科学技术档案管理办法

科学技术档案管理办法
1 主题内容与适用范围
本标准规定了科技档案的职责、收集和整理以及科技档案的保管、保密与开发利用的要求。

本标准适用于公司及属下各分公司二级库的科技档案管理。

2 相关文件
《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年5月5日经国务院批复，1999年6月7日由国家档案局第5号令发布施行）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委、国档发[1988]4号）
《科学技术档案工作条例》（国档字[1980]474号）
3 术语
采用相关文件术语
4 总则
4.1 科技档案必须按照集中统一管理的基本原则，统一管理生产、基建、科研、设备等档案，达到齐全、完整、准确、系统和有效利用的要求。

其任务是收集、整理、保管和统计本公司的科技档案，积极主动提供科技档案，为施工生产和科研服务。

4.2 科技档案主要是指本单位在从事施工生产、基建、技革技改、设计等各项活动中，直接形成的、并且具有指导上述诸活动和历史参考价值，应成套归档保存的文字、图纸（基建）、声像等形式的科技材料。

4.3 科技档案工作是企业管理基础工作的重要组成部份，各部门必须把科技档案的形成、积累、整理、归档等工作纳入公司施工生产、技术、经营等各项管理程序；纳入施工生产、技革技改、基建和经营等各项活动的工作计划；纳入有关部门、有关人员的职责范围和岗位责任制。

4.4 必须严格执行党和国家的档案工作的法律、法令、条例、规定以及保密、保管等规章制度。

5 管理体制
5.1 公司综合档案室负责公司技术和设备、文书、会计等档案的综合管理，各部室负责本部室档案的管理。

5.2公司综合档案室是公司档案信息贮存的基地和利用中心，在主管
经理领导下，负责统筹、协调、组织管理企业的档案工作，并对属下单位和部门的档案管理工作进行监督
检查和业务指导，其主要任务是：
5.2.1 负责确保公司各门类档案的案卷质量符合要求以及完整，承办鉴定科技档案和销毁已过保管期的科技档案的具体工作。

5.2.2 负责公司科技档案（含底图）的管理和提供利用。

5.2.3 对各部室、各分公司的科技文件材料的归档和管理，进行检查、监督和业务指导，
使各门类档案及时归档和完整、准确地为施工生产、经营、技革技改等各项工作服务。

5.2.4 负责组织制定企业档案管理制度、标准、规定等，使之逐步达到规范化、标准化和程序化的水平。

5.2.5 编制科学的检索工具，并负责指导各基层专职和兼职档案人员的工作，明确职责，上、下形成档案管理网络体系。

5.2.6 加强科技档案人员的业务培训和学习，不断提高档案人员的业务素质和管理水平。

6 科技档案的形成和归档
6.1 科技档案与科技资料的区分原则：凡是直接记述和直接反映本公司基本建设、施工生产技术和“双革双新”等活动的、具有保存利用价值并按归档制度集中保管起来的科技文件材料，都是科技档案。

凡尚未与本公司施工生产、经营管理、技革技改等活动生产联系，为了参考的目的而收集和复制的技术文件，都是科技资料。

6.2 各有关部门应根据《科学技术档案保管期限表》的要求，做到每一项工程技术管理、施工管理与活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。

根据公司现行档案管理体系立卷的基本单位为各业务部室、分公司（单位）施工技术部门和承建工程项目的项目经理部。

6.3 归档的要求、手续、时间
6.3.1 公司各业务部门和基层单位要加强对科技档案的管理，凡应归档的技术文件材料，必须进行系统整理（包括排列、编张号）组成完整的保管单位（册、盒、卷）并要求经过技术部门鉴定、审查、审核后填写移交目录一式二份交公司综合档案室。

6.3.2 凡归档的技术文件，图纸必须字迹清楚、整洁、准确，禁止用铅笔和不适宜长久保存的圆珠笔书写。

6.3.3 归档的技术图纸要折叠成“手风琴”式大小，一般为297×210mm，图签摺在右下角，装订成册。

6.3.4 归档的各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的技术文件材料归档二份。

6.3.5 认真贯彻国家对档案工作“三列入”的规定，把档案工作列入公司施工生产、技
术、经营等各项管理程序，列入施工生产、技革技改、基建和经营等各项活动的工作计划，列入有关部门、人员的职责范围和岗位责任制。

