物业公司管理系统档案管理系统分类表
物业公司物业管理档案分类目录
物业公司物业管理档案分类目录
物业公司物业管理档案分类目录
一1.1
文件资料管理
1.1.1 质量体系文件
1.1.1.1 质量手册\工作手册
1.1.1.2 内审资料/外审资料
1.1.1.3 管理评审资料(质检报告) 1.1.1.4 质量记录清样
1.1.1.5
管理办法流程(作业指导
书)
1.1.2 公司\相关单位\项目文件1.1.
2.1 公司发文
1.1.
2.2
物业管理处、各部门上报公
司文件
1.1.
2.3
外来文件（上级部门、开发
建设单位、相关单位）1.1.3 证照\法律法规\收费标准1.1.3.1 证照管理
1.1.3.2
法律法规及相关资料（见书
目及卷内目录）
1.1.3.3 收费标准
1.1.4 项目资料／创优资料
1.1.5 合同协议
1.1.5.1 物业管理合同。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
物业管理档案分类方案
物业管理档案分类方案一、前言物业管理是指对房地产物业进行合理有效地管理和维护的工作。
在日常的物业管理工作中，涉及到大量的文件和档案，如合同文件、维修记录、安全检查报告等。
妥善分类和管理这些档案对于提高工作效率、保障物业安全和维护业主权益都具有重要意义。
因此，建立一个科学合理的物业管理档案分类方案至关重要，本文将针对此问题进行探讨。
二、档案分类的重要性1. 提高工作效率妥善分类的档案可以提高工作效率，便于管理人员快速地找到需要的信息，避免在繁杂的档案中浪费过多时间。
2. 保护业主权益物业管理档案中包含了大量的合同、业主信息等敏感文件，妥善分类有助于保护业主的权益，确保相关文件得到保护和安全。
3. 规范管理规范的档案分类方案可以更好地进行管理，各类档案清晰可见，简化管理流程，规范办公行为，保障档案信息的完整性和真实性。
三、档案分类的原则1. 分类清晰确保每个档案都能够明确地归类到一个具体的分类中，避免交叉混乱。
2. 明确命名档案的命名要清晰明了，符合规范，方便查找和理解。
3. 便于存取档案分类方式要符合现代物业管理的特点和需求，能够便于存取和管理。
四、档案分类方案的具体内容1. 合同类档案包括物业租赁合同、保洁合同、维修合同等。
2. 财务类档案包括收支账单、账目记录、费用清单等。
3. 安全检查类档案包括安全巡检报告、安全检查记录等。
4. 设备维修类档案包括设备维护记录、保养维修合同等。
5. 人事档案包括物业员工档案、培训记录等。
6. 业主信息档案包括业主登记表、业主权益保障记录等。
7. 报修记录包括各类维修保养申请及记录。
8. 会议记录包括物业管理会议记录、业主大会记录等。
五、档案管理的流程1. 收集档案及时收集各类档案，确保文件的完整性和真实性。
2. 分类整理按照上述档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，确保每个分类都有清晰明了的命名和归档。
3. 存储管理确保各类档案的存储环境符合规范要求，避免损坏和丢失，保障档案的安全。
物业管理档案分类方案
物业管理档案分类方案介绍物业管理档案是指有关物业管理的各种记录、资料、文书等文件，它们包括房产、设备、维修、保养、安全、卫生、环保等方面的信息。
对于一个物业公司来说，建立一个合理的档案分类方案非常必要，可以方便管理和查找信息，提高工作效率和工作质量。
选定分类原则在制定档案分类方案之前，我们需要认真考虑选定分类原则。
首先，档案分类应该遵循一定的规律和方法，以方便分类和查找。
其次，在分类的基础上，应该制定具体操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。
基于这些原则，我们将制订以下的档案分类方案。
物业管理档案分类方案房产档案房产档案主要记录有关物业所管理的房屋、门牌号、朝向、面积、装修、购买时间、交易信息等内容，按照以下方式进行分类：1.业主档案：保存业主的基本信息、联系方式、入住时间、购买房屋的相关信息等。
2.房屋档案：按照房屋地址进行分类，记录房屋的具体信息和历史变动情况。
3.应收缴费档案：记录业主每月的物业费用、停车费用、水电费用等信息。
设备档案设备档案主要记录物业管理所涉及的各种耗材、电器、机械设备、工具以及设施的维修配置、巡检记录、过保时间等信息，按照以下方式分类：1.设备档案：按照设备类型、使用环境、生产厂家等方式分类记录设备型号、生产日期等信息。
2.巡检档案：定期巡检记录、维修保养记录、故障修复记录等。
