通过电子邮件提交业务资料规范
电子邮件使用管理规定
电子邮件使用管理规定
6.2于违反Suntech-Power技术安全政策，但某些特定的状况，如授权行政助理或秘书使用除外。使用者有责任使用密码保护好自己的计算机，必须遵循正确的保护方式以便其他人除非拥有账号否则无法连接到相应的数据、工作站或网络。无论如何，使用者有责任管理好自己的账号，因使用其账号而产生的责任均应由其负责。如果员工怀疑某人知道了员工的密码，请联络网络管理员。
1.目的
Objectives
为了确保员工仅将电子邮件运用于与工作相关的业务，并遵守公司相关的规定。
To ensure email usages is strictly for businesses purposes, and comply with the code of conduct.
2.适用范围
工如果对他们的法律立场有疑问，应该向管理层寻求意见。
Suntech-Power employees are responsible for the content of emails which they send or forward from their corporate email accounts. Suntech-Power employees must therefore ensure compliance with the law in their own country and in some cases those of others they are dealing with. Suntech-Power employees should seek advice from line management if they are in any doubt as to their legal position.
电子邮件模板：规范电子邮件格式,提高工作效率
电子邮件模板：规范电子邮件格式，提高工作效率章节一：介绍电子邮件的重要性和作用段落一：引言在现代社会中，电子邮件已经成为了一种非常重要的沟通工具。
无论是工作上还是个人生活中，我们都离不开电子邮件来发送和接收信息。
电子邮件的快速、便捷和灵活性使得人们能够更高效地沟通和共享信息，提高工作效率。
段落二：电子邮件的作用首先，电子邮件可以用于商务沟通。
在商业领域，电子邮件是一种重要的沟通工具，可以用于处理业务合作、发送报价以及与客户和供应商进行联系。
电子邮件可以帮助我们更好地组织和跟踪工作进展，同时也能够在任何时间和地点方便地查看和回复邮件。
其次，电子邮件可以用于团队协作。
无论是在公司内部还是跨部门合作，电子邮件都可以帮助我们与团队成员进行高效的协作。
通过电子邮件，我们可以分享文件、讨论项目细节、安排会议等，使得团队成员之间的沟通更加方便快捷。
最后，电子邮件也是个人生活中不可或缺的一部分。
通过电子邮件，我们可以与朋友、家人保持联系，共享生活中的喜悦和忧虑。
电子邮件还可以用于订阅新闻和信息，获取最新的资讯和活动通知。
章节二：电子邮件的格式要求段落一：主题行在编写电子邮件时，一个良好的主题行可以帮助读者快速了解邮件的主要内容，并且提高邮件的打开率。
主题行应该简明扼要地概括邮件的主题，同时避免使用过于主观或模糊的词语。
段落二：称呼和问候语在电子邮件的开头部分，我们应该使用适当的称呼和问候语来展示我们的礼貌和尊重。
根据与收件人的关系和场合的不同，我们可以选择使用“尊敬的”、“亲爱的”、“您好”等不同的称呼。
段落三：正文内容电子邮件的正文内容应该简洁明了，条理清晰。
我们可以使用段落来划分不同的内容，使用标点符号和适当的格式来增强可读性。
同时，在正文中我们应该明确表达自己的意图或要求，避免使用模糊或含糊不清的语言。
段落四：结束语和签名在电子邮件的结束部分，我们应该使用合适的结束语来表示谢意或期待进一步的沟通。
在签名中，我们应该提供我们的姓名、联系方式或公司信息，以便对方能够准确地识别我们的身份。
电子邮件写作格式及原则
电子邮件写作格式及原则商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直截了当阻碍到客户对公司的评估。
因此，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。
