采购申请审批流程

采购申请审批流程

1.目的

有效的控制公司的采购过程、提高采购审批效率，规范采购管控流程。

2.范围

适用于本公司原辅材料、低值易耗品、设备设施、备品备件、工夹具、IT类耗材资源、后勤类物资、办公文具用品及委外印刷品的采购。

3.定义

无

4.职责

4.1物资供应部负责公司所有物资的采购。

4.2生产用原辅材料及低值易耗品由生产部或计划部门统一提出采购申请。

4.3IT部门统一提出IT类耗材资源的采购申请。

4.4劳保类物资、办公家具、办公文具用品、名片及内部表格的委外印刷由行政综合部统一提出采购申请。

4.5安全防护类用品(消防器材、防护面具、防护衣等)有需求部门提出申请并报安全部门、仓储等部门审批以后再交至采购。

4.6设备类物资采购由设备部统一提出采购申请，设施类物资采购由设施部门统一提出采购申请，技术和质量部门负责对有关物资检验、测试提出申请。

4.7物资采购部负责对于实验型紧急采购物资、备品备件等紧急需求物资的采购，需求部门按照“紧急采购流程”，由需求部门提出采购申请，并报部门经理以及公司分管副总、董事长审核。

4.8财务部门负责对采购物资付款提出的付款申请情况进行最终审核并及时办理付款手续。

4.9仓库、质量部或申请部门负责对所采购物资的验收。

5.内容

5.1申请部门有采购需求时，需填写“采购申请单”，并交部门负责人审批，针对非经常性采购物资，申请部门在提交“采购申请单”的同时，需将所采购物品的详细要求或技术标准提交给物资供应部。

5.2对新供应商或非经常性采购物资，物资供应部在接到“采购申请单”后，需对三家或以上供应商进行询价，并把其报价、交货计划等连同“采购申请单”一并交由分管副总、董事长进行审批。

5.3“采购申请单”根据金额大小需由物资供应部负责人、财务部负责人和常务副总进行审批。

5.4合同项目基建类的审批根据“润恒采购审批权限表”文件规定的审批权限逐层由公司负责人和集团管理层审批。

5.5合同的签署人为合同金额对应的审批流程中最高审批人。

5.6采购部负责创建“采购订单”，根据采购金额大小分别有分管副总或常务副总、董事长进行审批，审批结束方可发出“采购订单”;采购物

资到货后，仓库负责填制《进货检验收货凭证》交质量部或申请部门经过验收，合格后将收料单签字联汇总交采购，采购汇同发票交财务办理付款手续。验收不合格不予以收货或付款，具体情况可参照“供应商不合格品退货流程”进行处理。

5.7针对经常性采购的物资，供应链采购部负责选择两到三家长期供应商，并由采购会同质量、技术部门，定期对其进行评审，确

保供应商各项服务指标(价格、质量、供应及时性、售后服务、性能

指标等)满足我司的要求。

5.7.1针对生产或设备调试、日常维护等项目中紧急采购物资，1000元以下的由申请部门电话或口头告知分管生产的副总，由分管

副总确认审核通过，可由申请部门或采购部直接购买，后补“采购

申请单”、“采购订单”等手续。项目是技术研发性高科技研发产品，考虑其保密性、重要性，若其配套所需要的个别原辅材料或设

备类备品等市场只有一家供应商供货，则“供应商比价表”需要相

关部门经理或技术总监进行特别说明，并报公司董事长审批后执行。

5.8对于预付款的情况，参考相关的费用报销及银行付款审批流程。

6.参考文件

《润恒采购审批权限表》

7.附录

7.1《采购订单》

7.2《采购申请单》

7.3《供应商比价表》

第一节总则

第一条为加强公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据中华人民共和国会计法等相关法律法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

为保证公司正常生产经营活动顺利进行，物资保障部负责

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资的行为，包括：原材料、配套件、计量器具、设备、工装工具等。付款是指支付购进物资或设备有关的款项的行为。

第三条对采购业务内控制度的基本要求：采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

(一)付款审批人员与付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格业务;具体程序：采购员请款—部门领导审核—执行董事批准—总会计师审批—财务财务审核—出纳员付款。

(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任。

(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记帐工作。

第二节分工与授权

第四条原材料、配套件、计量器具、进口设备、工装工具等由物资保障部负责采购，具体实施办法参照本制度组织实施，坚决杜绝

由使用部门直接自行采购所需物资的多头采购现象。

第三节实施与执行

第五条采购计划编制

(一)采购计划人员依据生产计划部下达的生产计划、产品材料定额或技术部门的材料预提，编制物资采购计划。

(二)采购计划人员依据产品生产进度要求、物资采购计划，明确材料、配套件名称、型号规格和采购的期量要求，结合库存数量分

配进货数量。

第六条物资采购的合同签订

授权的采购人员在合格供方范围内签订采购合同，合同签订按规定执行。

第七条物资采购

(一)VEC部门依据公司批准的价格市场采购招标和评定采购最高

限价表、采购合同以及质量体系控制程序要求对采购活动进行审核。

(二)请款人员依据采购计划、资金计划提出请款要求，填写“付款申款单”经总经理批准后报财务由付款人员付款。

(三)采购物品验收入库后，由采购人员依据材料发票及清单、收料单等填写“入库单”，经保管员、VEC、部门领导批准后将整理好

的原始凭证报到财务部进行挂帐报销。

第八条采购资金核算

每月由物资保障部根据本期截止日欠款和月资金计划，报总经理审批;

第九条资源回收处理

物资保障部以资金结算人员的核定价格为依据，本着“采购成本还原”的原则，组织边、余、残料的对外销售。

第十条物资统计

由物资统计人员按月份对“主要物资收、支、存”，“主要物资消耗与库存总值”等进行统计分析。

第四节监督与检查

第十一条质量控制：采购物资质量由质量检验部门及人员负责监督与检查。

第十二条采购计划和签订的合同由物资保障部主管领导负责监督与检查。

第十三条采购物资价格由VEC部门负责监督与检查。

第十四条物资请款、付款的正确性由财务部门负责监督与检查。

第十五条物资保管与发放由物资保障部主管领导负责监督与检查。

第十六条对监督过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施加以纠正和完善。

第五节附则

第十七条本制度由物资保障部负责解释。