紧急订单流程控制程序
集团订货流程
订货流程一、 订货的重要性订货是创造销售最重要的因素，订货不够，造成缺品，影响销售，订量过大，可能造成库存过高，占用公司的现金流，加大员工和供商的工作量。
二、订货的分类周期订货（周一和周四），紧急订货，生鲜订货。
其中：周期订货不含紧急、生鲜、促销、奶品、面包等周转较快，每天要订货的商品或紧急订货。
三、订货流程四、订货权限：1、部经理权限在10000元以下（同一供商的订单）2、店经理权限在10000元以上（同一供商的订单）五、紧急订货：1、是遇到团购或市场商品紧缺或促销力度较大而紧急下的订单，紧急订单可先打电话要货，后下订单，信息部全力支持紧急订货，紧急订单由部经理签字并注明“加急”。
2、特殊情况订货人可直接要货，部经理在次日必须进行补签字。
六、生鲜订货：1、生鲜订货必须以销定进，特别要关注促销品的订货。
2、每天下午5点半前订完所有的货，生鲜订货由生鲜小组员工自已订货。
3、生鲜订货的程序也要遵循以上订货程序。
七、订货注意的问题1、集中订货：同一个供商一次订齐，订货要整箱。
2、书写订单：供商名称、代码、商品代码、商品名称、单位、规格及数量，书写要齐全。
3、订货量的把握：以销订进，勤订快销；但不能因为客观原因造成缺断货而影响销售。
4、在订货时要考虑库房的储存量，有大量订货时，要提前安排好库房。
5、订货还要注意：现有库存量，动销快慢，可退和不可退商品，不可退商品要慎重。
6、订货时要注意：商品的敏感度，商品的价格力度，商品的季节性商品，供商的供货能力与供货周期。
八、控制缺货的措施：1、促销品及商品缺货，可使用商品缺货反馈清单，由部经理发给店经理、采购部经理、营运中心经理，由采购部经理跟踪，12小时内回复结果，督导督核。
见附表。
2、因供货商原因导致缺货，由部门经理或小组组长依照合同对供货商进行罚款并跟进款项到位。
3、SCM收款门店收费流程（暂定）1）订单收费管理：如供商需要门店打印订单的，（每份订单收费1元）由信息文员做登记表，每月30日由信息文员统计各供商应交纳的费用，一式两份（信息、财务各一份），将登记表附上一并交财务经理，财务经理收到后签字确认，并返还信息一份汇总表存档。
货物储存、供货应急预案
货物储存、供货应急预案为了确保产品及相关配件质量在储存、供货环节得到有效控制，按照相关法律法规的规定，特制订本预案。
一、工作目标及原则为确保产品及相关配件在储存、供货时的质量安全，快速、高效启动产品储存、产品供货应急预案，采取相应的应对措施，防止事态进一步扩大，保证储存、供货过程中产品质量与安全，最大限度地降低公司财产损失。
二、应急供货措施流程遇有采购单位紧急订单情况，我公司在接到通知或订单时，第一时间启用应急库房货物，在安全的前提下以最快的速度及最短的时间立即将该批货物送到甲方使用现场。
随后运输部、加工部，下发紧急订单到加工部门组织生产下一批产品，以尽快恢复应急库房产品产品的储备。
1.项目经理自接到紧急订单时，及时了解材料库存情况，根据库存情况立即协调加工部组织生产。
经常供应的原材料客户，一般情况下我公司会根据各个客户生产情况备有不低于XX生产计划存量的原辅材料，如果库存量低于我公司的生产警戒值时，我公司物资采购部会根据实际情况及时下达紧急供货通知单到相应的生产厂家，及时保证客户紧急订单的需求。
2.加工部自接到紧急订单任务时，立即下达紧急生产通知单到相应加工部门，负责人根据订单要求及时调整反应釜数量，组织相关人员进行生产，负责人会根据实际情况，实行3班2倒制来完成订单任务。
经常供应的客户，一般情况下我公司会根据各个客户生产情况备有一定库存量的产品。