据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的职员通过电子邮件的形式来联系公务。
随着全球经济一体化的进展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email 地址、收信人Email 地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
②标题。
③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌终止语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、号码、等。
其中邮件主题应表达邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作适应，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清晰，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清晰、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness 、Conciseness 、Complete、Clarity 和Courtesy 原则。
准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权益、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不阻碍完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。
信用社(银行)电子邮件系统管理办法
信用社（银行）电子邮件系统管理办法第一章总则第一条为进一步规范和加强全省信用社（银行）内网电子邮件系统的管理，确保电子邮件系统安全稳定可靠运行，根据《中华人民共和国电信条例》、《互联网电子邮件服务管理办法》及有关管理规定，制定本办法。
第二条信用社（银行）电子邮件系统是全省信用社（银行）办公自动化平台的有机组成部分，是全省信用社（银行）共用的电子邮件平台，为各级各单位提供电子邮件服务。
第三条本办法适用范围为全省信用社（银行）使用本系统的各级各单位、部门和个人。
第四条省联社办公室及各办事处、市联社综合部门是电子邮件系统的应用管理部门，省联社及各办事处、市联社科技管理部门是电子邮件系统的运行维护部门。
第五条根据全省统一规划，省联社邮箱域名后缀为：；各办事处或市联社邮箱域名后缀为：**，“**”代表各市名称汉语拼音缩写。
由于“”与“”拼音缩写相同，确定为m, 确定为ji。
第二章使用管理第六条全省各级各单位、部门和个人可根据工作需要，填写《信用社（银行）电子邮件系统用户开通申请表》（附件1），经审批后报本单位办公自动化系统管理员。
开通办公自动化系统的用户，同时分配一个电子邮件系统账户，不需单独申请。
第七条电子邮箱命名全省采用统一的命名规则。
（一）机构邮箱命名规则：为便于机构间的联系与交流，可设立机构信箱，但要务必指定专人负责邮件收发和邮箱维护。
省联社组成部门邮箱名称为部门规范全称汉语拼音缩写，例如省联社办公室邮箱为;办事处、市联社组成部门邮箱名称为部门规范全称汉语拼音缩写，例如办事处综合科邮箱为zom；县级联社组成部门邮箱名称为县级联社名称汉语拼音加上部门规范全称汉语拼音缩写，例如泰安市新泰联社业务发展部邮箱为xi；基层信用社邮箱名称为县级联社名称汉语拼音缩写加上基层信用社规范全称的汉字拼音，如日照市莒县招贤信用社（银行）邮箱为jxzcom。
若邮箱命名相同时，按照邮箱建立的先后顺序，增加数字给予区分。
（二）个人邮箱命名规则：姓名汉语拼音的全拼，若邮箱命名相同时，按照邮箱建立的先后顺序，增加数字给予区分。
工作邮件的规范与注意事项
工作邮件的规范与注意事项工作邮件的规范与注意事项一、行为准则员工在工作中应当遵守以下行为准则：1. 严格遵守公司一切规章制度及工作守则；2. 工作中尽忠职守，服从领导，团结同事，保守业务秘密；3. 平时爱护公司财物，不浪费，公私分明；4. 不做任何有损公司声誉的行为。
