关于规范客史档案的规定
餐饮客史档案管理制度
餐饮客史档案管理制度一、制度目的为了规范和统一餐饮企业的档案管理工作，保障餐饮企业的合法权益，保障消费者权益，加强餐饮安全管理，提高餐饮行业服务水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于国内各类餐饮企业。
其中包括餐厅、旅馆、饮品店等。
三、档案管理内容1.客史档案管理客史档案是餐饮企业获取客人基本信息和就餐时间、款待情况等信息的记录。
以下是客史档案的管理要求：（1）客史档案类型客史档案分为纸质档案和电子档案，餐饮企业可自行选择合适的档案形式。
（2）客史档案内容客史档案内容包括客人姓名、性别、年龄、联系方式、职业、家庭住址、到店时间、离店时间、消费单号、消费金额等信息。
（3）客史档案保密客史档案为客人个人信息，应妥善保管，严禁外泄，除法律法规规定或客人同意外，不得向任何单位或个人提供或透露。
2.档案保存管理（1）档案保存期限餐饮企业客史档案的保存期限应遵照国家和地方有关规定，以上述为准。
过期的档案应及时销毁。
（2）档案保存要求餐饮企业应根据档案保存期限，采取不同的保存方式：•纸质档案：应存放在防火、防湿、防震的档案室内，档案存放柜、架、箱等要保持整洁干燥，并定期检查档案品相及存放环境。
•电子档案：要保持电源稳定，定期检查数据完整性，数据安全受到保护。
3.档案借阅管理（1）借阅审批借阅者需填写借阅申请表，并由主管领导审批签字，方可借阅企业档案。
离职人员不得借阅和带出任何企业档案。
（2）借阅时间同一份档案，每周内只能借阅一次，借阅时间不得超过3天。
（3）借阅记录餐饮企业应有完整的档案借阅记录，记录借阅者的名称、借阅时间、借阅文件、归还时间等信息。
4.档案销毁管理（1）销毁范围过期的企业档案应按照有关规定及时销毁，档案销毁应当彻底，不得留下任何档案痕迹和内容。
（2）销毁程序餐饮企业应按照规定经过审批后销毁档案，并严格执行销毁程序，防止误删档案内容。
四、制度执行企业领导应加强对档案管理制度的宣传教育工作，确保企业档案管理制度得到有效执行。
宾馆客房客史档案管理制度
第一章总则第一条为了加强宾馆客房客史档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高宾馆客房服务质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于宾馆客房部所有客房客史档案的管理工作。
第三条宾馆客房客史档案是指宾馆客房部在日常经营活动中形成的，记录客人入住、消费、投诉等信息的重要资料。
第二章客史档案的收集与整理第四条客史档案的收集范围包括：1. 客人基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系方式等；2. 客人入住信息：入住时间、退房时间、房型、房价、消费金额等；3. 客人消费信息：餐饮、娱乐、购物等消费记录；4. 客人投诉信息：投诉内容、处理结果等；5. 客人评价信息：满意度调查、评价意见等。
第五条客史档案的整理要求：1. 按照客人的入住时间顺序进行排列；2. 档案资料应完整、清晰、准确；3. 档案资料应分类存放，便于查阅；4. 档案资料应定期进行备份，防止数据丢失。
第三章客史档案的保管与使用第六条客史档案的保管要求：1. 档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗的档案室；2. 档案资料应定期进行清理、检查，确保档案的完整、安全；3. 档案资料不得擅自外借、复印、泄露；4. 档案资料销毁前，应经宾馆负责人批准。
第七条客史档案的使用要求：1. 客史档案仅限于宾馆内部使用，不得对外泄露；2. 使用客史档案时，应遵守保密原则，不得泄露客人隐私；3. 使用客史档案应确保档案的完整、准确、安全。
第四章客史档案的管理职责第八条宾馆客房部负责客史档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定客史档案管理制度，并组织实施；2. 负责客史档案的收集、整理、保管、使用等工作；3. 定期对客史档案进行检查，确保档案的完整、安全；4. 对客史档案的销毁进行审批。
第五章附则第九条本制度由宾馆客房部负责解释。
第十条本制度自发布之日起施行。
宾馆客房客史档案管理制度旨在加强宾馆客房客史档案的管理，提高宾馆客房服务质量，为客人提供优质、便捷的服务。
宾馆各部门应严格遵守本制度，确保客史档案的完整、准确、安全。
客史档案安全管理制度
第一章总则第一条为加强客史档案的管理，确保客史档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及客史档案的管理、使用、保管和销毁等活动。