维修档案维修档案主要记录维修工作的内容和维修人员的信息，按照以下方式分类：1.维修档案：按照设备类型、日期、维修人员进行分类，记录维修内容、费用等信息。
2.维修保养档案：记录设备定期维修保养的情况。
安全、卫生、环保档案安全、卫生、环保档案主要根据以下类别进行分类：1.安全生产档案：记录安全检查的结果、安全隐患和纠正措施。
2.环保档案：记录环境污染物排放情况和环境治理情况。
3.卫生档案：记录对公共区域的定期清洁、消毒、换气等情况。
档案管理操作规程和标准除了对物业管理档案进行分类以外，我们还需要制定更具体的操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。
物业服务管理档案目录分类
物业服务企业档案分类行政管理人力资源管理品质管理工程管理物业服务(项目留存档案)经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金1.公司章程、出资、验资、申报2.董事会决议3.其他1.营业执照2.资质证书3.账户开户证明4.社会保险登记证5.质量体系认证证书6.其他1.物业管理师证2.会计证3.高、低压电工证4.消防类相关证件5.电梯管理员证6.工程、土建类证7.其他公司设立工商注册、资质申报、董事会、监事会文件等公司经营中所需要的重要证照、资质等各类认证证书、员工职工证书、车辆证照、证卡等开办资料公司证照其他证照物业公司总部档案分类证照管理档案行政管理档案规章制度档案行政事务管理合同管理档案法律事务档案法规文件公司制度文件管理印章管理会务接待车辆管理物业合同其他合同各类文书国家、部门、行业、当地发布的与物业管理相关的法规、办法等公司内部管理所需各项规章制度等会议记要、往来文件、内部文件等印章管理制度及备案资料、印章保管使用记录等各类接待、会务、洽谈活动等有关车辆的各种资料公司招投标记录、物业服务合同往来经济合同、协议、专项分包合同等在经营管理合同中产生的经济、民事、刑事纠纷等1.物业管理条例2.物业承接查验办法3.住宅室内装修装饰管理办法4.维修资金管理办法5.物权法6.城市异产毗连房屋管理规定7.物业服务收费管理办法8.其他1.公司行政办公制度2.考核制度3.保密制度4.行政人事制度5.财务制度6.其他1.行政办公会议记要2.会议通知、会议签到表3.政府部门等往来函件、行文4.对外发文、函件等5.其他单位往来函件6.行政决议、通报7.申请、报告8.其他1.管理制度2.刻章申请3.印章样本备案登记表4.保管人及使用登记表5.其他1.接待登记、记录表2.洽谈、会议记要记录3.其他1.车辆年审记录2.派车记录3.其他1.各类合同及相关会审记录2.合同台账3.其他1.起诉状2.法院传票3.判决书4.其他资产管理档案图书管理档案后勤福利档案荣誉管理档案固定资产日常物料供应商资料图书管理宿舍活动室管理食堂管理其他福利荣誉管理公司产生经营、管理需要配置购买的设备等资产生产原材料购置、各种物资供应、仓库保管、盘点、出入库等记录供应商基本信息及评价资料公司、部门存放的图书资料及借阅登记资料等员工宿舍、活动室管理规范及日常管理了资料食堂运营管理制度、资质及日常管理记录法定节日、生日福利，住院看望，以及职工保健、劳动保护等福利公司经营管理活动中启德的各类实物奖品、赠品、纪1.各类固定资产清单台账2.使用、保管责任、年限表3.说明书、图纸、保修卡4.各类证书、年审、盘存表5.其他1.物料购置申请、审批表2.入库单3.领用单4.工具、服装登记台账5.盘存表6.其他1.供应商花名册(单位名称、联系人、联系电话、供货地址、供货名录)2.供应商单位证照 (营业执照、资质许可证、法人身份证及法人证明)3.报价单4.年度供应商评价表5.半年度比价表/报告6.其他1.图书台账2.图书借阅/复印登记表3.图书催还通知单4.图书盘点汇总表5.其他1.配置物品表2.检查记录表3.其他1.食堂管理制度2.卫生许可证3.食堂作业人员健康证4. 日常采买台账及用款5.签领登记6.周菜单明细表7.其他1.福利发放方案及审批资料2.体检表(报告)3.节日员工物品采购、发放表4.其他1.质量体系认证证书2.国优及省示范小区奖牌证书3.政府颁发的奖励、奖状4.其他人力资源管理档案品质管理档案声像电子档案人力资源规划档案招聘与配置档案培训与开辟档案绩效管理档案薪酬福利管理劳动关系管理质量体系管理档案各类声像电子资料人力资源规划员工档案培训与开辟绩效管理薪酬管理福利管理劳动关系体系文件念品：证书、奖杯、奖状、锦旗等公司经营管理活动中产生的各类声像资料、电子档案有关公司人力资源管理的各项规章制度、人力资源规划文件等有关员工的招聘、录用、辞退、离职等文件各类内部及外出培训形成的记录员工绩效考评资料、绩效考核报告、激励等员工考勤、请假、休假等记录，薪酬审批、晋升审批等记录社保、医保以及商业保险资料等员工与公司的经济关系各类有关质量标准的文件1.