二、行为细则员工务必仔细阅读以下行为细则并严格遵守：1. 员工应按规定时间上下班，不得无故迟到、早退，上班时间须配戴胸卡；2. 员工在工作时间内不得随意离开工作岗位，如需离开应向主管请示；3. 员工每天应注意保护自身和同事的安全与健康，维持作业、办公等区域的清洁和秩序；4. 员工不得私自携带公物离开公司，如因工作原因确须携带，须征得主管人员的同意；5. 员工在工作时应尽忠职守，服从上级安排，听从上级的工作批示和指导；6. 员工在工作时间应全神贯注，努力提高工作效率，严禁-看与工作无关的书籍、报刊、杂志；7. 员工在上班时间内禁止吸烟、打电话聊天、上网聊天、玩游戏、看电影、听音乐、吃零食或做其他一切与工作无关的事情；8. 员工不得在办公场所大声喧哗，打电话时声音应尽量不影响其他人工作；9. 员工无论在上班或休息时间都应尊重其他同事，未经许可不得翻阅或挪用他人的物品和文件（特殊工作、紧急情况除外）；10. 不得经营与本公司类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行企业的职务；11. 员工应严格遵守公司的制度规定、办事程序，绝不泄露公司的机密；12. 员工不得打听同事的考绩结果和薪酬收入；13. 员工应爱惜并节约使用公司的一切财产物品。
三、着装着装应相对正式，不得太花哨或太暴露。
1. 男士不得穿背心、沙滩裤、凉鞋或拖鞋上班；2. 女士不得穿背心、吊带装、超短裙、休闲短裤或拖鞋上班。
四、员工礼仪员工礼仪应符合通常公共场合之礼仪规范。
1. 接听电话时，应在电话铃声响3遍之内接听，外线应首先说：“您好！**事务所”。
内线应首先说：“您好!XXX（指自己姓名/部门）”；同事不在但电话铃声响，周围同事应代为接听，问清对方姓名，来电事项以便转告。
商务电子邮件的规范使用
信息齐全
• 主题明确 • 描述清晰有条理 • 基本要素要完整
？这些电子邮件正确吗
例一：
例Hale Waihona Puke ：例三：例四：？您在使用电子邮件时做到 了吗
经过这一系列的交流，大 家对商务电子邮件的规范 使用应该有初步的认识了。 归结到底，两句话：
○只发有必要的邮件!
○让邮件为你的工作带 来价值!
XX 广西三原高新科技有限公司(） 总工程师办公室 地址：广西南宁高新技术产业开发区科园东十三路6号 电话号码：0771-3828488-59 邮件地址：sysokean_zsb@
○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；
对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细
些。
可在邮箱中设置多个签名档，灵活 调用。
○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般
应选择比正文的小一些。
为免出现乱码，字体 要匹配，统一选用： 简体、繁体或英文
？这样的邮件恰当吗
1、直呼收信人全名
2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”
3、邮件中文字拼写错误
电子邮件的发送
一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC）
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件 与发件人讨论
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
四、邮件的回复
五、邮件发送的总体原则
慎选“群发” 慎选“抄送人” 慎选“全部答复” 请为对方节省时间 不要在邮件里讨论问题 把邮件信息发给最需要它的人 有条件的话，抛开邮件，强调“面谈”
工作计划类的邮件 主送：工作计划下达对象 抄送：直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
电子邮件在企业中的应用及规范
行业交流
参加行业会议、活动时， 电子邮件是与其他参会者 交流的重要渠道。
文件传
文件发送
企业员工可以通过电子邮 件发送各种格式的文件， 如Word文档、Excel表格、 PPT演示等。
文件接收
客户或合作伙伴可以通过 电子邮件接收企业发送的 文件，方便快捷。
文件存储与备份
企业可以将重要文件发送 到自己的电子邮件服务器 进行存储和备份。
合规审计
定期对电子邮件活动进行合规审计，确保企业符合法律法规和行业规定。
保留政策
制定保留政策
