提高公文流程管理效率案例1

缩短了文件接收时间，能及时 按照文件要求执行或上报材料。
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改进措施（4/5）
兼 职
人 员 更 换 频 繁
专 职
1.分工太多，不能及时转办文件； 2.责任意识不强，不及时转办文件； 3、人员跟换频繁，程序不熟
1.专心转办文件，提高公文办理率； 2.责任意识强，办文及时，跟踪督办及时；
工作效率低
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内容
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项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善
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诊断分析（1/8）
公文转办流程（诊断路径）
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诊断分析（2/8）
终点
终点在……
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诊断分析（3/8）
2012年，耗费纸张15.5包，油墨55盒，碳粉9盒，维修5次，硒鼓8个，订书针5盒，蜡 纸8盒；2013年，消耗纸张8.5包，油墨40盒，碳粉6盒；维修3次，硒鼓5个，订书针 3盒，蜡纸6盒。
2012 2013
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项目收益（1/2）
50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
2012年45.46万元，2013年31.209万元，节约14.251万元
2012 2013
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项目收益（2/2）
20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
日处理量 延期 失误 时间
2012 2013
2012年，每天办理各类文件、请示11份，延期办理文件、请示7份，失 误办理5份，原来传送1份文件需要5分钟。 2013年，每天办理各类文件、请示18分，延期办理文件、请示7份，失 误办理1份，现在传送1份文件只需1分钟。
提高公文流程管理效率 项 目
马 娇 张晟铭
钱晓晶 钱艺 金亚芳
单 位：党群工作部 日 期：2013年12月11日
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内容
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项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善
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项目背景（1/2)
我们为什么要这样做？
提高公文流程管理效率是一个企业高效运转的基础，公文流程效率低制约 着大红山铜矿的运作效率。
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内容
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项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善
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持续改善（1/3） 100
90 80 70
转办周期
工作人员责任意识 80—90
网络承办
领导批阅
状态良好
可控制计划偏差 70—80
需立刻关注
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持续改善（2/3）
有效地运用时间 ，降低变动性；决定该做些什么，决定什么事情不应该做； 透过事先的规划，做为一种提 醒与指引；
我们需要的药方——时间管理
急
召开会议时的会场服务 为户口在大红山铜矿但不属于矿上职 工的人办理计划生育各类证件 接待上访职工违反《云南省计划生育 条例》的人员，，并作好各类违反条 例的案例笔记

缩短了转办周期 领导批阅及时 减少耗材浪费 减少了人力资源、移动浪费
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改进措施（2/5）
规范公文排版格式
文件格式、排 版不正确，请 重新整理呈报， 谢谢！ 格式排版不 对，不要啦 重新打。


各单位呈报文件排版格式错误，返工重报送，导 致开展工作延迟； 重新打印呈报，导致耗材浪费； 人力资源的浪费； 重新报告，导致移动浪费、返工浪费、时间浪费
利用九宫图对问题进行排序
大 公 文 流 程 管 理 效 率 低 的 影 响
6 8 5 7 2 3 4 10 9 6 日来文过多，办理缓慢 公文工作人员兼办其他工作 公文工作人员责任意识不强 领导公出多批阅不及时 领导公务繁忙批阅不及时 5 呈报不规范 来文质量不高 传递程序繁琐 4
3
1
1 2
外来文件传送渠道单一 内部文件、请示传送渠道单一
我等的花儿也谢 了……………… 矿属单位呈报文件、 请示
转办过程中
。。。。。。。
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诊断分析（4/8）
太多的外界的需求，随时得放下手边的 工作去做别的事情……
工作没有效率 做事没有方法，常运用自己所熟悉或直觉 想到的方法做事
受到周围很多因素的干扰
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中
小
7 8
高
中
低
9 10
实施难度
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诊断分析（7/8）
工作设想
现状 过程中 最终目的
意识淡薄 被动应付 职责不清
领导重视 统一思想 理清思路 杜绝“两张皮”
认识到位 主动工作 责任明确 脚踏实地
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工作设想
二工区

先以二工区为试点运行， 成熟后全矿覆盖
外来文件传送渠道单一 内部文件、请示传送渠道单一 呈报不规范 来文质量不高 传递程序繁琐 日来文过多，办理缓慢 公文工作人员兼办其他工作 公文工作人员责任意识不强 领导公出多批阅不及时 领导公务繁忙批阅不及时
2 3 4 5 6 7 8 9 10
转办 效率 低
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诊断分析（6/8）
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诊断分析（5/8）
使用问题树查找问题的原因
1
外来文件传送渠 道单一 送交文件渠 道单一 送交 文件 效率 低 公文流 程管理 效率低 呈送不规范 来文质量不 高 传递程序繁琐 转办周期长 日来文过多， 办理缓慢 领导公出多批 阅不及时 公文工作人员 责任心不够 公文工作人员 兼办其他工作 领导公务繁忙 批阅不及时 内部文件、请 示传送渠道单 一
缓
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持续改善（3/3）
高 效 快 乐 的 工 作
提高办公效率
提升能力
贡 献 和 提 升 价 值
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谢
谢
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内容
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项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善
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改进措施（1/5）
原来的纸质呈报、送交批阅改成网络化批阅
从
改造前的呈文渠道——纸质
到
改造后的承办渠道——网络



转办周期长 领导批阅不及时 耗材浪费大 人工浪费
公司下发的文件 各省、市、县、镇送交文件 矿属各基层单位及外协经济实体单位送 交文件 矿属各单位签发文件及上报公司请示、 报告
轻
重
回答矿属各单位职工关于计划生育条例的 各类问题 对外来参观下井人员劳保服的发放及回收 矿属各单位职工打印文件资料
戛洒镇计划生育办公室需要代办的工作 矿内职工各需请的各类计划生育假假条 及办证需该的章 配合各省、市、县、镇计划生育办公室 人员对矿上职工做违反《云南省计划生 育条例》的思想工作
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项目背景(2/2)

公文流程管理效率低直接反应出大红山铜 矿的管理水平和形象，给决策、办公效率、 生产率、上情下达、下情上报带来了一定 程度上的困难，特别是对生产率的影响较 为突出。







转办周期长，导致公文误期而影响工作。 纸质传送缓慢，存在流程繁琐，占用空间 大，导致办公效率低，决策缓慢等问题。 纸质传送，造成纸张浪费、油墨、碳粉浪 费和打印、复印设备的磨损高等。 公文流转环节过多，不便于明确责任，加 强公文运转跟踪，容易造成公文办理中的 扯皮、推诿、影响工作质量和效率； 纸质传送，导致人力的移动浪费、等待浪 费、重复浪费，影响工作效率。 传送程序繁琐、重复，影响工作人员情绪， 导致办公效率低。 内部单位来文质量不高，出现返工浪费。 传统的办公模式的文件安全性、可靠性较 低，对信息的安全带来了很大的威胁。

规范公文排版要求，减少返工浪费； 减少耗材浪费； 减少人力资源浪费 减少移动浪费、返工浪费、时间浪费
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改进措施（3/5)
加强沟通，拓宽外来文件接收、报送渠道
or
矿只有一台手动传真机，只能在上班时间内接收； 手动传真机与电话串联，过程中如工作人员接听办公电话， 将无法及时接受文件； 因只有一台传真机，如有故障，无法及时接收文件，只能采 用交通工具代送，导致及时办理时间延后。
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改进措施（5/5）
采用网络转办后流程
办公室 签收、 拟办
单位呈报
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内容
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项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善
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项目收益（1/2）
60 50
40
30 20 10 0 纸张 油墨 碳粉 维修 硒鼓 订书针 蜡纸