第三条客史档案是指本单位在业务活动中形成的、反映客户信息的历史资料，包括但不限于客户资料、业务记录、合同文本、交易记录等。
第四条客史档案安全管理工作应遵循以下原则：（一）保密原则：严格保护客户隐私，防止客史档案泄露。
（二）完整原则：确保客史档案的完整性，不得随意销毁或篡改。
（三）准确原则：保证客史档案的准确性，及时更新和修正错误信息。
（四）安全原则：采取有效措施，确保客史档案的物理和电子安全。
（五）高效原则：提高客史档案的利用率，为业务发展提供有力支持。
第二章管理职责第五条客史档案管理部门负责客史档案的安全管理工作，其主要职责包括：（一）制定客史档案安全管理制度，并组织实施。
（二）负责客史档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（三）对客史档案进行定期检查，确保档案安全。
（四）对客史档案管理人员进行培训，提高其业务素质。
第六条各部门应积极配合客史档案管理部门的工作，履行以下职责：（一）按照规定及时将客史档案报送客史档案管理部门。
（二）对客史档案进行定期整理，确保档案的完整性和准确性。
（三）对涉及客史档案的业务活动进行监督，防止档案泄露。
第三章客史档案的收集与整理第七条客史档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集所有涉及客史档案的资料。
（二）及时性：及时收集新形成的客史档案。
（三）准确性：确保收集的客史档案准确无误。
第八条客史档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案的性质、内容、时间等进行分类整理。
（二）编号管理：为每份客史档案编制唯一编号，便于查找和管理。
（三）装订规范：按照档案装订规范进行装订，确保档案整齐美观。
第四章客史档案的保管与使用第九条客史档案的保管应遵循以下要求：（一）物理保管：将客史档案存放在安全、干燥、通风的库房内，防止霉变、虫蛀、火灾等。
酒店客史档案管理制度
一、目的为了规范酒店客户档案管理，提高服务质量，增强客户满意度，确保客户信息的安全与保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本酒店所有客户档案的管理工作。
三、职责分工1. 酒店总经理负责审批客户档案管理制度，监督制度的执行情况。
2. 酒店客户服务中心负责客户档案的收集、整理、归档、保管和使用。
3. 酒店信息管理部门负责客户档案的信息化管理和安全保密工作。
4. 各部门负责提供客户信息，并确保信息的准确性和及时性。
四、档案内容1. 客户基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、住址等。
2. 客户入住信息：入住时间、离店时间、房间类型、消费金额等。
3. 客户消费记录：餐饮、娱乐、购物、其他服务等消费情况。
4. 客户投诉及处理情况：投诉内容、处理结果、满意度等。
5. 客户反馈意见：对酒店服务的评价和建议。
6. 客户特殊需求记录：VIP客户、重要客户等特殊需求。
五、档案管理流程1. 收集：客户服务中心在接待客户时，负责收集客户基本信息，并填写《客户信息登记表》。
2. 整理：信息管理部门对收集到的客户信息进行分类、整理，建立电子档案和纸质档案。
3. 归档：按照档案类别，将整理好的客户信息归入相应的档案柜，并做好标签。
4. 保管：档案柜应放置在安全、通风、防潮、防火、防盗的地方，确保档案安全。
5. 使用：各部门在办理业务时，需查阅客户档案时，应向信息管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
6. 保密：严禁泄露客户信息，如因工作需要必须使用客户信息时，需遵守保密规定。
六、档案更新与维护1. 定期对客户档案进行更新，确保信息的准确性。
2. 客户信息发生变更时，应及时更新档案。
3. 每年对客户档案进行一次清理，删除无效、过期的信息。
七、档案销毁1. 客户档案在保存期满后，应按照国家档案管理相关规定进行销毁。
2. 销毁前，应征得酒店总经理的批准，并做好销毁记录。
八、附则1. 本制度由酒店客户服务中心负责解释。
最新资料酒店宾客档案管理规范
History Record No: ××××
Date Of Open-File: Y M D Date Of Close-file: Y M D
The Reason Of Purge:
Application Department
Front Office Manage
VIP Guest Record 酒店贵宾客史档案 Guest History Folio：
姓名：区兆华 Eddie S.W. Au
性别：男 国籍：加拿大
公司/职务：雅仕化工国际有限公司 ASLCHEM INT’L INC. PRISM SULPHUR CORP.
