档案工作人员的基本职业素养

在档案信息化建设中档案工作人员的基本职业素养一、定义和档案工作的职业特点1、定义。

(1)素养：是指一个人在思想作风，道德品质和知识、能力等方面经过长期实践，学习所达到的一定水平。

它是人的一种较为稳定的品质，能对人的各种行为起到长期的持久的影响，甚至决定的因素。

(2)职业素养：是指一个人所从事的工作应该具备的素质和修养。

档案工作人员的职业素养是指档案工作者从事档案工作应该具备的素质和修养。

2、档案工作的职业特点。

档案工作是一门专门职业，有区别于其它职业的特殊要求。

档案职业的特点是由档案工作的性质和任务所决定的。

概括起来主要有以下五个方面的突出特点：(档案工作的性质可概括为管理性、服务性、政治性、科学性和文化性“五性”)(1)产生效益的间接性。

档案工作不直接创造物质财富，也不直接从事国家管理、科学研究和文艺创作等活动，而是以间接的形式(主要是向社会传递档案信息)为社会提高经济效益服务，以此来推动社会进步。

(如汤河桥改造节约130万元)(2)对人类历史的传承性。

档案是一种历史文化遗产，是人类进行各种活动的纪录，它反映了人类所获得的知识和经验，是人类文化和文明的基础。

试想：没有档案的世界，将是一个没有记忆，没有文化，没有法律权利，没有历史的世界。

因此，档案工作在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。

(3)工作内容的专业性。

档案工作有其自身的规律和一整套专门的理论、原则和方法，并有许多的职业技术规范，档案工作要根据科学的理论原则，科学的技术方法，搞好档案的管理、保管和利用。

因此档案工作人员要接受专门培训。

(如办班，继续教育等)(4)涉猎知识的广泛性。

档案工作内容涉及到古今中外和社会生活的各个方面，涉及的知识面很广，尤其在今天，社会分工越来越细，各个领域的专业化水平越来越高，管理手段越来越先进的情况下，要求档案工作者要努力成为既具备档案专业知识又了解和掌握其他门类专业知识的复合型人才。

(如税务局，财政局等部门的档案工作者)(5)职业道德水准的特殊性。

档案工作的性质(滞后性，服务性等)决定了档案工作者不可能像其他行业的工作者那些站在“舞台”的前台和中央，而是需要默默无闻的当“无名英雄”。

这就需要档案工作者“长作绿叶扶红花，愿为蜡烛照他人”。

淡泊名利，自我牺牲，无私奉献，甘为人梯，不讲条件，不计得失，热心服务。

同时，更要忠于职守，尊重历史，尊重档案，无私无畏地维护历史的真实面貌。

二、档案工作人员应该具备的知识结构知识结构是指人的知识体系的构成因素和各因素之间的联系。

档案工作人员的知识结构是指他们为适应专业工作所需要的文化知识。

主要是四个方面的知识：1、文史知识。

档案工作主要是通过文字来记录人类社会实践活动的。

因此，档案工作者应该具有较高的语言文字水平，包括古代汉语，外语知识，少数民族语言等方面的知识。

才能正确地判断档案的价值和社会需求，搞好档案的收集，管理和开发利用。

2、档案管理和相关学科的知识。

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。

它既有一定的理论基础，又有一定的业务知识。

目前，档案学分为两大部类：一是理论档案学(包括档案学概论，档案术语学，比较档案学，档案法规学，档案事业史等)；二是应用档案学，(包括档案管理学，科技档案管理学，档案文献编纂学，档案保护技术学，缩微复制，电子文件及电子档案管理等)。

此外，随着科学技术的飞速发展，和相关的日益复杂纷繁的现代生产和管理，特别是随着文书档案管理和档案---图书---情报管理一体化的日益加强，还要求档案工作者既要学习和掌握文书学、情报学、图书馆学、目录学等，还要涉猎哲学、自然科学、社会科学、思想科学等知识，成为“专才”基础上的“通才”。

3、现代科技知识。

知识经济时代，信息已成为比资产和能源更为重要的，对生产力发展和社会进步起决定作用的战略资源。

特别是以电子计算机和现代通信技术为主的信息革命正以迅猛之势推动着整个信息业的变革和发展，信息资源共享成为社会发展的迫切需要。

与此同时，随着现代科学技术特别是电脑，数据库等技术以及办公自动化设备应用于档案工作，档案管理工作的方法和手段也发生了深刻地变化，正从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变，(如档案载体：记录方式出现多样化，不仅有纸质的，还有电子声像等。

跨越时空的网上查阅档案也使得档案的提供利用方式发生了根本性的变化，)出现了许多新的课题：电子文件归档和电子档案管理，建立数字档案馆，在互联网建立网络发布档案信息等等。

因此，要求档案工作人员必须要学习和掌握现代科技知识(特别是计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等)，才能管理好和开发好档案信息资源，以实现档案工作的现代化。

4、本行业专业知识。

档案工作人员要学习和掌握本机关本单位的专业知识，才能干起档案工作来得心应手。

否则无法做好档案工作。

5、必要的法律知识。

首先要了解宪法和其他基本法，明白什么是违法犯罪？用法律保护个人生命安全和合法权利。

其次，要掌握参与社会生活所必要的法律知识，如选举法、教育法、婚姻法、知识产权法等。

第三，要熟悉掌握与本专业密切相关的法律知识，包括党和政府的方针、政策、法规、标准和制度等。

第四，领会甚至精通档案法规等。

三、档案工作人员应具备的基本能力所谓能力是指一个人从事某项活动所必须的，直接影响活动效率并使其顺利完成的个性生理特征。

档案工作人员主要需要以下五个方面的基本能力：1、文字表达能力。

文字表达能力是档案工作人员的基本功之一。

档案工作人员的文字表达能力对于做好档案信息管理工作等具有特殊的意义和作用。

其实一个人的文字表达能力是一种综合性能力，并不单纯是文字技巧问题。

这要求不仅要懂语法，逻辑修辞等多种知识和写作技巧，而且要具备一定的理论修养、政策水平、专业知识和科学的思维方式以及理解和把握领导意图和获取信息的能力，另外，书写还要美观且速度快。

