外贸部建立与管理
公司外贸团队管理制度范本
公司外贸团队管理制度范本一、总则1.1 为了加强公司外贸团队管理，提高外贸业务水平，确保公司外贸目标的顺利实现，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司外贸团队的全体成员，包括外贸业务员、外贸经理等相关人员。
1.3 公司外贸团队应遵循公平、公正、公开的原则，严格执行本制度。
二、团队组织结构2.1 公司外贸团队分为外贸业务部、外贸客服部、外贸市场部等部门，各部门职责明确，相互协作。
2.2 外贸业务部：负责公司产品的出口业务，包括客户开发、订单处理、合同签订、货物交付等工作。
2.3 外贸客服部：负责维护客户关系，处理客户投诉和售后问题，提升客户满意度。
2.4 外贸市场部：负责市场调研、竞争对手分析、市场推广等工作，为公司外贸业务提供市场支持。
三、人员管理3.1 招聘与选拔3.1.1 外贸团队人员应具备相关专业背景和从业经验，具备良好的外语沟通能力。
3.1.2 招聘流程：发布招聘信息→筛选简历→面试→录用通知→入职培训。
3.2 培训与发展3.2.1 公司应定期组织外贸团队人员进行业务培训、技能提升等方面的学习。
3.2.2 鼓励团队成员参加相关行业培训和考试，提升个人综合素质。
3.3 绩效考核3.3.1 设立明确的绩效考核指标，包括业务量、客户满意度、团队协作等方面。
3.3.2 定期进行绩效评估，对表现优秀的团队成员给予奖励，对表现不佳的团队成员给予培训或调整。
3.4 员工福利与激励3.4.1 按照公司规定为外贸团队成员提供五险一金、年终奖等福利。
3.4.2 设立业务奖金、优秀员工奖等激励措施，激发团队成员的工作积极性。
四、业务管理4.1 客户开发与维护4.1.1 外贸业务员应积极开发新客户，拓展市场份额。
4.1.2 定期与客户沟通，了解客户需求，维护客户关系。
4.2 订单处理与合同签订4.2.1 外贸业务员应严格按照公司流程处理订单，确保订单准确无误。
4.2.2 审查合同条款，确保合同合法、合规。
4.3 货物交付与售后服务4.3.1 确保货物按时交付，提高物流效率。
外贸部管理制度范本
外贸部管理制度范本第一章总则第一条为规范外贸部的管理和运作，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条外贸部是本公司对外贸易业务进行管理的部门，属于公司的重要业务部门。
第三条外贸部的目标是：负责公司的外贸业务拓展、订单洽谈、合同签订、供应商管理、产品质量控制、物流运输、国际支付等相关工作。
第四条外贸部的职责包括但不限于：制定公司的外贸经营计划；制定国际市场拓展策略；与海外客户进行业务洽谈和合作；组织合同的签订和履行；负责供应商的评估和管理；负责产品质量的控制和质量问题的处理；负责物流运输和国际支付等事宜。
第五条外贸部的管理原则是：公平、公正、公开、透明、科学、合理、高效。
第二章组织机构和人员管理第六条外贸部的组织机构包括：外贸部经理、业务员、后勤人员等。
第七条外贸部经理是外贸部的负责人，负责外贸部的日常管理和业务拓展工作。
外贸部经理应具备较强的业务素质和管理能力，能够有效指导和协调部门的工作。
第八条业务员是外贸部的主要工作人员，负责公司的业务拓展、订单洽谈、合同签订和履行等工作。
业务员应具备较强的英语和沟通能力，具备独立操作国际贸易的能力。
第九条后勤人员是外贸部的辅助工作人员，负责文件管理、资料整理、办公室日常事务等工作。
后勤人员应具备熟练的办公软件操作和文秘能力，能够高效地完成各项工作任务。
第十条外贸部的人员管理应遵循公平、公正的原则，根据人员的能力、业绩和贡献进行评价和奖励，提供培训和发展机会，激励人员的积极性和创造力。
第三章工作流程和业绩考核第十一条外贸部应建立科学、规范的工作流程，明确工作职责和工作要求，确保工作的顺利进行。
第十二条工作流程包括但不限于：市场调研、客户开发、业务洽谈、合同签订、供应商管理、产品质量控制、物流运输、国际支付等。
第十三条外贸部应根据工作流程制定业绩考核制度，定期评估和考核人员的工作业绩，及时发现和解决问题，提高工作效率。
第四章保密和纪律第十四条外贸部的工作涉及到公司的商业秘密和客户的隐私，外贸部的工作人员应严守保密义务，不能泄露相关信息。
