管理文件控制程序
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
质量管理体系文件控制程序
质量管理体系文件控制程序质量管理体系文件控制程序一、目的质量管理体系文件控制程序的目的是确保组织内部的质量管理体系文件得到有效的编制、发布、审查、更新和控制，以提高文件的质量和准确性，确保组织内部的流程和规范能够得到正确的应用和遵守。
二、适用范围本质量管理体系文件控制程序适用于组织内部所有质量管理体系文件的控制。
三、定义1. 质量管理体系文件：指组织内部用于编制、发布、审查、更新和控制质量管理活动所需的文件和记录，包括但不限于质量手册、程序文件、工作指导书、记录表等。
2. 权限和责任：指在质量管理体系文件控制过程中，相关人员的权限和责任。
四、程序1. 编制流程1.1 质量管理部门负责编制质量管理手册，并征求相关部门的意见。
1.2 相关部门根据质量管理手册的要求，编制相关的程序文件、工作指导书等。
1.3 质量管理部门在编制过程中，需确保文件的准确性、完整性和合规性。
1.4 编制完成后，质量管理部门将文件提交给质量管理委员会进行审查和批准。
2. 发布流程2.1 质量管理部门在质量管理委员会批准后，负责将文件进行编号、打印和分发。
2.2 质量管理部门将文件分发给相关部门，并告知相关人员文件的重要性和使用方法。
2.3 质量管理部门将文件发布的信息在组织内部进行通知和宣传。
3. 审查流程3.1 质量管理部门负责定期对质量管理体系文件进行审查，确保文件的有效性和适用性。
3.2 审查包括对文件内容的准确性、操作性和符合性进行评估。
3.3 质量管理部门需征求相关部门的意见，对文件进行修订和更新。
4. 更新流程4.1 质量管理部门根据审查结果，对文件进行修订和更新。
4.2 质量管理部门将更新后的文件进行重新编号、打印和分发。
4.3 质量管理部门通知相关部门更新后的文件内容和使用方法，并要求相关人员停用旧版本的文件。
5. 控制流程5.1 所有质量管理体系文件在发放前，都需要质量管理部门进行记录和控制，确保文件的完整性和准确性。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件控制程序
文件控制程序在现代生活中，文件控制程序无疑是一个不可或缺的工具。
无论是在公司里，还是在学校，文件管理都显得尤为重要。
想象一下，如果没有一个好的文件控制系统，日常的工作会变得多么混乱。
一、文件控制的基本概念1.1 文件的分类管理首先，文件的分类管理至关重要。
想象一下，如果所有文件都堆在一起，查找时简直像大海捞针。
文件控制程序帮助我们将不同类型的文件进行合理分类。
比如说，工作文档、报告、合同等，各自归类。
这样一来，我们可以迅速找到所需的文件，节省时间。
1.2 文件的版本控制接着，版本控制也是文件管理中的一大亮点。
随着时间推移，文件总会经历多次修改。
有时候，一不小心，重要的信息就被覆盖掉。
使用文件控制程序，可以轻松追踪每一个版本的变动。
万一出了问题，我们还能迅速恢复到之前的版本。
这种保障，简直让人放心。
二、文件控制程序的功能2.1 权限管理文件控制程序的一个重要功能是权限管理。
谁可以访问哪些文件，谁可以编辑。
这就像在家里设定谁能进哪个房间。
这样一来，敏感信息就不会随便被泄露。
每个人都有自己的“私密空间”，管理起来方便极了。
2.2 自动备份再来，自动备份功能也不可小觑。
我们常常担心数据丢失，尤其是一些重要文件。
一旦出现意外，心里那个急啊！但有了文件控制程序，系统会定期自动备份文件。
即使出现了问题，我们也能轻松恢复。
这种感觉，就像在大海中有了安全的救生艇。
2.3 文件搜索功能还有，文件搜索功能极其方便。
想想看，如果需要找某份合同，但完全记不住文件名，那可真是让人抓狂。
文件控制程序的搜索功能能够根据关键词快速找到文件，省时又省力。
这种便捷，真是现代科技带来的福音。
三、实际应用中的体会3.1 提高工作效率在实际应用中，文件控制程序确实提高了工作效率。
以我自己的经历为例。
以前工作时，总是要花不少时间在查找文件上。
现在，通过分类和搜索，我能更快地完成任务。
每天都能高效利用时间，感觉心里踏实多了。
3.2 促进团队协作文件控制程序还促进了团队的协作。
管理性文件控制程序
1 目的通过对文件、资料编号、编制、审核、批准、标识、接收、发放、更改、评审、存档、保管、借阅、使用、作废及等各环节实施有效控制，确保在使用场所能得到相应现行有效、适用文件和资料,并使文件、资料的管理规范化，防止使用已作废文件2 范围适用于公司与质量管理体系有关的管理文件和资料（包括外来文件）的控制。
3 职责3。
1管代负责组织实施质量管理体系管理性文件和资料的控制；负责质量手册编写；负责程序文件及有关管理办法的组织编写;负责组织质量管理体系文件的定期评审、修订和现行修订状态控制。
