时间管理与效率提升

时间管理与效率提升第一节、克服拖延症你在工作中是否有过这样的情况，写报告时偷看一下中国好声音，做设计时开着qq聊天，发邮件时刷微博、微信，甚至你还给半个月没有联系的老妈打了通电话，总是相信在最后一刻能够人品爆发瞬间秒杀工作，你这是哄谁呀？引起拖延的原因是什么？有21%的人认为追求完美是造成拖延的原因。

你以为你是卡梅隆啊，拍一个阿凡达拍十几年，23%的人则认为不自信造成的拖延。

26%的人认为时间充足不着急做。

42%的人是偷懒不想干活能拖就拖，亲：你是否中枪了。

要想反败为胜，扑倒拖延症，你可以选择以下几种方法。

一、立即执行，研究证明开始着手一件事是最大的障碍。

幸运的是，人们天生有一种办事有始有终的驱动力，她会迫使人们去完成已经开始了的工作，当我们没有完成任务时，就会经历不适和入侵性的想法。

所以趁现在赶紧行动吧。

二、时间管理，按照重要程度排序，为自己设置时间限制，把他写下来，记在日历上，这样完成任务的可能性就更大。

在此之上建立一个日程表来记录各项工作的进度，一栏写上时间跨度，另一栏写上这段时间内所完成的项目，记录进度可以实事求是的评估自己的工作，从而不会骄傲的认为自己已完成的任务。

