公司企业文件管理办法

文件管理办法

1.目的

为使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，规范好文件的编制﹑审核、批准﹑归档、受控﹑发放﹑更改﹑回收、作废程序，确保文件的准确性和有效性。

2.适用范围

适用于本公司除质量体系文件之外的所有其他文件的管理。

3.职责

3.1 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写。

3.2 各部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。

3.3 总经理办公室负责所有文件的归口管理，并负责文件档案的建立及文件的分发控制。

3.4 各单位须有指定人员负责对总经理办公室发放到本单位的纸质档文件进

行管理，确保相关人员能查询或持有有效版本的文件。

4.件管理流程图：见附录1

5.内容，文件范围

5.1 管理文件

a.公司章程；

b.员工手册；

c.制度文件；

d.细则文件：

5.2 日常文件

a.部门文件；

b.对外传真文件；

c.会议记录；

d.个人文件；

6.文件排版要求：

6.1页面设置

6.1.1 纸张大小：纵向A4(210×297mm)

6.1.2 行间距：1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）；

6.1.3 字间距：标准间距；

6.1.4 上页边距不得超过3cm，其他页边距与页眉页脚边界可根据需要灵

活调节，美观为原则。

6.2 文件格式基本要求：

6.2.1 管理文件

1）管理文件首页包括的内容有：目的、适用范围、职责；

2）管理文件格式即本文件的格式，每页都要有的信息：文件名称、文件编号、版本号、页码等；版本号编制标准为：新生成的文件

为A/0，修改版为B/0，修改次数以B/1，B/2，…类推。

6.2.2 部门文件、对外传真文件、个人文件的格式可由部门内定，会议

记录参照《会议管理规定》。

6.2.3 文件编号

1）章程和手册不进行文件编号。

2）制度类与细则类文件编号：

部门代码（具体参见6.2.3.1）

文件类别代码(制度为“ZD”/细则为“XZ”)

公司代码

3）由各部门自行按编号规则进行编号，总经理办公室负责审核，审核时发现编号问题，扣减发行部门考核绩效分10分/次，后续如

在文件发布后发现编号问题需对发行部门和总经理办公室成员

进行处罚，各扣减考核绩效分20分/次。

6.2.3.1部门代码

6.2.4 文件表格格式要求：文件所附表格应按职能部门统一编号，编号

为FI-XX-XXX（如FI-HR-001），表格顶端一行为公司名称“江苏菲

速机电有限公司”居中，其左边插入公司LOGO后居左，右边为“表

格号”，下方是表格名称居中。

表格编号：

序号

部门

表格（form）第一个英文字母

6.3字体、线框选用

6.3.1 公司管理文件及部门文件

1）文件正文的页眉及页脚格式：页眉的刊头左边插入公司LOGO，文件名称用黑体三号字，其它均为楷体GB2312小四号字，框线用0.5磅线条；

页脚文字用宋体小四号字，线条用0.5磅线条。

2）文件正文中的标题用宋体小四号字加粗，次标题及正文内容均用宋体小四号字，行间距为1.5倍。

3）文件申请表中表格顶端一行为公司名称“江苏菲速机电有限公司”，字体为宋体小二号，其左边插入公司LOGO后居左，右边为“表单编号”

（表单编号参照6.2.4），下方是表格标题“文件修订申请表”（宋体小

二加粗）居中，正文用宋体小四号。

6.3.2 对外传真文件

公司名称用加粗宋体三号字加下划线，地址、电话、传真用宋体小四

号字，刊头其他部分以及正文用黑体小四号字，刊头与正文间用0.5

磅线条。

6.3.3 会议记录请参考《会议管理规定》。

6.3.4 个人文件可由部门或个人自定。

6.4 文件的编写、评审、审核、批准

6.4.1 管理文件的编制由各职能部门按本规定格式要求起草，相关单位负

责人会签，编制单位最高负责人审核，总经理或其授权人批准。

6.4.2 文件编制完毕，由文件编写单位填写《文件会签》、随文件一起交相

关单位进行评审，相关单位将评审建议填写在会签意见区，评审完

毕的文件返还文件编写单位，文件编写单位按各单位意见对文件进

行修改后再将文件发送至有异议评审单位会签，直至评审单位无异

议后将文件经“审核、批准”（文件会签可参考流程说明进行，“审

核、批准”签署责任人见本办法4.0条款进行）。最终将文件电子

档转交总经理办公室，同时打印最终版的纸质文件给到相关负责人

及总经理或其授权人审核签批。

6.4.3 各部门日常文件的编制、发放、修订、废止由责任部门各自负责。

6.5 文件归档

6.5.1经批准的文件由文件编制单位打印出来按审批流程签名存档。

6.5.2需求部门可以申请借阅，总经理办公室需对文件进行分类管理并制

定文件管理台帐，便于文件查阅 (技术资料的电子文档由战略研发部

保存,书面文件由总经理办公室保存)。

6.6 文件受控

对于要求发放纸档的文件，总经理办公室收到各单位的文件后,复印的文件

并加盖“受控文件”印章并在发放编号栏加盖部门代号章。

6.7 文件分发与签收

6.7.1 对于需发放的文件总经理办公室对文件进行分发，分发至各单位的

文件由各单位指定的文件接收人签字接收，无接收人签字的文件不

能予以发放，未签字发放的，扣减发放人当月考核绩效分20分/次。

6.8 文件更改、作废

6.8.1 公司内任何人发现文件有不适用和不完善的地方，均可用各类的形

式提出文件更改建议，原文件编制部门收到建议后可根据实际情况

进行修改，修改后的制度文件进行审批。

6.8.2 文件的修改采用更换版次的方式进行，新发布为A/0，第一次换版