外贸企业运作与管理-组建外贸部门
营销策略制定
根据目标市场特点，制定相应 的营销策略和推广手段，提高 产品在国际市场的竞争力。
风险评估与应对
分析国际贸易中可能遇到的风 险和挑战，制定相应的应对措
施和预案。
02 外贸企业运作概述
外贸企业的定义与特点
定义
外贸企业是指从事对外贸易经营 活动的企业，包括进口和出口贸 易。
特点
外贸企业具有跨国经营、高风险 、高收益、市场变化快等特点。
汇率风险
关注汇率波动，采取合理的结算方式和金融工具规避汇率风险。
绩效评估与激励机制
业务绩效评估
设定合理的业务指标，如销售额、利润率、客户满意度等，定期评 估业务绩效。
员工绩效评估
建立员工绩效考核体系，根据员工工作表现给予相应的奖励或惩罚。
激励机制设计
制定多样化的激励措施，如奖金、晋升、培训等，激发员工工作积极 性和创造力。
外贸企业运作流程
市场调研
了解目标市场需求、竞争态势、政策 法规等。
产品开发
营销推广
通过广告、展会、网络等方式宣传和 推广产品。
根据市场需求，开发适销对路的产品。
外贸企业运作流程
商务谈判
与潜在客户或合作伙伴进 行商务谈判，达成合作意 向。
合同签订
根据谈判结果，签订正式 的购销合同。
生产备货
按照合同要求，组织生产 备货。
增加销售渠道
通过组建外贸部门，企业 可开辟新的销售渠道，拓 展客户群体，提高销售额。
提升品牌影响力
积极参与国际市场竞争有 助于提升企业的品牌知名 度和影响力。
汇报范围
01
02
03
04
外贸部门组建方案
包括部门职能、人员配置、工 作流程等方面的规划和设计。
建设外贸团队的组织和管理架构
建设外贸团队的组织和管理架构随着全球化的进程不断加速，外贸行业也越来越受到重视。
随之而来的是，建设高效的外贸团队也成为了企业发展的重要组成部分。
如何构建一个具有竞争力的外贸团队，是每一家企业所需要认真思考的问题。
为此，本文将对如何建设一个具有卓越成果的外贸团队的组织和管理架构进行探讨。
一、确定外贸团队的组织架构外贸团队是一个由多个人员组成的复杂团体，因此确定一个合适的组织架构显得尤为重要。
一个好的组织架构应该具备如下要点：1. 分工明确：在外贸团队中，不同职位的人员需要有明确的职责和任务分工，避免出现重复或遗漏的情况。
2. 整体合作：外贸团队不仅需要内部成员之间的配合和合作，还需要与外部的客户、供应商等进行良好的合作与沟通。
3. 层级分明：外贸团队的组织架构应该明确分级，便于管理和决策，规划未来发展。
4. 灵活变通：外贸团队需要随时做出灵活的调整，以应对市场变化和客户需求的变化。
二、招聘优秀的人才一支卓越的外贸团队需要优秀的人才来支撑。
在招收人才时，需要注意以下几点：1. 不拘一格：外贸行业需要各种专业背景的人才，不局限于某一专业，开放心态迎接多种才能。
2. 掌握市场信息：候选人需要熟悉客户需求和竞争对手的情况，能够灵活处理市场变动和客户诉求。
3. 善于沟通：外贸人员需要与客户、供应商等进行良好的沟通和协调，需要具备一定的语言和谈判技巧。
4. 具备团队合作精神：团队合作是外贸团队不可或缺的特点，候选人需要具备团队合作精神，能够有效地配合和协作。
三、培训与发展外贸行业充满变数，要想保持竞争优势，需要不断地进行培训和发展。
为了确保团队的技能和知识跟得上时代的潮流，需要从以下几个角度入手：1. 专业培训：从各类专业课程和培训中提高人员专业知识水平，保证专业素质硬实力的提升。
2. 沟通技巧培训：强化外贸人员的语言和谈判技巧，提高他们的沟通能力和客户满意度，使他们在市场竞争中更具优势。
3. 团队建设：不断提升团队合作能力，加强企业文化建设，从而增强团队凝聚力和协作性，使整个外贸团队更具竞争力。
外贸部管理制度范文(5篇)
外贸部管理制度范文第一章总则第一条为了规范和管理外贸部的工作，提高工作效率，保障工作质量，制定本管理制度。
第二条外贸部是公司的重要部门，主要负责公司的外贸业务拓展、产品销售和客户管理等工作。
外贸部在公司内部享有独立权力，负责制定和实施有关外贸业务的规划、策略和计划。
第三条外贸部的工作原则是主动拓展市场、保持客户关系、提高销售业绩、注重质量、优化流程、加强团队协作。
