QD7.4.1-2017信息交流沟通控制规范
信息交流控制程序(含表格)
信息交流控制程序（ISO9001/ISO14001-2015/QC080000-2017）1.0目的为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性。
2.0适用范围适用本公司内、外部沟通及信息交流。
3.0引用文件3.1《纠正及预防措施程序》3.2《文件系统控制程序》3.3《记录控制程序》3.4《环境法律、法规及其它要求程序》4.0定义：无5.0权责见程序要求6.0程序6.1信息分类及对应窗口6.1.1外部信息a).环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等------环境推行小组；b).环境申报、商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息------环境推行小组；C).市场方面环境要求，(如:客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)------业务部、营业部；d).行业组织-------品质部；e).相关方：供应商------采购部、货仓部工程合同方、运输公司-------行政部废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等------后勤部相关方投诉及要求（社区、邻居、劳动局）-------环境推行小组6.1.2内部信息及对应窗口a).系统正常运作时过程中的信息：环境方针为公众所获取------环境推行小组指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息------各部门主管b).其它内部信息如：员工建议。
6.2信息收集及处理6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。
并作如下要求：a).营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。
必要时，经业务部经理级以上同意或授权可由相关部门直接向客户沟通。
当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。
b).采购部为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。
必要时，货仓部、也可直接与供方沟通。
c).客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。
文件化信息清单
QD5.3.2-2022各岗位质量环境职责权限及要求
P3
M2风险机遇
6
QD6.1.1-2022风险机会控制规范
高层、行政
7
QD6.1.2-2022预防措施控制规范
8
QD6.1.3-2022应急计划控制规范
P4
M3经营计划
9
QD6.2.1-2022经营计划管理规范
高层、品质
10
QD6.2.2-2022目标方案控制规范
48
QD8.5.9-2022安全库存管理规定
P14
C4售后服务
49
QD8.5.10-2022顾客供方财产管理规范
销售
50
QD8.5.11-2022交付售后服务管理规范
51
QD8.5.12-2022质量信息反馈制度
52
QD9.1.1-2022顾客满意调查规范
P15
S8放行
53
QD8.6.1-2022产品和服务放行控制规范
高层、行政
60
QD9.3.2-2022质量成本控制规范
P19
M6持续改进
61
QD10.2.1-2022不合格纠正措施控制规范
品质
62
QD10.3.1-2022持续改进控制规范
制表：日期：2022年月日
17
QD7.1.5-2022安全生产管理制度
18
QD7.1.6-20226S现场管理制度
P6
S3测量系统
19
QD7.1.7-2022监测资源控制规范
品质
20
QD7.1.8-2022MSA管理规范
21
QD7.1.9-2022内部实验室检测规范-程序
P7
环安信息交流与沟通控制程序
环安信息交流与沟通控制程序
1.目的
规定信息沟通的程序、方法和内容，确保内部不同层次和职能之间，公司内部、相关方之间相互沟通、协调的渠道畅通，促进工作高效运行。
2.范围
各部门之间、公司与顾客、相关方之间关于质量环境职业健康安全管理体系方面的信息沟通。
3.参考
无
4.定义
无
5.职责
5.1总经理负责本公司重大信息的内外部沟通，主持召开全公司性的会议，签发本公司的
内外部文件。
5.2安全主管部门是关于环境职业健康安全管理体系方面的信息沟通归口管理部门，负责
与各部门关于环境职业健康安全管理体系方面的信息沟通。
5.3行政后勤部门是系统内、公司内及与相关政府部门交流的归口管理部门。
5.4安全主管部门负责依据本程序要求建立相应的策划/规范，确定各类信息交流的对象、
责任部门与相关要求。
5.5各部门负责按体系文件要求与沟通对象进行相关信息的交流与沟通。
6.控制要求
6.1 沟通方式和渠道：文件传递、会议、报告、培训、布告栏、内部网络、电子信件等。
6.2 沟通内容主要有：
a) 环境职业健康安全管理体系运行绩效；
b) 环境职业健康安全方针、目标、指标、管理方案、法律法规、体系文件；
c) 服务质量情况；
d) 环境职业健康安全改进措施制定、实施情况；
e) 相关方反馈情况；
f) 管理评审、合规性评价、内部审核和外部审核的结果；
g) 重要事件或事故通报及纠正、预防措施；
h) 影响环境或职业安全健康的任何变更。