光盘2.照片3.电子储存4.其他1.岗位职责、任职要求2.公司架构及人员配备3.聘任决定、任命决定4.人力资源分析报告5.其他1.各类证书2.职工花名册3.招聘、面试记录表4.转正审批表、离职表5.各类复印件6.其他1.培训计划、培训签到表2.培训记录表3.试卷、考试记录4.培训教材5.外出学习总结6.其他1.考核表2.激励/处罚单(审批表)3.绩效考核结果报告等4.其他1.考勤表2.请假单、审批表3.工资审批表4.其他1.缴纳社保及商业险单据2.其他1.劳动合同2.其他1.质量手册2.程叙文件3.作业指导书4.质量记录5.其他品质监督档案计划管理档案管理制度档案工程管理档案事务管理档案体系运行督导标准监督检查质量改进计划管理公司制度法律法规会议记录往来文件有关质量体系认证、内部审核、运行评审、体系运行报告等各业务模块质量检查、督导标准各类质量监督检查记录所有有关督导检查、改进落实所形成的记录月度年度工作计划，年度经营、管理目标责任书有关工程、设施设备的各类管理制度类文件行政规章制度、国家、部门、行业法规、标准等工程会议纪要、记录，会审形成的决议、决定等政府、上下级、兄弟单位、分包合同单位去函、来函等1.外审记录2.内审计划3.内审报告4.管理评审报告5.其他1.品质三级监察制度2.夜间查岗制度、作业指导文本3.节前安全检查制度、作业指导4.重点部位、区域界定及监管作业指导文本5.其他1.检查记录2.满意度分析、报告3.分包方检查记录4.其他1.不合格项报告单2.纠正与预防措施报告单3.整改通知书4.质量改进活动计划5.整改检查结果6.其他1.部门月度工作计划2.年度经营管理目标责任书3.年度工作任务达成跟踪汇总表4.其他1.承接查验标准、办法2.设备编号办法3.设施设备等分包管理办法4.其他1.维修资金使用办法2.商品住宅质量保修规定3.物业承接查验办法4.其他1.会议记要2.图纸会审记录3.决议(设备、设施改造等方面的)4.其他1.政府等来函或者红头文件2.给施工方发文去函等3.洽商等4.其他监督管理文件档案能耗管控档案图纸技术资料档案经营收入档案经营管理档案成本管控档案前期介入日常管理专项检查能耗管控图纸技术资料主营业务收入预约服务收入人工成本管控早期介入进行督导、协助等所形成的记录档案对各项目承接查验，工程、设备设施维修保养，分包项目检查督导形成的记录、培训指导，以及交付前工程施工监督检查等针对电梯、消防等专项设备、重大设备进行的检查、督导记录公司本部及对各项目水电气等能耗的监督、管理等需要公司留存的图纸技术资料、维修记录、设备台账等物业管理费、车位服务费、房屋租赁费主营收入以外的业务收入人工成本管控、绩效考核1.工程项目建议书2.检查记录3.工程质量问题反馈记录4.其他1.承接查验记录报告2.检查记录3.培训记录4.分包单位检查督导记录5.其他1.电梯使用情况统计分析2.消防设备节日检查记录3.整改通知书4.其他1.公司本部能耗台账2.各项目能耗情况分析表3.能耗督导记录4.其他1.图纸2.操作使用说明书3.大修、中袖报告记录4.设备台账5.其他1.物业管理费台账及收费统计表2.年度经营计划、总结3.案场合同及预算4.前期启动费台账5.其他收入台账6.其他1.车位台账、停车费收入台账2.多种经营台账收入及合同3.专业化公司收入台账及合同4.其他1.薪资调查报告(年度、半年度)2.人力资源优化分析报告3.减员增效计划4.绩效考核方案或者办法5.其他市场拓展档案品牌管理档案经营风险管控方案市场调研档案项目接管档案合同管理档案视觉识别档案荣誉证书档案物料费支出管控公共能耗管控维修、维保费用管理日常运营风险市场调研项目接管合同管理视觉识别获奖文件物料采购管理、库存管理、物料节约管理公共水电费、公共照明灯具改造、水泵节能管理公共设施设备的维修、维保合同管控、合法用工、日常服务过程中对客户造成伤害的风险市场动态、数据调查及分析项目投标文件、中标通知书等全权委托合同、代管合同或者顾问合同公司 VI (视觉识别)公司理念各种获奖文件、荣1.物料供应商选定资料 (公开招标、竞争性谈判资料)2.对供应商的评审报告3.物料支出统计及分析4.出入库单据5.库存管理数据分析及优化方案6.其他1.公共能耗的统计分析报告2.节能减排方案3.新能源及新技术的运用报告4.公共照明工具改造方案5.其他1.年度维保工作计划2.小修急修支出计划3.小修急修实施设施方案4.供应商评审及选择方案5.其他1.合同风险管控程序及制度2.涉及工作危（wei）险的规避措施3. 