第四条外贸部的工作任务包括：开拓新客户、维护老客户、推广公司产品、洽谈合作项目、签订合同、提供售后服务等。
第五条外贸部的工作职责确立为：销售、客户关系管理、市场推广、合同签订、运输与物流、报关与报检、售后服务等。
第六条外贸部的职工应严格遵守国家和公司有关外贸业务的法律法规和规章制度，恪守职业操守，保护公司的利益和声誉。
第二章外贸部的组织架构和职责分工第七条外贸部的组织架构包括部长、副部长、销售团队、客户关系管理团队、市场推广团队等。
第八条外贸部部长负责外贸部的整体工作，制定工作计划和目标，组织协调各个团队的工作。
第九条外贸部副部长协助部长完成工作，主要负责销售团队的管理和指导。
第十条销售团队负责开拓新客户和维护老客户，完成销售业绩目标。
第十一条客户关系管理团队负责与客户保持良好的关系，及时解决客户问题，提高客户满意度。
第十二条市场推广团队负责分析市场需求，制定推广策略，推广公司产品，提高公司品牌知名度。
第十三条外贸部根据工作需要可以设立其他团队，具体职责由部长指定。
第三章外贸部的工作流程第十四条外贸部的工作流程包括市场分析、客户开发、合同谈判、物流运输、售后服务等环节。
第十五条市场分析环节包括：了解市场形势、收集市场信息、分析市场需求、确定市场定位和推广策略等。
第十六条客户开发环节包括：寻找潜在客户、建立客户数据库、与客户保持联系、拜访客户、进行业务洽谈等。
第十七条合同谈判环节包括：了解客户需求、制定报价和合同条款、协商合同细节、签署合同等。
外贸部管理制度
外贸部管理制度外贸部是负责公司对外贸易的部门，负责拓展公司的国际市场，实现出口贸易的目标。
为了保证外贸部的有序运作，提高工作效率，需要建立科学严谨的管理制度。
以下是一份关于外贸部管理制度的草案，供参考。
一、外贸部的职责和组织结构1. 外贸部的职责：- 负责公司的对外贸易业务，包括出口销售、国际采购等。
- 开发和维护国际市场，寻找新的商机和合作伙伴。
- 管理和协调公司与外国客户、供应商、代理商的合作关系。
- 组织和执行外贸业务活动，包括展会、商务洽谈等。
- 负责制定和执行外贸部的各项管理制度。
2. 外贸部的组织结构：- 外贸部设部长一职，直接向公司总经理汇报。
- 部门下设销售团队、采购团队和售后服务团队，分别负责对外销售、对外采购和售后服务工作。
二、外贸部的工作流程1. 销售流程：- 销售团队根据市场调研和销售计划，开展客户开发和业务洽谈工作。
- 确定客户需求，并提供相关产品信息和报价。
- 签订销售合同，并跟进合同执行过程。
- 完成货物出口手续和物流安排。
- 跟踪客户满意度，做好售后服务工作。
2. 采购流程：- 采购团队根据公司的购销计划和采购策略，开展国际供应商的寻找和评估工作。
- 根据需求确定采购方案，与供应商进行洽谈和谈判。
- 签订采购合同，并跟进合同履行过程。
- 确保供应商按时按质提供产品，跟踪供应商服务质量。
3. 售后服务流程：- 售后服务团队负责处理客户投诉和售后问题。
- 维护良好的客户关系，及时解决客户的问题和需求。
- 收集客户反馈意见，并提供给相关部门改进服务质量和产品质量。
三、外贸部的管理制度1. 外贸部绩效考核制度：- 建立完善的绩效考核指标体系，包括销售额、利润贡献、客户满意度等。
- 设定合理的目标，根据实际完成情况进行评估和奖惩。
- 定期组织绩效考核，及时反馈结果。
2. 外贸部的信息管理制度：- 建立健全的客户数据和供应商数据的管理系统。
- 对外贸易相关信息进行收集、整理和分析，为决策提供支持。
外贸部管理制度
外贸部管理制度第一章.外贸部职能部门名称：外贸部直接上级：总经理部门本职：组织，完成公司的年度销售任务.一.主要职能:1.制定年度销售计划，进行目标分解, 并执行实施；2.管理,督导外贸部正常工作运转, 正常业务运作；3.建立各级顾客资料档案, 保持与顾客之间的双向沟通;4.合理进行外贸部的预算控制;5.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制;6.配合企划部作好木屋的推广, 促销;7.收集市场信息;8.做好合同尾款的回收；9.做好销售服务工作, 促进，维护与客户的关系;10.组织，完成各类产品的销售.二。
外贸部管理架构三。
外贸部职能说明书A。