i) 检查与检测结果。
7.附页
无。
信息交流和沟通控制程序
信息交流和沟通控制程序1 目的为使质量、环境、职业健康安全管理活动中的信息交流畅通,及时准确传递,同时使QEO体系的信息采用数据分析的科学方法,保证各部门之间,公司与相关方之间及时沟通各类信息达到过程和产品的有效控制,以证实QEO管理体系的适用性、有效性,寻求持续改进的机会。
2 适用范围适用于QEO管理体系内部和外部信息的交流、沟通和管理,以利于体系过程的数据分析和应用。
3 职责3.1 质检部是质量信息交流的综合管理部门。
3.2 办公室是环境、职业健康安全信息交流的综合管理部门。
3.3 销售部负责客户的信息交流和沟通。
3.4 销售部负责用户反馈的信息交流和沟通。
3.5 工会（员工代表）负责向将员工的意见和建议反馈给公司,同时参与各方面的信息交流的协商及监督检查。
3.6 其他各部门接受和处理办公室下达的有关QEO管理方面的文件和要求,做好本部门有关的内外部信息的收集处理和传递。
4 工作程序4.1 内部信息总经理应确保在公司内建立适当的沟通渠道,确保QEO体系的有效沟通。
内部信息主要包括:a．体系运行信息:（向员工传达QEO方针、目标、报告各部门体系运行状况和内、外部审核,纠正措施和预防措施的验证结果,管理评审结果等）;b．企业技术标准,管理标准,工作标准,员工有关QEO方面的建设和要求,相应的法律法规的信息传递;c．总经理、管理者代表、部门经理对QEO管理体系管理工作的指示、决定、要求等;d．作业场所和活动中心的隐患,评价出的环境因素,风险控制措施;e．应急准备和响应计划;f．绩效监视和测量结果;g．QEO管理方面的培训情况;h．设备实施及物资变化情况,新项目和其他对公司有影响的信息;i．组织机构变化情况;j．各部门、各岗位之间的日常联络,常规报表,其他信息通报等。
4.2 外部信息a．法律法规标准信息;b．执法机构信息:如来自国家地方和行业方面的环保部门、劳动安全部门、检测监管机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求;c．外部的安全检查、参观、访问等;d．市场信息和顾客、供方等相关方信息;e．同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息;f．公司QEO方针的对外宣传信息。
QD9.3.1-2017 管理评审控制规范
1.目的：最高管理者通过定期管理评审，对现有质量体系运行的适宜性、符合性、充分性和持续有效性作出综合评价，确保本公司质量方针贯彻实施和质量目标（过程绩效指标）的实现。
2.范围：本程序适合最高管理者按计划定期对质量体系现状的评审活动。
3.职责:3.1总经理主持管理评审，并对管理评审的全过程进行监督；3.2管理者代表负责编制“管理评审计划”，收集管理评审所需的材料，组织管理评审，编写“管理评审报告”，对管理评审中有关决定进行跟踪和监督；3.3各职能部门负责提供与本部门工作有关的评审资料，负责评审报告中所涉及的与本部门相关的决定的落实。
4.工作流程：4.1管理评审策划：4.1.1管理评审时间：一般安排在当年年末或次年年初进行；4.1.2管理评审频次：通常情况下每年一次。
(时间间隔不超过12个月)在下列情况时，总经理可决定适当增加评审频次：a 质量体系建立后的运转初期或质量体系发生重大变化；b 社会环境、市场需求、采用的标准模式、公司内部组织机构或产品结构有重大变化；c.交付、服务发生重大索赔事件或顾客严重投诉或连续出现重大质量事故。
4.2每次管理评审会议召开前一周，由管理者代表编制《管理评审计划》，经总经理批准后下发至需参加会议的部门。
4.3各部门主管自行准备管理评审所需的资料，并在会议中按以下顺序进行报告。
a.管理者代表：——上一次管理评审会议决策事项追踪措施；——与质量管理体系相关的内外部因素的变化；——质量目标和指标的实现程度；——内部审核、过程审核、产品审核、第二方审核和外部质量管理体系审核结果及纠正和预防措施实施效果；——可能影响质量管理体系的变更；b.技术质量部：——顾客反馈的相关信息(顾客抱怨/投诉/退货产品) 的质量分析（交付的PPM）；——实际和潜在的售后失效及其对质量的影响分析——来自相关方的交流信息,包括抱怨。
——过程质量控制情况（内部PPM）——供应商产品质量状况（供方PPM）——质量成本状况——持续改进项目的实施状况——通过FMEA对潜在的失效模式分析——新工艺开发状况：报告包括：对设计和开发特定阶段的测量加以规定、分析、汇总结果并形成报告。
QD7.1.4-2017过程作业环境控制规范
1、目的：确定、提供并维护过程的运行和达到产品和服务的符合性所需的环境，2、范围适用于公司工作、生产环境控制、3、职责3.1 由生产部负责生产场所的工作环境及物理因素的控制3.2 由行政部负责管理场所环境及人的因素控制3.3 其它部门做好配合工作，做好本部门场所环境管理。
4、工作内容4.1生产场所物理性因素控制按照产品和服务满足符合性要求的需求，结合员工健康安全的需要，经识别确认，主要物理性影响环境因素包括：温度、热度、湿度、照明、空气流通、卫生、噪音等提供、维护有关设施，来满足要求。
具体如下：生产作业环境包括工艺、设备、材料、工位器具、操作体位、程序、劳动组织、气象等良好、安全的作业环境是保证操作人员在作业环境中，不损害其作业功能，既能迅速、正确完成任务，又能在连续的工作中无疲劳感，以及在长期工作中，作业环境对员工身体健康无任何不良影响操作体位的要求，操作体位布置是否合理，是影响是否容易产生疲劳感的重要因素，根据人机工程学原理，一般应该符合下面几点要求：坐着工作时1、坐椅必须牢固，坐下时双腿能着地，座椅的高度为400-430MM，宽度不小于500MM。
