数字档案馆建设指南---资源建设部分详解解析
数字档案馆建设指南---资源建设部分详解
数字档案馆宣贯提纲一、资源建设的意义数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分，没有一定规模的数字档案资源，就不能说是真正建成了数字档案馆。
数字档案馆建设的目的是为社会查阅利用档案信息提供更加方便快捷的服务，如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话，如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话，那么数字档案资源那么数字档案资源建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。
没有资源数字档案馆建设就失去意义。
资源建设也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一，也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一，资源规模越大、资源规模越大、资源规模越大、质量越高，质量越高，数字档案馆的地位、服务能力和社会影响力就越高。
二、电子文件接收1、接收机制：电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。
为了保证各单位所形成电子文件能依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆，并保证电子文件的真实性、完整性、可用性，首先需要建立起科学、通畅的接收机制。
档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、有利于形成单位、有利于社会大众的目标出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。
如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后才能接收进馆一样，电子文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档，然后系统地向数字档案馆移交，这样一种接收机制是我国档案工作的优势，也是我国数字档案馆建设的特殊环境。
2、接收范围数字档案馆接收电子文件的范围与传统档案应基本一致。
从单位范围看，凡是党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小，所以接收范围可以更大一些。
从档案范围看，接收电子文件也不仅仅限于电子公文。
数字档案馆建设要充分考虑电子文件的多样性，将各种形式、各种类型的有保存价值的电子文件尽量依法接收进馆，包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件和网页文件等，今后还可能出现新的文件类型。
数字化档案馆建设方案
数字化档案馆建设方案一、引言随着信息技术的不断发展和应用，数字化档案馆的建设成为了现代档案管理的重要内容。
数字化档案馆利用信息技术手段对传统档案进行数字化处理和管理，提供了高效、便捷的档案存储、检索和利用服务。
本文将探讨数字化档案馆的建设方案，包括档案数字化处理、系统建设、安全保障以及推广运用等方面的内容。
二、档案数字化处理1. 档案选择与筛选：在进行数字化处理之前，需要对现有档案进行选择与筛选，将重要、有价值的档案列为数字化处理的优先项目。
2. 数字化处理流程：制定数字化处理流程，包括采集、扫描、识别、索引、存储等环节。
确保整个处理流程的标准化和规范化，以提高数字档案的质量和可用性。
3. 数字化处理设备采购：选择合适的数字化处理设备，包括扫描仪、识别设备、存储设备等，确保设备的性能和质量能够满足数字化处理的需求。
4. 档案元数据管理：建立档案元数据管理系统，对数字化档案的元数据进行统一管理，包括档案属性、关系、描述等信息，便于档案的检索和利用。
三、系统建设1. 硬件设施建设：建设适应数字化档案馆需求的硬件设施，包括服务器、存储设备、网络设备等，确保系统的性能和稳定性。
2. 软件系统开发：根据数字化档案馆的需求，定制开发适用的软件系统，包括档案管理系统、数字档案库、检索与查询系统等，实现数字化档案的管理、存储和检索功能。
3. 数据安全保障：建立完善的数据备份与恢复机制，确保数字档案的安全性和可靠性。
同时，制定档案保密和权限管理规则，严格控制档案的访问权限，保护档案的安全性和机密性。
4. 用户接口设计：设计用户友好的界面，提供便捷的操作和查询功能，满足用户的不同需求，并提供多样化的数据展示方式，提升用户体验。
四、安全保障1. 网络安全：建立网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。
2. 数据备份与恢复：定期进行数据备份，建立多备份机制，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。
数字化档案馆建设指南
数字档案馆建设指南（国家档案局发布2010年6月）1．总体要求1.1概述数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。
1.2建设原则与要求数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。
统筹规划、循序渐进。
应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。
项目带动、重点突破。
