持积极的心态，接受他人的批评和建议，不断改进和提升自己的写作水平。
5. 练习跨文化交流跨文化交流是提升书面沟通能力的重要方面。
在跨文化环境中，不同的语言和文化背景可能会带来一些沟通障碍。
因此，要了解对方的文化习俗和语言特点，避免使用触犯他人的表达方式。
可以通过参加语言交流活动、交换学生或者跨文化实习，增加自己的跨文化体验和沟通能力。
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说明性信函
向读者说明情况，便于读者了解有关信息。既不肯定，也 不否定，许多商务信函均可归入此类
组织的内部文件，评估信，个人证明， 推荐信，资质证明等
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说明性信函的基本结构
陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
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尊敬的凌先生： 您好！ 现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一
成功报告的条件
报告内容应该统一 报告内容应该完整 所有的信息应该准确 基于逻辑分析和材料分类的写作 内容表述方式应使计划清楚 报告写作风格应简单精炼，便于阅读 尽量使所有可能的读者都易于了解
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笔头沟通实践
简历的写作 商务信函 论文的写作
17
简历的写作
精彩简历的七大要点
﹡真实 ﹡全面 ﹡简练
确认信，致谢信，祝贺信， 含有好消息的投诉回复信等
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肯定性信函的基本结构
告知好消息，综述要点 列出细节和背景资料 积极说出可能的消极因素 阐明读者受益处 结尾充满友善、积极、关怀和期待
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尊敬的王茵女士： 您好！ 据我们蓝航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我公司
航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请 接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失 去一个像您这样宝贵的顾客。
12
电子邮件注意
与不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的 语气，包括适当的称呼和敬语。
使用简单易懂的主题行以准确传达要点。 说您要说的话，但简明扼要。 使用易于辨认的字体和大小，商务通信中避免矫
饰华丽的风格。 使用显示完整的联系人信息的电子邮件签名或电
子名片，包括电话号码和公司名称。 收到合法发件人的电子邮件，及时确认收到。 外出24小时以上，使用自动回复功能。
毫无疑问，这件事引起了有关机场和部门的高度重视。尽管我 们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序 的偶尔疏忽造成了这次事件。
我们非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，并且希望 这件事不会破坏您对蓝航公司的良好印象。感谢您乘坐我公司的 航班。
此致 康晓东
客户关系部经理 2005年8月7日
﹡重点突出 ﹡语言准确 ﹡版面美观 ﹡评价客观
18
简历写作要领
﹡长度 ﹡重点 ﹡细节 ﹡风格 ﹡格式、打印和纸张
19
简历的内容
﹡姓名、地址、电话 ﹡事业发展目标（2－3行） ﹡教育程度 ﹡奖励和荣誉 ﹡经历 ﹡参加的活动 ﹡证明人
20
简历的种类
﹡时间式简历
— 倒叙
﹡技能式简历
— 教育和经历与现所申请 的工作无联系
— 改行 — 最近的工作经历容易被误解
21
简历成功要诀
﹡求职目标清晰明确 ﹡突出过人之处 ﹡用事实和数字说明强项 ﹡自信但不自夸
22
商务信函的种类
肯定性信函 说明性信函 负面性信函 劝说性信函
23
肯定性信函
向读者提供好消息，便于读者正确理解，消除负面影响， 即你同意做某事，答应某个要求，如发送货物、提供服务、 支付款项、出席会议等
主讲：陈馨贤
书面沟通技能
书面沟通的作用、特点 书面沟通原则 简历写作 商务信函 论文写作
2
书面沟通的作用
➢ 信息易于记录和永久保存 ➢ 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 ➢ 信息传递速度快 ➢ 可以更多关注细节方面的信息 ➢ 比口头表达采用更为精确的用词
3
商务写作与一般写作比较
商务写作
一般写作
较为严谨、正式
较为宽松、非正式
平白直述
多有修饰
读者针对性强
读者多层面
一般用第一或第二人称 运用变换的人称
负有一定的法律责任 通常无需负法律责任
4
商务写作的重要性
组织内部沟通的公文 组织外部沟通的公文
5
组织外部沟通的公文
公文
定义
目的
职责说明 年度报告 感谢信
Байду номын сангаас
某一职位工作性质描 传递信息：说服有才能的
述 ， 用于 业绩评估 ， 人报名；树立良好形象
工资评定和聘用审核
总结全年的财务情况， 传递信息：说服持股人支持本股；
向股东汇报
投资者购进该股；树立良好信誉 （公司健康运营）
写 给 供 货 商 、 客户 或 树立良好形象 任何帮助过公司和公 司员工的个人或组织
组织内部沟通的公文
公文
定义
目的
概要
附在文件前的说明，告知对方发 传递信息：说服对方阅读文
意见或提拔推荐
提高自己的水平
祝贺信
祝贺获奖、升职或得到社区认可 树立良好形象 的员工
书面沟通的原则
思维清晰 目的明确 全面了解主题 换位思考
8
书面沟通的基本形式
备忘录；电子邮件； 信函；建议书； 报告；摘要 ……
9
备忘录
• 组织内部信息传递的形式。 • 可以写在白纸上，而不一定是印有组织抬头的信笺。 • 要求简明扼要，较长信息采用附件。 • 四个基本要素：日期、主题、送交、发送 • 有时可包括附件和复印件 • 不需附加的问候、地址或签名
13
报告的概念
• 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求 看报告的人之间的信息或建议的交流形式。
• 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。
14
报告的部分类型
特别报告 调研报告 计划报告 可行性报告 建设报告 正式报告
初始报告 中期报告 评估报告 检验报告 工作报告 目击报告
例行报告 操作报告 设计报告 审查报告 进展报告 非正式报告
送公文的原因
件；树立良好信誉和形象
月、季度报 告
政策、规章 公报
总结该时段内的利润、生产和问 题的报告。用作计划下时段活动 的参考
公司政策和规定的声明（例：怎 样订货等）
传递信息：树立良好形象和 信誉（报告内容准确、完整； 作者了解公司的情况）
传递信息：树立信誉（政 策和规定是合理的）
业绩评估
对职员的表现进行评估；附改进 传递信息：说服员工不断
10
电子邮件
• 组织内外部信息传递的形式。 • 要求简明扼要，较长信息采用附件。 • 使读者在无须大量使用“下滚条”的情况下能读取整篇文
章 • 通过标题栏和首段来吸引读者 • 需附加的问候、地址或签名
11
发送前检核
是否称呼对方名字并使用了适当的问候语？ 是否已通读电子邮件以检查是否有错误？ 电子邮件的语气是否热情友好？ 是否鼓励进一步联系？ 文档作为附件还是作为邮件正文发送？ 以纯文本格式还是以html格式发送？ 是否使用了主题行？ 邮件主题是否足够吸引读者？