记录控制程序
公司记录控制工作程序
公司记录控制工作程序1. 引言公司记录控制工作程序是指在公司运营过程中对各种记录进行管理、归档和控制的一套标准化程序。
通过建立记录控制工作程序，可以确保公司记录的完整性、准确性和可追溯性，为公司的决策和业务运营提供有效支持。
2. 目的公司记录控制工作程序的目的是确保记录的可靠性、完整性、保密性和可用性，以满足公司运营、法律合规和信息安全的要求。
3. 范围公司记录控制工作程序的范围包括但不限于以下内容：•公司内部各类文件、合同、协议、报告等文件的管理和归档•公司会议记录、工作日志、工作报告等日常记录的管理和存档•公司客户资料、员工档案、财务数据等重要信息的管理和保密控制4. 组织和责任公司记录控制工作程序的实施由记录控制小组负责，该小组由跨部门的成员组成。
该小组的主要责任包括：•制定和修订记录控制工作程序，并确保其与相关法规和标准的一致性•指导各部门在实施过程中遵循记录控制工作程序•监督记录的建立、归档和销毁过程，以确保其符合要求•定期组织记录的审查和评估，以进行必要的改进5. 记录的管理流程为了实现记录的有效管理，公司记录控制工作程序包括以下流程：5.1 记录的建立•各部门根据业务需要和工作流程，建立相应的记录，包括文件、报告、合同等•记录的建立应遵循一定的格式和规范，并确保记录的完整性和准确性•建立的记录应及时归档，以便后续的管理和使用5.2 记录的归档和保管•归档是指将记录按照一定的分类和编号规则进行存储和管理•归档应该确保记录的易找性、可读性和保密性•归档的责任由相关部门或指定的记录管理员来执行，记录管理员应定期检查和维护归档系统的可用性和完整性5.3 记录的使用和查阅•工作人员需要按照授权和审批程序来使用和查阅记录•使用和查阅记录时应确保记录的完整性和准确性，并遵循相关的保密措施•记录的使用和查阅应有明确的目的，并记录相关的操作信息和审批信息5.4 记录的销毁•已达到保管期限或不再需要的记录应进行销毁•记录的销毁应确保其不可恢复，并遵循相关的法规和标准•记录的销毁应有相应的审批和记录，以确保其合规性和可追溯性6. 控制措施公司记录控制工作程序需要采取一系列的控制措施来确保记录的安全和可靠性，包括但不限于以下措施：•记录的访问控制：通过权限管理和身份认证机制，限制记录的访问权限，并记录相关的访问日志•记录的备份和恢复：定期备份重要记录，并建立相应的恢复机制，以防止数据丢失•记录的加密和传输：对于涉密信息，应采用加密措施保护其安全性，并使用安全的通信渠道传输•记录的保密措施：建立保密协议和保密控制措施，限制记录的泄露和非法使用•记录的审计和监控：通过审计和监控系统，对记录的访问和使用情况进行监控和审计，及时发现和处理异常情况7. 变更管理和持续改进为了适应公司运营的变化和不断提高记录管理的水平，公司记录控制工作程序必须进行变更管理和持续改进。
记录控制程序
4.9记录的贮存维护
4.9.1记录存放处应通风干燥，并定期检查，防止变质或遗失。
4.9.2保管人员发现字迹不清、受损、腐蚀、霉变、遗失时应立即采取措施予以恢复。
4.9.3办公室应不定期检查各部门的记录的整理、归档、保存情况。
4.工作程序
4.1记录表格的设计
记录表格由办公室组织使用部一同设计并指导运用；
4.2记录、表格、图表填写要求
所有的记录要求数据=事实，填写应真实、准确、完整、清晰，不得随意涂改。不能填写的栏目，应说明理由，并将该栏目用单线划去。表格、记录应有名称、编号、序号，填写日期，填写后应由填写人签名，有部门主管审批签名。
4.3记录的标识
4.3.1记录表格左上方应标识该表格的编号，一种表格只能用同一名称、同一编号，注意标识的唯一性。
4.3.2记录表格右上方或其它空白处标识该表格的序号，每张表格只能填写一个序号，应避免重填或漏填。
4.4记录的修改
记录表格如因笔误或计算错误等原因需要修改原记录、数据、字符的，执行《文件控制
更改概要
修改人
批准人
01
首发行
/
/
/
发放范围
1.目的
对记录进行有效控制以提供产品符合要求和管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于管理体系相关的所有记录。
3.职责
3.1办公室负责各种记录、图表的备案、登记、标识和样本的归档管理。为本程序的归口责任部门。
3.2各部门负责本部门所归口的记录表格的填写、整理保管。
4.10记录的处置
4.10.1记录的借阅、查阅、复制由记录所在部门主管批准。借阅人、保管人在借阅、查阅、复制、保管时，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。
记录控制程序
记录控制程序1.目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行，为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。
为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。
2.范围本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录，以及来自供方的记录。
3.职责3.1办公室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。
3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。
3.4记录表式草案，由归口部门负责提供。
3.5新编表式草案，经本部门负责人审核报办公室批准后使用。
3.6记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。
4.工作程序4.1记录控制流程图4.2记录的填写、标识、分类和编目。