企业应制定电子邮件保留政策，明确规定各类邮件的保留期限和存档方式。
定期清理邮件
定期清理过期的邮件，避免邮件过多占用存储空间和增加管理成本。
感谢您的观看
THANKS
员工培训
加强员工对垃圾邮件的识别和防范意识，避免点击恶意链接或下 载附件。
邮件备份
定期备份
对企业内的电子邮件进行定期备份，确保数据安 全。
备份存储
选择可靠的备份存储设备，确保备份数据不会丢 失。
恢复策略
建立有效的恢复策略，以便在需要时能够快速恢 复数据。
邮件归档
1 2
归档策略
制定合理的电子邮件归档策略，将重要邮件进行 长期保存。
称呼和结尾礼貌
在邮件开头和结尾使用适当的称呼和礼貌用语，展现出尊重和专业 的态度。
避免使用全大写字母
全大写字母会被视为垃圾邮件，同时给收件人一种不专业的感觉。
邮件格式
简洁明了
01
邮件内容应简洁明了，避免过多的废话和重复，直接表达核心
内容。
使用段落和列表
02
使用段落和列表来组织邮件内容，使其更易于阅读和理解。
企业邮件规范
企业邮件规范随着互联网的快速发展，企业对电子邮件的需求越来越大，电子邮件已经成为了企业沟通的主要方式之一。
但是，由于电子邮件的特性，使用不当不仅会影响企业形象，影响工作效率，还可能会给企业带来不必要的风险。
因此，建立和执行企业邮件规范，已经成为现代企业中不可避免的一环。
本文将探讨建立企业邮件规范的必要性，以及如何建立和执行邮件规范。
一、企业邮件规范的必要性1. 影响企业形象电子邮件是企业与外部世界沟通的重要渠道，邮件的粗略、拼写错误、语法不当，都会直接影响企业的形象。
粗鄙的邮件可能会使客户或合作伙伴对企业的敬意降低，从而影响企业的信誉和形象。
因此，制定邮件规范，以确保邮件的规范化和专业化，对于保障企业形象至关重要。
2. 提高工作效率无规范的邮件可能会影响沟通效率。
如果邮件过于冗长、不清晰，或邮件没有清晰的主题，收件人会花费更长的时间阅读和理解邮件。
而简短、清晰、有主题的邮件能让收件人更加容易地理解邮件的意义，从而提高企业的工作效率。
因此建立邮件规范，以确保邮件的简洁、清晰，对于提高企业工作效率至关重要。
3. 保障企业安全企业电子邮件是涉及企业机密和个人隐私的重要资料。
如果邮件的密码不安全或者附件包含病毒，可能导致邮件的泄露或者个人信息被窃取，给企业带来无法避免的风险。
调查表明，70％的信息泄露事件是通过电子邮件实现的。
建立邮件规范能够加强邮件安全，降低企业面临的风险。
二、企业邮件规范建立1. 邮件主题邮件主题是邮件的核心, 是阅读邮件的第一步。
为了让邮件尽可能地清晰和明确，建议邮件主题应该简短、明确，包含了最重要的信息。
邮件主题不应过长，不应该包含重复或无效的信息。
邮件主题的格式可以使用一个简短的句子或短语，并在冒号后面用汉语表达主要内容。
2. 邮件格式邮件格式是邮件的外观, 对阅读邮件和理解邮件的意义至关重要。
建议采用罗马字体、12号字体和通用的间距，并避免使用那些引人注目或不易读取的颜色。
邮件格式需要进行一致化，简短明了，让读者可以很容易地阅读邮件。
关于按照要求及时报送资料的说明
关于按照要求及时报送资料的说明
尊敬的用户：
首先，感谢您一直以来对我们工作的信任与支持。
为了确保您的项目顺利进行，按照相关规定和要求，我们特此向您说明关于及时报送资料的事项。
根据您的项目需求，您需要向我们提供一系列的资料和信息。
这些资料对于我们了解您的项目背景、评估风险、制定实施方案等方面至关重要。
为了确保项目的顺利进行，请您务必按照以下要求及时报送相关资料：
1. 报送时间：请您在每个阶段开始前一周内，将所需的资料和信息提交至我们的指定邮箱或邮寄地址。
如遇特殊情况，请您提前与我们沟通，以便我们能够及时调整工作计划。
2. 资料内容：请您按照我们提供的资料清单（详见附件），逐一准备并提交所需的资料。
请确保资料真实、完整、准确，并按照要求进行分类整理。
如有特殊情况，请您提前与我们沟通，以便我们能够更好地为您服务。
3. 报送方式：为了方便您的操作，我们建议您通过电子邮件的方式将资料发送至我们的指定邮箱。
如有特殊要求，请您提前与我们沟通，以便我们能够更好地为您服务。
4. 保密条款：我们将严格遵守保密协议，确保您的资料安全。
未经您的许可，我们不会将您的资料泄露给第三方。
为了确保项目的顺利进行，请您务必按照以上要求及时报送相关资料。
如有任何疑问或需要协助，请随时与我们联系。
