贸易销售公司办公室人员编制及制度

办公室人员编制方案-试行
为适应公司发展需要，强调岗位与公司组织的有机衔接，以公司现状为基础，强调岗位对未来发展的适应，进行岗位编制，有利于公司实现统一领导的指挥，建立严格的责任制，避免职能重叠和无人负责的现象，做到各类人员科学管理，特制定本方案。

一、组织架构
二、综合部架构说明
一）、日常事务：
1、负责部门日常行政事务管理工作，协助销售负责人做好
与公司各环节的对接工作，及时向各成员传达各项指示，做到上传下达的桥梁作用；
2、负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理；
3、负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理及权限内的财务审批；
4、负责审核销售部及运输部日常报表及周报、月报等；二）、人员编制
1、行政内勤
1.1负责完成公司对内、对外文件收发、传递、找领导签批、意见回馈、文件追踪等事宜；
1.2负责公司印章管理及档案资料的收集、整理、立卷、归档保存工作；
1.3负责公司内办公用品计划统计整理、申报、领用、保管等办公用品管理工作；
1.4负责客户档案的建立与维护、合同管理，每新增一个客户（签订合同为准），新增一份《客户信息表》；年底对已有《客户信息表》进行年度更新
1.5负责审核公司下游客户所有原始回单、运输费用、月报统计；
1.6负责监督销售内勤日常工作，及时掌握各客户销售动态；
1.7负责审核水泥贸易销售发票进出总量明细表；
1.8负责销售部、运输部日常考核工作及协助销售内勤催收
货款；
1.9服从安排，认真完成临时交办的其它工作任务；
2、财务票据
2.1负责完成具体运作业务的开票申请及进出开票明细工作；
2.2负责及时准确核对公司各客户进出开票数量和金额,销项不能超过进项总额，结算税额、银行对账单月报工作，验证来票；
2.3负责公司每月费用报销、资金预算工作，台账登记工作及作好各客户发票签收工作；
2.4次月5日前统计上月公司业务数据（进销双方发票总量），及时准确呈现各种统计报表；
2.5协助所有人员及时催收货款；
2.6服从安排，认真完成临时交办的其它工作任务；
3、会计员
3.1负责审核各公司会计凭证并建立台账，妥善保管，防止丢失损坏；
3.2负责各公司账目核对（公账收付款、客户付款、现金流收支）、结账、编制会计报表；
3.3负责公司内部票据统计及装订；
3.4次月5日前整理好上月财务账目，出具会计报表；
3.5服从安排，认真完成临时交办的其它工作任务；
三、销售部架构说明
一)、日常事务
1、正确掌握水泥市场动态，定期调研市场，收集相关信息；
2、分析销售和市场竞争以展状况，提出改进方案的措施；
3、确定销售策略，建立销售目标，制定销售计划；
4、负责收集、整理、归纳客户资料、维护客户；
二）、人员编制
1、销售部经理
1.1搜集业务信息，掌握市场及行业动态、特点和发展趋势，维护和拓展业务工作，制定销售目标；
1.2负责现有客户的维护工作，保证销量，跟进后期收款事宜，深层次开发业务，发掘潜在客户，树立良好的信誉度及良好的营销形象；
1.3严格按要求控制现款客户欠款金额，实施信用管理工作，负责组织货款回收及清欠工作，防范经营风险，保证资金及财产安全；
2、销售内勤1
2.1负责核对上游厂家发运计划（青鹏、冀东、腾辉、红狮、南海、西南)；
2.2负责核对下游客户发运计划，并按实际销售发运明细（吨位、价格）录入用友系统；
2.3及时了解各厂家价格调整情况，收集各厂调价函，并将相应的调价通知发予各个下游客户签收确认；
2.4负责核查上游厂家账户货款、余款情况，及时上账并通知销售人员安排款项，及时办理付款申请；
2.5按各厂家对账周期，及时与各上游厂家进行对账，并催促发票的开据；
2.6每自然月最后一天，与各下游客户进行销售、款项的往来对账并出据对账单签字确认，上报销售人员审核存档；
2.7负责统计进销报表（确保上下游数据一致），次月5月前上交上月销售数据；
2.8对所负责各客户做好应收货款的催收工作。