实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。
需求导向、保证安全。
数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。
应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。
数字档案室建设指南
数字档案室建设指南数字档案室建设指南本指南由XXX提出并归口，起草单位为XXX（室）业务指导司。
主要起草人包括XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX和XXX。
本指南旨在提供数字档案室建设的概念、基本特征、建设原则与内容、基础设施建设和应用系统建设等方面的指导。
1.概念与基本特征1.1 概念数字档案室是指基于数字化技术，以数字化形式组织、存储、管理、利用各类档案资源的一种档案管理机构。
数字档案室不仅具备传统档案室的基本功能，还具有数字化特点，如数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等。
1.2 基本特征数字档案室具有以下基本特征：数字化：数字档案室采用数字化技术对档案资源进行数字化处理，实现数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等功能。
共享性：数字档案室实现了档案资源的共享，不同机构和个人可以共同使用数字档案室中的档案资源。
安全性：数字档案室采用安全保障系统，确保档案资源的安全性和完整性。
开放性：数字档案室具有开放性，可以与其他系统进行数据交换和共享，实现信息互通。
2.建设原则与内容2.1 建设原则数字档案室的建设应遵循以下原则：以用户需求为导向：数字档案室的建设应以用户需求为导向，满足用户对档案资源获取、利用和共享的需求。
统一规划、分步实施：数字档案室的建设应统一规划，分步实施，逐步完善。
系统集成、资源共享：数字档案室的建设应实现系统集成，资源共享，提高档案资源的利用效率。
安全可靠、保密合规：数字档案室的建设应确保系统的安全可靠，符合保密合规要求。
2.2 建设内容数字档案室的建设内容包括以下方面：档案资源数字化：对档案资源进行数字化处理，包括数字化采集、数字化编目、数字化修复、数字化存储等。
档案资源管理系统建设：建立档案资源管理系统，包括档案资源元数据管理、档案资源检索、档案资源浏览、档案资源下载等功能。
档案资源共享平台建设：建立档案资源共享平台，实现档案资源的共享和交流。
企业数字档案馆(室)建设指南
企业数字档案馆（室）建设指南说明为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。
本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。
除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红目录1概念与基本特征 (1)1.1 概念 (1)1.2 基本特征 (1)2建设目标与原则 (2)2.1 建设目标 (2)2.2 建设原则 (2)3基础设施建设 (3)3.1机房建设 (3)3.2网络设施 (4)3.3硬件设备 (4)3.4基础软件 (4)3.5其他设施 (4)4 电子档案管理系统建设 (4)4.1收集功能 (5)4.2整理功能 (6)4.3保存功能 (7)4.4统计功能 (9)4.5利用功能 (9)4.6系统管理功能 (10)4.7传统载体档案辅助管理功能 (12)4.8其他可选功能 (13)15 数字档案资源建设 (13)5.1传统载体档案数字化 (13)5.2电子文件归档 (14)5.3专题数据库建设 (15)6 制度规范建设 (15)6.1制度建设 (15)6.2标准规范建设 (15)7 安全保密体系建设 (17)8 经费与人才保障 (17)8.1经费保障 (17)8.2人才保障 (18)9 建设步骤 (18)9.1项目规划 (18)9.1.1成立项目工作组织 (18)9.1.2制定项目方案 (18)9.2项目立项 (19)9.3项目实施 (19)9.4项目验收 (25)9.5项目运维 (25)2企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。
企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
数字档案馆的建设内容
数字档案馆的建设内容数字档案馆的建设内容数字档案馆建设的主要内容包括：标准规范体系的建设、数字信息资源建设、数字档案馆应⽤系统建设、基础设施建设、信息安全体系建设和⼈才队伍建设六个⽅⾯:(⼀)标准规范体系建设标准规范体系建设是数字档案馆⼯程的重要⽀撑。
在数字档案馆建设过程中，如何将多元化的档案信息资源协调组织起来，通过⽹络互联互通，实现信息共建和共享，以及数字信息的长期保存和迁移，其关键就在于标准化。
因此，我们必须按照先进性、完整性和可调整性的原则，借鉴和采⽤国内外成熟、相关的标准和规范，着眼于档案⼯作的发展，研究制定切实可⾏的标准规范体系,包括管理性规范、业务性规范、技术性规范。
(⼆)数字信息资源建设(1) 传统的馆藏档案的数字化信息。
包括现有⽂书档案、科技档案、声像、照⽚等各类档案及资料的⽬录数据库、原⽂数字化信息及元数据。
(2) 直接接收的数字信息。
包括档案馆按照进馆要求征集和接收的各⽴档单位的各类数据库、原⽂数字化信息及元数据和其他具有长期保存价值的数字信息。
(3) 通过OA、MIS系统及其他分⽀业务⽹络收集的各种类型电⼦⽂件及其元数据。