3.2技术技术质量部为公司质量管理体系文件的归口管理单位,其职责为：a）负责全公司质量管理体系文件的目录管理；b)组织、指导各部门质量管理体系文件以及质量业务文件的编制、评审、修改、控制；c）负责对质量管理体系文件的有效性、符合性进行监督检查.3。
3综合部为质量管理体系文件之外的管理文件的归口管理单位，其职责为: a）负责全公司各种文件化规章制度的建立与完善；b)对各种规章制度的实施，执行情况进行落实、监督、考核；c）负责各种管理文件在OA系统上的发布和维护。
3.4档案室负责管理性文件的编号、标识、发放、更改、存档及借阅等有关的管理工作. 3。
5公司其它职能部门、单位负责其业务范围内文件、资料的编制、修订、使用、保管及控制。
但必须在综合部备案4工作流程4.1管理性文件和资料的分类4。
1。
0根据文件的性质（属性）、来源，可分为以下几类：a）质量管理体系文件；b）技术文件；c）日常事务/时效性文件;d）外来文件/资料。
4.1。
1质量管理体系文件可四个层次：a）第一层次：质量手册;b）第二层次：程序文件；c)第三层次：各种管理办法、规定、制度、岗位职责等操作性文件（作业文件）；工作计划类文件,与质量管理体系有关的政策、法律法规文件等。
设备操作和试验类文件d）第四层次:各种记录.4。
1.2日常事务/时效性文件可分为：通知、通报、报告、申请、计划、纪要、工作联系单（内部适用)、传真（函）(对外适用）等.（具体参见《管理文件补充规定》）4.1。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
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Her公司程序文件一览表拟制：审核：批准/日期：1. 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用有效的文件版本。
2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3. 职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，组织有关人员对现有文件进行评审。
3.3 品质管理部负责质量手册、程序文件、检验规程的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 办公室负责除质量手册、程序文件、三级文件以外的管理文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.5 各部门负责相关部门制度等三级文件的编制、发放和使用，部门负责人负责三级文件的审核。
4. 工作程序4.1 新文件的编号文件的类别：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录格式。
由品质管理部根据《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》对质量手册、程序文件及其他各类文件进行统一编号及版本号。
4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写。
4.2.2 公司其它管理文件（除质量手册、程序文件、三级文件）由办公室组织编写。
4.2.3 部门制度等三级文件和质量记录格式由相关部门组织编写。
4.2.4 程序文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册、程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准。
4.3.2 公司级其它管理文件由办公司负责审核，总经理或授权人批准。
4.3.3 检验规程由品质管理部组织编写，品质管理部经理负责审核，管理者代表批准。
4.3.4 其他部门级管理文件、部门制度由相关部门负责人负责审核，管理者代表批准。
4.3.5 质量记录格式不显示编制、审核和审批人签字。
4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交资料室前，文件编写人应对文件进行以下确认：A．是否进行有效的批准B．标题、页数是否完整C．受控文件的发放范围在文件批准时由文件批准人确定。
4.4.2 文件管理员将收到的原稿作好编目登记，填写《文件归档编目清单》。
4.4.3 文件管理员根据批准的发放范围进行复印，在复印文件上加盖“受控文件章”印章。
质量记录格式原稿盖章存档，作为检查质量记录格式是否有效的依据。
记录复印稿不盖章，复印数量由使用部门确定。
4.4.4 文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在《管理类受控文件分发回收记录》签字。
