公司职工人事档案管理制度办法
人事档案管理制度完整版
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。
第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。
（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。
（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。
（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。
第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。
（三）负责档案库房的安全、保密工作。
（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。
（二）入职申请表、劳动合同等。
（三）其他与入职相关的材料。
第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。
（二）离职原因说明。
（三）其他与离职相关的材料。
第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。
（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。
（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。
第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。
（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。
（三）档案材料应当定期进行检查、维护。
第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
人事档案管理制度5篇
人事档案管理制度5篇在日常生活和工作中，制度起到的作用越来越大，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编帮大家整理的人事档案管理制度，欢迎阅读与收藏。
人事档案管理制度篇11、工作对人力资源部部长负责。
2、负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见。
3、负责员工人事档案管理，并按所在分厂、部门分类存放。
4、协助招聘主管进行员工招聘的面试，负责报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工。
5、负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。
6、负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总调查结果，形成结论上报。
7、负责统计汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况。
8、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总，上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议。
9、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料。
10、负责员工技能培训方案，技能测评的督导与跟进。
11、负责公司人事文件的呈转及发放。
12、负责草拟，解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务。
13、协助人事行政总监处理人事方面的其他工作。
人事档案管理制度篇2第一条为加强和规范员工档案管理依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。
第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。
档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管理员的职责(一)、保管员工档案;(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;(七)、定期向档案室等部门移交档案;(八)、办理其它有关事项。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、真实性、保密性和有效性，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循便利性、实用性、保密性和规范性原则。
第四条全体员工应自觉遵守本管理制度的规定，依法、规范、及时、准确地履行人事档案管理职责。
第二章人事档案的种类第五条公司人事档案包括基本档案、任职档案和退休档案。
1.基本档案是指员工在公司入职后，首次建立的、记录员工个人基本信息的档案，包括员工基本信息、家庭成员、教育经历、工作经历等。
2.任职档案是指员工在公司任职期间形成的记录员工工作情况和表现的档案，包括员工绩效考核、晋升晋级、处分记录等。
3.退休档案是指员工离退公司后形成的记录员工退休情况和享受待遇的档案，包括员工退休时间、退休工资、退休福利等。