2、信息意识能力。

信息时代信息无处不在。

谁获得信息谁就赢得先机和胜利。

档案信息以它独有的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息。

因此，档案工作者要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，转化加工，准确提供，快速传递和充分利用。

信息意识要求首先对信息要有很强的敏感力，善于将信息现象与实际工作迅速联系起来，善于从信息中找到解决问题的关键。

其次对信息有很强的观察力并且成为一种习惯，不受时间空间的限制。

第三，对信息价值有很强的判断力。

信息不在于谁先发现，而在于谁能对信息价值的发现以及分析加工的能力强。

3、驾驶现代科技设备的能力。

现代科技日新月异的发展和办公自动化的普及，特别是电子计算机及现代通信技术在档案领域的广泛应用，必然对档案工作人员的能力提出更新更高的要求。

档案工作人员再也不能凭借原有的知识、经验、资历和眼光等传统的模式来进行管理和工作。

只有不断更新观念，学会用新的思维方式，使用新的管理模式和手段，驾驭现代科技设备，才能不断提高工作效率和质量。

档案工作人员要具有掌握现代化办公设备的能力，能够熟练使用计算机、打印机、传真机等设备，掌握录音录像、缩微、摄像、光盘刻录等现代化手段。

特别是运用计算机完成档案的全面存贮，自动索引，图形处理，字迹恢复，老档案的保护，自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流。

4、沟通协调能力。

这一点在档案工作者中，特别是专职档案工作者中差距较大一些。

由于长期以来受封闭半封闭工作方式的影响，档案工作中甘当无名英雄，而不善于同各方面进行沟通和协调。

其实档案工作与其它各项工作一样，在设备、经费、人员等方面必须取得领导和各部门的支持与协作。

因此，第一非常需要加强与领导和部门以及其他各部门的联系，争取他们对档案工作的支持，将档案工作纳入领导的议事日程，并提供必要的人、财、物的保障。

第二要协调好本部门各科室之间的联系，保证文件及时归档移交；第三要协调好与档案行政部门和档案工作的联系，按时按要求移交档案，实现档案信息资源共享；第四要协调好与利用者的关系，向利用者提供优质服务。

5、综合分析能力。

所谓综合分析能力，就是透过事物的现象看本质，在大量的个别的事物中找到它们的联系（规律）。

在当今的信息时代，就是对信息的处理能力。

也就是理解能力，思维能力和组织能力。

这就要求档案工作人员:第一要有较强的阅读概括能力和分析加工能力；第二、要在实践中注意探索和总结工作经验及档案工作的特点和规律，研究出现的新情况、新经验、新问题。

第三、档案工作人员要注重政治经济形势的学习和分析，找准档案工作与社会热点问题的切入点，使档案工作更好地为本机关业务工作，为社会和百姓生活服务。

四、档案工作人员应具备的职业道德职业道德是从事某种职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范，它是社会道德体系中的一个重要组成部分。

档案工作者的职业道德是指档案工作人员在从事档案行政、档案保管和利用服务等项活动中应当遵守的基本行为准则。

主要包括以下七个方面：1、维护历史的真实面貌。

档案价值的实现是以其真实性为前提的。

档案记录内容的真实与否对历史将产生至关重要的影响，往往一字之差将会改变历史的本来面貌。

因此，将维护历史的真实面貌作为首要的职业道德的根本准则。

首先、要客观公正地履行自己的专业职责，不隐瞒、歪曲事实、不篡改文件和历史证据，努力维护历史的真实性。

其次，对特殊时期产生的档案要辩证理解和对待。

如文革时期产生的档案其内容失真，虚假甚至完全违背了真实情况。

既不能一律相信和采用，又不能因为有问题就随意销毁和改造。

要认真地加以鉴辨，以卷内备考表或其他形式加以说明。

2、忠于和热爱档案事业。

爱岗敬业是一种起码的职业态度。

不热爱本职工作就谈不上忠于职守，档案工作人员的自我价值，是通过自己所从事的档案事业展现出来的，只有热爱本职工作，全心全意地尽到保护管理档案的义务和为利用者提供优质信息服务的职责，忠于职守，乐于在平凡的岗位上默默奉献，才能实现自己的人生价值。

3、具有全心全意为人民服务的精神。

当今社会档案工作的服务性特点越来越凸现出来。

只有将档案工作服务中心工作，服务社会和服务百姓放在重要位置，档案工作才有生机和活力，档案事业才有大的发展。

首先、要大力抓好档案基础业务建设，夯实提供优质服务的物质基础。

其次，要积极主动地服务，改变坐等利用者前来查阅档案的做法，主动采取各种方式方法：如公布档案目录、编辑参考资料，在互联网上建立档案信息岗、网站，举办展览、提供现行文件查询等等，实践证明深受广大群众欢迎，效果明显。

第三，以良好的态度和作风为利用者服务，对利用者热情、礼貌、态度和蔼、亲切，使每一位利用者满意。

4、养成良好的保密习惯。

一是要注意做好国家、集体及公民个人的信息安全；不得销毁相关的档案信息，尤其是易于更新和消除的电子文件信息。

二是不利用工作之便泄露对社会不宜公开的档案信息内容。