单证销毁的操作及注意事项
原始凭证销毁管理制度
原始凭证销毁管理制度
1.为了规范和加强原始凭证销毁管理工作，避免信息泄露及滞留，确保原始凭证安全有效地销毁，制定本制度。
2.适用范围：所有持有和处理原始凭证的部门及人员。
3.原始凭证包括但不限于发票、收据、合同、凭证、票据、会计账簿等。
4.原始凭证的销毁应按照既定的流程和程序进行，确保安全和可追溯。
5.销毁程序：
a.原始凭证的销毁应由指定的人员负责，确保他们具备相关的技能和责任。
b.销毁前，应将原始凭证登记制作销毁清单，并报批组织审核。
c.销毁时，应有至少两名人员在场，进行实物清点和确认，同时拍摄照片和录像作为凭证。
d.销毁方式可以选择烧毁、粉碎、撕毁等方式，确保无法恢复和利用。
e.销毁后，应填写销毁记录，并保存至少5年供日后查阅和
审计。
6.销毁安全：
a.销毁的原始凭证应妥善保管，避免在销毁过程中遗失、泄
露或被窃取。
b.销毁场所应符合安全要求，并有视频监控和安全保卫人员
进行监督。
c.销毁过程中发现涉及机密和敏感信息的原始凭证，应立即
停止销毁，并报告有关部门进行处理。
d.销毁完成后，应对销毁现场进行清理和检查，确保无遗漏
和残留。
7.违规处理：
a.未按照规定程序进行销毁的，将受到相应的纪律处分，并
承担相应的法律责任。
b.销毁记录虚假或隐瞒销毁事实的，将受到相应的纪律处分，并承担相应的法律责任。
c.其他违规行为将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
8.本制度由相关部门主管负责解释和修改，并在全体员工中进
行宣传和培训。
单证档案管理操作规范流程材
每月对库存业务单证进行盘点，并生成“库存单证盘点表”，及时 发现库存单证遗失问题。
每季度根据盘库情况至少生成一次盘库报告，并上报上级公司，分 公司将中支公司自查、检查情况留存备案，对于检查中出现的问题应 及时整改。
每年至少进行一次单证盘存检查，有条件的机构应当进行两次盘存
，全面清点全年单证的库存、领用、使用、作废、遗失情况，并生成
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单证档案管理操作规范流程
非车险业务管理部
前言
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“单证盘点登记簿”，对于盘存发现的问题应及时整改处理。一般建
议在年底进行盘存检查，省公司统一安排，全辖机构在统一时点共同
进行。
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\\shkg14201\ibdshare$\Structure\Clients\Financial Institutions\Asia FIG\Clients\China\China Life\presentation\RFP Jan 2002\Reorganization Examples.ppt - Jan 09 2003 - 12:26 /10
重要单证管理制度
重要单证管理制度一、总则为了规范公司重要单证的使用与管理，保障公司的合法权益，维护公司的正常经营，保障公司财务数据的完整性和保密性，特制定本管理制度。
二、范围本制度适用于公司所有部门及相关人员，包括但不限于财务部门、采购部门、销售部门、人事部门等。
三、重要单证的种类1、发票：包括增值税专用发票、普通发票等；2、结存银行存款凭证；3、合同及附件；4、收据；5、其他经有关负责人认定为重要单证的文件。
四、重要单证的管理1、重要单证应妥善保存，不得遗漏或遗失。
对于使用后的单证应及时回收并交与专人保管，绝不得随意乱放、遗失、灭失；2、对于重要单证的开具、领用、使用、存储、废弃应有相应的登记、备份、更新和销毁流程，并应严格按照流程执行；3、重要单证的存档应按年度、月份、类型等进行分类，编号，建立单证档案，并应有专人负责整理和管理，以便日后查询；4、对于涉及公司财务数据的单证，应实行财务数据的备份和加密措施，以确保财务数据的完整性和安全性；5、对于与外部单位的合同和协议，应加强对合同和协议的管理和跟进，确保公司的权益不受损害；6、公司成立之初颁布的所有重要单证及经营许可证、生产许可证、税务登记证等证照的存放及有关文件、印鉴的管理，并设立印章专人负责全面管理；7、对于一些重要单证，如银行存款凭证，还需控制存款的使用权限，加强对现金的管理，防患于未然。