6.3.6 对锅炉、压力容器现场组焊工程项目、重要（或大型）的工程项目和获奖的优秀工程项目在竣工后，其施工组织设计、施工方案、技术措施、技术总结以及特殊项目的竣工资料，必须归公司档案室存档一份。

6.3.7 公司基建档案应于工程竣工验收后二个月内，由公司基建和房产管理部门收集整理、立卷、归档。

6.3.8 技革、技改项目在经鉴定完成后一个月内，由经办部门将有关文件、计算书、图纸等材料及时立卷、归档。

6.4 基层单位的档案部门应参加本单位外购设备的开箱，对随机的技术文件材料在进行核实、登记后，立即归档保存。

对需要使用随机技术文件材料的部门，由档案部门负责复制提供。

7 科技档案的管理
7.1 档案接收和整理
7.1.1 档案部门在接收科技档案时应检查所归档的文件材料是否完整、齐全，整理是否符合要求，发现问题应立即查明，补全、移交，接收档案的手续必须清楚并填写Q/GDHJ·106.03—1999表1。

7.1.2 科技档案接收后，应进行必要的加工整理、分类、编目，编制检索工具和参考资料等工作，以便及时提供利用。

7.1.3档案分类应保持科技档案的有机联系，编号要简单明了，代号统一用拼音字母，代字统一用阿拉伯数字，档案编码工作按《综合档案编目办法》规定。

7.2 档案的保管与统计
7.2.1 存放档案必须有专用框架，排架方法要科学和便于查找，对接
收各分公司移交的材料，应按规定分门别类，按时间、机构、问题、工程项目等进行系统地加工整理，装订、鉴定、编号、归档保管并提供利用
7.2.2 底图除修改、送晒外，不得外借。

底图存放应以平放为宜。

7.2.3 保管科技档案必须有专用库房及阅览室。

库房的基本要求应符合国家规定的标准，门窗必须牢固安全，并设置必要的防护工具。

做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防晒、防霉等“七防”工作，保持库房清洁。

7.2.4对“秘密”以上的档案材料，要设专柜专人保管，并按保密规
定阅览，未经主管领导批准，不准随意将其外借。

档案管理人
员必须对现存档案进行经常检查，发现破损应及时修补完整。

7.2.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作，建立接收和移交、登记制度，做到帐、物相符。

7.2.6 档案统计应作档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计。

7.3 档案的鉴定与销毁
7.3.1 档案的保管期划分为永久、长期（十五年至五十年）、短期（十五年以下），另有规定的从其规定。

划分的基本原则是：在工作参考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案作永久保存；在一定时期内具有利用价值的科技档案，作长期或短期保存；介于两者之间的一律从长保存。

具体参照《科技档案归档范围及保管期限表》。

7.3.2 销毁档案必须严格掌握、慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经综合档案部门审核、主管领导批准后，指定专人复核销毁和监毁，防止失密。

7.4 档案的利用和保密
7.4.1 积极开展科技档案的利用，主动了解本单位各项工作，对档案的需求，主动及时、准确有目的地提供科技档案材料，为施工生产、科技服务。

7.4.2 借阅档案必须经档案部门主管同意，并办理有关借阅手续，借阅者所借的科技档案材料应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失，不得污损，用毕及时归还，严禁涂抹、改字、圈点、抽取或拆散，如有损坏或遗失，由档案部门视情节责成当事人检讨外并处以经济罚款。

7.5 归档范围及保管期限表（见“附表”）。

附加说明：
本标准由标准化委员会提出。

本标准由企业管理办公室负责解释。

本标准起草人：吴川兴、钟女
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
施工类、压力容器工程类（代号：0、3）
按国家档案局、国家计委文件、国档发（1988）4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（续上表）
备注：属一级库归档的，由各分公司、项目负责人整理后交公司档案室归档；属二级库归档的；
由各分公司整理归档。

附表：
科技档案归档范围及保管期限表
设备仪器档案（代号：1）
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
基建档案（代号：2）
按国家档案局、国家计委文件，国档发（1988）4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

附表：
科技档案归档范围及保管期限表
会计档案（代号：9）
按财政部、国家档案局（1998）财会字[1998]32号《会计档案管理办法》执行。