发送电子邮件应注意事项
邮件发送操作规程
邮件发送操作规程一、背景介绍随着信息化的快速发展和互联网的普及应用，电子邮件已成为日常工作和生活中不可或缺的通讯方式之一。
为了保证邮件的发送准确、及时、安全，制定邮件发送操作规程是非常必要的。
本文将介绍邮件发送的步骤和注意事项，以确保邮件的顺利发送和接收。
二、操作步骤1. 登录邮箱在使用电子邮件发送邮件之前，首先需要登录邮箱账号。
打开邮件客户端（如Outlook、Foxmail等），输入邮箱账号和密码进行登录。
确保账号和密码的准确性，防止登录失败或者账号被盗用。
2. 创建新邮件成功登录邮箱后，在邮件客户端界面找到“写信”、“新建邮件”按钮，点击进入邮件编辑界面。
在收件人栏中输入邮件接收方的邮箱地址，以逗号分隔可同时发送给多人。
根据邮件的需求可填写抄送、密送信息。
3. 填写邮件主题邮件主题应简明扼要地概括邮件的内容，方便接收方快速了解邮件的目的。
避免过长的主题，增加邮件的清晰度。
4. 编写邮件正文在邮件编辑界面的正文部分，按照邮件的目的和内容进行详细描述。
语句通顺、简洁明了，并确保表达清晰。
若有需要，可以使用分段来区分不同的内容。
5. 添加附件如果需要在邮件中添加附件，可以通过点击“添加附件”按钮选择本地的文件进行上传。
上传完成后，附件将作为邮件的一部分发送给接收方。
注意，添加附件时需确保附件的格式和大小符合要求。
6. 校对和发送在完成邮件正文和附件添加后，进行邮件的校对工作。
检查邮件的格式、内容、附件等是否正确无误。
确保邮件没有拼写错误、语法错误，并对附件的完整性进行核对。
校对完成后，点击“发送”按钮将邮件发送出去。
三、注意事项1. 邮箱安全在登录邮箱时，确保使用安全、可信的设备和网络。
避免在公共电脑上登录或者使用不安全的网络环境。
定期更换密码，并避免使用弱密码，以确保邮箱的安全性。
2. 网络连接在发送邮件时，需确保网络连接的稳定性和可靠性，避免因网络问题导致邮件发送中断或失败。
若遇到网络异常，可暂停发送，待网络恢复后再继续操作。
kindle邮件发送规则
kindle邮件发送规则
Kindle是亚马逊推出的一款电子书阅读器，它可以通过电子邮件发送书籍、文档和网页等内容到你的Kindle设备。
以下是关于Kindle邮件发送的一些规则和注意事项：
1. 发送至Kindle邮箱，每台Kindle设备都有一个唯一的Kindle邮箱地址，这个地址通常是在亚马逊网站上的个人账户设置中找到的，格式类似于*******************。
你需要将要发送的文件作为附件发送到这个邮箱地址。
2. 支持的文件格式，Kindle支持的文件格式包括MOBI、AZW、PDF和TXT等。
在发送文件时，确保文件格式符合Kindle的要求，否则可能无法正常在设备上打开。
3. 发送的文件大小限制，亚马逊对通过电子邮件发送到Kindle的文件大小有限制，通常是25MB。
如果文件超过这个大小，可以考虑使用亚马逊的个人文档服务或者通过USB连接将文件传输到Kindle设备上。
4. 发送的文件数量限制，每个Kindle邮箱地址每天最多可以
接收25封个人文件。
5. 使用“convert”命令，在发送文件时，可以在邮件主题或正文中使用“convert”命令，这样可以让亚马逊将非Kindle格式的文件转换为Kindle支持的格式后再发送到设备上。
6. 安全性，为了防止未经授权的人发送文件到你的Kindle设备，亚马逊规定只有在你的亚马逊账户中列出的认可的邮箱地址才能发送文件到你的Kindle邮箱。
总的来说，通过电子邮件发送文件到Kindle是一种方便快捷的方式，但需要遵守一些规则和限制。
确保你的文件符合Kindle的要求，并且发送的邮箱地址是认可的，这样就能顺利地将文件发送到你的Kindle设备上阅读了。
电子邮箱使用的注意事项
电子邮箱使用的注意事项随着科技的不断发展，电子邮箱已经成为了我们日常生活中必不可少的一部分。
无论是工作、学习还是个人交流，电子邮箱都起到了重要的作用。
然而，如何正确地使用电子邮箱却是很多人所忽略的一点。
本文将就电子邮箱的使用注意事项进行探讨，希望能够给大家带来一些帮助。
一、密码安全1. 设置强密码。
密码应该包含字母、数字和特殊字符，长度应不少于8位。
避免使用过于简单的密码，如生日、手机号等容易被猜测到的信息。
2. 定期更换密码。
为了保护自己的账号安全，建议定期更换密码，一般每个季度更换一次即可。
3. 不要使用公共设备登录邮箱。
避免在网吧、公共电脑等设备上登录自己的邮箱，以免个人信息泄露。
二、避免垃圾邮件1. 不要随意公开邮箱地址。
在网上注册账号时，尽量避免使用自己的真实邮箱地址，可以使用临时邮箱地址或者一些一次性邮箱服务。
2. 谨慎订阅邮件列表。
当您订阅邮件列表时，要确保该邮件列表是可信的，避免被泄漏给不怀好意的人。
3. 不要点击未知邮件中的链接或下载附件。
对于一些未知的邮件，尤其是来自陌生人的邮件，千万不要随意点击其中的链接或下载附件。
三、保护个人隐私1. 不要在邮箱中发送个人敏感信息。
电子邮箱并非私密通信工具，为了避免个人隐私泄露，尽量不要在邮箱中发送个人敏感信息，如身份证号、银行账号等。
2. 定期清理邮件。
及时清理不需要的邮件，避免存储大量的个人信息在邮箱中。
