人事档案管理制度模板.doc
人事档案管理制度完整版
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。
第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。
（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。
（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。
（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。
第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。
（三）负责档案库房的安全、保密工作。
（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。
（二）入职申请表、劳动合同等。
（三）其他与入职相关的材料。
第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。
（二）离职原因说明。
（三）其他与离职相关的材料。
第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。
（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。
（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。
第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。
（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。
（三）档案材料应当定期进行检查、维护。
第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
人事部人事档案规定管理范本
人事部人事档案规定管理范本一、目的与背景本规定旨在规范和统一公司内人事部门对人事档案的管理，确保人事信息的准确性、保密性和完整性，提高人事管理水平，保障公司人力资源的正常运转。
二、适用范围本规定适用于公司所有人事档案的管理，包括员工入职前与入职后的信息。
三、人事档案的分类1. 根据档案储存介质的不同，人事档案可分为纸质档案、电子档案和混合档案。
1.1 纸质档案：纸质档案是指以纸质文档形式保存的人事档案。
要求文档存放在安全、防潮的环境中，便于查询和保管。
1.2 电子档案：电子档案是指以电子文件形式保存的人事档案。
要求存储设备的安全性和稳定性。
1.3 混合档案：混合档案是指既有纸质档案又有电子档案的人事档案。
要求要统一管理并保持同步更新。
2. 根据内容的不同，人事档案可分为基本档案、任职档案、离职档案和其他档案。
2.1 基本档案：基本档案包括身份证明、学历证书、聘用合同、个人简历、登记表等与员工个人身份和背景有关的信息。
2.2 任职档案：任职档案包括员工在公司任职期间的相关信息，如调动记录、培训记录、奖惩记录等。
2.3 离职档案：离职档案包括员工离职前提供的相关材料，如辞职申请、离职审核、薪资结算等。
2.4 其他档案：其他档案包括与人事管理相关但不属于基本档案和任职档案的信息。
四、人事档案的创建与维护1. 人事档案的创建1.1 招聘与入职：招聘人员应按照公司规定的流程和标准收集求职者的相关信息，并建立相应的人事档案。
1.2 入职审批：入职审批程序完成后，人事部门应及时将入职人员的档案材料整理归档，并录入电子档案系统。
2. 人事档案的维护2.1 定期更新：人事部门应设定档案更新规则，定期对人事档案进行更新，确保信息的准确性与时效性。
2.2 档案转递：员工调动时，原部门需要将员工的档案转递给新部门，确保档案的连续性和完整性。
2.3 档案归档：离职员工的档案应妥善保管，按规定时间归档，确保档案的安全性和可查询性。
人事档案管理制度模版
人事档案管理制度模版第一章总颈第一条为了加强企业的人事档案管理工作，确保人事档案的真实、完整、准确和安全，依据《劳动合同法》、《劳动法》和其他相关法律法规，制定本制度。
第二章文件归档第二条企业应当设立人事档案室，由专人负责档案管理。
第三条企业的人事档案包括员工入职资料、合同资料、培训记录、晋升调动记录、考核评价记录等。
第四条新员工入职后，应当提交相关的入职资料，包括身份证复印件、学历证明、健康证明等。
企业应当及时归档，确保档案的完整性。
第五条合同资料应当按照员工姓名拼音首字母的顺序归档，并附有相应的编号。
第六条培训记录、晋升调动记录、考核评价记录等应当按照实际发生的时间顺序归档，并附有相应的编号。
第七条企业应当确保档案的安全保密，不得随意透露员工的个人信息。
第八条企业应当定期检查人事档案，确保档案的完整性和准确性。
第三章档案借阅第九条档案室负责人应当制定档案借阅申请流程，包括填写档案借阅申请表并经相关领导审批。
第十条档案室负责人应当确保档案的安全性，对借阅档案的人员进行严格登记和管理。
第十一条档案应当在规定的时间内归还，未经许可不得私自保留档案。
第十二条对于重要的档案，借阅人员应当签订相关的保密协议，并负有保密责任。
第四章档案保存第十三条档案室应当按照规定的保存期限保存档案，并及时销毁过期的档案。
第十四条档案室应当定期对档案进行整理和清理，确保档案信息的完整性和可读性。
第十五条档案室应当采取措施防止火灾、水灾等事故对档案造成损坏。
第五章档案备份第十六条档案室应当定期对档案进行备份，确保档案信息的安全性。
第十七条备份的档案应当保存在不同的地点，以防止意外灾害造成的损失。
第六章档案检索第十八条对于需要检索的档案，借阅人员应当向档案室提出申请，并提供相应的证明文件。
第十九条档案室应当及时提供借阅人员需要的档案，并对借阅人员进行登记和管理。
第七章违纪处罚第二十条对于档案管理工作中的违规行为，应当根据相关规定进行相应的处罚，包括警告、记过、降职、开除等。
人事档案管理制度范本（5篇）
人事档案管理制度范本一、制度目的人事档案是企业重要的管理工具，为了规范人事档案的管理，保障企业及员工的权益，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于所有公司员工的人事档案管理。
三、档案管理职责1. 人力资源部门负责全面管理公司的人事档案，包括档案的建立、归档、借阅、销毁等工作。
2. 各部门负责归档和维护本部门的人事档案。
四、档案建立1. 公司为每位员工建立电子档案和纸质档案。
2. 电子档案包括员工的个人信息、工作履历、培训记录、绩效评估等内容。
3. 纸质档案包括员工的个人资料、合同、证件复印件等原始文件。
五、档案归档1. 档案归档应按照一定的分类和顺序进行，确保档案的易查和整洁。
2. 每份档案应标明员工姓名、工号、归档日期等信息，并加盖归档章。
六、档案借阅1. 档案借阅需要填写借阅申请表，并获得上级批准。
2. 借阅期限不得超过2个工作日，逾期需要申请延期，并经过审批。
3. 借阅人需对所借档案负责，不得私自更改或外传档案内容。
七、档案销毁1. 档案保管期限为员工离职后5年。
2. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，需经过专人审核和批准。
3. 档案销毁需建立相关记录，包括销毁日期、销毁人员签字等信息。
八、违纪处理1. 如有员工私自销毁档案或泄露档案内容，将按照公司相关规定进行纪律处分。
2. 如有员工违反借阅规定，造成档案损坏或丢失，需赔偿相应的损失。
九、附则1. 本制度由人力资源部门负责解释和修改。
2. 针对特殊情况，人力资源部门可以根据实际情况对本制度进行灵活调整和变更。