2、机械工作台下面应有放脚空间，高度不小于600MM，深度不小于400MM，宽度不小于500MM。
3、机械的操纵按钮离地高度应为700-1100MM，如操作者位置离工作台边缘只有300MM时，按钮高度可为500MM4、工作面的高度应为700-750MM，当工作面高度超过这一数据时而又不可调时，应垫以脚踏板。
脚踏板应能沿高度调整，其宽度不应小于300MM，长度不应小于400MM，表面应能防滑，前沿应有高10MM的挡板站立工作时1、机械的操作按钮离地的高度为800-1500MM，距离操作者的位置最远为600MM2、为便于操作者尽可能靠近工作台，机械下部应有一个深度不小于150MM，高度为150MM，宽度小于530MM的放脚空间3、工作面高度应为930-980MM4.2社会、心理性因素控制正面引导、培训员工，树立良好的世界观、人生价值观，5.相关文件化信息：QR7.1.4-01 《生产过程运行环境因素控制表》QR7.1.4-02 《温湿度检测登记表》编制：审核：批准：日期：日期：日期：。
产品服务要求控制规范
收汇风险 □利润低于常规。
4.2 订单：本程序的订单指顾客与我公司所签订的短期供货协议，从形式上分包括口头订
单、传真订单和电子文件订单，从内容上分包括一般订单和非一般订单。
5 工作程序
5.1 与顾客的沟通
组织应在以下有关方面建立与顾客沟通的过程：
1/5
5.1.1 在产品售出前及销售过程中，营销部应通过多种渠道(如产品目录、广告等)向顾客 介绍、提供有关产品和服务的信息；
营销部主管组织相关部门进行会议评审。常规订单评审，相关部门经理按职责分工会 签《合同评审表》；新产品评审，营销部经理根据会签意见进行综合评估后，交总经理审 批。 5.3.3 需要由全体部门进行评审时，营销部应将《合同（订单）评审表》交相关部门进 行评审：
a) 采购部对物料交货日期及采购的可行性进行评审； b) 技术部对技术要求进行评审； c) 品质部对产品质量要求的检测能力进行评审； d) 生产部对生产设备、工装的能力进行评审； e) 营销部对合同条款的合规性进行评审。 5.3.4 总经理应在《合同（订单）评审表》的相应栏目中签署评审结论并签名。 5.3.5 销售内勤负责保存《合同（订单）评审表》、合同及其它文件，包括对于评审过程 中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。销售主管应对合同评审执行情 况进行监督确认，合同签订必须在合同评审通过后方能进行。 5.4 合同的签订和实施 对产品要求评审后，由营销部代表公司与顾客签订合同或订单。 合同签订后，销售员负责将相关文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为生产、
采购、检验、交付、出货和成本核算等的依据。营销部应建立《合同台帐》，对合同的
执行情况进行监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。 合同执行完毕后，营销部整理资料并存档。
信息交流沟通控制程序(含表格)
信息交流沟通控制程序（ISO9001 -2015）1.0目的：运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围：适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。
3.0定义：3.1内部信息交流：在本公司内部就质量、危害物质、环境管理工作方面的内容而进行的多种形式的交流与沟通。
3.2外部信息交流：是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。
包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。
3.3外部关系人：泛指公司顾客、供应商、政府机构、社区及一般社会大众。
4.0权责：3.1人事行政部：负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与政府、社会大众有关的资讯沟通。
3.2市场部：市场部负责客户对产品要求及产品中环境因素有关的资讯沟通。
3.3品质部：负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4采购部：负责与供应商有关的资讯沟通。
3.5紧急状态下内外沟通：当有危急状况和重大事故出现时，由发现人第一时间通知人事行政部主管，再由其马上报告厂总经理和联系外面有资质的机构（环保、消防等部门）进行救援和处理。
5.0内容：5.1公司组织内部工作性沟通应遵循的以下原则:5.1.1为确保工作人员之沟通的有效性，组织内应推行实施平行沟通,杜绝越位沟通的原则。
5.1.2 同级争议由上级裁决的沟通原则。
5.1.3 例常性的工作内容，以当面口头交流、电话沟通、电子邮件沟通为主的原则。
5.2 有效沟通模式构建:公司制定组织内部的以下模式框架:5.2.1 构建成管理系统之文件体系,建立内部沟通的基础性标准框架.5.2.2 建立管理例会机制,确保对管理系统运行状况实施定期的有效沟通. 5.2.3流程执行过程的即时沟通,主要以召集即时会议或书面性联络的协调方式,确保能有效沟通。
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1 目的
规范管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。