同时，建议使用电子邮箱的垃圾邮件过滤功能。
四、保护发送者和接收者权益1. 尊重他人隐私。
在使用电子邮箱时，应当尊重他人的隐私权，不得擅自泄露他人的电子邮箱地址或邮件内容。
2. 谨慎发送邮件。
在发送邮件前，要仔细核对收件人的邮箱地址，确保发送给正确的人。
同时，在撰写邮件内容时，也应注意语言措辞，避免给对方造成不必要的困扰或冒犯。
总结：电子邮箱的使用已经成为了现代社会的一部分，合理、安全地使用电子邮箱对于我们来说非常重要。
通过设置强密码、避免垃圾邮件、保护个人隐私以及尊重他人权益，我们能够更好地利用电子邮箱，为我们的工作、学习和生活提供便捷。
电子邮箱安全使用的注意事项
电子邮箱安全使用的注意事项在数字时代，电子邮箱是我们日常生活和工作中不可或缺的一部分。
我们使用电子邮箱来发送和接收邮件，处理工作任务，联系朋友和家人。
然而，随着网络犯罪的增加，我们也需要更加警惕和注意保护我们的电子邮箱安全。
本文将为您介绍一些电子邮箱安全使用的注意事项，帮助您保护个人隐私和信息安全。
1.使用强密码密码是保护您的电子邮箱免受未授权访问的第一道防线。
使用强密码可以大大增加破解密码的难度。
一个强密码应该包括至少8个字符，其中包含字母、数字和特殊字符。
避免使用与个人信息相关的密码，如生日、姓名、电话号码等。
定期更改密码也是一种好习惯。
2.谨慎点击附件和链接电子邮件中的附件和链接可能包含恶意软件或欺诈性的网站。
在打开附件或点击链接之前，确认邮件的发件人是可信的，并且您预期接收此类内容。
如果您收到来自陌生发件人的附件或链接，最好将其标记为垃圾邮件并删除。
3.警惕钓鱼邮件钓鱼邮件是一种骗术，骗子们通过伪造信任的机构或个人身份来欺骗您提供个人信息。
警惕那些要求您提供银行账户、密码、社保号码等敏感信息的电子邮件。
合法的机构通常不会通过电子邮件要求您提供此类信息。
4.定期备份重要邮件定期备份您的重要邮件是防止数据丢失的最佳措施。
您可以将邮件备份到云存储、外部硬盘或其他安全的存储设备中。
这样，即使您的电子邮箱遭到入侵或意外删除，您仍然可以恢复您的重要邮件。
5.更新和保护您的设备保持您的设备操作系统、电子邮箱应用程序和杀毒软件等软件更新至最新版本是防止电子邮箱被黑客入侵的重要步骤。
这些更新通常包括安全性补丁和修复已知漏洞，以确保您的设备和数据处于最安全的状态。
6.使用多因素身份验证多因素身份验证是一种有效的方式，可以提供额外的安全层保护您的电子邮箱。
它要求您在登录时除了输入密码之外，还需要提供额外的信息或确认，如手机验证码、指纹识别或硬件密钥。
这种方式可以防止他人通过获取您的密码来访问您的电子邮箱。
7.定期检查登录活动定期检查您的电子邮箱的登录活动是发现异常行为的好方法。
邮件安全注意事项
邮件安全注意事项随着互联网的快速发展，电子邮件已成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随之而来的是邮件安全问题的日益突出。
为了避免邮件泄露、信息被窃取或滥用，我们需要重视邮件安全并采取相应的注意事项。
本文将介绍邮件安全的基本概念，并提供一些实用的建议。
1. 选择安全的电子邮件服务提供商首先，我们应该选择信誉良好、提供可靠安全措施的电子邮件服务提供商。
这些服务提供商通常会采用加密技术来保护邮件的传输和存储，并提供安全设置选项，如双重认证和密码强度要求。
在选择时，我们应该查看用户评价和专家建议，选择最适合自己需求的服务。
2. 创建强密码并定期更改为了保护邮件免受未经授权的访问，我们需要创建强密码并定期更改。
一个强密码应当包含字母、数字和特殊字符，并尽量避免使用个人信息或常见短语。
密码长度应该超过8位，并且不应该在多个账户间共享。
3. 谨慎对待邮件附件许多邮件的恶意软件都是通过附件传播的，因此我们应该谨慎对待接收到的邮件附件。
在打开或下载附件之前，我们应该先确认发件人身份，并仔细检查文件名和扩展名。
同时，我们可以使用杀毒软件对附件进行扫描，以确保其安全性。
4. 避免点击可疑的邮件链接类似于恶意附件，邮件中的链接也可能会导致安全问题。
我们应该避免点击来自未知发件人或可疑邮件的链接，尤其是那些要求输入个人信息或登录凭据的链接。
要确保链接的安全性，我们可以将鼠标悬停在链接上，查看其URL是否与显示的文字相匹配，或者直接手动输入URL。
5. 不要泄露个人信息永远不要在邮件中泄露个人敏感信息，如身份证号码、银行账户信息或社交安全号码等。
即使邮件看起来是来自合法的机构或个人，我们也应该使用其他安全的途径进行信息的传递，如电话或面对面交流。
这样可以防止个人信息被不法分子利用。
6. 小心使用公共Wi-Fi使用公共Wi-Fi网络时，我们应该尽量避免发送包含敏感信息的邮件。
公共Wi-Fi网络通常缺乏安全性，黑客有可能拦截和窃取通过这些网络传输的信息。
用电子邮件发送简历时的注意事项