自然灾害、人身安全防范等各项应急预案4.物业区域内涉及客户人身安全的预防措施5.公共责任保险6.其他1.市场调研报告2.其他1.招标文件2.投标文件(标书)3.管理方案4.中标通知书5.其他1.全权委托项目接管合同2.顾问项目接管合同3.委托管理合同4.其他1.公司 VI 手册(导图)2.公司 VI 使用说明3.其他1.颁奖文件2.其他财务管理档案 (仅包括不在财务部门单独存放的档案)维修资金档案宣传资料档案收费资料档案财务制度档案首次缴存明细档案荣誉证书奖杯奖牌纸质宣传影响宣传收费资料财务制度首次缴存明细证书、奖状、奖杯、锦旗等公司对外宣传使用资料包括公司使用的各类收费单据及存根与物业管理相关的财务制度业主维修基金首次缴存明细1.荣誉证书2.刊载公司荣誉的报纸、刊物3.表扬信4.其他1.奖杯2.奖牌3.锦旗4.表扬信5.其他1.宣传手册2.宣传单页3.其他1.电子音像资料2.其他1.费用减免单2.财务分析报告3.其他收费资料1.会计制度2.收费管理制度3.资金管理制度4.早期介入启动费制度5.票据管理规定6.发票管理办法7.财务人员交接管理细则8.差旅费管理办法9.借款管理明细10. 日常报销制度11.内部审计制度12.其他相关制度业主维修基金首次缴存明细物业公司项目档案分类物业服务档案(项目档案)历史使用资料档案基础管理档案历史使用资料综合管理每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.房屋专项维修资金使用申请(立项)表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件(若成立业主委员会需要有业主委员会委托书)3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片 (公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片)8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件 (若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件)18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录房屋及公用设施设备档案规划建设承接查验合同管理业主委员会房屋基础资料规划、设计、施工阶段的各类手续及资料物业承接查验方案、内容、清单，物业承接查验协议、物业移交手续与建设单位签订的前期物业服务合同、与业委会签订的物业服务合同、与专业外包单位签订的服务外包合同业主大会议事规则、业主委员会成立、备案资料管理区域内标识清册、房屋权属清册、房屋管理制度、房屋维修养护记录1.建设用地规划许可证2.建设工程规划许可证3.规划总平图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建造工程消防验收备案资料、人防验收报告、建造名称和核准书等4.规划变更批准文件5.竣工备案表6.项目竣工总平面图7.单体建造、结构、设备安装竣工图8.设施设备安装、使用和维修保养技术资料9.单项工程竣工验收证明材料10.住宅使用说明书、住宅质量保证书1.物业承接查验的函2.物业承接查验小组的成立决定3.物业承接查验方案4.工程资料移交清单5.供电、消防、弱电、电梯、土建、景观绿化系统检查表6.物业承接查验报告7.物业承接查验协议书8.物业移交确认书1.前期物业服务合同(物业服务合同)2.服务外包合同3.管理规约、暂时管理规约1.业主大会议事规则2.管理规约3.业主委员会成员名单4.业主委员会备案资料5.物业服务合同6.与业主委员会的工作联系函1.房屋附属设施巡查记录2.项目标识清册3.房屋权属清册4.房屋维修计划5.房屋维修养护记录6.房屋评定记录7.其他设施设备基础资料维修保养计划与实施电梯管理供电管理弱电管理消防管理设施设备各类管理制度及设施设备清单台账、节能降耗管理各类设施设备年度、季度、月度维修养护计划与实施记录电梯移交资料，外包合同资料及日常管理记录供电管理制度及运行维修养护各类记录外包合同资料及日常运行、维修养护等各类记录消防管理制度及运行维修养护各类记录1.设施设备管理制度2.设施设备人员岗位职责3.上岗证书4.设施设备清单5.设施设备台账 (供电、给排水、消防、弱点等)6.各类应急预案7.节能降耗计划、方案8.节能降耗(水电)统计分析报表9.其他1.年度保养计划2.季度、月度保养计划3.维护保养记录4.设备完好率评定标准及记录5.其他1.电梯准用证2.电梯年检合格证3.电梯维保合同4.