三、摆脱分心、拒绝网聊，关掉微博，不打开网页，即便是邮件也在固定时间段处理，甚至可以断掉网络。

四、建立奖励机制。

每次按时完成工作时，给自己一个奖励，强化完成任务的成就感。

下次想要拖延时，这份成就感就会自己冒出来，鼓励你开始行动。

五，化整为零。

高难度任务让人心生焦虑，望而却步。

解决办法就是把它分成一个个小任务，看到实现的可能性，大脑就会降低对其困难性的评估，再着手行动就会轻松许多。

六、停止多任务。

研究认为，并行多任务时效率反而更低。

因为多任务的频繁切换意味着注意力的不断转移，每一次转移大脑都需要时间重新投入。

倒不如把所要做的事列一张清单。

这样更容易贯彻你的行动计划，每一次只专注做一件事，你的工作效率就会提高。

如果硬要一次执行多任务，除非你是哪吒三头六臂。

七、将自己感兴趣的工作留到最后，为了最后能做自己喜欢的事情，前面做一些不喜欢的工作也不是那么难以忍受吗？以上是战胜拖延的7个简易法则。

拒绝拖延就在当下，今天你拖了吗？如果你还拖，亲，不要放弃治疗哦。

第二节、高效会议管理据权威机构统计表明，经理级和专业人员每周约花四分之一的时间在开会，每年企业因不断的会议管理，导致的损失高达60亿美元。

那么会议令人烦恼的因素有哪些呢？会议离题、会议准备不足，会议效率低，参会者的啰嗦，会议时间长，缺乏参与。

看到这些烦恼的数据，你还hold住吗？其实使会议高效，我们只要掌握下面几个技巧，就可以主持有效且成功的会议。

一、避免不必要的会议，如漫无目标的会议，很多无关者参加的会议、不合适时间的会议，其他方式可以解决问题的会议。

二、会议时间控制。

准时开始准时结束，考虑使用非整点来作为会议开始的时间。

这听起来不可思议，但是当你把一个会议定在整点开始，比如说在两点整，人们通常都会以为有10或15分钟的缓冲期这样就杀掉许多时间了。

然而心理学家发现，如果你把时间定在2点10分，出席者就不会随意不遵守开会的时间，会议时间长度尽量控制在22分钟以内，避免带入无休止的会议拉锯战中。

三、有明确的议程和目标、将要讨论的题目列出表来，请先想想看，再把会议上要讨论的事列出大纲，只是就一些简单的问题列出一张议程表而已。

在开会以前把议程列出大纲来，可以迫使与其他的出席者在事先对议题与议程好好的思考，使得来到会议桌的每一个人都能够胸有成竹。

我保证你会在写下大纲的每一分钟。

都至少使你在正式开会的时候节省5到10分钟。

四、提前发送会议邀请，在3天前发送会议相关的内容以及邀请。

五、严禁带笔记本和手机，带上笔和纸。

六、会议主持人随时终止岔开主题的讨论。

会议定好议程表，并切实的遵守，不要节外生枝。

另起一题。

七、会后发出会议纪要，跟踪会议达成的共识和行动计划。

行动追踪，行动项目是确定的，这个是谁来做，何时做，怎么做，在哪儿做。

执行人追踪，行动落到具体人的身上。

完成时间追踪，保证决议定下的事情按时完成。

此外还有另类的会议战略。

里兹卡尔顿的开会技巧，每次换班的时候，简短的站立聚会。

沃尔玛的开会技巧，让雇员们在休息时间开会。

雅虎的开会技巧，周五非正式的有鸡尾酒和零食的会议。

老海军的开会技巧，在一个休息室环境中进行的一对一式谈话聚会。

第三节、战胜最后期限一份全球性调查结果显示，我大中华民族是世界上最勤奋的民族，在很多城市，尤其是北上广深加班几乎成了家常便饭。

为什么我们要加班？是工作负荷太重，是工作效率太低，是自己太过努力。

其实都是因为这四个字最后期限、如果工作未能如期完成，不仅会造成整个项目的延误。

还会被贴上不讲信用，能力不够的标签，一不小心就成了loser。

最后期限是工作中的一个魔咒，让我们每天被牵着鼻子走，应接不暇，手忙脚乱，身心疲惫。

要想战胜最后期限。

拿回掌控权，那就修炼好这五大秘籍。

秘诀一，建立一份清单，首先把能想到的工作项目记录下来，并标记上最后期限，这是一个减少最后期限压力的好方法。

因为这张清单会告诉我们情况没那么糟糕，原来那些让人压力重重的事情并不在紧急工作范围内。

秘诀2，提前做好工作安排，针对清单每一项任务的最后期限，列出要采取的各项行动，比如任务内容、沟通对象、调查工作等等，然后确认好执行工作的顺序，并估算出每一项行动需要的具体时间。

这样我们就拥有了一份工作日程表，最后期限仅在掌握，再一项一项消除工作，你是否又舒了一口气呢？当然。

别忘了将没有规定期限的工作也排上日常，对于重要而不紧急的事情，要主动出击，不要等着他们出现在最后期限清单中。

秘诀3，沟通协调时间。

有的时候很多最后期限的事情堆到了一起。

为了争取更多的主动权，你可以找相关的同事协商一下。

因为很多最后期限并非一成不变的，提出你的合理理由，总有协商的。

空间当然也有不少，最后期限真的无法延后。

这个时候你就需要……。

秘诀4，寻求他人帮助。

当束手无策的时候，不要像鸵鸟一样把头埋在沙子里，假装一切进展顺利，这没办法解决问题，而应该在发现时间不够用时，第一时间向明白人请教求助。

秘诀5，学会拒绝，无论是在接受任务还是接受最后期限到无法按照对方要求的时间完成时，与其委屈求全，不如一开始就直截了当的拒绝，并说明拒绝的理由。

人们根本记不住借口有多完美，但一定会记住某人没能完成自己答应的事情。

最后如果无论怎么做，还是没能在期限内完成，那该怎么办？别放弃，继续埋头干。

别着急，但是动作要快，说到就要做到，可不要再让别人失望了哦，you can do it。

第四节、时间日志分析管理大师彼得德-鲁克指出：高效人士着手工作时，不会一开始就先定计划，而会先观察自己实际使用时间的状况，在设法削减非生产性的时间使用。

也就是说想找到问题所在，得先进行诊断。

你可以通过时间日志（time log）来找回你的时间，一、记录时间日志。

记录时间日志很简单，随时在自己身边摆一本小笔记本或是一张纸，以分钟为单位。

详细记录自己是怎么使用时间的，记住要当下记录，不可根据事后回忆，以免失真，并且一定要坚持记录一整天甚至一周的时间日志，直到你能掌握自己运用时间的状况，就可以不再记录。