在现如今地信息时代，求职已经不仅限于纸质简历地投递了，更多地是通过网络进行电子简历地发送，那么，如何轻松容易地迈过网络发送电子简历这道门槛，大家都准备好了吗？你知道越过这道门槛时需要注意哪些事项吗？现在我们来教一些小窍门以飨大家.一、第一时间投递简历.对于求职者来说，自看到招聘信息那一时刻起，就要争取在第一时间寻找中意地岗位，并投递出简历，以便抢占先机.个人收集整理勿做商业用途二、简历要清晰明了，切勿杂乱无章，最多不要超过四页，但也不要遗漏重要地基本内容，要尽量做到详细.记住，在制作简历时一定要突出重点，做到特点鲜明，独树一帜，这样更容易使自己在众多地求职者中脱颖而出.个人收集整理勿做商业用途三、在投递简历时，有些用人单位往往会请求职者提供中英文简历.这时你就要注意中英文简历中地内容是否一致，千万不要在内容上出现矛盾，让自己陷入被动地局面.个人收集整理勿做商业用途四、通过电子邮件投递简历时，一定要严格按照用人单位要求地格式输入邮件标题，比如注明“姓名＋应聘**（岗位）”.否则会被对方地内部邮件系统自动归类到“垃圾邮件”中或被误认为垃圾邮件而删除，所以，请大家一定要注意标题地形式，即使用人单位没有相关要求，投递简历地你也应当意识到这一点，主动注明邮件标题，最大程度上保证你地简历不被误删.个人收集整理勿做商业用途五、由于病毒地威胁，越来越多地用人单位都在要求求职者不要用附件发送简历，有地网络招聘专家甚至建议某些公司把所有带有附件地电子邮件全部删除；并且单位开始招聘时通常都会比较忙，在这种情况下，尽管你地简历排版极为精心，却可能根本就没有人看.因此，如果你想通过附件发送简历，最好先在邮件地文本框中说明你是应聘人员或者列出你地简况，再将电子简历注明“应聘”字样后用附件发送.个人收集整理勿做商业用途六、如果把简历嵌在电子邮件正文中发送，为了使简历更好看一些，请精心设计一下纯文本格式地简历吧，会有不错地效果哦.以下有一些小技巧可供参考：个人收集整理勿做商业用途、注意设定页边距，使文本地宽度在厘米左右，这样你地简历在多数情况下看起来都不会错误换行；、尽量用较大字号地字体；、如果你一定要使自己地简历看起来与众不同，你可以用一些星号（*）、特殊字母（如）、加号（）等分隔简历内容，这些符号不会像版式符号（如列表符等）那样被转换成不可识别地记号.个人收集整理勿做商业用途需要说明地是，绝大多数用人单位对简历内容地注重程度要大于对形式地关注程度，所以有时间地话，不妨再把简历地内容好好掂量一下.个人收集整理勿做商业用途七、除了工作之外，你是不是有自己地得意之作呢？在向用人单位发送简历地时候，附上自己地作品可能增加命中率，但是要注意附带地方式哦！为避免传播病毒或被当作垃圾邮件而误删，也请你尽量不要将作品作为附件发送.当然，你可以像处理简历正文一样把用编辑地文档转换成纯文本格式，附在你地简历正文之后.如果你要附带自己地作品，最好是选一些发表在报纸或者专业期刊上地文章；如果你要附带自己地论文，从其中选择几个段落就够了，然后写一些简短地说明性文字，让对方更容易弄清楚你地价值.个人收集整理勿做商业用途八、现代人都喜欢简洁，一份简历转发家单位，这样会给用人单位不好地印象，觉得你地求职意向不真诚.所以在投递简历时不要图省事，还是请辛苦点儿，针对不同地用人单位和职位发送出内容针对性不同地简历.当你向另外一家单位投递简历时，你也应该确认一点：从简历上看，我是适合这个职位地.于是递出简历之前，对简历进行适当修改便成了必要环节.个人收集整理勿做商业用途九、一定要写清楚应聘地单位和职位，最好不要应聘同一个单位地多个职位，尤其是两个根本不相关地职位.向一个单位同时申请多个职位，并不能表明你地能力超人，相反，用人单位会认为你对自己地未来没有规划，信心不足，或者没有自己地目标，缺乏主见.因此，这一做法不可取.如果地确觉得同一单位地两个不同职位都比较适合自己，碰到这样地情况，应该怎样发送简历？建议不妨针对申请职位地不同特点做两份格式迥异地简历，分别申请不同地职位.不过，不同用人单位地简历筛选机制都各不相同，还需根据具体情况仔细斟酌.个人收集整理勿做商业用途十、有地求职者为了能让用人单位更充分地了解自己，会在简历中介绍自己地个人主页.但要注意地是，这完全取决于你地个人主页内容对应聘是否会有帮助.如果你想以自己地个人主页来说明自己具有从事网络相关工作地能力，你可以把它加到你地简历中，但要考虑一下它是否适用于求职地场合，并要避免出现不利于求职地内容.个人收集整理勿做商业用途十一、用人单位通过接收简历是不是就意味着他们更注重求职者地实践经历等简历内容而非简历本身地形式，也不会注意到简历中地错字或病句了？知道人事经理们怎么评论那些通过发送有错字地简历地求职者吗？“没戏.”——找工作地规矩一点也不因为发送简历方式地更改而变得更为宽松.正确地说，是比原来更严格了.个人收集整理勿做商业用途希望这些方法能够为诸位提供一定地帮助，同时也希望大家都能通过这个敲门砖顺利敲开你们地理想之门！。
邮件发送礼仪及注意事项
邮件发送礼仪及注意事项一份邮件由发件人，收件人（抄送人，密送人），主题，正文和附件组成。
正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”要区分 To 和 CC 还有 BCC (区分收件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2、而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail。
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。
这个可能用在非常规场合。