4.4.5 质量手册和程序文件的原稿存放在品质管理部资料室，其它管理文件原稿由办公室存放。
4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《文件和样品领用申请表》，经部门负责人及管理者代表批准后，到文件管理人员处办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件章”印章的受控文件复印件，一经发现，由文件管理人员收回，并追究其责任。
4.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写《文件和样品领用申请表》申请补发（在表中说明丢失原因）。
资料室在补发时应给予新的分发号，并在《受控文件分发回收记录》上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.5 文件的以旧换新4.5.1 对于使用过程中损坏的文件，使用部门可到文件原发放部门换取新文件。
4.5.2 以旧换新的文件，文件管理员要在《管理类受控文件分发回收记录》上作好登记，并注明原因。
新文件的分发号同老的相同。
4.6 文件的修改文件在使用过程中应鼓励根据实际情况和创新的需要进行适当的修改。
文件修改必须经过使用文件的部门经理审核并得到管理者代表的批准后，方可修改。
文件修改后由品质管理部进行版本修改。
新文件发放的同时收回旧的文件，并按照规定登记。
4.7 文件的换版文件的初版为A/0版，文件经多次修改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。
换版依次序号为A、B、C、D……。
4.8 文件的作废作废的文件由文件管理员按《管理类受控文件分发回收记录》收回并记录。
作废文件原稿加盖红色保留的“作废文件”印章后保存于原发部门。
其余作废文件由原发部门统一销毁。
4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序地存放以便存取和查阅，贮存环境应有利于长期保存。
4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。
4.9.4 借阅文件时应填写《文件和样品借用登记表》，应在指定日期归还，到期不归还，由文件所在部门负责人收回。
公司编制的原版文件一律不外借。
4.9.5 文件管理员负责在每次内部质量体系审核前，全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理4.10 文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审，必要时予以修订。
5. 支持性文件5.1 《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》HER QM WI 4016. 相关记录6.1《文件和样品领用申请表》HER ED QR 4056.2《文件和样品借用登记表》HER ED QR 4026.3《管理类受控文件分发回收记录》HER QM QR 4116.4《文件归档编目清单》HER QM QR 4121.目的对与技术管理有关的文件进行控制, 确保各有关场所使用有效的文件版本。
2.适应范围适应于与技术管理有关的文件的控制。
3.职责工程技术部资料室负责受控技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
模具中心资料员负责受控模具技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
各部门负责相关技术文件的使用和保管。
4工作程序4.1 文件的编号产品图编号详见《技术文件编号规则》，相关技术资料编号与产品图相同。
4.2 文件的编写4.2.1工程技术部负责编制设计文件包括产品技术要求、产品图纸、工装夹具图、BOM表、外观效果图、工艺文件、作业指导书等。
4.2.2 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。
4.3 文件的审批4.3.1设计文件由设计人员编写，工程技术部项目主管工程师校对或审核, 工程技术部经理批准。
4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交资料室前, 文件编制人应对文件进行以下确认:A.是否进行有效的批准B.标题、页数是否完整C.受控文件的发放范围在文件批准时由工程部经理审批确定。
4.4.2资料管理员将收到的原稿作好编目登记, 填写到《归档文件总目录表》显示相应的版本号。
4.4.3资料管理员根据批准的发放范围进行复印, 在复印文件加盖“受控文件”印章。
