秘书培训课程教材
秘书职业技能培训鉴定教材
秘书职业技能培训鉴定教材二、迎送外宾的礼仪(一)学习目标要求熟悉迎送外宾的礼仪。
(二) 迎送外宾礼仪1.迎送规格对外宾的迎送规格，各国的做法不尽一致，我国目前的做法主要是根据来访者的身份、其访问的性质和目的以及适当考虑两国的关系来加以确定。
做为社会组织的外事活动，为保证迎送不致失礼，首先要认真研究外宾的有关资料和基本情况，如客人的身份、地位、社会影响、来本单位访问的目的、可能达成的协议、同本单位的关系性质和程度等以及其他背景资料。
另外，准确地记住客人的姓名、职务及相貌特征，以便接站时应用。
根据上述资料，结合本单位的具体情况，确定相应的迎送规格。
通常，主要的迎送人员应与来宾的身份相当。
例如对方是董事长或总经理，我方亦安排董事长或总经理迎送。
由于各种原因，如当事人不在当地，或突然身体不适等，应由职位相当的其他人士或其副职出面迎送，并作必要的说明和致歉。
对于重要的宾客，或与单位的利益关系重大宾客，可根据特殊需要，安排比来宾身份略高的人士破格迎送。
但为了避免其他组织或人士产生不必要的误会，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般应按常归办事。
总之，主人的身份要与客人相差不大，以对口、对等为宜。
2.做好迎接准备要事先与有关交通部门联系好，核实客人的班机或车船班次的抵达时间，安排好迎送车辆，订好客人下榻的客房及膳食，组织好我方迎送人员。
如对所接宾客不熟悉，对无我方陪同人员同机(车、船)到达，则要准备好接站牌，必要时还应准备好鲜花。
3.迎接与介绍外宾走下飞机(车、船)后，我方即应上前表示欢迎与慰问，双方互作介绍。
通常，先由我方人员或接待翻译人员，将前往欢迎的人员按其身份依次一一介绍给来宾，亦可由我方中身份最高者或熟悉来宾的人员出面介绍。
有的国家(如日本)的客人习惯于以交换名片来介绍自己的姓名和身份，如果双方是初次见面，应首先将自己的名片递给对方，使对方一目了然，也是一种有效的介绍方式。
4.行礼习俗双方见面互相介绍后，按国际惯例，一般行握手礼，此时应注意握手的顺序和基本礼仪，并注意再次点头致意。
秘书工作培训
秘书工作培训秘书工作培训第一章：秘书职责概述作为一名秘书，你将承担着多种任务和责任。
首先，你需要协助管理者处理日常行政工作，包括安排会议、制定行程、管理文件和资料等。
其次，你还需要与内外部的各种人士进行有效的沟通，并代表管理者回答电话、处理邮件等。
另外，你还需要具备良好的组织能力、时间管理能力和解决问题的能力，以便高效地完成各项工作。
第二章：专业知识和技能1. 形象与礼仪：作为公司的代表，作为一名秘书，你应该注意自己的形象和仪态。
你需要时刻保持整洁、精致的外表，并保持友善、专业的态度。
了解基本的商务礼仪和社交礼仪也是你的职责所在。
2. 办公自动化设备的使用：现代秘书工作离不开各种办公自动化设备，如电脑、打印机、复印机等。
你需要熟练运用这些设备，以提高工作效率和准确性。
3. 电子邮件和办公软件：电子邮件在商务沟通中起着至关重要的作用。
你应该了解如何编写专业的电子邮件，并掌握办公软件如Microsoft Office套件，以便高效地处理工作。
第三章：沟通和协调能力1. 口头和书面沟通：秘书需要与内外部的各种人士进行有效的交流。
你需要学会清晰地传达信息，以确保沟通的准确性和及时性。
此外，你还需要提高书面表达能力，以编写准确、专业的文件和报告。
2. 团队合作：作为一名秘书，你将经常与团队成员合作完成各项任务。
你需要良好的团队合作精神，与同事之间保持良好的合作关系，并提供积极的支持和帮助。
3. 解决问题的能力：在日常工作中，你可能会面临各种问题和挑战。
你需要学会分析并解决问题，以便高效地完成工作任务。
第四章：时间管理和工作效率1. 设置优先级：在工作中，你将面临各种任务和项目。
你需要学会分辨任务的紧急程度和重要性，并设置相应的优先级。
2. 时间规划：合理的时间规划对于一个高效的秘书至关重要。
你需要了解如何分配时间和资源，以确保任务按时完成。
3. 增强工作效率：学会使用工作流程和工具来提高工作效率。
例如，使用日历和提醒工具来帮助管理时间和任务。
秘书实务与实训培训课件精品示范30张
（六）手势 1、恰当的手势 （1）指示的手势。四指并拢，拇指自然分开，手心向上，手臂适度伸出。 （2）打招呼、致意、告别的手势。双方距离近的时候，手势要小，五指自然并拢，抬起小臂挥一挥即可。双方距离较远时，可适当加大手势。 2、手势的不同表现 因各国习惯不同，同一手势表达的意思也不尽相同。与外国人交往时不可乱用。 （1）竖起大拇指。在我们国家和其他一些国家表示称赞；在欧洲一些国家，伸出手臂，拇指上挑可视作招呼出租车；而澳大利亚人认为竖起大拇指，特别是横着伸出，是一种侮辱。 （2）"OK"手势 （3）伸出手，手掌向下挥动
（三）明确提要求 明确提要求的方法 1、要求留有交流的余地 2、提问要简洁并中心突出 3、必要时使用果断手势语 （四）礼貌拒绝 礼貌拒绝方法 1、口气坚决，避免纠缠 2、使用委婉的语言与巧妙的方式说“不” 3、前提是去除自责和担心 4、避免使用借口：说明原因，争取对方理解
（二）坐姿 正确的坐姿是：腰背挺直，双肩放松。男士膝部可分开不超过肩宽。女士两膝并拢，如穿裙装入座，应将裙后摆稍稍拢一下，再慢慢坐下，切忌风风火火地一屁股坐下：坐下后不要叉开双腿，可一只脚向后收半步，而后站起。 几种常见的坐姿如下： （1）正坐 （2）侧坐 （3）开关式坐姿 （4）重叠式坐姿 （5）交叉式坐姿
（四）服饰的礼仪 1、着装的三原则、五协调 三原则（TPO） T：时间 Time P：地点 Place O：场合 Occasion 五协调 与年龄、职业、体形、色彩的搭配、首饰相协调 2、女士的着装技巧 职业女装有三种基本类型：西服套装、夹克衫或不成形的上衣、连衣裙或两件套裙 首饰尽量简单大方不要戴太多 3、男士的着装技巧 4、职业便装，女士与男士也有些不同
高级主管秘书、助理培训课程
高级主管秘书、助理培训课程高级主管秘书、助理培训课程第一部分：介绍1.1 课程目标高级主管秘书和助理是组织中非常重要的职位，他们需要具备出色的组织、沟通和协调能力，以及高度的机密性和灵活性。
因此，本培训课程旨在提供必要的知识和技能，以帮助参与者成为成功的高级主管秘书和助理。
1.2 受众本培训课程适用于已经担任高级主管秘书或助理职位的人士，或准备进入这一职位的人士。
参与者应具备一定的秘书或助理工作经验，并且有一定的管理和领导能力。
1.3 课程结构本课程将分为三个模块，包括：- 模块1：高级主管秘书和助理的职责与期望- 模块2：组织和时间管理- 模块3：沟通和协调能力每个模块将涵盖相关主题和技能，以及实际案例和练习，以帮助参与者运用所学知识。
