业务单证档案管理办法
进出口业务单证档案管理制度正式版
进出口业务单证档案管理制度正式版一、总则为了规范进出口业务单证档案的管理，确保进出口业务的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司的进出口业务部门。
三、档案编制1.每一笔进出口业务都应建立相应的档案，包括进口合同、出口合同、进口报关单、出口报关单、收发货单据等。
2.档案应按照时间顺序编制，每个文件都应有确定的编号，便于查找和管理。
3.档案的编制应当由业务人员完成，并交由档案管理员进行管理。
四、档案的保管1.档案应存放在专门的档案室中，确保安全。
2.档案室应保持干燥、通风，并定期进行清洁和消毒。
3.档案室应设置合适的温度和湿度控制设备，确保档案的保存质量。
4.档案室应设置门禁措施，只有授权人员才能出入档案室。
5.定期对档案进行整理和归档，确保档案的保存有序。
五、档案的借阅1.档案的借阅应按照正式的申请程序进行。
2.借阅档案前，借阅人员应填写借阅登记表，并经主管审批。
3.借阅档案的期限应当明确，超期未归还的档案将追究责任。
4.档案离开档案室时，应由借阅人员签字确认，并由档案管理员记录。
5.档案借阅后，借阅人员应妥善保管，确保档案安全完好无损。
六、档案的销毁1.档案的销毁应按照国家相关法律法规进行，确保合法合规。
2.档案销毁前，应经过主管领导审批，并进行详细的销毁记录。
3.对于需要保存的档案，应按照规定进行归档和保管，不得随意销毁。
4.已销毁的档案应进行彻底的销毁处理，防止泄漏和再利用。
七、档案的备份1.档案应进行定期备份，确保档案的安全性。
2.备份的档案应存放在离档案室较远的地方，以防备份数据也丢失的情况发生。
3.档案备份的频率应视情况而定，对于重要的档案，应提高备份频率。
4.档案备份的存储方式应采取多样化的方法，如云盘、硬盘等。
八、档案的合规性1.业务人员在编制档案时，应确保档案的真实性、准确性和合法性。
2.业务人员在档案管理中，应遵守相关的法律法规，不得私存私用档案。
3.档案管理人员应对档案进行定期检查和审查，确保档案的合规性。
单证档案管理制度
单证档案管理制度一、总则为规范公司单证档案的管理、保管和利用，保证相关单证档案的安全与完整，提高公司的管理效率和服务水平，公司制定本制度。
二、管理范围本制度适用于公司所有部门和员工在工作中产生的单证档案管理工作。
三、档案管理目标1. 保证单证档案的真实、完整、准确、可靠。
2. 提高公司档案利用率并减少档案管理成本。
3. 加强档案的安全保密工作，防止档案丢失和泄漏。
4. 规范公司单证档案管理程序，提高管理效率和服务水平。
四、档案管理机构公司设立档案管理部门，负责公司单证档案的收集、整理、保管和利用工作。
部门的主要职责包括：1. 负责公司单证档案的收集和整理工作。
2. 负责公司单证档案的保管和保密工作。
3. 负责为公司提供档案管理咨询和服务。
4. 负责定期对公司各部门的单证档案进行检查和核实。
5. 负责管理和维护公司电子档案系统。
五、单证档案的分类和整理公司所有单证档案按照不同的类别进行分类和整理，以便更好地进行管理和利用。
主要分类如下：1. 合同档案：包括公司与客户、供应商之间签订的各类合同和协议。
2. 财务档案：包括公司的财务报表、发票、收据等财务文件。
3. 人事档案：包括员工合同、档案、考核表等人事文件。
4. 行政管理档案：包括公司的办公用品、设备维修记录、会议纪要等行政管理文件。
5. 原始凭证档案：包括公司各类业务的原始凭证，如采购单据、销售单据、入库出库单据等。
6. 其他档案：包括公司的宣传资料、培训资料、技术文献等其他相关文件。
档案整理工作应按照统一的规范和标准进行，确保单证档案的整理工作有序、规范。
六、单证档案的保管和利用1. 单证档案的保管：（1）公司单证档案应存放在专门的档案室或柜中，保证档案的安全性和完整性。
（2）公司应按照规定的保管期限对单证档案进行分类、整理和归档，确保档案的有效利用。
（3）公司应定期对单证档案进行盘点和清点，确保档案的完整性和准确性。
（4）公司应加强档案的保密工作，未经许可不得擅自查阅、复制和外借档案。
进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)
进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。
依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。
2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。
3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。
（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。
二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。
2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。
（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。
3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。
（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。
（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。
（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。
三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。