外贸部经理直接责任：1.分析市场供应, 需求，成交量等竞争状况. 正确作出市场销售预测报批;2.拟定年销售计划, 分析目标，报批并督导实施;3.根据发展规划合理进行人员预备，配备;4.汇总市场信息, 提报调整，修改建议；5.关注所辖人员心态变化, 及时沟通处理；6.编审销售预算, 并对预算做过程控制, 降低销售成本费用；7.组织建立完成的客户档案，确保业务人员离职后客户不丢失;8.指导，巡视, 监督, 检查下属;9.定期向上级述职汇报;10.向直属下级授权，布置工作；11.制定部门工作程序，和规章制度, 报批通过后实行;12.制定业务员的的职务说明, 并界定其工作范围;13.负责业务员的工作程序的培训, 执行和检查；14.参加公司例会和有关销售业务会议；领导责任：1.对外贸部工作目标的完成负责；2.对外贸部设置,人员合理性负责;3.对公司商誉负责;4.对销售指标的制定和分解合理性负责；5.对外贸部给企业造成的影响负责；6.对所属业务员的纪律行为，工作秩序，精神面貌负责；7.对外贸部预算开支的合理性分配负责；8.对外贸部工作流程的合理设计，正确执行负责;9.对外贸部负责监督的制度执行情况负责;10.对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责；主要权利：1.有外贸部的代表权;2.有对部门所属员工及各项工作的管理权;3.有向总经理报告权;4.对销售的现场指挥权;5.对所属业务员工作的监督检查权；6.对所属业务员工作争议的裁判权;7.对所遇业务员的管理，业务,业绩的考核权;8.对销售预算内经费的支配权；9.一定范围内的价格优惠权;10.一定范围内的突发事项的处理权；B. 业务人员：直接上级:外贸经理工作职责：1.严格执行销售程序, 规范销售；2.严格执行行为规范，热情服务；3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈及时汇报;4.对个人发生的订单, 负责催收尾款；5.接受客户异议和意见, 及时上报, 并协助经理处理；6.做好销售统计工作，填报各项流程表格;7.听从经理的指挥, 执行经理发布的其他命令;8.完成公司下达的销售任务；第二章销售人事管理一。
外贸部管理制度模版(3篇)
外贸部管理制度模版第一章总则第一条为加强外贸部的管理，规范外贸部工作流程，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条外贸部是本公司负责开展国际贸易业务的部门，其主要职责是负责开拓海外市场，拓展客户资源，完成公司下达的销售任务。
第三条外贸部实行集体领导、个人负责的工作制度，坚持科学决策、民主决策、依法决策。
第四条外贸部遵守国家法律法规，遵循市场经济规律，依法经营、诚信经营，做到高效、规范、公正、透明。
第五条外贸部充分发挥团队合作优势，注重沟通协作，形成合力，共同完成部门工作目标。
第六条外贸部负责人负责全面领导外贸部工作，全力支持团队发展，推动外贸业务发展。
第七条外贸部各成员要树立正确的工作态度和职业道德，以高度负责的精神为公司创造价值。
第八条外贸部应定期向公司财务部门提供销售报表，定期开展工作总结和经验分享。
第二章外贸部组织架构第九条外贸部设有部长、副部长和各个专业的销售人员等职位。
第十条外贸部的职责分工如下：（一）部长负责领导外贸部的工作，制定工作计划、组织实施，推动外贸业务发展。
（二）副部长协助部长工作，并负责部门的人员管理、业务指导等工作。
（三）销售人员负责开拓海外市场，寻找潜在客户，进行业务洽谈，完成销售任务。
第三章工作流程第十一条外贸部开展工作的具体流程如下：（一）确定销售目标：外贸部根据公司的销售计划，确定每个销售人员的销售目标。
（二）资源调配：外贸部根据市场需求和公司产品特点，合理调配销售人员和资源。
（三）市场开拓：销售人员要根据市场需求和公司产品特点，积极开展市场调研，确定目标市场，制定市场开拓计划。
（四）客户洽谈：销售人员要主动联系潜在客户，进行产品介绍和洽谈，力求达成合作意向。
（五）订单确认：销售人员与客户协商确定订单细节，签订销售合同。
（六）生产跟进：销售人员要及时向生产部门反馈订单情况，协调生产进度，确保按时交货。
（七）售后服务：销售人员要及时跟进客户的售后需求，解决问题，保持良好的客户关系。