电梯维保公司营业执照、资质证书5.电梯维保计划6.电梯维保记录7.电梯故障处理记录8. 日常巡检记录9.其他1.紧急停电处理措施及预案2.值班人员交接班记录3.供电设备维保计划4.供电设备维保记录5.供电故障处理记录6. 日常巡检记录7.其他1.弱电设备维保计划2.弱电设备维保记录3.弱电故障处理记录4.弱点日常巡查记录5.其他1.消防检测合格报告2.消防服务合同及外包单位资质3.消防维保计划4.消防维保记录5.消防报警处理记录6. 日常巡查记录7.其他给排水管理空调系统避雷系统值班管理巡逻管理秩序服务档案安全管理消防管理给排水各类管理制度、安全用水、给排水运行维护保养计划及记录空调各类管理制度、安全运行维修保养计划及记录避雷系统图集各类管理记录秩序值班管理制度及记录巡逻管理方案及实施记录安全管理制度及实施记录、应急记录义务消防队相关资料、消防演练、各类消防管理记录1.停水处理措施及记录2.二次供水水箱清洗记录3.水质化验报告4.二次供水卫生许可证、操作人员健康证5.限水、停水处理措施及记录6.给排水系统巡检及保养计划、记录7.故障处理记录8.其他1.巡检及保养计划、记录2.故障处理记录3.其他1.避雷设施平面图2.避雷设施检验报告3.其他1.消防(安防)监控室值班制度2.消防(安防)监控室值班记录3.值班人员上岗证4.交接班记录5.监控录相调阅审批表6.其他1.巡逻方案2.巡逻记录3.巡逻制度4.交接班记录表5.其他1.各类应急预案2.应急演练记录3.突发事件处理记录表4.节前安全检查方案、检查记录5.物品搬离登记表、放行条6.人员来访登记表7.其他1.义务消防队组织架构图2.义务消防队管理规定3.消防演练计划及记录4.消防设施检查记录表5.消防故障处理记录6.消防安全隐患整改记录7.其他保洁服务档案车辆管理综合管理设施设备及物料管理环境清洁管理垃圾处理消杀管理专项管理车辆管理规章制度及各类实时记录保洁相关管理制度、岗位职责、工作标准、操作流程、作业指导书、工作计划及绩效考核标准等环卫设施及日常作业中所需物料的管理保洁人员区域划分及现场服务记录垃圾清运及垃圾分类处理形成的记录进行卫生消毒，蚊蝇、白蚁、老鼠、蟑螂灭杀等形成的记录家政、拓荒、外包等专项保洁服务及对外分包的相关记录1.停车场管理规定2.非机动车管理规定3.车辆管理方案4.车位平面图5.车辆进出登记表6.车辆信息汇总表7.其他1.保洁各类操作流程2.保洁各岗位工作范围及职责标准及绩效考核标准3.垃圾清运管理制度4.保洁设施设备(含机械化设备如清洗车、扫地车、抛光打蜡机等)管理及使用制度5.消杀管理制度6.安全作业防范措施7.保洁工作计划8.其他1.环卫设施设备台账2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.保洁人员工作区域安排表2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.垃圾清运记录2.其他1.危（wei）险品使用登记表2.消杀作业记录表3.温馨提示及图片4.其他1.各类专项保洁合同或者协议2.分包项目质量检查记录表3.其他绿化管理档案客户服务档案综合管理绿化设施设备管理绿化养护管理绿植病虫害防治及药品管理绿化专项管理综合管理服务记录与绿化相关的管理制度、岗位职责、工作标准及操作流程、作业指导书、工作计划、绩效考核标准等各种绿化设施设备的管理，包括台账、领用记录等包括绿化修剪、养护、施肥、补种等作业形成的各类记录绿植病虫害治理及药品管理形成的各类记录绿化专项服务外包形成的相关记录客户服务相关工作的管理制度、岗位职责、工作标准或者流程、工作计划等客户接待、派工、回访等相关服务记录；业主投诉建议事宜等的相关记录1.苗木清单及绿化施工图纸2.绿化工作的各类流程3.绿化工作各岗位工作范围及职责4.职责标准、绩效考核标准5.绿化垃圾清运管理制度6.绿化设施设备(含机械化设备如割草机、打药机等)的管理及使用制度7.绿化工作计划8.绿化分布示意图9.安全作业防范措施10.其他1.绿化设施设备台账2.绿化设施设备的使用及维修保养记录3.其他1.绿化养护作业记录2.绿化工作日常检查记录3.绿化补种计划实施记录4.其他1.绿植病虫害管理打药记录2.药品入库登记明细3.绿化药品领取记录4.其他1.各类绿化专项外包服务合同或者协议 2.分包项目质量检查记录表3.其他1.客服值班、服务制度2.岗位职责、工作标准、相关事务处理操作流程3.客服各岗位工作计划4.绩效考核及结果评定5.其他1.客服前台接待日志2.出去正办理情况登记表3.钥匙领/借用管理记录4.客户报修记录5.客户维修派工单6.客户维修回访单7.业主投诉及回访8.