单证管理办法
中国人民财产保险股份有限公司业务单证管理办法第一章总则第一条为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。
第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。
定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。
有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。
第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。
第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单证，按照公司保险业务档案管理规定执行。
第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。
第二章业务单证管理的职能第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。
单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。
系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。
市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。
各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。
支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。
2023年进出口业务单证档案管理制度
2023年进出口业务单证档案管理制度一、背景进出口业务是国际贸易的重要组成部分，具有复杂性、多样性和风险性。
为了规范和提高进出口业务的单证档案管理工作，制定进出口业务单证档案管理制度十分必要。
二、目的本制度的目的是规范企业进出口业务单证档案的管理，确保单证档案的安全性、完整性和准确性，提高企业的运营效率和风险管理能力。
三、适用范围本制度适用于企业在进行进出口业务过程中涉及的各类单证档案。
四、管理原则1. 法律合规原则：企业必须依法办理进出口业务，并严格按照相关法律规定进行单证档案管理。
2. 统一标准原则：企业应根据国际贸易惯例和国家标准制定单证档案管理规范，并在全公司范围内统一执行。
3. 安全保密原则：企业应建立完善的单证档案存储和保密制度，确保单证档案的安全、不被篡改和泄露。
4. 知识共享原则：企业应建立档案知识共享机制，促进员工之间的经验交流和学习，提高整体档案管理水平。
五、档案管理流程1. 单证档案录入（1）将进出口业务涉及的单证进行分类，建立标准的单证档案目录。
（2）对每一份单证进行编号，并将编号与单证内容进行关联。
（3）将单证内容录入电子档案系统，并同时备份实体档案。
2. 单证档案存储（1）将实体档案存放在专用档案室，并保持干燥、防尘、防火的环境。
（2）将电子档案存储在专用服务器中，并进行定期备份。
（3）对重要单证进行密封保存，并制定单证档案保管期限。
3. 单证档案查询和检索（1）凡是需要查询和检索的单证，应在电子档案系统中进行查询，并记录查询结果。
（2）临时需要查询和检索的实体档案，应通过档案管理员进行，同时制定相关审批流程。
4. 单证档案销毁（1）对于已过保管期限的单证，应按照规定的流程进行销毁，并记录销毁结果。
（2）对于涉及商业机密的单证，应按照专门的销毁程序进行销毁，并进行监督和记录。
六、档案管理责任1. 高层领导应高度重视进出口业务单证档案管理工作，制定相应的政策和措施，并确保其执行。
单证管理办法
中国人民财产保险股份有限公司业务单证管理办法第一章总则第一条为了规范业务单证管理,保障业务合规经营,防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》,结合全市系统业务单证管理实际,制定本管理办法。
第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证,包括投保单、保险单、保险证(保险卡）和批单。
定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证.有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。
第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。
第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单证,按照公司保险业务档案管理规定执行.第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。
第二章业务单证管理的职能第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。
单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责,定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门.系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门(综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。