3.紧急运输响应速度我公司有多辆运输车，以供配送。
并且公司目前与多家物流公司均建立有良好的合作关系，也可全天候调运车辆，可充分保证客户的需要。
以最快时间将货物送到客户指定的地点。
4.应急运输车辆保证措施（1）我公司制定了完善的运输业务操作规范，使所有运输业务操作按照标准的服务流程进行，确保整个操作过程井然有序。
（2）我公司能随时提供合格的运输车辆，保证货物的及时运输和安全到达，保证运输服务质量并通过利用先进的技术手段，对车辆进行实时监控。
（3）保证对车辆进行定期的维护和保养，保障车辆的适营性。
应急反应：订单处理预案
应急反应：订单处理预案1. 背景在日常运营中，难免会遇到一些突发情况或问题，这可能会对订单处理流程产生影响。
为了应对这些情况，制定一份应急反应预案是至关重要的。
2. 目标制定一份简单且没有法律复杂性的订单处理应急反应预案，以确保订单能够按时、高效地处理，最大程度地减少不可预见的情况对业务的影响。
3. 应急反应预案3.1 突发情况定义突发情况是指可能对订单处理流程产生重大影响的紧急情况，包括但不限于：- 服务器故障- 网络连接中断- 供应商延迟交货- 物流运输事故- 订单数据丢失或损坏3.2 应急反应步骤3.2.1 确认突发情况- 当发生突发情况时，订单处理团队应立即进行确认，并确保情况的准确性和严重性。
3.2.2 指定责任人- 由订单处理团队指定一名负责人，负责协调应急反应工作，并及时通知相关人员。
3.2.3 制定临时解决方案- 根据突发情况的具体情况，制定临时解决方案，以确保订单处理能够继续进行。
例如，如果服务器故障，可以切换到备用服务器；如果供应商延迟交货，可以与其他供应商协商替代方案。
3.2.4 通知客户和供应商- 在制定临时解决方案后，订单处理团队应及时通知受影响的客户和供应商，并提供实时更新和解释。
3.2.5 数据恢复和修复- 如果突发情况导致订单数据丢失或损坏，订单处理团队应尽快采取措施进行数据恢复和修复，以确保订单准确性和完整性。
3.2.6 归档和总结- 在应急反应工作完成后，订单处理团队应对整个过程进行归档和总结，以便今后参考和改进。
4. 预案演练为了确保应急反应预案的有效性，订单处理团队应定期进行预案演练，以检验应急反应步骤的可行性和效果，并及时调整和改进。
5. 预案的持续改进随着业务的发展和技术的进步，订单处理预案需要不断改进和更新。
订单处理团队应定期对预案进行审查，并根据实际情况进行调整和改进，以确保预案的适用性和有效性。
6. 结论订单处理预案是保证订单处理流程正常运行的关键。
销售订单控制程序
销售订单控制程序摘要销售订单控制程序是一个重要的商业工具，用于管理和控制公司的销售订单流程。
本文档旨在介绍一个简单且有效的销售订单控制程序，以提高订单处理的效率和准确性。
介绍销售订单控制程序是一个包括预订、确认、配货、发货和结算等环节的全过程管理系统。
它对销售过程中的订单进行跟踪和记录，确保订单的准确处理，并提供实时的销售数据分析。
程序设计销售订单控制程序包括以下关键步骤：1.订单预订：销售人员接受客户的订单请求，将订单信息录入系统。
系统应包括订单号、产品信息、数量和客户信息等。
- 订单号：[订单号]- 产品信息：[产品信息]- 数量：[数量]- 客户信息：[客户信息]2.订单确认：销售订单控制程序应具备自动化的订单确认功能。
一旦订单被确认，系统将生成确认通知并发送给客户。
同时，订单的状态将更新为“已确认”。
- 确认通知：[确认通知]- 订单状态：已确认3.配货：在确认订单后，销售订单控制程序应自动分配合适的库存并生成配货清单。
配货清单将包括产品、数量和仓库位置等信息。