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目录
一、团队的建立 二、外贸工作主要工作流程 三、外贸部门工作具体要求 四、外贸平台的选择和维护 五、市场 六、其他相关合作伙伴的选择
一、团队的建立
1、行政机关 的注册、登记。
2、组织架构
3、岗位职责
一、团队的建立
1、行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、 商检局完成相关手续的办理；使公司具备出口相关资质。
三、外贸部门工作具体要求
外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门， 要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。 在客户问价格时，常规性产品是比较熟悉的，而有些定制产品则不能一时通 知价格， 这时要同技术和生产部门多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客 人会因在价格上不作让步，这时要同主管或经理讲明后同生产联系看能否有所降 件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。 同生产部要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便 安排订单生产，在特殊情况下，比如客货较急的情况下，同生产部协同操作订单 安排。生产也要即使与外贸部沟通，产品生产情况等事宜。一般情况下外贸部门 无需过问干涉生产的安排。
业务 员
业务 员
业务 员
业务 员
一、团队的建立
外贸部经理 岗位职责： 1、带领外贸部积极开拓国际市场，联系国外客户，寻求订单，并领导商务谈判 与签订合同。 2、制定相关的合同条款、支付方式。 3、负责外贸定单的洽谈、签约、单证审核、定单管理、运输、报关、收汇等。 4、负责对外贸定单的评估、跟踪、管理和风险控制。 5、负责外贸业务流程管理和风险控制。 6、负责所接定单的生产和货源，货物检验、商检报关等过程的跟踪，及时处理 各环节出现的问题。 7、负责客户资料的整理，做好客户要求的及时反馈和处理。 8、负责合同履行过程中紧急意外情况的妥善处理。 9、负责下属业务员的培养和指导。 10、协助公司选择良好的外贸平台和货运、船务、保险等合作伙伴。 11、外贸部门费用的合理安排和使用。 12、部门人员的绩效考核。
一、团队的建立
3、现有客户的维护 1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系 2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑 造良好的企业和品牌形象。 3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。 4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。 4、新客户的开发 通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。 5、其他相关职责： 1)外事接待 2)建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每 笔定单的技术状态表、形式*、销售合同及附件进行备份，以备查用。 3)留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。 4)提交月/季度报表和年度总结。 5)不断提高业务员自身知识和素养。
一、团队的建立
2、部门组织架构
基本要求： 英语四级以上，无论口语还是书面，基本交流无障碍； 一年以上外贸行业经验，了解外贸基本操作流程； 勤奋主动，善于学习，有责任心，有团队精神； 勇于承担责任，不推脱； 同事之前做好团结，营造和谐气氛。
一、团队的建立
2、部门组织架构
人员设定： 除外贸经理负责部门日常工作开展外，初步招聘业务人员2人， 形成内部合作和良性竞争。随业务量的增加考虑增加业务人 员的数量，并增加单证1名 总经 理 部门经理 主管 单证 主管