4.2.1记录应按要求及时填写，字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改，文字表达准确、简练，易于识别，签字手续齐全，如填写有误，可予更正，更正后应由更正人签字盖章。
4.2.2记录分为两大类：4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录，包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录（见附录）；4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录，如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。
4.2.3为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。
同时，依据相关部门提供的记录表式，编制表式汇编，分发到各相关部门使用。
4.2.4已归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到办公室办理更正手续，办公室给予新的编号，并通知相关部门。
4.3记录收集、归档、贮存和查阅。
记录控制程序(2024)
引言概述：记录控制程序，也称为日志控制程序，是一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统。
它可以帮助组织和管理大量的日志数据，并提供工具和功能来帮助用户分析和利用这些数据。
在各个行业和领域中，记录控制程序被广泛应用于系统监控、安全审计、故障排除、性能优化等方面。
本文将从五个大点来详细阐述记录控制程序的概念、功能、设计原则、实施方法和应用场景。
正文内容：1.概念1.1日志控制程序的定义1.2日志的重要性1.3日志控制程序的作用1.4日志控制程序的基本原则2.功能2.1日志记录功能2.1.1日志信息的与收集2.1.2日志信息的存储与管理2.1.3日志信息的实时监控与报告2.2日志分析功能2.2.1日志分析的目的与方法2.2.2日志分析工具与技术2.2.3日志分析的应用场景2.3安全审计功能2.3.1安全审计的概念与目的2.3.2安全审计的实施方法与要点2.3.3安全审计的价值与挑战2.4故障排除功能2.4.1故障排除的重要性与挑战2.4.2故障排除的步骤与方法2.4.3故障排除的工具与技术2.5性能优化功能2.5.1性能优化的目的与原则2.5.2性能优化的流程与方法2.5.3性能优化的工具与技术3.设计原则3.1日志格式设计原则3.1.1可读性原则3.1.2可扩展性原则3.1.3可查询性原则3.2日志级别设计原则3.2.1日志级别的分类与定义3.2.2日志级别设计的要点与技巧3.2.3日志级别设计的最佳实践3.3日志滚动策略设计原则3.3.1日志滚动策略的定义与目的3.3.2日志滚动策略的选择与配置3.3.3日志滚动策略的优化与调整3.4日志安全性设计原则3.4.1日志安全性的需求与挑战3.4.2日志安全性设计的技术与方法3.4.3日志安全性设计的最佳实践3.5日志可用性设计原则3.5.1日志可用性的目标与影响因素3.5.2日志可用性设计的关键点和技巧3.5.3日志可用性设计的实践建议4.实施方法4.1日志控制程序的选型与部署4.2日志控制程序的配置与管理4.3日志控制程序的性能与容量规划4.4日志控制程序的维护与优化5.应用场景5.1记录控制程序在系统监控中的应用5.2记录控制程序在安全审计中的应用5.3记录控制程序在故障排除中的应用5.4记录控制程序在性能优化中的应用5.5其他领域中的应用案例总结：记录控制程序作为一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统，在各个行业和领域中扮演着重要的角色。
记录控制程序
文件制修订记录1.目的为确保公司各项记录能被妥善保存和适当运用，并为实现可追溯及纠正、预防提供客观证据。
2.范围适用于与品质、环境、安全体系所有相关记录，包括供应商的某些品质、环境、安全记录表格。
3.权责3.1.文控：负责将所有品质、环境、安全记录汇总登录在《品质、环境、安全记录总览表》上，负责标准样式的管理、发放。
3.2.各部门：负责对质量和环境过程的记录管理。
4.定义4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5、工作内容5.1.品质、环境、安全记录表格的控制：编制、更改、汇总、发放、回收。
5.1.1.编制：各相关部门根据品质、环境、安全体系程序文件，作业标准书及产品品质、环境、安全记录控制的要求编制相应表格，由文控中心赋予其唯一的编号。
5.1.2.更改：品质、环境、安全记录表格的更改依照《文件控制程序》执行。
5.1.3.汇总：文控人员按各程序文件要求进行记录分类整理，并将所有品质、环境、安全记录汇总登录在《品质、环境、安全记录总览表》上。
5.1.4.发放、回收：各部门经理根据该表格的使用量来决定以何种方式（厂内复印或外协印刷），以满足要求。
5.2.品质、环境、安全记录表格的使用：5.2.1.各部门应使用相关文件规定的最新版表单格式或名称。
5.2.2.记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。
5.2.3.品质、环境、安全记录不可用铅笔填写，原则上使用黑色笔芯的笔填写，并力求清晰。
5.2.4.记录需修改时，需填写《文件修订/废止申请表》，经部门审批后交于总经办统一修改；5.2.5.品质、环境、安全记录需要发到相关部门传阅时，相关人员可在相应位置签章表示已阅览。
5.3.品质、环境、安全记录的管理：5.3.1.各部门应由兼职（专职）的文员负责本部门的品质、环境、安全记录管理。