物业费/水电费收费记录9.温馨提示10.其他精神文明建设档案管理绩效档案客户客户满意度精神文明建设管理绩效住宅/写字楼/商场业主档案(一户一档)客户满意度调查相关记录资料创建精神文明建设社区、组织社区文化活动过程中形成的档案收费台账、经营报表等1.业主信息登记表2.前期物业服务协议3.购房合同复印件4.业主身份证复印件5.入住通知书6.业主管理规约7.业主手册8.业主家庭成员登记9.房屋交接验收表10.钥匙(门禁卡)领取记录11.装饰装修管理规定12.装饰装修服务协议13.装修申请表(附图纸)14.装修施工人员登记表15.装修装饰巡检表16.其他1.客户满意度调查计划及实施方案2.客户满意度调查表3.客户满意度调查数据汇总及问题分析总结4.客户满意度调查意见整改及回访记录5.其他1.商户管理规约2.车辆停放管理规约3.宠物管理规定4.社区文化实施计划、方案等5.其他1.物业收费报表台账2.有偿服务价目表3.多种经营收费报表汇总等4.其他。
物业管理档案资料分类
物业管理档案资料分类物业管理档案资料分类随着城市化进程的不断加速，物业管理逐渐成为城市生活中必不可少的一部分。
物业管理涉及多种经营和管理活动，如房屋租赁、物业维修、设施维护、绿化管理等等。
而这些活动都需要有一套合理完善的档案管理分类体系，以保证物业管理工作的有效性和规范性。
一、物业档案资料分类概述物业档案管理是指将所有的物业相关文件按照一定的标准，进行分类、整理、归档，以便管理人员更好地掌握物业资源信息和管理进度。
由于物业管理的范围非常广泛，因此物业档案管理也包含各种文件、合同、协议、活动方案、维修保养方案、行政机构及应急预案等众多文档。
二、物业档案资料分类的重要性物业档案管理在现代物业管理中占据着非常重要的地位。
首先，良好的物业档案管理有助于整理和管理物业资源，保证物业管理工作的有序进行。
其次，物业档案管理可以从源头上避免管理难题，使得管理人员可以更加便捷地进行信息查找和统计。
最后，物业档案管理有助于防止纠纷和法律风险，而且可以在法律诉讼等特殊场合中起到证明作用。
三、物业档案资料分类的具体内容（一）行政类档案资料行政档案资料是指负责物业管理的行政部门所涉及的所有文件、协议、申请书、审核表及相关文件等资料。
这类档案资料包括物业管理服务合同、租赁合同、装修协议、工程合同、公共设施改建申请表、安全检查记录等等。
（二）财务类档案资料财务档案资料是指负责物业收支的相关文件、凭证、票据等资料。
这类档案资料包括物业收入和支出的账单、发票、收据、财务报表等等。
（三）业主类档案资料业主档案资料是指物业管理中涉及的业主相关档案。
这类档案资料包括业主信息登记表、房产证明、产权证书、出租记录等。
（四）工程类档案资料工程档案资料是指物业中涉及到各种维修工程、设施维护工作的文件、记录等。
这类档案资料包括工程验收报告、设备维护记录、设备保养计划、设施安装验收报告等等。
四、物业档案资料分类的管理原则（一）全面整理物业档案资料分类应该按照时间、类型、序号、内部结构等多个方面进行整理，以确保所有资料都得以收集、记录和归档，避免遗漏和缺失。
物业档案管理流程图
物业档案管理流程图一、背景介绍物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的整理、归档和管理的工作。
物业档案包括小区规划设计文件、建筑工程档案、设备设施档案、合同档案、业主信息档案等。
良好的物业档案管理流程能够保证物业公司高效地管理和利用档案资源，提高工作效率和服务质量。
二、流程图物业档案管理流程图如下所示：开始 --> 档案收集 --> 档案整理 --> 档案归档 --> 档案查询 --> 档案借阅 --> 档案销毁 --> 结束三、流程详细描述1. 档案收集物业公司从各个部门和业主处收集相关的物业档案，包括建筑工程档案、设备设施档案、合同档案、业主信息档案等。
收集的方式可以是电子文档的上传或纸质档案的交接。
2. 档案整理收集到的档案需要进行整理，包括分类、编号、整理文件夹等。
根据档案的性质和用途，将档案进行分类，如建筑工程档案、设备设施档案、合同档案等。
对每个档案进行编号，以便于后续的查询和管理。
将整理好的档案放入相应的文件夹中，标明档案名称和编号。
3. 档案归档经过整理的档案需要进行归档，将档案按照一定的顺序放入档案柜或档案室中。
档案柜或档案室应该具备防火、防潮、防尘等功能，确保档案的安全性和完整性。
归档时需要记录档案的位置和存放时间，以便于后续的查询和管理。
4. 档案查询当需要查询某个档案时，可以通过系统或手动方式进行查询。
系统查询可以通过输入档案编号、档案名称等关键词进行搜索。