4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象。
5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6、转发邮件要突出信息。
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的；2、标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题；3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。
正文1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
英语电子邮件的注意事项
关于电子邮件的几个注意事项一.邮件收发的时间邮件收发当然越及时越好，但是如果会影响其他的工作内容及效率，建议每隔2-3个小时收发一次邮件。
通常情况下半天或一天内回复对方都是可以的。
如果是紧急事宜或者还需确认答复内容，无法当天回复，也要先回函确认收到来信，告知正在处理。
二. 邮箱设置1. 姓名：邮箱地址前显示的名称，考虑到汉字可能在对方系统中无法显示，最好用英文;2．已读回执：可以设置成每封信都需要已读回执，这样及时对方没有手动回复时，也能确认对方已经收到，缺点是信函多时，收到的回执也多，所以可以设置成单独选择需要回执的邮件；3．签名：一般公司会有统一的签名设置，如果没有的统一的话，你可以自己设置一个自动签名。
含的信息包括姓名，职位，部门，公司名称,联系方式，漂亮一点的话还可以加上公司logo，如果多为机密信函，可以加上需要对方保密的内容，例如：This e-mail may contain privileged and confidential information. Any dissemination, copying, or disclosure of this communication by anyone other than the intended recipient is strictly prohibited. If you have received it by mistake, please delete it from your system and notify us immediately by replying to this message.4．自动回复：有人会在邮箱中设置确收的自动回复，这样效率会提高，但是缺陷是对对方而言无法确认到已经有人阅读信函，或在处理这件事，所以亲自回复更为重要。
从这点看，自动确收是否必要就自己斟酌了。
但是如果是休假，是一定要设置自动回复的（如果有人替班，可以设置自动转发，但是自动转发你的收件箱里就不会存来信了，慎重！），需要包含的内容有休假的时间、回归工作的时间，紧急事宜的处理方式等：例如Thank you for your message. I am currently out of the office, with [limited]/ [no] access to e-mail.I will be returning on [day, date].If you need assistance before then, you may reach me at [phone number].For urgent issues, please contact [name] at [e-mail address] or [telephone number].三. 写信1．收信人：写信前先想一想这封信要发给谁，客户？同事？一个人还是几个人？是否需要抄送或密送谁？通常，我会写完正文之后，最后填收信人栏，以免误操作提前发出……如果是同时发送几个人，要根据职务大小排序；如果收信人之间不认识，可以设置“密送”，以保护收信人隐私。
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发送电子邮件的注意事项
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里
用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别
处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。
3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用
注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先
生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整
理
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人
注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正
文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向
他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按
通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼
全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是
称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，
若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格
式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬
礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，
对方也能平静的看待
正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业
名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮
件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没
头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些
联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作
摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦
涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐
僧。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，
选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮
件门”就是深刻的教训！
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持
你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发
一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写
检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有
错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信
息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影
响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实
需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人
下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如
果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人
中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华
人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地
区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；
如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文
表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题
的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号
或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，
费神又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你
的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1. 签名
信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、
电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需
将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的
宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于
正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名
档，灵活调用。