市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作.各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强,懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性.支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告,并填写《人员代码及权限变更申请表》,按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定,负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理.支公司不得自行印制和销毁单证。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、引言进出口业务单证是企业进行跨境贸易过程中必不可少的重要文件，它们不仅用于证明货物的合法性，还是海关清关、报关、核销等手续的必要依据。
为了确保进出口业务单证的有效管理，提高工作效率和准确性，企业需要建立一套科学合理的档案管理制度。
本文将就进出口业务单证档案管理制度进行探讨，介绍其重要性、基本原则、组织架构和操作流程，并提出有效措施以保证其顺利实施。
二、重要性进出口业务单证档案是企业与国内外合作伙伴之间有效沟通的重要工具，能够确保货物的可追溯性和合规性。
通过良好的档案管理制度，企业能够迅速找到所需信息，提高工作效率；同时，档案的准确性和完整性也能为企业解决纠纷和争议提供强有力的证据，保障企业权益。
三、基本原则1. 完整性原则：档案管理制度应确保所有进出口业务相关的单证都能被正确收集、保存和归档，防止丢失、篡改或损毁。
2. 可追溯性原则：档案应按照业务流程和时间顺序进行分类和归档，方便随时查找和追溯。
3. 保密性原则：档案管理制度应建立起严格的保密措施，防止未经授权人员获取、复制或泄露重要信息。
4. 规范化原则：档案管理制度应遵循国家法律法规和相关标准，确保档案管理工作符合行业规范和企业要求。
四、组织架构1. 档案管理部门：负责制定和执行档案管理制度、负责档案的收集、整理、保存和归档工作，并提供档案查询和借阅服务。
2. 业务部门：负责收集和整理本部门进出口业务所需的单证材料，并按照档案管理部门的要求归档。
五、操作流程1. 单证收集：业务部门应及时收集和整理各项进出口业务所需的单证材料，包括合同、发票、装箱单、提单、海关报关单等。
2. 单证归档：档案管理部门根据单证的种类和业务流程，将单证按照一定的顺序进行分类和归档。
同时，每份单证都应有唯一的编号和标识，便于查询和追溯。
3. 档案保存和保管：档案管理部门应制定相关的档案保存和保管制度，确保档案的安全和完整性。
重要的档案可以采取电子存储的方式，同时备份存放在安全的地方。
进出口业务单证档案管理规定
进出口业务单证档案管理规定Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。
以上单据均为原件正本的复印件（下同）；4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。
一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。
1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
2、出口产品申领《出口收汇核销单》。
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进出口业务单证档案管理办法
编制日期
审核日期
批准日期
修订记录
目录
一、目的 (3)
三、部门职责 (3)
四、工作程序 (3)
五、奖惩制度 (4)
六、相关表单与流程 (4)
一、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理，使档案管理工作符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规，特制订此办法。
二、适用范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理工作。
三、部门职责
3.1采购部：
负责采购合同、采购订单、进口货物发票、进口装箱单、进口报关单、进口提单的管理与存档；
3.2计划单证：
负责销售合同、客户采购订单、出口货物发票、出口装箱单、出口报关单、出口提单的管理与存档；
3.3报关员：
负责税单、加工企业经营状况和生产能力的证明、加工贸易批准证、进料加工贸易登记手册、手册核销资料的管理与存档；
3.4中心仓库：
负责进口物料领用单、送检核准单、出库产品发运单、送货单的管理与存档；
3.5财务部：
负责进口设备信用证的开具文件，进口物料发票、税费审核单、银行水单、提单、预录入单、出口产品发票、退税申请明细表的管理与存档；
四、工作程序
4.1每项进出口业务工作完成后，对应操作人员需在3个工作日内整理档案资料。
4.2每月结账时，相应操作人员需将业务相关档案资料整理封存。
4.3每季度，业务操作部门直属负责人对部门内档案资料进行抽查审核。
4.4每年度，业务操作部门需将本年度资料汇集提交至档案室。
4.5根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。
4.6档案查阅须进行档案查阅申请，经直属部门负责人审核后提交档案管理负责人审
批，审批通过后方可查阅。
4.7依据海关管理规定档案留存超期后，档案室提交档案销毁申请，经财务部审核后提交总经理审批，审批通过后，在财务部人员监督下依据相应法规进行销毁处理；若超期档案与未超期档案合存时，需将未超期档案重新封装归档。
五、奖惩制度
5.1资料管理列入相关业务人员绩效考核项目，每月度进行考核。
5.2涉及进出口业务的ERP系统操作奖惩规范参照《ERP系统操作奖惩制度》
六、相关表单与流程
6.1《进出口业务管理制度》
6.2《报关管理办法》
6.3《ERP系统操作奖惩制度》。