第二部分：课程内容2.1 模块1：高级主管秘书和助理的职责与期望- 高级主管秘书和助理的角色与职责- 与上级领导者的合作与协调- 向团队成员提供支持和指导- 技术和工具的使用，提高工作效率- 机密性和保密性的重要性- 在不确定性和挑战性环境下表现自信和决断2.2 模块2：组织和时间管理- 有效使用日历和计划工具进行时间管理- 处理和优先事务和任务- 会议和事件的组织和协调- 文件和档案管理- 资源和供应链管理- 解决问题和决策2.3 模块3：沟通和协调能力- 主动的沟通技巧和策略- 与内外部利益相关者的有效沟通- 写作和编辑技巧- 利用技术工具进行沟通和协作- 多任务处理和压力管理- 团队合作和领导技巧第三部分：培训方法3.1 讲座本培训课程将由经验丰富的教师担任主讲人，通过讲座的方式传授相关知识和技能。
主讲人将结合实际案例和经验分享，使参与者对所学内容有更直观的理解。
3.2 小组讨论和案例分析参与者将根据所学知识，分成小组进行讨论和案例分析。
这将为他们提供一个互动和合作的平台，以加深对课程内容的理解，并将理论知识应用到实际情境中。
3.3 角色扮演和模拟练习通过角色扮演和模拟练习，参与者将有机会在真实的环境中应用所学技能。
专业秘书训练教程[培训]
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专业秘书训练教程第一讲秘书角色扮演与人际应对引言第一节秘书的自我定位第二节人际关系与沟通技巧第二讲办公室礼仪第一节同事之间的相处之道第二节要有敬业精神第三节指令的接受与汇报第三讲数字时代的档案管理第一节档案管理的原则及常用方式第二节档案管理的方法第三节名片的档案管理第四节运用电脑管理档案第四讲专业形象塑造第一节如何建立专业形象第二节男性的穿着艺术第三节女性专业形象塑造第五讲访客接待与拜访礼仪第一节访客接待礼仪第二节拜访的礼仪第六讲中餐礼仪引言第一节宴会前的准备工作第二节餐具的摆放与使用第三节餐桌上的形态礼仪第七讲西餐餐桌礼仪第一节引言第二节怎样准备西餐宴会第三节西餐桌上的礼仪第四节如何成为称职的主人和受欢迎的客人第八讲公司内部及国际性会议礼仪第一节会前的准备第二节跨国会议的安排第三节会议上的礼节第九讲商务活动规划与上司行程安排第一节上司出差前的准备工作第二节上司出差当中的工作处理第三节上司出差回来后的工作处理第四节陪上司出差应担负的职责第十讲企划案撰写与公文写作第一节企划案的撰写第二节公文写作技巧1第一讲秘书角色扮演与人际应对言秘书是上司的左右手，他的责任是替上司分忧解劳，减少主管无谓的干扰，所以，主管如果能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁骛拓展业务版图。
国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的秘诀时，他说：“没什么秘诀，只要请一位好秘书就对了”。
所以由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。
秘书的自我定位记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。
1．秘书的工作内容书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。
大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：辅助决策上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。
调查研究上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。
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提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯，合理安排工作时间，避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒，减少社交媒体等干扰因素的影响，保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务，学会拒绝或委托给他人处理 ，避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间，保持工作 与生活的平衡，避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等，有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系，减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ，及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力，如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等，有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
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常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时，迅速启动 应急预案，协助领导进行危机 处理，降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系，及时发布准确信 息，维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结，提出改进措施，不 断完善公司的管理和服务水平
。
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04 秘书的时间管理与效率提升
秘书人员培训教材(PPT50页)
第二节、秘书人员的思想修养和职业道德
一、秘书的政治理论修养 二、秘书的思想作风修养 三、秘书的职业道德
一、秘书的政治理论修养
1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论 2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想 3、具有较高的政策水平和较强的法制观念 4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。 5、要思想敏锐，正确地服从领导。
极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服 不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持 稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。 5、形成良好的的性格 乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信
二、秘书人员的性格要求
1、开朗