五、重要单证的审批1、对于一些涉及公司财务数据的单证，如发票、结算凭证等，使用前应有专人负责审核和审批；2、对于合同、协议等重要单证，应设置审批流程，经有关负责人的审批后才能生效；3、对于与外部单位签订的合同和协议，应有法务部门或律师进行法律审核。
六、重要单证的使用规定1、重要单证的使用必须符合公司相关规定，并严格执行审批程序。
未经审批擅自使用公司重要单证，一经发现，将严肃追究相关责任人的责任；2、重要单证只能用于公司相关业务，不得私自挪用；3、对于外借的重要单证，应确定借用单位及用途，并设定归还期限；4、对于员工使用重要单证，奖惩分明，对于严重违规者做出相应处罚。
凭证销毁应急预案
一、编制目的为确保公司凭证销毁工作的安全、规范进行，防止因凭证销毁不当导致的信息泄露、安全事故或法律纠纷，特制定本预案。
二、适用范围本预案适用于公司内部所有涉及凭证销毁的环节，包括但不限于财务凭证、合同、文件等。
三、组织机构及职责1. 凭证销毁领导小组：负责凭证销毁工作的全面领导和协调。
- 组长：公司总经理- 副组长：财务总监、人力资源总监- 成员：各部门负责人、凭证管理人员2. 凭证销毁执行小组：负责凭证销毁的具体实施工作。
- 组长：财务部经理- 副组长：人力资源部经理- 成员：财务部、人力资源部等相关人员四、应急响应程序1. 凭证收集与分类：凭证销毁前，由凭证管理人员对需销毁的凭证进行收集、分类，并填写《凭证销毁清单》。
2. 审批与备案：《凭证销毁清单》经凭证销毁领导小组审批后，报公司领导备案。
3. 销毁实施：- 凭证销毁执行小组根据审批意见，选择合适的销毁方式（如碎纸机碎纸、焚烧等）。
- 销毁过程中，确保销毁现场安全，避免火灾等安全事故发生。
- 销毁完成后，执行小组负责人签字确认，并填写《凭证销毁记录表》。
4. 销毁记录与归档：《凭证销毁记录表》经凭证销毁领导小组审核后，归档保存。
五、应急保障措施1. 人员培训：定期对凭证管理人员进行销毁流程、安全操作等方面的培训。
2. 设备维护：确保销毁设备（如碎纸机）的正常运行，定期进行维护保养。
3. 安全措施：销毁现场设置安全警示标志，配备灭火器材，确保人员安全。
4. 应急物资：储备足够的应急物资，如灭火器、防毒面具等。
六、应急响应流程1. 发现异常：凭证管理人员在销毁过程中发现异常情况，立即停止销毁，报告凭证销毁领导小组。
2. 应急处理：凭证销毁领导小组根据情况，采取相应措施，如暂停销毁、更换销毁设备等。
3. 恢复正常：问题解决后，凭证销毁工作恢复正常。
七、预案演练1. 定期演练：每年至少组织一次凭证销毁应急预案演练。
2. 演练内容：包括凭证收集、分类、审批、销毁、应急处理等环节。
单证回销管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司单证管理，确保单证使用、回收、销毁的规范性和安全性，提高工作效率，防止经济风险，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有涉及单证使用的部门和个人。
第三条单证回销管理应遵循以下原则：（一）合法合规原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行单证管理；（二）责任明确原则：明确单证使用、回收、销毁的责任人；（三）安全保密原则：确保单证内容的安全和保密；（四）高效便捷原则：提高单证管理效率，方便业务办理。
第二章单证定义及分类第四条本规定中的单证是指公司各类具有法律效力、经济效力、技术性或管理性的文件、凭证、表格等。
第五条单证按用途和性质分为以下几类：（一）合同类单证：包括销售合同、采购合同、租赁合同等；（二）财务类单证：包括发票、收据、支票、报销单等；（三）行政类单证：包括请示、报告、通知、决定等；（四）技术类单证：包括设计图纸、技术文件、操作规程等；（五）其他类单证：包括证明材料、备案材料、档案材料等。
第三章单证使用管理第六条单证使用前，使用者应向相关部门申请，填写《单证使用申请表》，经审批后方可使用。