这些信息有的需要由下属单位及时移交⾄档案馆，有的严格意义上虽不属于档案信息范畴，但对⼯作的发展具有⼀定参考价值，这些信息都在收集范围之内。
(4) 通过互联⽹或其他本部门之外的专⽤⽹络搜集的信息。
为发挥数字档案馆知识库的作⽤，还需要不定期地将互联⽹或其他⽹络中零散、⽆序但对云锡集团⼯作具有⼀定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照⽚等，并按照统⼀的标准将信息及其元数据转⼊到数据库中。
(5) 直接采购的各类⾏业数据库和专题数据库。
(三)数字档案馆应⽤系统建设数字档案馆应⽤系统是⼀个动态的、可扩展的信息⽹络系统，在整个数字档案馆体系中起着承上启下的联接作⽤。
⼀⽅⾯可以按照相关技术标准与现有各应⽤系统完整结合，获取各⽅⾯信息，丰富数字信息资源；另⼀⽅⾯，通过良好的⼈机交互，为⽤户提供跨地域、跨部门的信息服务。
数字档案室建设指南
数字档案室建设指南1概念与基本特征1.1概念本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
1.2基本特征与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：1）档案资源“数字”化。
数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。
信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。
2）档案实体“虚拟化”。
通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3）档案管理系统化。
将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。
<SPA, style="PADDING-BOTTOM: 0px; PADDING-TOP: 0px; PADDING-LEFT: 0px; MARGIN: 0px; PADDING-RIGHT: 0px" n="">4）信息传递网络化。
数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。
5）档案利用知识化。
数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
2建设原则与内容2.1建设原则数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。
1）资源为先。
资源建设是数字档案室建设的根本。
数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。
档发20144号数字档案室建设指南
档发20144号数字档案室建设指南随着信息化时代的到来，数字化档案室的建设已经成为许多机构和企业的重要任务。
数字化档案室不仅可以提高档案管理的效率，还可以更好地保护档案信息的安全性。
因此，建设一所符合要求的数字档案室对于机构和企业来说至关重要。
本文将从数字档案室的基本概念、建设需求、建设步骤、建设技术、安全保障和管理维护等方面进行介绍，希望能给大家提供一些帮助。
一、基本概念数字档案室是指通过数字化技术将纸质档案转换为电子文件，并通过网络等方式进行管理和利用的档案室。
数字档案室的建设可以使档案的存储、检索、利用和共享变得更加便捷和高效。
数字档案室的建设目标是实现数字档案的全生命周期管理，从档案的产生到永久保存，实现档案信息的全面利用和保护。
二、建设需求1.进行档案全面整理和清点，了解档案的数量、种类和状态。
2.确定数字档案室的建设目标和需求，包括档案的存储、检索、利用和共享等功能。
3.选择合适的数字化技术和设备，包括扫描设备、存储设备、网络设备和安全设备等。
4.制定数字档案室的管理制度和规范，确保档案信息的安全和完整性。
三、建设步骤1.档案整理和清点：对纸质档案进行全面整理和清点，确定数字化的范围和内容。
2.数字化处理：使用扫描设备将纸质档案转换为电子文件，并对文件进行整理和分类。
3.存储和管理：选择合适的存储设备和管理系统，将数字档案进行存储和管理。
4.安全保障：建立安全保障系统，包括网络安全、信息安全和设备安全等方面。
5.运行和维护：对数字档案室的运行和维护进行定期检查和维护，确保系统的稳定运行。
四、建设技术1.扫描技术：选择合适的扫描设备和技术，确保扫描的质量和效率。
2.存储技术：选择合适的存储设备和技术，包括硬盘、光盘、磁带、云存储等方式。
3.网络技术：建立合适的网络系统，实现档案的远程访问和共享。
4.安全技术：建立完善的安全保障系统，包括网络安全、信息安全和设备安全等方面。
五、安全保障1.网络安全：建立防火墙、入侵检测系统和网络监控系统，确保网络的安全和稳定。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
数字档案馆宣贯提纲一、资源建设的意义数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分,没有一定规模的数字档案资源, 就不能说是真正建成了数字档案馆。
数字档案馆建设的目的是为社会查阅利用档案信息提供更加方便快捷的服务, 如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话, 那么数字档案资源建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。
没有资源数字档案馆建设就失去意义。