2 范围
适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。
3 术语和定义
管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等
相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。
4 职责
4.1 管理者代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。
4.2 技术质量部负责质量管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。
4.3 办公室负责职业健康安全体系相关的的信息管理，负责内部沟通、参与和协商管理；
4.4 办公室是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。
5 内容及要求
5.1 信息的分类：
5.1.1 外部信息
——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。
——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。
——相关方的信息及投诉等
——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息
5.1.2 内部信息
——正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。
——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。
——紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。
——其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。
5.2 信息的收集
5.2.1 外部信息的收集
1）办公室负责环保局、检测站等监测检查结果反馈信息的收集，并及时传递到有关部门。
2）办公室负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按《法律法规及其它要求控制程序》执行。
3) 技术质量部负责汇总内外部质量监督、检测、检查方面的信息，并及时反馈有关部门进行处理；
4）各归口职能部门与工程合同方、物资供应商、废弃物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品或服务的质量、环境、安全施加影响，相关方反馈的信息，由对应主管部门按运行控制程序，填写《信息交流协商与沟通记录》传递给相关部门处理。
5.2.2 内部信息的收集
1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品管部按响应程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审查结果、管理评审结果、法律法规等信息。
2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不合格控制规范》。
3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见《应急准备与响应控制规范》。
4）其它内部信息，提供者可填写《信息反馈单》或《信息交流沟通记录》反馈给有关部门分析、传递、跟踪、验证
5.2.3 当信息反馈部门收集的信息涉及到产品重要质量、环境、职业健康安全隐患,应及时向管理者代表或总经理报告。
5.3 信息交流沟通方式
方式一般有职工大会、体系管理评审及内部审查、业务系统工作会、生产协调会、环境、职业健康安全例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建议改善、与组织有关的选型手册、报刊、信息简报、看板、OA系统等内部信息媒体；组织内部局域网及外部网络传输；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它各种相关交流活动。
5.4 参与和协商
员工代表应参与质量、环境、职业健康安全方针、程序的制定和评审。
工会通过职工代表大会、座谈会、征集合理化建议等厂务公开的形式，征求职工在体系运行、影响作业场所环境、安全各因素改善等方面的要求和意见，与管理者代表定期沟通与协商。
组织领导及相关部门通过听取汇报、接待处理相关方等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题。
5.5 信息资料保管
归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。
5.6 有关事件信息的具体原因调查分析、纠正措施、预防措施，按《持续改进
控制规范》进行。
6 流程图
信息交流、沟通流程图见附件
7 相关文件化信息
QD7.5.1 《文件化信息控制规范》
QD6.1.3 《法律法规及其它要求控制规范》
QD10.2.1 《不合格纠正措施控制规范》
QD10.1.1 《持续改进控制规范》
QR7.4-01 《信息沟通事项清单》
QR7.4-02 《信息交流沟通协商记录》
8、修改栏
编制：潘旻斐审核：凌国洪批准：潘建洪
日期：2017.08.05 日期：2017.08.15 日期：2017.08.31
附件信息交流、沟通流程图。