第三章人事档案的管理第六条公司应设立专门的人事档案室，负责公司人事档案的管理工作，确保人事档案的安全、保密和完整性。
第七条公司应建立健全的人事档案管理制度和文件管理制度，明确人事档案的管理权限和流程，规范人事档案的存档、借阅和使用。
第八条公司应及时更新员工的人事档案，确保工作变动、奖惩等信息的及时记录和归档。
第九条公司应加强对人事档案的保密管理，严格控制档案的查阅权限，禁止未经许可的查阅和泄露人事档案信息。
第十条公司应建立档案条码或电子档案系统，方便对人事档案的管理和检索。
第四章人事档案的归档和销毁第十一条公司应设立人事档案的存档期限和销毁标准，根据相关法律法规和公司规定，明确人事档案的归档和销毁时限。
第十二条员工离职后，公司应及时将其人事档案进行归档处理，妥善保管并进行备份。
第十三条人事档案存档期限为员工离职后7年，满7年后应将人事档案进行销毁处理。
第五章附则第十四条本管理制度自颁布之日起实施，如有需要修改，须经公司领导同意后方可生效。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
企业员工人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强企业员工人事档案管理，保障员工合法权益，提高人事档案管理效率，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业全体员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得遗漏、损毁、篡改档案材料。
2. 保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。
3. 规范性原则：严格按照人事档案管理的各项规章制度进行操作。
4. 便捷性原则：提高人事档案管理的效率，方便员工查阅和使用。
第二章档案管理职责第四条人事部为档案管理的主管部门，负责企业员工人事档案的收集、整理、保管、借阅等工作。
第五条各部门负责人应积极配合人事部做好员工人事档案管理工作。
第六条员工本人有义务配合人事部做好人事档案管理工作，如实提供相关材料。
第三章档案收集与整理第七条员工入职时，应向人事部提交以下材料：1. 身份证复印件；2. 毕业证书复印件；3. 职业资格证书复印件（如有）；4. 体检报告复印件；5. 其他相关材料。
第八条人事部对收集到的档案材料进行审核、整理，建立员工人事档案。
第九条档案材料应按照时间顺序、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。
第四章档案保管与借阅第十条人事部应指定专人负责档案保管工作，确保档案安全。
第十一条档案保管应采取以下措施：1. 设立专门的档案室，配备必要的消防、防盗设施；2. 对档案进行定期检查，发现损坏、霉变等情况及时修复；3. 对档案进行分类存放，避免交叉存放；4. 对档案进行防虫、防霉处理。
第十二条员工需查阅人事档案时，应向人事部提出申请，经批准后方可查阅。
第十三条查阅档案时，应遵守以下规定：1. 不得擅自复制、摘抄档案材料；2. 不得在档案上涂改、损毁；3. 不得泄露档案信息。
第五章档案变更与销毁第十四条员工个人信息发生变更时，应及时向人事部报告，并提交相关证明材料。
第十五条人事部对变更信息进行核实后，对档案进行相应变更。
人事档案管理办法(精选3篇)
人事档案管理办法（精选3篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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职工人事档案管理办法
职工人事档案管理办法第一章总则第一条为了加强集团公司职工人事档案管理工作，科学、有效地保护和利用职工人事档案，更好地为企业改革和发展服务，根据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档的规定》和原国家劳动部、国家档案局颁布的《企业职工档案管理工作规定》、《职工档案管理工作规定》等，结合集团公司实际，制定本办法。
第二条职工人事档案是用人单位组织人事部门在招聘、培训、考核、奖惩、晋级、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工的依据，是用人单位档案工作的重要组成部分。
第三条职工人事档案管理工作必须严格贯彻执行国家有关档案管理和保密工作的法规和制度，确保职工人事档案的完整、真实和安全。
第四条本办法适用于集团公司及所属各单位。
第二章管理体制第五条职工人事档案管理实行集中统一的管理体制。
在条件成熟以前，由集团公司组织部统一管理；在条件成熟以后，根据职工管理权限分别由各级单位组织部进行管理。
第三章管理机构、人员和职责第六条集团公司组织部为本单位职工人事档案管理机构并设专人负责管理职工人事档案。
第七条要选调政治上可靠、作风正派、责任心强、业务素质高的共产党员从事职工人事档案管理工作。
第八条职工人事档案管理部门的职责：（一）保管职工人事档案，积累人事档案资料；（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递手续；（四）按照规定提供职工有关情况；（五）做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；（六）定期向企业档案室（馆）移交档案；（七）制定规章制度，搞好职工人事档案的业务建设和业务指导；（八）办理其他涉及职工人事档案有关事项。