3、销售内勤2
3.1负责核对上游厂家发运计划（富丰、海螺、台泥)；3.2负责核对下游客户发运计划，并按实际销售发运明细（吨位、价格）录入用友系统；
3.3及时了解各厂家价格调整情况，收集各厂调价函，并将相应的调价通知发予各个下游客户签收确认；
3.4负责核查上游厂家账户货款、余款情况，及时上账并通知销售人员安排款项，及时办理付款申请；
3.5负责统计下游客户欠款情况，每日上报欠款明细，并完成欠款催收；
3.6负责协助下游客户开据各水泥厂家质量保证书；
3.7按各厂家对账周期，及时与各上游厂家进行对账，并催促发票的开据；
3.8每自然月最后一天，与各下游客户进行销售、款项的往来对账并出据对账单签字确认，上报销售人员审核存档；
3.9负责统计进销报表（确保上下游数据一致），次月5月前上交上月销售数据；
3.10对所负责各客户做好应收货款的催收工作；
四、运输部架构说明
一）、日常事务
1、认真贯彻执行国家法律法规，自觉遵守交通法规，按时完成各项运输任务；
2、负责管理运输公司车辆及人员管理，并编制运输计划，制定运输价格；
3、负责做好车辆及司机的费用收支及油耗管理工作，道路运输许可证办理，按时交纳养路费、车辆保险购置工作；
4、加强司机安全教育培训工作，督促司机做好车辆日常维护保养工作，提高车辆完好率；
二）人员编制
1、调度员
1.1与上下游客户确认好水泥发运计划，合理分配路线确保车辆运行情况；
1.2负责公司自有车辆及外部车辆日常水泥运输业务的调派工作，并下达运输计划；
1.3负责各目的地、运距的确认，并合理制定运输价格；
1.4与上游厂家衔接并协调当日运输计划按时装运与发运；
1.5负责处突发工作：如下游目的地的变更、车辆无法按时到达装货地等临时调配工作并做好登记；
1.6负责做好车辆及司机的费用收支及油耗管理工作，防止油料费用流失；
1.7与其它运输公司保持良好的关系，与车辆管理人员及内勤人员做好沟通协调工作；
2.车辆管理员
2.1负责对公司车辆安全管理工作，组织司机人员的安全教育培训；
2.2负责公司车辆道路运输许可证办理，按时交纳养路费、车辆保险购置工作，并做好费用支出台账；
2.3协助调度员做好所有车辆维修、油料消耗月报表的填表工作；
2.4协调处理车辆事故；保险的索赔工作；
2.5完成其它临时交办的工作任务；
3、业务内勤
3.1负责按调度人员下达的运输计划，收集、整理运输回单，对所负责各客户产生的运输（应付款），做好下游付款对账及签收工作并录入用友系统；
3.2月初1-3号整理上月未收完的送货单，录单号到表格，分装送货联与结算联存档，将相关回单信息录入用友系统；
3.3月初3-4号负制作上月运费对账单，与各司机核对运输费用，并签字确认后，交相关人员审核；审核通过后录入用友系统
3.4每月15号提供上月运输报表，交相关人员审核；
3.5每月16-22日整理收集当月送货单，录送货单号到表格，分装回单客户联与结算联存档，将相关回单信息录入用友系统；
3.6定期将各个厂、客户结算的运费相关资料（对账单、送货单）整理齐全，交由相关人员去该公司对账、办理挂账手续和转款手续；
3.7定期敦促各个厂、客户及时将未付运费款结算给公司；
3.8记录运输项目的付款、收款明细；
3.9次月5日前上报上下游客户应收应付报表；
五、其它
1、以上方案编制内容为暂行，可根据实际发展情况进行调整；
2、以上办公室人员编制方案内容，将纳入每月绩效考核；
3、以上办公室人员编制方案归入综合管理部监督执行；
4、以上办公室人员编制方案已经公司总理审核通过后开始执行；
2017年2月9日。