4.4.4 资料管理员把文件分发给有关部门, 并要求文件领用人在《受控文件分发回收记录》上签收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在资料室。
4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时, 不得随意借用其他人的文件复印, 应填写《文件和样品领用申请表》, 经部门负责人及工程技术部经理批准后, 到资料室办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件, 一经发现, 由资料室收回。
4.4.7 当文件使用人将文件丢失后, 应填写《文件和样品领用申请表》申请补发。
资料管理员在补发时应给予新的分发号, 并在《受控文件分发回收记录》上注明丢失文件的分发号作废, 必要时将作废文件的分发号通知各部门, 防止误用。
4.5 文件的以旧换新4.5.1 对于在使用过程中损坏的文件, 使用部门可到资料室换取新文件。
4.5.2 以旧换新的文件, 资料管理员要在《受控文件分发回收记录》上作好登记, 并注明原因。
新文件的分发号同老的相同。
4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改时, 应填写《资料更改单》, 说明更改原因。
《资料更改单》由工程技术部经理审批。
拟制：审核：批准/日期：4.6.2 更改后的技术资料连同《资料更改单》交资料室。
资料管理员按《受控文件分发回收记录》的名单发放修改后的技术文件及《资料更改单》, 同时回收作废的旧文件(图纸及相关的工艺文件原稿由原提出修改人员采用划改方式更改；下发的图纸及相关工艺文件由资料员采用划改方式更改)。
4.7 文件的换版文件经多次修改(修改态从0到9时)或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废。
文件修改后由工程技术部进行版本的修改，并及时更新《归档文件总目录表》。
新文件发放的同时收回旧的文件，并按照规定登记。
4.8 文件的作废作废的文件由资料管理员按《受控文件分发回收记录》收回并记录。
作废文件原稿加盖红色“作废”印章后保存于资料室。
其余作废文件由资料室统一销毁。
4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序地存放以便存取和查阅。
4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.9.3 国家法律、法规及标准变更时, 应及时更改相应文件。
4.9.4 借阅文件时应填写《文件和样品借用登记表》, 应在指定日期归还, 到期不还, 由文件所在部门负责人收回。
公司编制的原版文件一律不得外借。
模具中心的模具装配图的控制同样按4.4~4.9过程执行；但现场使用的零件图则作为参考文件不受控。
4.10外来文件的控制4.10.1 总部来的图纸、工艺、技术资料；适用的法律、法规、国际化标准等, 应加盖“外来文件”印章,资料室进行登记, 发放时由工程技术部经理批准。
4.10.2 资料室应存一份备案。
4.10.3 为保持外来文件的有效性, 在每年的管理评审前, 工程技术部经理应对外来文件的有效性进行审查。
对于国标等外来文件的版本状况要及时跟踪。
4.11 外发文件的控制4.11.1 提供给供应商和认证机构的受控文件(如提供给外协厂的加工图纸、技术规范、提供给认证机构的产品标准等), 分别由生产经营部或品质管理部填写《文件和样品领用申请表》, 工程技术部经理批准, 资料室应填写《文件分发回收记录》, 作好登记、更改和作废的控制。
4.11.2 提供给客户的文件, 由市场营销部和国际贸易部填写《文件和样品领用申请表》, 不加盖受控印章, 不做更改(换)控制, 但需做好发放记录。
5. 相关文件5.1 《技术文件编号规则》HER ED WI 4025.2 《技术文件管理办法》HER ED WI 4016. 记录6.1 《文件和样品领用申请表》HER ED QR 4056.2 《文件和样品借用登记表》HER ED QR 4026.3《受控文件分发回收记录》HER ED QR 4016.4 《资料更改单》HER ED QR 4046.5 《归档文件总目录表》HER ED QR 407建立质量记录控制系统，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的有效运行，为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施、质量审核提供依据。
2适用范围与质量体系相关的记录, 执行和实施质量文件及活动的记录.3职责3.1品质管理部负责登记, 备案及使用情况检查。