电子档案利用与纸质档案利用需求比较与

电子档案利用与纸质档案利用的需求比较与探讨
档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。

进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。

因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。

一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性
以档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。

因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有相似的特征。

（一）档案利用需求的社会性与层次性
随人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到人类社会的方方面面。

从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，主要体现档案利用需求的社会性与层次性。

一是档案利用需求的社会性。

国际档案理事会主席王刚同志指出：“无论是对社会的纵向发展或横向联系，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联系的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案渗透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。

”因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。

档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。

档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。

二是档案利用需求的层次性。

从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。

其在于档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不相同，有的档案利用者需求的是一次档案文献信息，有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。

一般说来，需要解决某些具体问题而查找真凭实据的，表现为对一次档案文献信息的需求；需要完成某些研究任务或了解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考依据的，表现为对二次或三次档案文献信息的需求。

（二）档案利用需求的多样性与动态性
一是档案利用需求的多样性。

电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。

档案利用者需求可以划分为许多种类，如：根据需求表达与否，可分为表达的和未表达的需求；根据需求和客观要求是否一致，可分为
实际需求和非实际需求；根据需求表达方式，可分为主题和指名需求；根据档案利用者的不同类型，还可分为管理人员，科研人员和公民个人需求等。

档案利用者需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。

社会越发展，社会所拥有的职业越多；生活文明程度越高，人们的爱好会越多，爱好的层次会越高，也就更加多样化。

二是需求的动态性。

档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。

档案利用者需求的满足方式和水平，是由其所处的历史条件所决定的。

随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性。

（三）档案利用需求的重复性与可诱导性
一是档案利用需求的重复性。

档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求。

只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复出现。

二是需求的可诱导性。

档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。

例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求
发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。

若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。

如使某些不能利用的档案变为可以利用，使利用不方便变为方便等等。

档案利用者需求的可诱导性，是以档案利用的巨大潜力为基础的。

这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力，又表现为档案
利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异
无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。

但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求差异有：
（一）档案利用需求载体的差异
从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。

我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。

人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。

可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。

任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。

电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取。

（二）档案利用需求方式的差异
纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。

纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。

电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。

（三）档案利用需求原始属性的差异
档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。

这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。

纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。

正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。

如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。

电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。

正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。