外贸部部门制度及工作流程样本

外贸部部门制度及工作流程( 暂行)

为适应公司外贸业务的发展需要, 促进外贸业务规范运作, 从而更好的控制风险, 提高运作效率, 特制定本制度。

本制度包括如下内容:

1. 一般外贸业务流程分析及注意事项

2. 外贸业务流程阁

3. 外贸部重要事项汇报制度

4. 客户信息管理制度

5. 网站, 平台管理及维护制度

6. 外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度

7. 外贸部岗位职责

8. 附件

1.答复外商洵盘函件示例

2.对外报盘示例

3.外贸销售合同/形式发票示例

4.文件及单证要求淸单

5.《外贸销售提成管理制度》

一般外贸业务流程分析及注意事项

外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分:

一、初期询/复盘

二、报价

三、外销合同的磋商及签定

四、运输安排

五、制单结汇

六、客户的联系与巩固

一、初期询/复盘

本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘, 并结合实际, 有筛选性的予以复盘, 并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理,直至完成业务或者确认无法合作, 对未能达成合作的, 须注明原因分析。( 详见附件《答复外商询盘函件示例》)

本阶段操作的主要注意事项如下:

1、对外商的询盘真实性进行分析。

2、推荐产品应注意: 是否符合客户需求, 能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息, 有无强制性限制等。

3、在报盘之前, 还应尽可能的了解外商背景, 如经过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域, 以及其产品的当地市场行情及动向。

4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整, 可适当配合产品图片及介绍, 避免空话套话, 邮件层次要清晰。

5、对于外商的邮件、传真, 原则上在24小时内答复; 特殊情况需要延期的, 应及时向外商解释及大概需要的时间。

6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在客户管理系统上及时, 以方便进一步的跟进操作。

7、为达到询盘数量最大化, 每天各平台需更新50张以上的产品信息, 外贸经理作不定期检查。

8、每周一实行询盘数量统计,询盘质量分析例会, 针对意向客户统计,己有客人分析, 市场分析, 时间为每周星期一上午九点半, 时间有变另行通知。

9、各业务员每星期五13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理, 由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。

10、回复客人第一次询盘没有答复的, 第三天应该重新发送一次, 没有答复的询盘须做好标记, 并不定期将公司新款介绍给客户;

11、所有客户资源妇公司所有, 外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司;

二、报价

本阶段为与外商经过初期的询盘及回复, 在对产品达成初步共识及一定意向之后, 向外商提供产品及价格的阶段。

本阶段操作的主要注意事项如下:

1、无特殊情况, 业务员需考虑以C价为初步报价。

2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下, 业务员可选择B价给予客户优惠。

3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。

4、报盘价格低于A价需经总经理批准

5、邮件答复客户需在管理软件上进行, 如有特殊情况不能使用系统发送邮件, 需抄送外贸经理。

三、合同\形式发票的磋商及签定

本阶段为产品属性及质量等经外商确定, 后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商, 以最终达成合作。

本阶段操作的主要注意事项如下:

1、合同签定应由我方起草, 明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款( 详见附件

《外贸销售合冋示例》)。

2、合同签定前须有完整的产品质量报告, 书面送交外商正式确认, 作为合同附件。

3、合同中须明确双方各自的进、出口资质, 及相应国家的进、出口政策及限制。

4、任何对外合同的正式签订, 均需经外贸经理审核后报总经理审批确认。

5、其它根据具休产品特性可能涉及到的合同风险。

6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE (PI)时, 业务员需交由外贸经理签字盖章后才能发给客户。

7、待财务部核实收到客户付款后, 由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI 一式两份, 原件交由财务部保管, 副交由外贸经理存档。

四、运输安排

本阶段是在外贸业务中不可或缺的环节具体包括: 租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。

本阶段操作的注意事项如下:

1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息, 比较价格及服务。

2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的, 应尽早与货代或船运公司联系, 咨询船期安排, 并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。

3、在与国外客户签定合同时, 应明确我方所定船运公司是否需要对方

确认或是否为对方国家所承认, 即是否具有向外销目的地国家运输的资质, 此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代, 业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。

4、在运输过程开始之前, 业务员应该制定运输节点表格, 清楚标注每一步的时间, 地点, 安排, 联系人及联系方式, 文件要求等。

5、如签订条款为FOB, 应尽早与外商指记的船运公司联系确认船期, 并与工厂协调好交货期, 降低中间仓储所带来的成本费用。

6、如签订条款为EXW, 应尽早确定寄件公司及运输期, 将运输单号发给客户。

7、业务员务必与货代核实运费及考虑其它可能产生的费用, 如因个人操作失误而造成不必要的损失, 业务员将承担该部分的费用。

8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息, 包括但不限于包装尺寸, 净重量, 毛重量等。

五、制单结汇

本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节, 因为外贸业务多数是单据对单据的业务, 单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。

本阶段的操作注意事项如下:

1、整个业务过程中, 业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通, 确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性, 同时方便财务人员最