地址：100-941 Van Horne Way, Richmond, B.C. Canada V6X1W2
北京朝阳区永安里灵通观甲 25 号新民生写字楼/ TEL: 65927018, FAX: 65927013
需及时提醒有关部位注意跟进服务。 前堂接待处/行李部 1. 按照预订单的有关要求，核查并预分相应的房间类型及房号。 2. 根据该客人的客史记录完成预先登记工作，以方便为客人提供快速入住登记服务。 3. 检查该客人在酒店是否有行李寄存的记录，以便在客人入住时及时提醒客人。 客人抵店的前一天 管家部 1. 在客人抵店前，根据客人的喜好，摆放相应的房间及卫浴用品。 2. 在客人抵店前，根据客人的习惯及特殊要求，放置其它物品（例如：额外的毛毯、毛巾、
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酒店的每一位员工都有责任在适当的时间、采取适当的方式收集客人的相关信息资料， 并及时反馈给本部位的客史档案库的管理人员，以及时更新该客人的历史档案资料。 1. 销售部销售人员、餐饮宴会销售人员、前堂大堂副理与客务关系主任及各部门的一线
人员应适时与客人沟通并征询客人的意见。 2. 客人的名片、意见书、问卷调查。 3. 大堂副理日志、礼仪电话记录、销售部与餐饮部的销售拜访记录及酒店各部位交接班
服务行业顾客档案管理制度
第一章总则第一条为规范服务行业顾客档案管理，提高服务质量，确保顾客信息的准确性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本服务行业所有涉及顾客档案管理的部门和个人。
第三条本制度遵循保密、准确、完整、高效的原则。
第二章档案管理职责第四条顾客档案管理由顾客服务部负责，设立专门的管理人员。
第五条顾客服务部负责制定顾客档案管理的具体实施细则，并组织实施。
第六条各部门应积极配合顾客服务部，共同做好顾客档案管理工作。
第三章档案内容第七条顾客档案主要包括以下内容：1. 顾客基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；2. 顾客消费记录：消费时间、消费金额、消费项目、服务人员等；3. 顾客服务评价：顾客满意度、投诉记录、表扬记录等；4. 顾客特殊需求：过敏史、禁忌事项、个性化服务等；5. 顾客其他相关信息：会员信息、积分情况、优惠券等。
第四章档案管理流程第八条顾客档案的收集：1. 顾客在办理业务时，应提供真实、准确的个人信息；2. 服务人员应认真登记顾客信息，并及时将信息录入顾客档案管理系统。
第九条顾客档案的整理：1. 顾客档案管理人员应定期对顾客档案进行整理，确保档案的完整性和准确性；2. 档案整理应遵循分类、编号、归档的原则。
第十条顾客档案的保管：1. 顾客档案应存放在安全、保密的场所，并由专人负责保管；2. 顾客档案的查阅、借阅应严格执行审批制度。
第五章档案利用第十一条顾客档案的利用应遵循以下原则：1. 依法、合规、诚信、保密；2. 仅限于服务行业内部使用，不得外泄；3. 不得用于非法目的。
第十二条顾客档案的查询：1. 服务人员需查询顾客档案时，应向顾客服务部提出书面申请；2. 顾客服务部经审核同意后，方可提供查询服务。
第六章档案销毁第十三条顾客档案的销毁应遵循以下原则：1. 依法、合规、保密；2. 顾客档案的销毁应经过顾客服务部审核批准。
第十四条顾客档案的销毁应采取以下措施：1. 顾客档案的销毁应在顾客服务部监督下进行；2. 销毁后的档案应确保无法恢复。
酒店餐饮客史档案管理规定
酒店餐饮客史档案管理规定
1、客史档案是餐饮部经营和销售活动中的文件。