5.3.2.品质、环境、安全记录应放置于适当的环境中，采取防蛀防潮措施，防止损坏和丢失，保持其完整性。
记录和记录管理控制程序(三篇)
记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
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目录1 目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)4 控制程序 (2)4.1 记录的范围、分类与形式 (2)4.2 记录表格的编制和审批 (3)4.3 记录表格的发放和更改 (3)4.4 记录的使用和管理 (4)4.5 记录的特殊控制 (5)4.6 记录的保存期限 (6)4.7 记录的处置 (8)5 相关文件 (8)6 记录 (8)1 目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。
2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。
3 职责1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。
5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。
4 控制程序4.1 记录的范围、分类与形式4.1.1 记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。
2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。
4.1.2 记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类：1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。
2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。
3)产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录，不合格品处置记录和产品让步放行记录等。
4)测量、分析和改进方面的记录，如顾客满意度测量记录，内、外部审核记录，产品检验和试验记录，职业健康安全和环境方面的检查、检验、检测及改进方面的记录等。
4.1.3 记录的形式1)记录一般为表格、图表和文字报告等形式；2)在特定条件或场合下，记录亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。
4.2 记录表格的编制和审批4.2.1 记录表格的编制1)管理体系所必须的表格，由文件编写人员在文件编写的同时进行编制。
2)与工程有关的检验和试验所需的记录表格，首先应按建设工程相关规定提供的表格格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有关标准和规程规范规定的记录格式执行。
3)当管理体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时，文件实施部门可以增编非受控且适用的表格，涉及几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制，经使用验证是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部。
4)质量安全标准部组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。
4.2.2 记录表格的审批1)管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行签发批准手续。
2)各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅；表格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审批。
3)经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按《文件控制程序》中规定的要求进行审批。
4.3 记录表格的发放和更改4.3.1 记录表格的发放1) 管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。
2) 各部门新增编的记录表格需下发时，按《文件控制程序》中的有关规定进行发放和管理。
4.3.2 记录表格的更改1)管理体系文件确立的记录表格需更改时，按《文件控制程序》中规定的更改依据、更改方式和更改审批等要求进行更改。
2)当管理体系文件确立的记录格式不完全适合实施项目特定条件时，文件使用部门可以在原表格的基础上进行修改，改编成非受控的且适用的记录表格，经使用验证认为记录的格式是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部，由质量安全标准部组织相关部门或专业人员进行评审，以便确定是否需要在相应文件中更改或更换不适宜表格。
3) 管理体系文件需更改或更换(包括新增)记录表格时，由质量安全标准部负责按《文件控制程序》中的有关规定办理“文件更改申请”，并以“文件更改通知”的方式通知文件使用部门进行文件更改。
4.4 记录的使用和管理4.4.1 记录的填写要求1）记录填写要及时、内容完整、字迹清晰，能准确识别、不得随意涂改、伪造和抽撤。
做到真实准确地记载质量、环境、职业健康安全管理过程信息。