第四章管理范围第九条在职职工人事档案，按照职工管理权限进行集中统一管理。
第十条职工在离（退）休后，其档案由离（退）休前所在单位管理;实行社会化管理的，按社会化管理相应要求进行管理。
公司人事档案规章制度
公司人事档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理，保障员工的合法权益，提高公司的管理效率，特制订本规章制度。
第二条公司的人事档案管理遵循法律法规和公司的内部规定，坚持公开、公正、公平的原则，依法保护员工的个人隐私信息。
第三条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括档案建立、档案保管、档案利用等方面。
第四条公司人事部门为公司各部门的人事档案管理负责，各部门负责人配合人事部门按照规定执行人事档案管理工作。
第二章人事档案的建立和归档第五条员工入职时，公司应当立即为其建立个人人事档案，包括个人基本信息、劳动合同、学历证书、职称证书、岗位变动等相关资料。
第六条员工的档案应当及时更新，特别是在员工发生变动时，如晋升、转岗、离职等，应当及时记录和归档相应资料。
第七条公司应当定期对员工的档案进行归档整理，确保档案的完整性和安全性，建立档案借阅和查阅制度。
第三章人事档案的保管和利用第八条公司应当建立完善的人事档案保管制度，确保档案的安全性和保密性，严格限制档案的查阅范围。
第九条员工可以随时申请查阅自己的档案，在查阅过程中应当遵守规定的程序和注意事项。
第十条公司可以根据需要利用员工的档案信息，但必须经过员工本人的同意，且不得违背法律法规或损害员工的合法权益。
第四章人事档案的移交和销毁第十一条员工离职时，公司应当及时办理人事档案的移交手续，确保档案的完整性和准确性。
第十二条公司应当依法定期对档案进行清理和销毁，不得滞留无效资料或泄漏员工的隐私信息。
第五章人事档案的监督和检查第十三条公司应当定期对人事档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保规章制度的执行和档案管理的规范性。
第六章附则第十四条公司人事档案规章制度的解释权归公司人事部门所有，如有修改或补充，需经公司领导审批后方可实施。
第十五条本规章制度自发布之日起生效，具体细则由公司人事部门制定并与相关部门通知执行。
以上为公司人事档案规章制度的主要内容，希望全体员工严格遵守执行，共同维护公司的正常运作和员工的合法权益。
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XXXX公司职工人事档案管理办法
为了进一步规范和加强职工人事档案管理，推进职工人事档案管理规范化、制度化进程，提高职工人事档案管理水平，避免和防止职工人事档案遗失、损毁，更好地维护企业和职工利益。
根据中华人民共和国《档案法》、《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规规定，结合XXXX公司实际，特制定本办法。
一、职工人事档案及管理范围
1、职工人事档案是公司人力资源等部门在招聘、调配、考核、培训、奖惩、薪酬、保险、福利、选拔、任用等工作过程中，所形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等情况的基本信息材料。
是职工职业生涯全过程的真实记载，是职工个人办理调转、升职、退休等事宜的主要依据，也是公司档案管理工作的重要组成部分。
2、职工人事档案管理的范围：是指在XXXX公司范围内与公司形成劳动关系职工的档案管理以及人事档案尚未移交地方社区的公司离退休职工的档案管理。
二、职工人事档案的内容及类别
1、职工录用、劳动调配材料；
2、职工登记表、个人简历材料；
3、劳动合同书；
4、职工薪酬、调资、升级材料；
5、专业技术职务、职称、晋级、评审材料；
6、职工考核、考察、职务任免等材料；
7、参加社会保险等信息材料；
8、工种岗位变动认定材料；
9、学历、职业资格证书等材料复印件以及职工参加教育培训等证明材料；
10、职工奖惩材料；
11、政审材料；
12、参加中国共产党、共青团以及民主党派材料；
13、其它材料。
三、职工人事档案管理的组织机构
XXXX公司是经属地人力资源和社会保障部门认定，具备保管职工档案条件的用人单位。
公司及所属单位人力资源部门为职工人事档案的具体管理和经办机构，在属地人力资源和社会保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导下，负责集中管理和保管与公司形成劳动关系职工的人事档案。
公司及所属单位人力资源部门设专人管理职工档案。
四、职工人事档案管理机构的职责
1、负责保管职工档案并保证档案的完整；
2、对职工工作中形成的材料及时收集、整理、鉴别、装订、立卷；
3、负责办理职工档案的查询、借阅和转递手续等；
4、登记职工工作变动情况，以及劳动合同签订、续订、解除、履行等情况；
5、按规定程序为有关部门提供职工个人情况；
6、做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；
7、负责办理离职或解除（终止）劳动关系职工的档案向其它单位或属地档案管理部门移交档案或办理档案托管事宜；
8、办理其它有关事项。
五、职工人事档案的收集、保管、销毁
1、人力资源档案管理部门对公司及所属单位职工进行考察、考核、培训、奖惩、调资、晋级等形成的材料要及时收集整理，并组织对形成的职工个人档案材料进行认真鉴别，保证材料真实、准确、文字清楚、手续齐备。