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热 情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
三、秘书的业务能力要求
书面写作能力 口头表达能力 听知理解能力 阅读概括能力 社交活动能力 沟通协调能力 观察分析能力 随机应变能力 设备操作能力
公文和事务应用文的写作能力 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
耐心倾听并正确理解他人的发言 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
四、女性秘书的自我保护
讨论： 年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？ 即女性秘书的自我保护策略
四、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中 的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自 重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也 不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性 和重要性。
二、秘书的知识结构
秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成 “T”型展开。秘书应有的三层知识结构：
1、基础知识：即具有相当于高中
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第五章
禮貌﹖禮節﹖禮 儀﹖
❖ 禮貌﹕ 指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表示謙 虛和恭敬﹒
其它 接受同事幫助后要表示感謝並告知結果 同事受批評時要給予安慰和鼓勵
同事受表揚時表示祝賀 委婉指出同事的缺點 多贊美同事 自己不小心做錯事時﹐要真心道歉 不談論同事的個人隱私 不說有損他人形象或自尊心的話
思考及討論
• 我們公司常用溝通方式有哪些﹖
• 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能 達到最佳的溝通效果﹖
特殊技能
電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等……
智能素養
知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是听 其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練
語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具) 邏輯能力 思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質) 認識能力 領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)
秘書培訓課程
(政策秘書部 Jun-2003編制)
第一章 秘書學概說
什么是秘書學﹖
秘書學是一門獨立的科學﹐是源化并充分 發揮其效能的學問﹒ 秘書的研究對象有﹕
秘書人員 秘書部門 秘書工作
什么是秘書工作﹖
秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉 和決策服務”為宗旨﹒ 秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕
起草﹑核對文件 列印﹑遞送文件 調查﹑研究信息 查証﹑解決問題 電話﹑交際接待 會議日程安排 重點事務提點 文檔資料管理 應答回應咨詢 其它等……
秘書工作与秘書學的關系﹖
秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒ 秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作 的科學化﹑理論化体現﹒ 秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割 開來或混為一談均不正确﹒
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心理素養
多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現
培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不
滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒ 鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理
正當競爭帶來的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒 是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒
臨机應變能力 即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應 迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑机智靈活的智能﹒ 以上思維的開發﹐一靠思維開發 ﹐二是要在實際 工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分 秒不誤﹑毫厘不差﹒
記憶訓練 秘書人員必須善于認人﹑記人﹑記事﹒強記博取 ﹑應付自如﹒ 記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得 靠平時勤下功夫多動腦子﹒
第三章 秘書工作的職能
辦事職能
辦事的職能﹕
辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒ 協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率
怎樣提高辦事效率﹕ 1. 領導要有權威﹐員工要有紀律 2. 机制要优化﹐体制要合理 3. 工作環節安排合理緊湊 4. 文件要發得少些再少些 5. 文件寫得短些再短些 6. 合理安排會議﹐填平“會海” 7. 堅持評審﹑完善催辦制度 8. 實現辦公現代化 9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏 10. 培養效率意識﹐進行習俗革命
表現形式﹕ 談話(組織机构處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑
肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)﹒
溝通要素
如何与上司溝通﹖
接受指示 ❖ 認真听﹐不明白的地方一定要問明白 ❖ 如有不同看法﹐及時提出商量 ❖ 表明如何落實執行
匯報工作 先說結果﹐再敘過程 條理清晰﹑簡洁明了 切勿提出瑣碎或不相關的事情
反映工作問題 實事求是 准備好解決方案
提出工作意見以請教方式提出 提出對上司個人的建議
方式委婉 注意場合
接受批評 不要反駁﹐真心道歉 如有必要﹐可适當解釋
接受表揚 感謝並表明會繼續努力 功勞歸下屬﹐如有其他人幫助過﹐要提起
如何与同事溝通﹖
工作配合 禮貌待人﹐不卑不亢 以解決問題為出發點﹐平等互助 學習和欣賞同事的优點
• 過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的 想法或做法﹖為什么會有﹖你現在如何看待﹖
第五章
禮貌﹖禮節﹖禮儀 ﹖
❖ 禮貌﹕ 指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表示謙 虛和恭敬﹒
❖ 禮節﹕ 指人們在交際場合﹐相互表示尊重﹐友好的慣用形式 ﹒
秘书培训课程教材
路漫漫其悠远
少壮不努力，老大徒悲伤
第一章 秘書學概說
什么是秘書學﹖
秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘 書工作的科學理論﹒ 秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分 發揮其效能的學問﹒ 秘書的研究對象有﹕
秘書人員 秘書部門 秘書工作
什么是秘書工作﹖
秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉 和決策服務”為宗旨﹒ 秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕
作指導提供參考信息﹒ 協調作用
如會議安排﹑活動安排等﹒ 門面﹑窗口作用
秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效 率等﹒
秘書工作的方針﹖
保密
因日常處理上司文件﹑參与各類會議﹐故了解公司投資資訊 ﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出台之前需要經過反复 的修正﹐故未發布實施之前不可過早泄漏﹐否則造成負面影響 ﹒
其它 接受同事幫助后要表示感謝並告知結果 同事受批評時要給予安慰和鼓勵
同事受表揚時表示祝賀 委婉指出同事的缺點 多贊美同事 自己不小心做錯事時﹐要真心道歉 不談論同事的個人隱私 不說有損他人形象或自尊心的話
思考及討論
• 我們公司常用溝通方式有哪些﹖
• 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能 達到最佳的溝通效果﹖
尤其對于人事調動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更
應守口如瓶﹒
高效
實事求是
第二章 秘書人員的素養
才干素養
精明的辦事本領
基礎﹕ • 知識面廣 • 頭腦清楚 • 思維敏捷 • 手腳勤快 • 經驗丰富
能力﹕ 專業能力 理解和領會能力 條理和駕馭能力 口語表達能力 應變能力 交際能力
較強的文字表達能力
文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道 ﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒ 秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際 是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析 問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒ 文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作 實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢 源﹒
起草﹑核對文件 列印﹑遞送文件 調查﹑研究信息 查証﹑解決問題 電話﹑交際接待 會議日程安排 重點事務提點 文檔資料管理 應答回應咨詢 其它等……
秘書工作与秘書學的關系﹖
秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒ 秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作 的科學化﹑理論化体現﹒ 秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割 開來或混為一談均不正确﹒
來源/基礎
秘書工作
秘書學
指導/引發
秘書工作的作用﹖
樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上
啟下﹑溝通左右﹒ 助手作用
為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要 的事﹒ 參謀作用
草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策 服務﹒
耳目作用 將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工
參謀職能
1. 起草﹑核對文稿中的參謀作用 2. 資訊信息搜集﹑研究的參謀作用 3. 會務安排的參謀作用 4. 公務活動中的參謀作用 5. 制度評審﹑完善的參謀作用 6. 協調工作中的參謀作用 7. 信訪工作中的參謀作用 8. 議事制度－超前預后工作中的參謀作用
第四章 良好溝通
什么是溝通﹖
定義﹕ 一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒
特殊技能
電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等……
智能素養
知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是
听其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練
語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具) 邏輯能力 思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質) 認識能力 領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)