内业资料管理制度0001

内业资料管理制度

沈阳至铁岭城际铁路工程（松山路, 道义）

轨道工程（一期）内业资料管理制度编制: 复核: 审核: 中铁四局集团有限公司沈阳至铁岭城际铁路工程, 松山路，道义,轨道工程,一期, 项目部

2012年10月26日

技术资料管理制度第一条严格执行党和国家的保密、安全制度〜确保档案和案卷机密安全。第二条各部室应在每年元月底向项目部办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

第三条各部室应明确规定档案责任人〜档案责任人, 档案员,对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

第四条各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

第五条各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等工程图纸文字技术资料、质量资料由项目工程部负责归档。

第六条各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档〜副本原件由办公室归档〜其他部门备份存档并由运行维护部实行电脑化管理。第七条归档资料必须符合下列要求

1、文件材料齐全完整,

2、根据档案内容合并整理、立卷,

3、根据档案内容的历史关系〜区别保存价值、分类、整理、立卷〜案卷标题简明确

切〜便于保管和利用。

第八条档案资料借阅需履行登记、签字手续〜重要资料借阅需先请示分管领导。

第九条由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定〜提交档案报告〜并根据有关规定的酌情处置。第十条加强档案保管工作〜做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作〜定期检查档案保管工作。

工程档案管理制度

第一条为了确保项目部工程资料的完整和安全，特制定以下规定。

第二条适用范围

1、施工图及报批文件;

2、主体及配套工程概算、预算，工程招、投标文件，工程合同，设备报价

书;

3、工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决

算书;

4、施工规范及标准、工程定额、施工图集等;

5、市场调查报告、项目策划及广告、销售策划方案、销售进度统计表; 6 、业主投诉意见及整改报告等。

第三条文件归档

1、财务部保存: 项目资金预算、合同原件、工程预算书、决算书、工程策划预算;

2、行政办保存:合同原件、预算复印件{ 定标后} 、决算复印件及其它所有文件;

3、工程部门在施工期间保存: 施工图、变更及工程联络通知复印件、预算复印件（定标后）、各项报批文件副本、合同副本或复印件、施工规范及标准、工程定额、施工图集、根据竣工图修改说明的施工图、业主投诉复印件、整改报告复印件（有关物业管理文件如年度预算、收支报表、业主情况、应收应付统计、设备维修计划、物料消耗统计、采购成本、管理费、服务反馈信息、意外情况处理等按物业管理规定）;

4 、由政府相关部门存档备案的资料，由工程部门整理按照政府部门规定办

理，同时，作出说明交行政办备案;

5、归档时间: 工程、销售、后勤等部门在接受或自行完成各项文件次日前办理归档

交接手续; 工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一周内整理归档;

6、所有归档资料必须附有目录，记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处、

完好程度等。

第四条文件保管

1、文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密; 2 、各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括: 编号、文件名、文

件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数;

3、文件须存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠及虫害; 4 、每项工程资料须单独集中存放、查取方便;

5、保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，

整齐、有序;

第五条发放与借阅

1、工程预算、招投标文件、公司经营预算、销售策划及预算、业主情况等

均为一级保密文件，以上文件须由主管领导及以上领导批准，方可借阅或复制。若需复制，须由保管人执行;

2、设计、预算、施工、验收、检验技术规范、标准等，在施工期间工程技

术人员可以借阅，工程结束后一周内，交还项目部保存。 3 、除以上文件，原件为一份的其它文件，一般不准借阅，只能查阅。确因

工作需要且又不便于复制或复制成本较高的，须由行政办主任批准后，限期借阅，最长不超过两天;

4、不按规定办理手续者，保管员有权拒绝借阅或查阅;

5、所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续。

第六条责任及处罚

1、保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责;

2、对泄露公司机密者给予撤职、降薪甚至开除处理;

3、丢失或损坏重要文件者，根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降

薪处理，无法弥补的，给予开除处理;

4、不及时归档者，给予警告处理;

5、对直接责任者处理的同时，要追究其主管的领导责任; 6 、保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任。

第七条附则

1、本制度自2012年10 月26 日起开始执行，有关未尽事宜，由行政办负责解

释。

2、若有违反，直接责任人员按绩效考核管理办法考核，给公司造成损失者，并需

承担赔偿责任，情节严重，屡教不改者予以辞退。

合同管理制度

第一章总则

第一条为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合项目部的实际情况，制订本制度。

第二条项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。

第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于项目部经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

第二章合同的签订

第四条合同谈判由相关部门负责人组织，经项目经理或受权副经理批审。签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，必第五条须是法定代表人或法