2）因某种原因不能填写的项，应能说明理由，并将该项用单杠划去，按表格规定的格式内容进行填写，凡空白项应用斜杠号表示；3）不得随意更改和涂抹表格内容，如发现填写错误，应用划线的方式进行更改，并有更改人签署并注明日期。
4）各签字栏，必须是相关负责人亲笔手签，不允许空白，不得由他人代签，签署要清晰易于辨认，并且要准确标注日期。
5）记录应用签字笔或钢笔填写。
4.4.2 记录的使用1) 记录主要用于证明管理体系运行的有效性和产品符合规定要求的程度，也用于各项活动的数据分析和统计技术，为分析动态和管理体系的持续改进提供真实可靠的证据。
2) 记录使用前，使用人员首先应识别记录的建立是否符合相关的规定和要求，是否得到法定认证部门或主管部门的确认。
3) 使用记录时，使用人员应真实准确引用相关数据，不得随意更改相关数据，不得涂改和损坏原始记录。
4) 记录只准许内部使用，使用人员不得私自复制和不按规定的批准程序对外提供。
4.4.3 记录的收集和归档1)各相关部经理、室主任和专业技术负责人负责本部门发生的和相关部门传递来的记录的收集、整理和归档工作。
2) 每项活动结束后，相关部、室应及时收集和整理活动发生的各类记录，并保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于检索。
3) 各部、室应定期对日常发生的记录进行收集和整理，分项分类存放，每年进行一次自行立卷归档，建立卷宗目录，便于检索。
4) 对供方的记录，相关部、室应分类建立目录立卷归档。
7)档案室接收各相关部门移交贮存的记录，应按规定的要求进行验收，并在移交单上签字，上一级部门有权拒收填写不合格的记录。
6) 档案室按有关要求，对移交的记录进行分类、编目、登记和造册，并按要求进行装订和入库贮存。
7）记录的管理实行公司和部门两级管理,记录经主管部门验收合格后方可归档，如果归档资料不全。
负责归档验收的人员有权拒收。
4.4.4 记录的查阅和借阅1) 查阅已归档的记录时，公司内部人员查阅需经档案管理人员同意，公司外部人员查阅需经档案管理部门负责人或公司主管领导批准；注：对于公司有保密规定的文件，无关人员一律不得查阅和借阅。
2) 借阅已归档的质量记录时，执行公司相关规定；3) 凡借阅记录，均应填写《记录借阅登记表》；4) 所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位或人员，但不包括有合同要求的顾客或其代表；5) 各部室自行保存的记录的查阅和借阅，参照以上规定执行。
4.4.5 外来记录的管理1) 供方提供的物资产品的有关记录，由采购部门收集和整理，检查并保管其记录，必要时编入相关的记录卷宗中。
2) 供方提供的工程产品的有关记录，工程总承包项目部按合同规定和相关要求进行验收，合格后编入相关工程档案中，按内部文件进行管理。
3) 顾客的投诉，由市场部部负责记录、整理和管理。
4) 其他外来记录由相关部门保存。
4.5 记录的特殊控制4.5.1 记录的标识1) 记录的标识，应具有唯一性．名称要正确无误，应有分类号和流水号，便于归档和检索。
没有标识或不符合标识要求的记录无效。
2) 项目实施过程记录的标识，应按项目规定和项目进度及时收集、处理，进行标识；3) 设计文件的标识执行公司《设计文件编制格式的规定》、《设计文件编号规定》、设计文件目录编制规定》、《设计更改管理规定》。
4) 体系运行过程记录的标识,各部门、室管理体系运行中产生的记录，需要时由各部、室自行编号，4.5.2 记录的贮存记录贮存应保持适宜的环境和设施，存放于通风、干燥的地方。
要求防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。
对于电子记录，要考虑防病毒和非现场的备份储存。
4.5.3 记录的保护1) 使用期的记录由记录产生部门负责保管和保护，2) 文件管理和保管人员对记录的保护负具体责任，应经常检查保存和贮存情况，确保在保存和贮存期内不受潮、不霉变、不被鼠咬虫蛀，不被污秽。
3) 贮存记录的磁带或软盘，还应在防压、防磁等方面进行特殊保护，必要时，可复制备份。
4) 采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失和不发生火灾等意外损害。
4.5.4 记录的检索1) 记录保存和贮存部门应按标识要求对记录进行统一和正确的编号，杜绝混编乱编。
2) 日常保存记录的袋、盒、夹中，应建立相关记录的目录，贮存部门应建立贮存清单，使记录保持清晰，便于检索。
3) 记录应按类别及时编制目录,字迹清楚、完整，以便于检索。
4.6 记录的保存期限文件没有规定时，应根据顾客或主管部门的要求进行定期保存，或按随机商定的期限进行定期保存。
如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。
一般情况下，记录的保存期限为三年．主要的记录应保存五年，重要的记录应长期保存。
记录控制汇总表4.7 记录的处置1)各级相关部门保管的超过保存期限又无保存价值的记录，由文件保管部门负责填写《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01），经本部门负责人鉴定后，技术档案类的记录由总工（或项目总工）批准，管理体系文件类的记录由管理者代表批准。
2) 经批准的销毁文件，销毁人员要保留销毁的审批记录。
5 相关文件《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T3503《设计文件和技术资料管理规定》《设计文件编制格式的规定》《设计文件和设计技术资料档案号编写规定》《设计文件目录编制规定》6 记录《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01）。