酒店客房管理信息系统

一、管理信息系统简述

管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。完整的MIS应包括：决策支持系统（DSS）、工业控制系统（CCS）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。办公自动化系统（OA）、与上级机关及外界交换信息等都离不开Intranet（企业内部网）的应用。随着科学技术的进步和社会经济的发展，信息资源越来越成为一个组织的生存和发展的关键性、全局性和长远性的战略资源。管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则取决于信息的质量。科学技术的进步和生产的发展使人类知识总量的增长速度不断加快。另一方面，生产社会化趋势的扩大和社会对产品需求的多样化使得企事业在生产经营活动中涉及的内部和外部信息量迅速地膨胀起来。面对激烈的市场竞争，对这些信息进行收集、加工、传递等过程的时间性和准确性也提出了更高的要求。这一切都使传统的、以手工业为基础的信息系统陷入了日益庞大、效率日益降低的困境。这样必须使管理进入现代化，计算机的出现为摆脱这种困境找到了出路。

早期的计算机主要用于数值计算，一般在天文和气象领域应用比较广泛。然而当计算机的存储能力和处理能力有了一定提高时，计算

机就逐渐向其他领域渗透。从世界范围来看，计算机用于管理始于50年代，经过了电子数据处理系统、事务处理系统之后，在80年代开始发展到管理信息系统，现在计算机管理信息系统已经渗透到社会生活的各个方面，并且在决策支持和办公综合方面发挥着越来越重要的作用。

二、设计背景

随着市场经济的发展，消费者消费意识的提高，酒店行业的竞争越来越激烈。为了提高办事效率，增加、保证酒店的销售额，树立酒店的良好形象，运用科学的管理方法非常必要。为此，开发酒店客房管理系统，更好地满足各方面的需求。国家旅游局表示，今后星级饭店将坚持数量增长和质量提升并重的发展道路，并以新版星级标准实施为契机，严格星级评定和复核工作，加大检查力度，切实维护好星级饭店这个国家品牌。我国酒店业发展速度之快让世人赞叹，这体现了开放的中国充满生机和活力，酒店是城市的窗口和桥梁，是经济坐标。新星级标准的颁布与实施，标志着我国的酒店将从标准化向个性化发展，这种转型无论是对推动提升企业经济效益还是增强企业竞争力都会起到积极作用。但我们也应清醒地看到目前酒店业存在的不足同时改善这种不足。

二、系统需求分析

1、用户需求。用户希望通过使用酒店客房管理系统得到所需信息，达到提高管理水平的目的，希望系统具有以下功能：

（1）使用计算机快速处理日常的业务及相关数据，实现实时查询各种入住信息。

（2）可以实时的录入住宿单、换房单和退房单等情况。

（3）可以实时查询客房信息、客人账单信息等的具体情况。

（4）可以建立客户的资料，方便日后建立良好的客户关系。

（5）数据的安全性：不同用户有对数据查看，修改等处理不同的权限。

（6）打印退宿报表、结账报表等报表。

2、用户功能需求

（1）密码设置：每个用户均有自己的密码，可以防止非本系统人员进入本系统；又因每个用户的权限不一致，故可防止用户越权操作。

（2）权限设置：设置每个用户的权限，使各用户在自己的操作范围内工作，不得超出袭击的操作范围。只有系统管理员才能进行权限设置。（

（3）数据输入：可以进行酒店各种原始数据的输入。

（4）数据查询：要求可以分别按房间编号，房间类型等进行数据查询。

（5）数据输出：根据需要打印退宿报表、结帐报表等报表。

（6）其它要求：可以修改用户密码，有系统的帮助文件。

3、系统功能需求

（1）预订功能需求：其主要目的是提高酒店的开房率，为客人预留房间，并提供良好的预订服务。其功能需求包括预订查询，可用房确认，预订记录建立，预订确认，预订记录维护等。

（2）接待功能需求：其主要目的是以最快的速度为客人开房。其功能需求包括宾客登记、可用房确认、修改宾客信息、删除宾客信息和查询宾客信息等。

（3）结账功能需求：其功能需求包括客人结账、打印报表和客人挂账等。

（4）换房功能需求：其主要目的是满足客人换房的需要。其主要功能是查询客房，换房登记，换房确认等。

（5）客房管理功能需求：其主要目的是对客房的信息化管理，提高客房管理的精度和准确度，同时减轻酒店客房中心员工的工作负担，从而提高客房管理的效率和服务质量。其主要功能是房态维护，费用记录和客人查询等。