手动查询可以通过查阅档案目录或索引进行查找。
查询到需要的档案后，可以记录查询的时间和人员，以便于后续的跟踪和统计。
5. 档案借阅在一些特定情况下，需要借阅档案进行查阅或复制。
借阅档案需要填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅时间、借阅人等信息。
借阅档案的人员需要签署保密协议，确保档案的安全性和保密性。
借阅的档案需要记录借阅的时间和归还的时间，以便于后续的追踪和管理。
物业服务公司档案管理方案
物业服务公司档案管理方案1. 背景介绍物业服务公司是为了给业主提供全面的物业管理服务而设立的。
作为物业服务公司的核心资源之一，档案管理对于公司的运营和发展至关重要。
本方案旨在提供一种有效的档案管理方案，以确保档案的安全保存、准确归档和方便检索。
2. 档案分类和整理为了有效管理档案，我们将按照以下分类进行档案整理：- 合同档案: 包括物业管理合同、租赁合同、供应商合同等。
- 人事档案: 包括员工档案、培训记录、劳动合同等。
- 财务档案: 包括财务报表、收支记录、等。
每种档案都需进行整理，确保文件的完整性和有序性。
3. 档案存储和保管为了确保档案的安全保存，我们采用以下存储和保管措施：- 数字存储: 将档案数字化，并建立电子档案库进行存储。
通过合适的文件命名和文件夹归类，以便快速定位和检索档案。
- 实物存储: 对于难以数字化的档案，采用合适的实物存储方式，如柜子、文件夹、标签等。
同时，确保存储环境干燥、通风良好，避免损坏和损毁。
4. 档案归档和备份为了确保档案的准确归档和备份，我们采取以下措施：- 标准归档规范: 制定统一的档案归档规范，包括命名规则、档案编号等，以保证档案的一致性和可追溯性。
- 定期备份: 在电子档案库中定期进行备份，以防止数据丢失和意外损坏。
- 纸质档案备份: 对于重要的纸质档案，进行定期的复制和备份，确保档案的安全性和可持续性。
5. 档案检索和操作权限管理为了方便档案的检索和管理，我们采用以下策略：- 档案检索系统: 建立档案检索系统，通过关键词、文件名等快速检索档案，提高工作效率。
- 操作权限管理: 对档案的访问和操作权限进行严格管理，确保只有授权人员可以访问和修改档案信息。
6. 定期审查和更新为了保证档案管理的及时性和准确性，我们制定定期审查和更新方案：- 定期检查: 每半年对档案进行一次全面检查和核对，确保档案的完整性和准确性。
- 更新档案规范: 根据实际需求和变化，及时更新档案归档规范和操作流程，以适应公司的发展和变化。
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8.1档案一级类目表
一级类目
编号
备注
行政管理类
1
人力资源管理类
2
财务管理类
3
品质管理类
4
物业前期介入类
5
物业承接验收类
6
业主入伙管理类
7
顾客关系管理类
8
工程管理类
9
公共秩序管理类
10
环境管理类
11
8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
1年
8-9
社区文化建设
1
社区文化活动计划
3年
2
社区文化活动方案
3年
3
社区文化活动记录
3年
4
社区活动总结汇报
3年
8-10
顾客投诉
1
顾客投诉记录
3年
2
顾客投诉处理记录
3年
3
顾客投诉分析报告
3年
8.10工程管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
期限
类号
类目名称
类号
长期
10
物业接管验收中遗留问题处理意见记录
长期
8.8业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
7
7
业主入伙
管理
业主入伙
管理
7-1
入伙准备
1
入伙方案
长期
2
与开发商对接工作记录
长期
3
入伙物资与资料的准备情况
长期
4
入伙现场布置及商家布展情况
长期
2
印鉴使用记录
3年
1-4
行文管理
1
发文件、外发文件、行文审批记录
长期
2
外来文件及归档记录
长期
3
请示、报告、函件
长期
4
介绍信、授权书、委托书以及各种证明等
长期
1-5
合同管理
1
标准合同本
长期
2
各类合同、协议原件及评审记录
长期
3
各类合同、协议的执行记录
长期
1-6
会议管理
1
各类会议记录、纪要和会议签到记录
档案管理
1
档案目录清单
长期
2
档案借阅记录
3年
3
档案接收及移交记录
长期
4
档案销毁记录
长期
1-15
刊管理
1
刊原件
长期
2
刊稿件记录
3年
3
刊发放记录
3年
4