2、客史档案主要内容为：菜单，宾客意见反馈等。
3、除餐饮部领导，厨师长，销售人可借阅外，非经餐饮部经理同意，其他无关人员不得查阅。
4、客史档案记录应包含各类别各档次宴请情况。
5、客史档案应着重记录中外高层领导，中外企业领导和社会各界知名人士，美食家的食俗，口味特点和对菜点质量，服务质量的意见。
6、客史档案内容要定期仔细核对，并经常补充调整。
7、客史档案应分门别类编号或根据行业、系统划分，并按宴请日期排列存档。
8、安排专人负责客史档案的整理、编排、清理、存放。
酒店餐饮客史档案管理制度
第一章总则第一条为提高酒店餐饮服务质量，增强顾客满意度和忠诚度，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店餐饮部门，旨在建立和完善顾客历史档案管理系统，实现顾客信息的有效收集、整理、分析和利用。
第三条本制度遵循以下原则：1. 保密原则：确保顾客隐私，对顾客信息严格保密；2. 实用原则：以顾客需求为导向，提高服务质量；3. 完善原则：持续优化客史档案管理，适应酒店发展需要。
第二章客史档案管理范围第四条客史档案管理范围包括：1. 顾客基本信息：姓名、性别、年龄、联系方式、住址等；2. 顾客消费记录：消费金额、消费时间、消费菜品、消费评价等；3. 顾客偏好信息：口味偏好、饮食禁忌、服务需求等；4. 顾客特殊要求：生日、纪念日、特殊纪念日等；5. 顾客反馈信息：顾客满意度、改进意见等。
第三章客史档案管理职责第五条餐饮部门负责客史档案的管理工作，具体职责如下：1. 顾客信息收集：餐饮部门工作人员在日常工作中，通过点餐、顾客反馈等方式收集顾客信息；2. 客史档案建立：根据收集到的顾客信息，建立客史档案；3. 客史档案更新：定期更新顾客信息，确保客史档案的准确性；4. 客史档案保密：严格保密顾客信息，防止泄露；5. 客史档案利用：根据客史档案，为顾客提供个性化服务。
第六条客史档案管理涉及以下部门：1. 餐饮部门：负责客史档案的收集、整理、更新和利用；2. 信息部门：负责客史档案的存储、备份和安全管理；3. 营销部门：负责客史档案的分析和营销活动策划。
第四章客史档案管理流程第七条客史档案管理流程如下：1. 顾客信息收集：餐饮部门工作人员在日常工作中收集顾客信息；2. 客史档案建立：根据收集到的顾客信息，建立客史档案；3. 客史档案更新：定期更新顾客信息，确保客史档案的准确性；4. 客史档案保密：严格保密顾客信息，防止泄露；5. 客史档案利用：根据客史档案，为顾客提供个性化服务；6. 客史档案维护：定期检查客史档案，确保其完整性和准确性。
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关于规范客史档案的规定
１、整个宾馆的客史档案的日常搜集、整理汇总、记录等工作由前厅营销部经理或大堂副理负责手工填写，自行登记的长住客人住房信息和历史记录、餐饮和茶坊等经营部门的客史档案由各部门负责人手工填写或电脑存档。
２、客史档案册中的规定栏目必须填写准确，如时间、值班人等,外宾姓名可用中文书写。
3、宾客信息随时填写，汇总整理周期为每月一次，限时每月３
０日以前将部门的客史档案移交给前厅营销部；前厅营销部于每年1月15日前将年度的客史档案整理后移交办公室存档。
4、生活习惯及饮食习惯按照喜好、忌讳、反馈情况等按条理顺。
6、对于客人生日、子女生日等特殊纪念日的搜集，必须明确划
分为阳历或农历二种记录。
7、鼓励员工与宾客的沟通交流，从而更多的获取信息，特殊宾
客信息获取后部门将根据相关激励制度和标准兑现奖励。
8、宾客的档案按照文件管理的相关规定划定范围查阅；没有批
准不得外泄和复制。