二、分析时间日志。

接下来就要检视时间日志了，可以用下列问题进行分析，完成当天工作的过程中被打断了多少次。

最常打断工作的原因是什么？中断的时间有多久，要花多少时间才能重新进入状况。

你写的事情如果不做，会导致什么后果，在所做的事情中，有哪些是在浪费时间的。

你会发现如果同事A提前提供材料，并约好讨论时间，花费的时间可以从30分钟缩短到10分钟。

而C部门的会议你参不参加根本没影响，分析时间日志可以清楚了解自己运用时间的模式。

以及浪费时间的病因。

三、对症下药。

找到浪费时间的病因就可以对症下药了。

有些人可能是心太软，总在为别人的事情忙碌，那就练习say no。

有些人是无法专注，总是被各种弹窗转移注意力，那就尝试固定一个时间段关闭所有提醒，只专注做一件事。

又有人可能确实是事情很多，那就花点时间思考例行事务中有没有更快完成的工作模式。

下次处理相同事物时，就可以节省下时间了。

如果你此刻正饱受时间不够用的痛苦，赶紧试试找到问题所在，记住，只有彻底摆脱没效率的工作习惯，才是开始创造更多时间的开始。

第五节、减轻例行工作的秘诀周报告、月报表还有每天要写的几十封邮件，天天都是这些事儿。

难道我要一直这样工作，直到地老天荒，例行工作是有理想、有追求、有抱负的上班族无法言说的痛，他吞噬时间更吞噬我们的工作激情。

但任何工作都会有例行的事项与行为重复感到厌烦，不如思考怎样能够减少时间在这些例行工作上。

其实75%的工作都可以模式化。

以前制作的报告，收集的资料或者重复性工作的步骤，工作模式化就是要充分发挥他们的价值。

只要花一次功夫整理成报告模板，简查表、工作指南等等就可以重复利用，保证在短时间内高效率完成工作。

一、利用模板省下一半时间。

每周都要出相同主题的报告，每天都会邮件答复差不多的问题，类似这样的状况都可以建立自己的工作模板库。

举个例子，作为客户经理，不妨把发送给客户的电子邮件进行分类，建立不同的模板，初此联系、反诉方案、节日问候等等。

只要模板在手写邮件时就能二、建立信息库，减少搜寻时间，找文件，找数据，找图片，找联系方式。

如果信息零散的分布，通往信息的道路就山路十八弯。

只要在平时做个有心人，将相关信息归类存档，甚至共享给相关的人员，就可以节省掉很多寻找的时间，也可以避免被别人的需求打扰。

比如行政的常用供应商联系方式、市场的常用数据归档。

三、制作工作指南，新手也能迅速上手，某些工作可以总结出一般规律，形成流程步骤要点清单等等、依据指南做事当然有条不紊，手忙脚乱大意疏忽，滚粗。

比如第一次拜访客户时询问的问题基本是固定的，列出问题清单就可以减少每次拜访前的准备时间，还不用担心遗漏，就算经验不足的菜鸟也能在询问客户想法时达到老鸟的水平。

现在审视手上的工作吧，看看哪些部分能够被模式化，将达成工作的必要事项列出分类，将分类的项目写成检查表或手册，最后记得模式化会随着工作不断进化。

每隔一段时间回头审视，让模式也能够与时俱进吧。

第六节、工作效率不只是少花时间所谓效率涵盖了时间和成果两大要素。

三者的关系应该是效率=成果/时间。

获得相同的成果时，在越短时间内完成，效率越高。

因此要评估工作的完成度，一定要分清工作的投入和产出。

要怎么提高他们的效率呢？除了计算花多少时间，更要先让他们确认想得到什么成果、哪些工作是必要的？尝试以下三种方法来提高效率一、使用三段式效率管理目标、成果、时间。

一般情况下工作活动划分为三类。

1、产出活动与成果达成直接相关的动作。

2、预产出活动与成果达成间接相关的资料收集与准备。

3、做白工、所作所为和成果无关。