刊投稿奖励记录
3年
1-16
水电管理
1
办公水电使用记录
1年
2
宿舍水电使用记录
1年
1-17
通讯管理
1
办公申办记录
长期
2
办公分布记录
1年
3
办公费额管理
3年
4
移动费额管理
3年
5
通讯录，包括各公司通讯录
1年
1-18
参观接待
1
参观接待材料
1年
2
来访领导题词签名册
长期
3
来访者赠送礼品登记
长期
1-19
外协单位管理
1
外协单位名录
长期
1-20
企业文化
1
企业文化活动记录
长期
1-21
声像档案
1
照片档案
长期
2
光盘档案
长期
3
硬盘档案
长期
4
录音带档案
长期
5
录像带档案
长期
1-22
实物档案
1
6-1
项目建设资料
1
建设征用土地文件
长期
2
建设用地批准文件
长期
3
固定资产投资许可证
长期
4
建设工程规划许可证
长期
5
规划报建文件
长期
6
建筑设计防火审核文件
长期
7
物业各分项工程设计方案
长期
8
建设工程规划验收合格证
长期
9
建设工程竣工验收质量认定书
长期
10
建筑工程竣工消防审核意见书
长期
11
单位工程质量综合评定表
长期
11
其它物品领用记录
长期
8.9顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
8
8
顾客关系
管理
顾客关系
管理
8-1
房态管理
1
房态信息记录
长期
2
空置（空关）房清册
3年
3
空置（空关）房巡查记录
3年
4
出租房清册
3年
8-2
业主管理
1
业主基本信息
证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
长期
8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
2
人力资源管理
人力资源管理
2-1
人力资源规划
1
人力资源配备计划
5年
2
工作分析和职位说明书
5年
2-2
招聘管理
1
招聘申请
3年
2
招聘计划
3年
3
招聘启示
员工导动记录
长期
5
劳动合同签订记录
长期
6
员工满意度测评记录
5年
8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本围
保存
期限
类号
类目名称类号类目名称3财务管理3-1
会计凭证
1
原始凭证
长期
2
记账凭证
长期
3
汇总凭证
长期
3-2
会计账薄
1
总帐
长期
2
明细账
长期
3
银行日记账
长期
4
长期
5
入伙统一说辞和入伙培训记录
长期
7-2
业户档案
1
入住通知书
长期
2
交房手续流转单
长期
3
购房合同复印件
长期
4
房屋验收交接记录
长期
5
业主入伙交费记录
长期
6
前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况
长期
7
钥匙借用和领取记录
长期
8
钥匙托管记录及托管协议
长期
9
验房问题记录和整改记录
长期
10
业主资料，主要指业主复印件、联系方式、家庭成员情况等
长期
3
员工医疗保险办理记录
长期
4
员工失业保险办理记录
长期
5
员工工伤保险办理记录
长期
6
员工生育保险办理记录
长期
7
员工住房公积金办理记录
长期
8
员工商业保险办理记录
长期
9
员工福利费发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月报表
长期
3
员工个人档案
长期
4
长期
3
体系文件更改记录
长期
4
体系文件发放围
5年
5
体系文件发放回收记录
5年
6
体系文件作废记录
5年
7
体系文件销毁记录
5年
4-3
体系运行控制
1
体系运行检查计划
3年
2
体系运行检查记录
3年
3
体系运行报告
3年
4-4
发展规划
1
发展规划
长期
4-5
计划总结
1
工作计划
长期
2
工作总结
长期
4-6
创优资料
1
创优申办资料
长期
4-7
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
1
1
行政管理
行政管理
1-1
组织机构
1
公司章程、验资报告、注册资料
长期
2
股东会文件、董事会文件、监事会文件
长期
3
机构变革记录、公司大事记
长期
1-2
证照管理
1
证照原件
长期
2
证照申办资料
长期
3
证照使用记录
3年
4
证照变更记录
长期
5
证照年检记录
长期
1-3
印鉴管理
1
印鉴制作、变更、废止记录
制冷站运行记录
2年
7
热力交换站运行记录
2年
8
消防设施运行及年检记录
2年
9
智能系统设备运行记录
2年
10
设备故障处理记录