一、团队的建立
外贸主管 岗位职责 1. 销售管理职位，负责其领域内主要目标和计划，制定、参与或协助部门经理 执行相关的政策和制度； 2. 负责日常管理工作及业务员的管理、指导、培训及评估； 3. 建立、优化公司贸易业务的操作流程及管理制度； 4. 制订公司贸易业务的工作目标、工作计划并主导实施； 5. 收集整理相关市场发展趋势、需求变化和客户反馈数据信息。
三、外贸部门工作具体要求 添加文本
1．外贸业务周 期长，工作隐 性。
2、内部要与工 厂沟通，公司 给一定的自由 度。比如可能 外出会客，接 客，到工厂看 货等，外出需 向主管报备。
3、上班时间： 9：00-6：00， 可以灵活支配， 一般情况下无 需加班。
4．公司给外贸部门经 理一定的处理事情的 特权。比如价格方面 在利润允许范围内可 以当机立断，交货期 方面可以根据当时情 况通知客人等，这样 才能更有效率地去解 决问题。
二、外贸工作主要工作流程
1、客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的询价，业务人员接收后， 做一些细节上的了解。 2、报价：业务员应及时回复客人询盘，确定货物品名，型号，数量，交货期， 付款方式，包装规格及柜型等，给客户做正式报价。 3、从报价到最终得到订单可能会需要一个时间长短不等的过程，中间需要业务 员跟客户不断的沟通和确认。最终得到客户的基本确认后，做形式发票给客户， 主要内容是涉及到的产品所有信息。 4、得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 。 5、下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排6、业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按"出口合同审核表" 的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真 件。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。 如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审 批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 7、下达生产通知：业务部在确定交货期后，通知工厂按时生产，并跟踪生产进 度，及时反馈给客户。
9、网站内容和 产品要及时更新。
10、要整理一份产品目 录和报价单，以便能随 情况掌握，快速回答客 户的问题。
11、外贸部需有单独电 话线及传真线给外贸部 门，可使用分机。
三、外贸部门工作具体要求 添加文本
12、信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕，当天询价要当天回给客人。
13、确保按照合同上要求，按质，按量交货。
二、外贸工作主要工作流程
8、验货 在交货期前一周，需由业务员或验货员验货，货物装运时，拍照发给客户（一般 分3组图片：装运前的货物情况和空的集装箱；装运时的情况，包括货物摆放等； 装运完毕封箱的照片，需记录集装箱号和锁号）。 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前（货物生产完毕， 未包装前）约客户查货并将查货日期告知单证员。单证员准备出货事宜。 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司联系，预约时间确，保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 9、制备基本文件。提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等 文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 10、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提 供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于 工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 11、报关 12、出口收汇