档案材料经鉴别后，必须经各有关部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档；
2、职工个人档案材料收集、整理、鉴别后，由单位人力资源部门人事主管按分类目录详细填写材料清单，并按照档案材料分类目录分类装订，并注明材料收集人的姓名，交由档案员归档保管；
3、公司及所属单位档案管理人员负责将职工档案按规定标准统一编号管理，填写档案存放登记表，建立职工个人档案目录和档案管理台账，以便查询和日常档案管理。
档案材料归档后，任何人不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。
档案管理人员要做好档案管理工
作，防止和避免出现档案丢失和损毁等情况，给公司和职工个人造成损失；
4、职工人事档案执行全公司统一标准样式，档案卷盒、卷皮、档案目录、规格由集团公司实行统一的制作标准，并用钢笔或碳素笔填写，字迹要端正、清晰。
不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；
5、按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准，按规定程序组织进行；
6、对死亡、失踪职工的人事档案，可在职工原单位档案保管部门保管，保管满15年后，可以按规定进行销毁。
特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡后其档案按管理权限直接向属地档案馆移交；
7、对公司内职工自动离职、开除、解除（终止）劳动关系的职工人事档案，要及时按法定程序移交属地劳动就业部门保管；
8、严禁单位任何人以任何理由私自保存职工档案和利用职工档案材料营私舞弊。
对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
对触犯国家相关《保密法》、《档案法》等法律法规的，将依法追究刑事责任。
六、职工人事档案查阅、借阅的规定
公司及所属单位档案管理机构必须严格遵守职工档案查阅、借阅制度，特别是对公司内高级专业技术人员、公司主要负责人和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格履行查、借阅手续。
查阅和借阅
职工个人档案必须遵守以下规定：
1、查阅和借阅职工档案，需出具查阅和借阅申请（公司以外单位或部门查阅、借阅职工档案还必须出具单位或部门公函），经单位档案部门负责人审核，签字或盖章同意后，方可办理职工档案的查阅或借阅；
2、除特殊情况外，职工档案原则不得借出查阅。
如必须借出查阅时，要事先提交报告说明理由，经主管档案工作的领导批准后，方可办理。
档案管理人员要严格履行登记手续，并限期归还；
3、查阅、借阅职工档案，必须严格遵守保密规定和查档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换职工档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布职工档案内容，对违反规定者，要视情节轻重予以批评教育和必要的纪律处分；
4、因工作需要，需从职工档案中调查取证的，需履行审批程序，经单位主管档案工作的领导批准后，由档案管理人员监督复制办理。
七、职工人事档案的传递
职工因离职、调转、解除（终止）劳动关系等需移交、转递档案的，必须遵循以下程序办理：
1、职工档案的移交、转递，必须XXX过专门的传递渠道或专人送取，不准职工本人携带；
2、对转出的档案必须按公司统一印制的《职工档案转递XXX知单》进行登记，将《职工档案转递XXX知单》和职工个人档案一并密
封包装后方可转出；
3、公司各档案管理机构对转出的职工档案材料，不得扣留或分批转出；
4、公司各档案管理机构对职工档案转出后，要及时与档案接收方联系，按规定向其追要档案接收回执。
对逾期30日未收到回执的，要及时追查，以防职工档案丢失。
《职工档案转递XXX知单》回执要在本单位档案管理部门保管15年以上，方可销毁。
八、公司各档案保管机构必须具备的条件
1、要建立坚固的专用档案室，配备铁制的档案保管柜；
2、档案室要具备防火、防虫、防潮、防盗、防高温、防尘等基本
条件。
档案室温度要控制在零上14度-24度。
相对湿度要控制在45%-60%；
3、档案室和专职档案工作人员办公室要二室分开；
4、专职档案保管人员应具备中专以上学历，经过培训考试合格后
持证上岗；
5、根据XXXX公司信息化进程，要求各档案保管机构在1-2年
内，实行职工档案微机管理，实现档案信息化管理目标。
九、档案管理的组织纪律
档案管理是企业一项重要管理工作。
依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条列》等有关法律法规之规定，对在档案管理过程中出现以下情形，给企业和职工个人造成损失的，要依法承
担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。
1、不按本办法规定集中保管档案的；
2、擅自涂改档案内容、伪造档案材料的；
3、职工档案整理、保管、鉴别、查阅、借阅、转递过程中，违反本办法规定，造成职工个人档案丢失、损坏或其它严重后果的；
4、公司及所属各单位档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取积极处理措施，造成职工档案损失的；
5、损毁丢失或擅自销毁档案的。
十、本办法未尽事宜，按国家相关档案政策办理。
十一、本办法自下发之日起执行，解释权归XXXX公司人力资源部。
2012年4月22日。