商务会议礼仪

商务会议礼仪

知识点

把握公司会议的工作流程

了解会议预备的内容

把握会议座次安排的原则

了解商务谈的礼仪规范

职业素养

组织能力

策划能力

和谐能力

沟通能力

公司会议

公司会议的工作流程安排

工作会议的会前工作流程

工作会议的会中工作流程

工作会的会后工作流程

会务工作流程图（会前）

确定会议主题与议题——确定会议名称——确定会议规模与规格——确定会议时刻与会期——明确会议所需设备和工具——明确会议组织机构——确定与会者名单——选择会议地点——安排会议议程和日程——制发会议通知——制作会议证件——预备会议文件材料——安排食住行——制定会议经费预算方案——布置会场——

会场检查

会务工作流程图（会中）

报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫工作——做好会议保密工作——做好后勤保证工作

会务工作流程图（会后）

安排与会人员离会——撰写会议纪要——会议的宣传报道——会议总结——催办与反馈工作——会议文书的立卷归档

会议预备工作

指导会务工作的原则：

预备充分组织严密服务周到确保安全

会前预备工作

1、确定会议主题与议题

要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。

2、确定会议名称

会议名称一样由“单位+内容+类型”构成,应按照会议的议题或主题

来确定。

3、确定会议规模与规格

本着精简效能的原则

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次

4、确定会议时刻、会期

会议的最佳时刻，要考虑要紧领导是否能出席，

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5、确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）专门用品是指一些专门类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的专门用品和设备。

6、建立会议组织机构

会务组、宣传组、

秘书组、文件组、

接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。

应按照会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点

要按照会议的规模、规格和内容等要求来确定。

有时也考虑政治、经济、环境等因素。

9、安排会议议程与日程

会议日程是指会议在一定时刻内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的咨询题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时刻、地点、与会人员、

议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、制作会议证件

会议证件（3类）

会议正式证件（代表证、出席证、列席证、来宾证）

旁听证

会议工作证件（工作证、记者证、出入证）

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。

有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

12、预备会议文件资料

要紧有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、

主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

公司大小型会议中尊位及位次排序方法

小型会议的两种尊位及位次排序的方法

大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排

小型会议室

椭圆形

回字形

Ｔ字型

长方形

中型会议室

半圆型、课堂型。

大型会议室

礼堂型、众星拱月型。

会场的布置

主席台

主席台的布置一是对称；二是要简化。

主席台的座次一样是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。

②场内其他人员的座次安排

横排法。竖排法。左右排列法。

③会场内外的布置：

会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

主方谈判的接待预备

（1）主座谈判的接待预备

主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、招待、场地布置、座次安排等各方面精心周密预备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的懂得、信任和尊重。

①成立接待小组

成员由后勤保证(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。

②了解客方差不多情形，收集有关信息

可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。

把握客方抵离的具体时刻、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。

③拟订接待方案

按照客方的意图、情形和主方的实际，拟订出接待打算和日程安排表。

日程安排还要注意时刻上紧凑。

日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。

注意：

如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。

主座谈判时，东道主可按照实际情形举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常差不多上由其自理的。

（2）主座谈判迎送工作

主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。

准确把握对方抵离的时刻，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。

主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。

关于客方身份专门或尊贵的领导，还能够安排献花。

迎接的客人较多的时候，主方迎接人员能够按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，咨询候寒暄。

如果主方要紧领导陪同乘车，应该请客方要紧领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，幸免从客人座前穿过。

（3）谈判室的布置与座次安排

①谈判室的选择与布置

谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰摆设简洁、有用、美观。

小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为要紧谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。

②谈判桌摆放及座次安排

长方形或椭圆形.

横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。

竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方