OA_第3章 企业办公自动化

3.2 企业信息化与办公自动化
• 3.2.1 企业信息化 • 3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的必要 性和可行性
3.2.1 企业信息化
3.2.1 企业信息化
• 1. 企业信息化
–企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信 息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经 营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济 效益和企业竞争力的过程。 –企业要在利用信息技术改造传统产业和企业经营 管理信息化两个方面加紧推进。
3.1.3 企业办公自动化的类型
•目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类： –1.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 –2.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系 统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲臵状态， 企业的投资没有产生应有的效益。 –3.已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过 电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的 效益不明显。 –4. 通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务； Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现 在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自 动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能 力，使企业不断发展壮大。
• 3.1.2 企业办公自动化的特点 • 3.1.3 企业办公自动化的类型
3.1.1 什么是企业办公自动化
3.1.1 什么是企业办公自动化
• 企业办公自动化:
–就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的 概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效 地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式， 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业 的管理和决策提供科学的依据。
3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的 必要性和可行性
• 2.可行性 • 从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的 现状来看，也可优先考虑应用办公自动化系统：
–（１）有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公 自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于 那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业 来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效 率； –（２）与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动 化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。 对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低 的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。 特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公 自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业 信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大 家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。
办公自动化
重庆理工大学计算机学院 信息管理系 张兴兰 E_mail: zxlan@
第3章 企业办公自动化
• • • • • 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 企业办公自动化概述 企业信息化与企业OA 企业流程与办公自动化 知识管理与办公自动化（KM与OA） OA的新一轮革命－协同管理
3.2.1 企业信息化
• 2.企业信息化的内涵
–（1）目标：企业进行信息化建设的目的是“增强企业的核心 竞争力”。 –（2）手段：计算机网络技术。 –（3）涉及的部门：企业的各个部门，包括：企业的生产、经 营、设计、制造、管理等职能部门。 –（4）支持层：高级经理层（决策层）、中间管理层（管理 层）、基础业务层（事务层）。 –（5）功能：进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维 护。 –（6）组成：企业信息化是一个人机合一的系统，包括人、计 算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软 件、终端设备（如数控机床等）。
政务办公自动化（政务OA）
3.1.2 企业办公自动化的特点
•2.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的 差异 –功能不同。企业办公自动化系统(企业OA)着眼于协 同工作、公文处理、文档管理、行政办公等。ERP着 眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程 及资源控制与计划，SCM着眼于与上下游的衔接， CRM着眼于客户关系的管理，等等。 –目标不同。ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的 具体业务过程运作，而企业办公自动化系统(企业OA) 更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过 程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加 强对财、物的管理等等，后者则是通过优化管理过 程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反 应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。
POS数据 (Point-of-sale data) 供应商支付 卫星通讯 零售商店 POS数据
(Point-of-sale data)
通讯支持
(COMMUNICATIONS SUPPORT) 供应商 配销中心 企业办公自动化概述
• 3.1.1 什么是企业办公自动化
企业信息化与办公自动化
• 办公自动化是企业实现信息化的前提 • 企业信息化是办公自动化的根本目标
国家信息化
政府信息化
社会信息化
企业信息化
3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的 必要性和可行性
• 1.必要性： –（１）企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的 问题；（需要一个信息交流和沟通平台） –（２）在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员 和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认 证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和 协同办公系统） –（３）知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将 企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库 中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于 企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统） –（４）企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数 据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资 源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作 为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求。 （需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）
案例一
万科管理
• 当52岁的万科掌门王石在珠穆朗玛峰考虑下一步应该怎么迈出的 时候，成千上万的中国经理人正坐在办公室里为企业的各种管理 问题绞尽脑汁。 后来有人指责王石的做法是对股东的不负责任，说万科比登山队 更需要他，可是老王不改初衷，反驳道：“如果一旦王石离开万 科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业”。 • 事实上，万科缺少了王石两个月不但没有生病，甚至用老王的话 说“业绩还是比较可喜的”。看来老王的确有休闲的资本，而其 他的经理人恐怕就难有这么洒脱了，上班有人骚扰，下班电话骚 扰，别说登山，连散步都得找人代劳了。 • 其实经理人大可不必这么忙碌，因为这并是一个值得夸耀的好现 象。企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流 程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性 也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只 要经理人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、 无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。
• 一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实 现现代化管理的标准。 • 企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件 体系的重要组成部分。
3.1.1 什么是企业办公自动化
• 企业OA系统本质是面向企业级的办公应用软件 系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人) 办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间 的协同工作。 • 对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销 售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等 专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作， 有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。 企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业 的日常办公及管理业务的协作提供支撑平台。
案例二 某设备技术有限公司顾客服务流程
顾客
当设备出现故障时，顾客通过电话、传真或信件通知该公司的服务中心。
中心工作人员登记顾客的反馈信息，交负责人处理。
工作人员
维修负责人
负责人查阅顾客的档案，分析能否解决问题，并指定责任人—维修工程师。
故障分析，维修准备，奔赴顾客现场。 故障诊断，排除故障。如有问题，则通过传真、电话向公司总部（深圳） 技术人员咨询。 维修完成，拜访客户主管。 维修工程师向有关管理人员汇报维修情况。工作人员登记处理结果。
教学内容
• 教学重点
–企业办公自动化的概念 –企业OA的特点 –企业信息化的概念及内涵 –流程及流程的特点 –知识管理的概念及主要功能 –知识管理（KM）和OA的关系 –协同、协同管理的理念、特点、目的等 –协同办公的概念、构架及发展方向
• 教学难点
–企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性 –塑造一个好的流程有两种手段 –OA对知识管理的支撑
概念回顾——OA
• 办公自动化：是应用计算机技术、通信技术、 系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使 人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并 由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办 公目标的人机信息系统。
第3章 企业办公自动化
财务
(FINANCING)
组织学习
(Organizational Learning) WAL-MAT总部
企业资源计划（ERP）
3.1.2 企业办公自动化的特点
• 3.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软 件的差异 –桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工 具。但它们主要解决的是个人办公，面向的是个人工 作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些 协同工作的功能，但都还是简单的协作，而无法面向 企业级的、复杂的工作流程与协同工作。 –企业办公自动化系统(企业OA)则主要面向的是企业 整体办公效率的提高，其重点在于对跨岗位、跨部门 的流程进行电子化处理，提高协同工作的效率与规范 性，加强各部门间的知识共享，提高整体办公效率等。