档案收集、整理的方法和要求

• （3）教学类：学校在进行教学管理、学籍管理、教学研究等教学活动中形成 的文件材料。
• （4）科研类：我校承担的经技术鉴定、评审或验收的所有科研项目及获省级 以上奖励的科研项目各个阶段（包括科研准备、研究实验、总结鉴定 、申报 奖励、推广应用等方面）形成的文件材料。
• 包含个人学术：教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果 材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专 著。（这是我校档案工作的一个特色，得到省档案局的肯定）
档案工作业务流程
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档案的收集与征集
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档案的分类与立卷
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档案保管与统计
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档案开发与利用
2、档案收集
档案馆接收及征集档案和其他有保存价值的资
• 、归档范围——学校料根的据活国动家。有关规定,制定了《 安徽农业大学文书档案归档范围》,并根据工作内 容的变化适时调整；其他类别的档案归档范围按 照原来标准执行。在我校，凡是反映学校工作活 动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、 录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。
（2）教学档案应在9月前归档，其中本科毕业论文在暑假前归档；
（3）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门 保管1年，期满后的6月底前归档；
（4）科研档案在项目完成并通过鉴定验收后的两个月内归档；
（5）基建类档案应当在件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材 料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决;然后才正式立卷 移交。所以要抓紧时间。
• （5）基本建设类：基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的、应 当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、 决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用） 等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与 载体的文件材料。
• （6）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设 备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进 工作中形成的文件材料。
• （7）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报的审稿单、原稿、样书、正式 出版物及出版发行记录等。
• （8）财会类：学校财务处及二级核算单位在财务管理和会计核算等各项经济 活动中产生的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等 材料。
• （9）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、 合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活 动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国 或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境 外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
按照立卷的原则与方法，拟制出的本年度文件分类归卷条目。
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兼职档案员在学年初或自然年度的年初，根据本部门年度工作计划、总
结、年度工作目标和网页新闻所提供的部门工作情况，掌握本部门一年的工
作内容，根据《各部门归档范围》的要求，预先拟出文件立卷类目。
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立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办
• ③归档要求——齐全、完整
• 种类齐全、完整 （1）纸质文件 （2）电子文件 （3）特殊载体的文件：照片、奖杯、奖牌等
• 文件材料齐全、完整 （1）反映本部门职能活动全过程的文件必须齐全完整。 （2）一组有密切联系的文件必须齐全完整。 （3）单份文件要涵盖所有的要素，如附件，印章，发文稿纸等。
• 造成不齐全不完整的原因，有的是业务不熟，有的是不重视，有的是故意的。
• （1）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议 文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关 于党群管理的文件材料。
• （2）行政类：在行政管理活动中形成的办理完毕的具有保存价值的文字、图 表、声像等不同载体的材料。它主要包括：行政综合、人事、监察、审计、 武装、保卫、总务、档案、图书、文博、校产管理、各院行政综合等。
（12）实物类:主要指在学校各项活动和学校对外交流中形成的有保存价 值的实物，如奖章、奖杯、获赠礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中 有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。
• ②归档时间——是指各部门立卷、移交时间，而不是开始整理材料时间。
（1）党政管理类档案按年度归档，各相关部门应在每年的6月底以前把 上一年度形成的文件材料归档；
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为了便于管理和利用，我校根据自身情况，确立了以下档案材料的归档
范围：
（10）声像载体类：学校各种活动中形成的，以专门载体记录有保存价 值的各种音响、画面。包括照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、 光盘和配套的文字材料。
（11）荣誉类:本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、 体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、证书、荣誉册、 光荣册等。
3、兼职档案员如何开展工作
• 兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领会文件精神和工作 要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题一定要向部门档案工作分 管领导汇报，争取领导的支持。
①、编制文件立卷类目
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文件立卷类目——立卷类目是一个比较具体的立卷计划。它是在一年的
实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本年度的的工作计划，
档案收集、整理的方法和要求
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• 1、档案的作用
• 档案，联系昨天、今天、明天的桥梁（今人赖之以知古，后人赖之以 知今）。档案，可以让历史留住记忆的根，让未来找到回家的路。没 有档案或档案缺失，一个单位就会患上“失忆症”。用档案,“书到用 时方恨少”。
• 查考作用
• 凭证作用
• 档案作用的体现：出具证明的原始凭证；各项工作的查考依据；科学 研究的可靠资料；经济建设的重要依据；宣传教育的生动素材；编史 修志和档案编研
人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立
卷归档。
• *注意：
a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对学校有保存利用价值， 能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。