资源建设也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一, 资源规模越大、质量越高, 数字档案馆的地位、服务能力和社会影响力就越高。
二、电子文件接收1、接收机制:电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。
为了保证各单位所形成电子文件能依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆, 并保证电子文件的真实性、完整性、可用性, 首先需要建立起科学、通畅的接收机制。
档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系, 从有利于国家、有利于形成单位、有利于社会大众的目标出发, 为形成单位的电子文件确定归属与流向。
如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后才能接收进馆一样,电子文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档,然后系统地向数字档案馆移交, 这样一种接收机制是我国档案工作的优势, 也是我国数字档案馆建设的特殊环境。
2、接收范围数字档案馆接收电子文件的范围与传统档案应基本一致。
从单位范围看, 凡是党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案, 都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小, 所以接收范围可以更大一些。
从档案范围看, 接收电子文件也不仅仅限于电子公文。
数字档案馆建设要充分考虑电子文件的多样性, 将各种形式、各种类型的有保存价值的电子文件尽量依法接收进馆,包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件和网页文件等, 今后还可能出现新的文件类型。
每一种类型的文件都有其特殊的利用价值,数字档案馆应广泛收集各种有价值的电子文件, 丰富自己的数字馆藏。
3、接收时限电子文件接收时限可分为实时接收和定期接收两种。
实时接收是指各单位电子文件生成和办理完毕后,随时向数字档案馆(电子文件中心移交的过程。
实时接收可以充分保证电子文件的时效性, 便于及时向社会提供电子文件利用服务, 但是实时接收对于电子文件形成机制、档案管理体制和计算机网络要求较高。
实时接收一般可以用于接收统一的电子政务办公系统系统生成的电子文件,以免各单位已归档电子文件出现丢失。
定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向数字档案馆 (电子文件中心移交的过程。
定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理,可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。
缺点是实时性较差。
鉴于电子文件对管理和存储条件要求较高,接收时限应比纸质档案短,以一年为宜,最高不超过五年。
4、接收途径电子文件接收途径可以分为在线接收和离线接收。
在线接收是指数字档案馆(电子文件中心通过计算机网络接收形成单位移交的电子文件。
离线接收是指通过适当的介质, 将形成单位产生的电子文件接收或拷贝到数字档案馆中。
两种接收途径各有长处, 不论何种接收方式,都应以安全、高效、准确为原则。
从目前来看,受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制, 可以离线接收为主; 随着网络环境的发展以及认证程序的完善, 应以在线接收为主要形式。
5、接收标准电子文件应经过整理达到标准才能接收。
为此每个数字档案馆, 都应有一套电子文件整理、鉴定、归档、管理规范,形成单位应将各种电子文件经过整理加工后再向数字档案馆移交。
电子文件接收标准涉及的内容很多, 有些与传统档案基本一致, 如保管期限、档号编制、目录编制等。
有些则是电子文件所独有的或者应特别强调的,如文件格式、元数据、真实性等。
(1 文件格式电子文件格式通常有两方面的含义,一是指电子文件的页面版式,如红头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等。
二是指电子文件的制作格式,如 EXE 格式、 PDF 格式、 CEB 格式、 TIFF 格式、 JPEG 格式、 mp3格式等。
从方便管理和利用的角度讲, 一个地区或者同一数字档案馆接收的同一类电子文件应采用统一格式。
统一格式有两种模式:一种是在各单位形成电子文件时就统一格式, 这需要档案部门和电子政务主管部门强力推行; 另一种方式是电子文件接收后, 由电子文件中心或数字档案馆统一转换某种电子文件格式。
各单位形成电子文件时就统一格式应是首选, 但由于各地起点不一样, 强力推动形成单位采用统一格式有一定难度, 在客观条件不具备的情况下, 数字档案馆也不必非要统一格式才实施接收,只要是通用的或可以读取的格式,都可以接收。
(2元数据电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。
国家档案局已经发布电子文件元数据方案, 建设新的电子文件管理系统, 接收电子文件,应采用元数据方案的规定。
从实际情况看,除了档案管理必备的元数据外,也可以逐步规范,不一定从一开始就要求完美无缺。
(3真实性、完整性、可用性保证电子文件真实性、完整性、可用性,是电子文件管理的重要目标。
真实性、完整性、可用性是相对的不是绝对的,受技术和管理两方面的因素制约,应是一个逐步发展和完善过程。