4、系统非功能性需求

（1）低成本。

（2）方便二次开发，适应酒店的个性化需求。

（3）简单易用，可维护性强。

（4）适合酒店现场的使用环境和条件

四、系统可行性分析

1、经济方面：对原来的大酒店住房服务使客房感到很头疼，住房的工作人员也很不满意，工作效率低下，而且当顾客量大量增加，每

个人都特注重工作效率时，原有的这种服务已经不能适应时代的潮流。主要表现在人力、财力、物力各方面的浪费，是企业不能更好的盈利，更不能达到服务社会的目的。相比之下，应用该系统还有以下各方面的好处：

（1）能过代替大量的人力处理各种繁芜的工作，节约人力成本；（2）为客户节约了时间，方便、快捷的服务又一次提高了各自的效率，节约了大量时间。对于企业来说，时间就是金钱啊；

（3）能过充分利用社会较低成本的资源（计算机）应用于高质量的

服务中（酒店管理），是社会资源得到合理的配置，是资源得到利用，又一次节约社会成本；

（4）由于该系统可以间接快速的为顾客进行服务，可以吸引更多的

顾客，大大增加了客流量，最终是企业不断盈利。

2、技术方面：酒店开发管理系统采用VB6.0作为主要的开发工具，数据库采用Access2000，技术方面不存在任何的问题，所以在这方面可行。

3、管理方面：一直以来，企业管理者最头疼的问题就是如何使员

工的工作量减少，相反能够成倍的提高工作效率。该系统的出现，可以是原有的一切不可能成为可能，公司的管理者，特别是中高层管理者都特别接受也非常支持这一系统早能在该酒店得到应用。因此，该系统在管理方面是可行的。

4、环境方面：无论从法律法规，还是行业行规方面，都允许该系统的开发应用，而且酒店的供应商和房客都很乐意接受信息系统带来的改变。

五、组织结构调查

该宾馆其组织架构是直线职能制，最顶层是总经理，总经理以下的部门有大堂管理部，客房部，安保部，营销部，财务部，人力资源部。大堂管理部主要负责接待客户，接受客户咨询，并且处理客户的投诉，还负责客户住宿情况的登记。客房部主要负责打扫客房卫生和负责客房服务，还有对客房的设备进行管理。安保部主要负责宾馆的安保措施、安全管理和宾馆员工的安全教育，负责给客户进行安全提示。营销部主要是对宾馆进行宣传销售，开拓市场，为宾馆树立良好的形象，还负责与宾馆客户的管理发展和宾馆的文化建设。财务部负责酒店的资金管理、成本控制、日常的会计审核、会计出纳。人力资源部主要负责宾馆员工的招聘，培训，考核和管理。

组织结构图：

管理功能图：

六、业务流程分析

本信息管理系统所涉及的主要业务是预订管理，客服管理，换房管理，退房管理和客房管理，各个部分的业务流程具体如下：

（1）预定管理：帮助客户查找是否有合适的房间，若有，则填写预订登记单，前台员工审核登记单，若正确无误，则对预订信息

进行登记，产生预订登记表。

（2）客服管理：根据在前台咨询的客户需要为他们查找是否有合适的房间，通过交流得到客户是要即刻入住或是预定，若是即可

入住则更改房间入住状态表，入住客户信息表。

（3）换房管理：根据客户的需要，员工查找相应类型的房间，若有

符合客户需要的房间，则填写调房登记单，员工审核登记单，若正确无误，则修改入住客户信息表和客房入住状态表。（4）结账管理：客人到前台对挂账进行结账，员工进行结账登记，并填写收据和打印报表给客户。

（5）客房管理：接受员工的客房信息单，审核信息单，若正确无误，则对客房信息登记，记录到总帐。

业务流程图：

七、数据流程分析

数据结构图：

客房信息表

八、数据库概念设计宾馆客房管理E-R图：