备注：不同的付款方式与生产和交货的关系 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审 查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 如果是T/T付款的客户（通常采取30%定金和70%尾款，而T/T也是目前最通用的付款方式），要确认定金 已经到账。 装运后，把相关海运单据寄给客户。船到港后，通知客户付余款，公司收到款后，通知海 运放行，将货物交给客户。 除以上2种付款方式外，其他外贸付款方式不建议使用，除非长期可靠的老客户，并由经理确认。
14、在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。
15、部门内部要沟通和协调。
四、外贸平台的选择和维护 添加文本
目前，国内外平台很多，公司选择的时候，一方面看平台的综合影响力，另 一方面看平台的专业性。建议选择阿里巴巴和中国制造网。另外，光有好的平台 也不行，更要把产品陈列展示好，这代表公司的形象。公司形象是开拓外贸业务 时公司的“名片”，客户主要是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的。一 个有实力，让客户感觉可信赖的公司，不仅可以加快合作的进程，而且也有利于 将来业务量的不断拓展。当然公司外贸形象的建设，也是逐步发展，不断完善的。
一、团队的建立
单证 岗位职责： 1、负责电子口岸网上申领核销单，并到外汇管理局申领。 2、根据订单或是合同，编制合同号，建立客户资料档案，包括客户名称、品名、 数量、金额、付款方式、起运港、目的港、唛头、联系电话等。 3、根据生产通知单和业务员确定的货代，负责联系货代并确认费用，同时建立 货代资料档案，包括货代营业执照，负责人身份证复印件，地址，联系电话等。 4、根据进仓通知，告知业务员通知生产部门准备发货，同时做好电子口岸网上 核销单备案，准备报关资料寄给货代，并进行提单确认。 5、根据信用证的要求，准备相应的单据寄给银行结汇，或是将商业发票，装箱 单，提单等寄给客户清关。 6、根据货代退回的核销单，负责电子口岸网上企业交单，出口退税，报审系统 网上申报，并到外管局核销。 7、负责准备退税单据，包括开立六联发票，场站收据，提单复印件，出口货物 明细表等，并将上述单证交给财务部门进行退税。 8、根据各业务员的业务情况建立相应的台帐。
添加文本 三、外贸部门工作具体要求
5、外贸经理可 以有相应的活动 经费，比如出差 费用标准、客户 招待、业务奖励 等。
6、公司给外贸 部门车辆使用， 可以方便及时的 完成工作。
7、外贸部门在 传达有关订单 信息时，要求 指令明确不能 含糊不清。
三、外贸部门工作具体要求 添加文本
8、每期新产品一定要拍照外理存档。图 象大小统一，格式统一，能直接上传网 上使用，必要时需加水印。
一、团队的建立
单证 岗位职责： 1、负责电子口岸网上申领核销单，并到外汇管理局申领。 2、根据订单或是合同，编制合同号，建立客户资料档案，包括客户名称、品名、 数量、金额、付款方式、起运港、目的港、唛头、联系电话等。 3、根据生产通知单和业务员确定的货代，负责联系货代并确认费用，同时建立 货代资料档案，包括货代营业执照，负责人身份证复印件，地址，联系电话等。 4、根据进仓通知，告知业务员通知生产部门准备发货，同时做好电子口岸网上 核销单备案，准备报关资料寄给货代，并进行提单确认。 5、根据信用证的要求，准备相应的单据寄给银行结汇，或是将商业发票，装箱 单，提单等寄给客户清关。 6、根据货代退回的核销单，负责电子口岸网上企业交单，出口退税，报审系统 网上申报，并到外管局核销。 7、负责准备退税单据，包括开立六联发票，场站收据，提单复印件，出口货物 明细表等，并将上述单证交给财务部门进行退税。 8、根据各业务员的业务情况建立相应的台帐。