以上为人事档案管理制度的范本，具体制度内容可根据企业实际情况进行调整和补充。
请企业在实施前充分研究和讨论，确保与员工达成共识，并向员工进行相应的培训和说明。
人事档案管理制度范本（2）为了切实加强我局信访工作责任意识，确保“分级负责，归口办理”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则落到实处，把越级____控制在最低限度，确保全局职工队伍稳定，特制定本制度。
人事档案管理制度模板
人事档案管理制度模板一、总则本制度的编制目的是规范和完善公司的人事档案管理工作，确保人事档案的安全、准确和合法，保护员工的合法权益。
本制度适用于公司所有员工及相关部门。
二、档案管理责任1. 公司负责人应当负责制定和组织实施人事档案管理制度，并确保其得到全体员工的知晓和遵守；2. 人力资源部门负责人应当负责具体的档案管理工作，并配备足够的人员和资源，确保档案的整理、归档和检索工作的顺利进行；3. 各部门主管应当负责监督本部门员工遵守档案管理制度，并及时上报与员工有关的档案信息。
三、档案管理流程1. 档案建立- 员工入职时，应提供员工的基本信息、身份证明等相关材料，由人力资源部门核实并建立员工档案；- 员工入职后，应填写入职登记表及其他相关表格，并由上级主管审核签字；- 人力资源部门将员工档案按照规定分类，进行编号制度。
2. 档案保存- 员工档案应存放在指定的档案室中，确保档案的安全性和机密性；- 档案室应设置专门的存放设施和防火、防潮等措施，保证档案的完整性；- 档案管理员应对档案室进行定期巡检，确保档案的安全和完整。
3. 档案查询和使用- 员工有权查询自己的档案内容，在档案管理系统中填写查询申请表；- 档案管理员应根据员工的申请，及时提供相关档案信息，并记录查询的时间和内容；- 员工查询档案信息时，应遵守保密规定，不得泄露公司的商业机密和员工的隐私信息。
4. 档案整理和更新- 档案管理员应对员工档案进行定期的整理和更新，将员工相关的离职、调岗等信息及时归档；- 人事部门应及时进行档案的电子化处理，方便档案的检索和维护；四、档案保密措施1. 档案室应设置严格的门禁系统，只允许授权人员进入，且进入时需刷卡和登记；2. 档案管理员应对进入档案室的人员进行身份审核，并对外来人员进行监督和陪同；3. 员工档案的查阅和复印需要经过上级主管和档案管理员的书面审批，确保信息的安全性；4. 档案管理员应加强对电子档案的保密措施，设置密码和权限系统，防止非授权人员访问。
人事档案管理制度模板模版
人事档案管理制度模板模版1. 引言本制度旨在规范和有效管理公司员工的人事档案，确保员工信息的安全、完整和准确性，同时保障员工和公司的权益。
通过建立健全的档案管理流程和规范，能够提高信息共享和查询效率，便于对员工的绩效评估、晋升、培训和福利等工作进行科学决策。
2. 适用范围本制度适用于公司所有在编和合同制员工的人事档案管理，包括员工个人信息、合同、培训记录、绩效评估、晋升记录等。
3. 档案管理责任部门和人员3.1 人力资源部负责制定和实施人事档案管理制度，指导各部门按照规定进行档案管理，确保档案的完整和一致性。
负责建立档案管理系统，包括电子档案和纸质档案，安全存储和备份档案数据。
负责保护员工个人信息的保密，确保档案的安全性。
负责员工档案的定期审查和更新，剔除无效信息，保持档案的及时性和准确性。
3.2 各部门主管负责本部门员工档案的管理和维护，包括档案的整理、录入和归档。
负责为员工提供必要的档案资料，如出差证明、工资证明等。
4. 档案的建立和归档4.1 员工档案的建立根据员工信息采集表和录用文件，人力资源部将员工个人信息录入档案管理系统，并建立员工档案。
个人信息包括但不限于姓名、身份证号码、毕业院校、工作经历等。
4.2 档案归档员工档案采用两种方式进行归档，包括电子档案和纸质档案。
电子档案：人力资源部负责建立电子档案系统，将员工个人信息和相关文件以电子形式保存，并备份数据以防止损坏和丢失。
纸质档案：主管部门负责将员工档案的纸质文件归档，按照员工姓名和年份进行分类和整理，并将档案存放在专门的柜子中，确保安全和易于查找。
5. 档案的保密和安全5.1 保密原则员工档案属于公司的机密信息，应严格遵守保密原则，不得随意泄露或提供给无关人员。
5.2 档案的安全电子档案：人力资源部建立档案管理系统的访问权限，仅授权人员可以查看和修改档案内容，定期备份数据以防止损坏和丢失。
纸质档案：档案柜应设置密码锁或物理锁，仅授权人员可以打开柜子并取出文件。
单位的人事档案管理制度
一、目的为规范我单位人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位全体员工的人事档案管理。
三、职责1. 人事部门负责制定、实施和监督本制度，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
2. 各部门负责人负责本部门人事档案的收集、整理和报送。
3. 员工本人负责提供真实、完整的人事档案材料。
四、档案管理要求1. 人事档案材料应真实、准确、完整，不得有虚假、伪造、篡改等现象。
2. 人事档案材料应按照规定分类、编号、归档，确保档案的有序性。
3. 人事档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，应遵循保密原则，确保档案安全。
4. 人事档案的保管期限，根据国家档案管理法规和单位实际情况确定。
五、档案收集与整理1. 档案收集：人事部门负责收集员工入职、离职、调动、晋升、考核、奖惩等过程中形成的人事档案材料。
2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，编制目录。
3. 档案归档：将整理好的档案材料按照归档时间、顺序，分别归入档案柜。
六、档案保管与利用1. 档案保管：人事部门负责档案的日常保管工作，确保档案安全。
2. 档案利用：员工本人、单位领导、有关部门和个人因工作需要查阅档案时，应向人事部门提出申请，经批准后方可查阅。
3. 档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅单，经批准后方可借阅，并按时归还。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规和单位实际情况执行。
2. 档案销毁前，应进行鉴定，确认档案已失去保存价值。
3. 档案销毁应指定专人负责，确保档案销毁过程中的安全。
八、监督检查1. 人事部门对档案管理工作进行定期检查，发现问题及时整改。
2. 单位领导对档案管理工作进行监督，确保档案安全、完整。
九、附则1. 本制度由人事部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
人事档案管理八项制度范本(五篇)
人事档案管理八项制度范本一、干部人事档案收集1、严格按照____部“____《干部人事档案材料收集归档规定》____通知”(组通字[____]号)规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。
2、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。
3、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。
形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
二、干部人事档案查(借)阅1、查阅干部人事档案者，必须是____党员，并持有市____统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。