在管理上,要建立科学有效地形成、传输、归档、保存机制; 在技术上, 可采取电子签名、封装等手段, 尽量保证其真实性、完整性、可用性。
6、组织与管理为了保证电子文件接收的完整齐全和质量, 档案行政管理部门应加强电子文件的前端控制,对电子文件形成后的整理、归档、移交进行必要的监督指导,包括确定归档范围、推行整理规范、进行质量检查、开展技术服务等。
鉴于我国目前暂时实施“双轨制” ,即电子文件和纸质文件同时保存, 电子文件归档范围和纸质文件归档范围基本一致, 所以对电子文件和纸质文件实施同步整理、同步归档较为有利。
条件成熟后可逐步取消“双轨制” ,有些文件仅归档电子文件,而有些文件仍采用“双轨制” ,甚至有些只归档纸质文件,例如特殊载体和特殊形式的文件等。
需要特别说明的是,电子文件只是档案的一种形式, 《档案法》和有关档案法规同样适用于电子文件管理。
三、传统档案数字化1、数字化的意义:档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的档案转换成数字档案的过程。
传统档案馆馆藏档案数字化是数字档案馆建设的重要任务, 也是现阶段数字档案馆资源建设的主要手段和途径。
通过实施传统档案数字化, 既可以满足数字环境下社会各方面高效便捷查阅档案得要求,也是现阶段档案抢救和保护的必要手段。
2、数字化内容选择:将馆藏全部档案资料都进行数字化加工,既不现实,也不必要。
无论从社会需求还是数字化成本考虑,都应该有选择的实施档案数字化。
选择应考虑以下因素:价值性:优先选择价值较高的、珍贵的档案进行数字化;实用性:优先选择社会需求面广、利用率较高的档案进行数字化;开放性:优先选择开放度较大的档案进行数字化;特色性:优先选择有特色的档案资源进行数字化。
依据上述要素对档案进行数字化加工,应尽量避免与实体档案管理体系完全分割,一般来说,再遵循上述原则基础上,整全宗或整目录的数字化利大于弊。
实施馆藏档案数字化前,应制定切实可行的数字化方案。
只有充分摸清馆藏档案状况, 才能制定出切实可行的数字化方案。
数字化方案主要内容应包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等等。
3、组织加工模式数字化加工通常有两种组织形式:一是自行组织加工, 二是委托专业公司加工。
两种模式各有利弊,可根据本地区实际,采用适当的加工模式。
(1自行组织加工自行组织加工就是档案部门自己组建数字化工作室,配备适当的设备和人员,实施档案数字化加工。
档案数字化设备一般应购置普通平板扫描仪、普通高速扫描仪、高速扫描仪、零边距扫描仪 (全息书刊扫描仪和数码照相机等设备。
数字化加工人员包括组织管理人员、前处理人员、扫描加工人员、质量检查处理人员、后处理人员、数据备份人员等。
自行组织加工主要优点如下:可以培养档案馆自己的技术人员, 以便长期开展扫描工作; 适当节省数字化经费; 比较容易保证档案的安全; 可以根据需要及时调整业务目标, 同时也可以对社会开展扫描服务业务。
不利因素有:购置扫描设备一次性投入较大; 占用档案馆的人力和工作精力较多;聘用管理临时工作人员比较困难;技术和设备更新比较困难。
一般来说,馆藏量较大的档案馆,可以自行组织加工为主。
(2外包加工外包加工开展数字化工作, 就是选用可靠的数字化加工公司, 由加工公司负责提供设备、人员、技术等,按照档案馆的要求开展数字化工作,档案馆只负责数据的验收工作。
外包加工有以下几方面优点:可以节省档案部门的人力,使档案人员有更多的时间开展其他工作; 可以确保扫描工作速度, 迅速建立全文数据库; 能够避免购置设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等麻烦。
缺点主要是长期大量扫描投入较大, 档案安全保障不好把握。
对于档案数量较少的档案馆而言, 外包加工模式比较适合, 既节约设备投资又保证数字化的速度和质量。
开展数字化外包加工业务, 都应选择有经验和资质的扫描公司, 最好在档案馆内部提供扫描场地, 严格交接手续, 杜绝档案丢失和泄密现象, 特别是应防止扫描数据流失。
4、数字化加工方法(1纸质档案扫描纸质档案数字化主要技术指标参见国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》 ,本《指南》主要对一些具体操作提出参考意见。
色彩模式扫描色彩模式包括黑白、灰度、彩色等。
一般档案可采用灰度模式进行扫描, 彩色档案可采用彩色模式进行扫描。
分辨率对纸质档案采用低精度扫描 (一般为 100-150线 , 即可满足一般用户在计算机上浏览、打印,避免过多占用空间;照片档案数字化,设备分辨率和图像分辨率参数大小的选择,原则上以转换后的图像清晰完整、不影响图像的利用效果为准。
考虑到照片的展览、出版等用途,所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于600dpi。
若在网上发布,可以另行压缩。
图像处理对方向不正确的图像应进行旋转还原, 以符合数字图像的浏览习惯。
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。
对扫描或转换后画面质量不理想的图像, 应进行相应参数的调整,如亮度、对比度、饱和度、色阶、色彩平衡等,调整所选择的参数类型和力度,以调整后的图像不失真、效果最清晰完整为准。
为保证档案数字化图像的整体性, 对大幅面的档案进行分段扫描后, 再通过拼接处理合并为一个完整的图像。
对扫描或转换后的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效减少图像文件的容量,节约存储空间。
图像存储扫描后的图像以 TIF 格式存储。