第七条使用单证时，应确保单证内容真实、完整、准确，不得伪造、篡改、损毁单证。
第八条单证使用完毕后，使用者应将单证及时归档，并填写《单证回收登记表》。
第四章单证回收管理第九条单证回收是指将使用过的单证收回，进行整理、归档和销毁。
第十条单证回收责任人为使用单证的部门负责人。
第十一条单证回收流程：（一）使用者将单证填写完整后，交还至相关部门；（二）相关部门对单证进行审核，确保单证内容真实、完整、准确；（三）审核通过的单证，由相关部门负责人签字确认，并填写《单证回收登记表》；（四）单证回收登记表经审批后，由相关部门进行归档。
第五章单证销毁管理第十二条单证销毁是指将不再具有使用价值的单证进行销毁。
第十三条单证销毁责任人为单证回收登记表审批人。
第十四条单证销毁流程：（一）单证回收登记表审批人根据单证回收登记表，对需要销毁的单证进行审批；（二）审批通过的单证，由单证回收登记表审批人签字确认，并填写《单证销毁登记表》；（三）单证销毁登记表经审批后，由相关部门负责销毁；（四）销毁过程中，确保单证内容的安全和保密。
海关单证存放管理制度
海关单证存放管理制度一、总则为规范海关单证的存放管理，提高工作效率，确保办事效果，根据有关法律法规和国家海关总署相关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于国家海关所属各级海关关员及相关工作人员，涉及办理海关手续和存放管理海关单证的各个环节。
三、海关单证的种类和要求1. 海关单证种类包括：报关单、提运单、出口货物运输托运单、出口核销单、进口核销单、货物备案表、货物申报表等。
2. 海关单证应统一编号，编号应包括单证种类、编号码和年份等信息，以便管理和查询。
3. 海关单证应分门别类存放，确保各种单证不混淆，方便查找和归档。
四、海关单证存放管理制度1. 海关单证存放地点应安全有序，防止被盗或损坏。
2. 海关单证应按照规定的存档期限进行归档，到期后可以予以销毁。
3. 海关单证归档应格外小心，在归档前应检查单证的完整性和准确性，确保准确性。
4. 海关单证存放应定期清理，将已经失效或者过期的单证及时清理处理。
5. 海关单证存放管理应有专人负责，对存放单证进行登记和监督，确保安全性。
六、海关单证的查询和提取1. 海关单证的查询应提前进行预约，相关工作人员应核对查询者的身份证明，确认其有查询权限。
2. 海关单证的提取应提供相关的申请材料，经审批后方可提取。
3. 海关单证的提取应有专人负责、书面登记，并签字确认。
七、制度修订1. 本制度由国家海关总署负责修订和管理，应根据工作实际不断完善和更新。
2. 对于制度的修改和修订，应提前征求相关人员的意见，确保制度的有效执行。
八、违规处理对于违反本制度的行为，国家海关总署将进行相应的处理，包括批评教育、警告、记过、罚款等处罚，严重情节的将按照相关法律法规进行处理。
以上就是海关单证存放管理制度的相关内容，希望所有相关人员能够认真遵守，确保工作的顺利进行和保密性。
单证销毁管理规定
单证销毁管理规定
单证销毁管理是指对已经使用或者无需继续保存的各类单证，按照规定的程序进行及时销毁的管理活动。
以下是一些建议的单证销毁管理规定：
1. 制定单证销毁管理制度：组织制定单证销毁的管理制度，明确销毁的标准、流程和责任人。
2. 确定销毁标准：确定哪些单证可以销毁，通常情况下，已过期、已归档或者已转存的单证可以进行销毁。
3. 制定销毁流程：销毁单证需要有严格的流程，包括审核销毁申请、确认销毁数量、记录销毁过程等。
4. 确定销毁方式：确定单证的销毁方式，可以选择物理销毁（例如粉碎纸张）、电子销毁（例如删除电子文件）等。
5. 规范销毁记录：对销毁的单证需要进行记录，包括销毁的数量、日期、责任人等，以备查证。
6. 加强安全管理：对即将销毁的单证要进行严格的安全管理，防止信息泄露或误用。
7. 做好备份和归档：在销毁单证之前，要做好备份和归档相关的信息，以备不时之需。
8. 相关法律法规的遵守：在进行单证销毁管理过程中，要遵守相关的法律法规，确保合法合规。
以上是一些建议的单证销毁管理规定，具体实施过程中还需根据企业的需求和实际情况进行调整和完善。
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单证销毁细则-渤海财险