其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。
2、干部人事档案是党和国家的____，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。
干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。
档案内容应严格保密。
不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。
卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。
违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《____档案法》处理。
3、外省市单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。
如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。
4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。
因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。
对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。
对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
5、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。
干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅，限期(两周内)归还，逾期须办理续借手续。
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人事档案管理制度模板1
第十二章人事档案管理制度
一、人事档案保管制度
二、□目的
三、第一，保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企
四、业机密
五、的一部分。
对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
六、第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
七、第三，便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档
八、案材料
九、的前提和保证。
十、□人事档案保管制度的基本内容
十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分：材
十二、料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制
度。
十三、(1)材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料
十四、进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体十五、位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
十六、(2)检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
十七、检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀
十八、等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误十九、等。
二十、检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：
二十一、——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
二十二、——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
二十三、——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
二十四、(3)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等
二十五、原因
二十六、引起的，转递的大致程序如下：
二十七、①取出应转走的档案；
二十八、②在档案底账上注销；
二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》；
三十、④按发文要求包装、密封。
三十一、在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。
另外，收档单位
三十二、在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
三十三、(4)保卫保密制度。
具体要求如下：
三十四、①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
三十五、②库房备有必要的防火、防潮器材。
三十六、③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
三十七、④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
三十八、⑤无关人员不得进入库房。
严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。
人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。
档案在利用过程中，
应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。
工作人员必须按
照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，
以便调卷和管理。
这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。
借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；
公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。
这也是人事档案部门的功能之一。
出具的证明材料可以是人事档
案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的
重要保证。
(1)查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在
报告
中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。
负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人
员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时
，需履行以下
手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章
；其次，人事
档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领
导审阅，加盖公章，然后登记、发出。