再次感谢您的信任与支持，我们将竭诚为您服务。
祝商祺！
XXX公司
XXXX年XX月XX日。
中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管理的通知-农发行字[1999]62号
中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管理的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管理的通知（农发行字[1999]62号1999年3月11日）中国农业发展银行各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行：1998年6月，经过总行和各分行技术人员的共同努力，我行已初步建立了电子邮件系统，并投入试运行。
电子邮件系统的建立，对加快总、分行之间的信息传递，加强收购资金封闭运行管理，起到了积极作用。
根据1998年10月19日总行行务会有关精神，信息电脑部和办公室就建立我行“电子红头文件传输系统”做了大量的调研工作。
根据建立该系统的实施方案，拟在电子邮件系统试运行的基础上，进一步规范电子邮件的管理，并在此基础上逐步建立“电子红头文件传输系统”。
为规范电子邮件的管理，并为开通“电子红头文件传输系统”做好基础工作，现就有关问题通知如下：一、加强组织管理按时完成用户注册工作。
目前，各级分行注册工作较为缓慢，长期下去势必影响工作效率。
请各分行务必于3月26日前完成用户的注册工作(信贷、财务、计划、信息等部门应首先建好，并进行相应的邮件传输测试)，凡是没有按期完成用户注册的分行，总行将进行通报。
从3月29日起，总、分行之间的文件传递将按照本通知要求进行。
用户注册规范见附件。
二、收发文管理工作。
行发文由总行、省分行行发文管理员负责发送和接收(总行行收文管理员负责接收分行的行发文)；总行各部(室)及省分行各处(室)发文由总行各部(室)和省分行各处(室)发文管理员负责接收和发送。
文件的发送和接收必须由收发文管理员统一负责，不得以个人名义发送正式文件。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
通过电子邮件提交业务资料规范
2020-2-19
一、邮件标题的格式
业务名称_人数_省平台社保编号_单位名称_联系电话
目前只办理人员增加和人员减少这两种业务。
如果同时办理这两种业务，则请分别提交，发送两封电子邮件。
举例：
人员增加_2人__郑州市XXXX公司_138XXXXXXXX
人员减少_5人__郑州市XXXX公司_139XXXXXXXX
二、邮件附件的内容
1、《河南省企业职工建立社会保险关系申报表（批量）》/《河南省企业职工中断社会保险关系申报表（批量）》填写后打印签字盖章的图片。
要求内容清晰且无修改。
图片的尺寸为200K 至2M，jpg或者png格式，分辨率不低于1024*768。
2、《河南省企业职工建立社会保险关系申报表（批量）》/《河南省企业职工中断社会保险关系申报表（批量）》Excel电子版文件。
3、以文本格式提交以下信息：
单位名称、省平台社保编号、统一社会信用代码、经办人姓名、经办人身份证号码、经办人手机号码
三、邮件附件的格式
所需材料的文件命名规则：
序号_省平台社保编号_单位名称_材料名称
举例：
1__郑州市XXXX公司_河南省企业职工建立社会保险关系申报表（批量）.jpg
1__郑州市XXXX公司_河南省企业职工中断社会保险关系申报表（批量）.jpg
2__郑州市XXXX公司_河南省企业职工建立社会保险关系申报表（批量）.xls
2__郑州市XXXX公司_河南省企业职工中断社会保险关系申报表（批量）.xls
3__郑州市XXXX公司_联系信息.txt
所有文件打成一个压缩包后以邮件附件的形式发送，该压缩包的命名规则同邮件标题。
举例：
人员增加_2人__郑州市XXXX公司_
人员减少_5人__郑州市XXXX公司_
四、关于发送邮件的说明
1、为便于文件检索和后期归档，请严格按照上述规范提交资料。
2、邮件标题与邮件附件内容请保持一致。
3、工作人员收到材料后将进行核验，如格式不符合要求或材料内容不合格、不一致均不予经办，并通过邮件或者电话通知到经办人。
4、请根据参保地、注册地发送邮件到对应的分局，同一笔业务不要发送多个邮箱，也不要发送多次。