渤海财产保险股份有限公司单证销毁细则为规范单证管理流程，有效防范单证销毁的风险，现将单证销毁细则规定如下：一、销毁单证条件：因格式变动、过使用期限及险种停办等原因，不再继续使用的空白有价单证。
二、销毁流程：（一）单证回收：待销毁有价单证实物必须收回到分公司库存，且系统中为二级机构库存状态。
（二）编制《有价单证待销毁清单》《有价单证待销毁清单》见附件1注意：1.单证类型必须按印刷名称填写完整；2.印刷流水号为有价单证上所印流水号；3.销毁原因填写：格式变动、过使用期限或险种停办等原因（销毁原因不在上述原因内，要详细说明）；4.通过WORD填写清单。
（三）上报销毁申请通过ＯＡ系统“有价单证销毁审批流程”上报待销毁清单，流程如下：分公司计划财务部单证管理员发起申请（OA系统新建流程－有价单证销毁审批流程，上传《有价单证待销毁清单》）→分公司财务部负责人审批→选择会签部门（业务管理部、综合管理部）→分公司会签部门审批→分公司负责人审批→总公司计划财务部单证管理员初审→选择总公司会签部门（车险部、财产险部、金融保险部及产品精算部）→总公司计划财务部负责人审批→总公司会签部门审批→发起人归档（四）单证实物销毁销毁申请经总公司相关部门批准后，分公司计划财务部编制《有价单证销毁清单》（见附件2），由分公司综合管理部联系当地具有销毁有价单证资质的印刷厂，在分公司计划财务部、业务管理部、综合管理部销毁监督人员监督下送印刷厂销毁，印刷厂在《销毁证明》上盖章确认（见附件3）。
注意：1.销毁清单填写要求同《有价单证待销毁清单》2.分公司签章，分公司、各部门负责人及经办人签字齐全。
3.《销毁证明》由印刷厂签章，且与《有价单证销毁清单》一并加盖骑缝章。
（五）单证系统销毁有价单证实物销毁后，进行系统销毁操作，保证已销毁有价单证系统状态为“销毁”，严禁在实物销毁前进行系统操作。
销毁操作流程如下：登陆业务核心系统，进入“单证销毁”(如下图所示)输入需要销毁单证的机构、单证类型，印刷流水号，点击“检索”（如下图所示）示销毁状态（如下图所示）（六）销毁文件存档及报备单证实物销毁及系统操作完成后，将销毁文件按要求存档及报备。
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单证销毁的系统操作及注意事项
一、表格填写：严格按照表格的范例进行填写，一个单元格仅体现一个流水号。
二、注意事项：船货险和意外险只能停用以下几个险种。
（一）、船货险销毁的单证有：
1.AEYEAA2008Z00 国内公路货物运输门市单程定额保险单
2.AEYEGA2008Z00 国内公路货物运输门市定期定额保险单
3.非14位流水号的历史单证
（二）、意外险销毁的单证有：
1.AEEJQA2010Z50 任我游-交通工具意外伤害保险单(2009版)
2.AEECDA2010Z53 福建省分公司学生、幼儿意外伤害保险(2009版)
3.AEECLA2010ZA1 福建省分公司学生、幼儿安康保险(2009版)
4.AEEDBA2009Z00 旅游观光景点、娱乐场所人身意外伤害保险保险单
5.AEEAAA2010Z53 意外伤害保险定额保险单6万+5千（100元）
6.AEECRA2008Z53 航空旅客意外伤害保险单(2007 版一式两联)
7.AELCZA2009Z00 航空旅客意外伤害保险单
8.AEEDDA2010Z52 机动车驾驶员意外伤害保险定额保险单10万
9.AEEAAA2010Z51 意外伤害保险定额保单6万+1万（120元）
10.AEEHPA2008Z00 借款人意外伤害基本险
11.AEEHQA2008Z00 借款人意外伤害综合险
12.非14位流水号的历史单证
三、系统操作方式：
1.县级：单证管理员将出单人员手中的单证进行反可使用登记=》停用登记=》停用回收；也可以这样操作反可使用登记=》普通单证回收=》停用登记。
2.市级：单证管理员将县支单证进行停用回收并将本级单证进行停用登记，而后全部核销。
四、上报时间：
由于时间非常紧，请于23号前完成单证的回收及系统操作，并把单证销毁明细表发到黄毅红信箱。
五、上交停用单证
请大家在月底前把整理好的停用单证打包丄收到市公司，一定不能散开，用箱子或者是袋子，记住标明箱数。