- 配货清单：- 产品1: 数量- 仓库位置：[仓库位置]- 产品2: 数量- 仓库位置：[仓库位置]4.发货：销售订单控制程序应监控发货过程，并生成发货单和运输单据。
发货单将包括客户信息、产品信息、数量和运输信息等。
- 发货单：- 客户信息：[客户信息]- 产品信息：[产品信息]- 数量：[数量]- 运输信息：[运输信息]5.结算：销售订单控制程序应记录支付信息，并生成结算通知单给客户。
结算通知单将包括订单金额、付款方式和付款截止日期等。
- 结算通知单：- 订单金额：[订单金额]- 付款方式：[付款方式]- 付款截止日期：[付款截止日期]总结销售订单控制程序是一个简单而强大的工具，可以提高订单处理的效率和准确性。
通过预订、确认、配货、发货和结算等步骤，该程序可以确保订单的及时处理，并为公司提供准确的销售数据分析。
实施该程序将为公司的销售部门带来明显的好处。
应急准备和响应控制程序
设备月保养计划表
生产部
开机前
流程
流程说明
相关表格
责任单位
作业时机
5.5供应商材料中断应急响应
5.5.1 当供应商发现物料交付或品质异常时，需立即以电话、邮件、传真等形式通知本司，以便本司采取必要紧急措施。物料计划员负责对任何原因造成的物料供应异常形成记录，月底汇总报告上级主管人员并抄送资材部和品质部，以作为对供应商考评的依据。
车辆派遣单
业务部
车辆发生故障时
5.9.2对市外的运输失误导致不能按期交付时，交付主管立即与承运方一起制订应急处理措施。必要时改变平常的运输方式，缩短运输周期。如由汽运方式改为空运、 快递方式等，其评审时间不超过30分钟。超额费用则由责任方或责任部门承担。
业务部
车辆发生故障时
5.9.3 交通堵塞异常:驾驶员应预测延迟到达时间并提前30分钟电话告知交付跟单人员，交付跟单人员立即与客户联系沟通，确认延迟交付的时间是否影响客户的生产，若是则立即采取以下应急措施:
相关表格
责任单位
作业时机
5.7产品质量的应急响应
5.7.5不合格品已经销售,流到最终消费者手中，必须：
c） 按《产品质量法》、《消费者保护条例》的有关规定，兼顾消费者合理要求予以赔偿。
d）如消费者要求，不合格品由就近维修中必调换，费用协商解决。
e)如成批的不合格品在征得客户同意后，本公司派员或协助客户进行现场处理，并负责不合格品返厂，以供追溯、分析。
招聘信息
行政部
5.2.2通过培训，建立关键重要岗位二线、三线替补人员。
顶岗人员名单
生产部
生产前
5.2.3 在量产前生产部制定《顶岗人员名单》。
顶岗人员名单
PMC控制程序(修改)
PMC部管理规定1．目的：为确保工厂生产运作系统正常运行，制定行之有效的生产计划管理方案，使物料进度能满足生产计划的需求，保证客户的需求，提高客户的满意度，同时提高生产效率，降低综合成本，提升公司的整体实力。
2．范围：适用于本公司的物料数量控制和生产进度控制。
3、定义：PMC部门直属总经办，所有日常工作的开展只对总经办负责，此管理规定将涉及到生产系统各部门，生产过程中如没有书面异常报告上报PMC部门，将视为生产正常，如因你的过失造成损失将由你承担，部门负责人将承担连带责任。
4．参与部门：PMC部(含生产计划、物料计划、仓库)、采购部、生产部、工程研发部（含电子工程）、客服部、品质部。
5.各部门职责：5．1客服部：提供确实有效的订货单对工程订单和异型订单准确传达客户要求和相关资料。
5．2工程研发部：提供准确无误的BOM清单及生产工艺设计标准和设计图纸，并对《锐智》系统中相应物料编码，品名、规格型号做及时的添加或修改。
5．3 PMC部：制定确实可行性生产计划与准确的物料需求计划，实施有效的物料跟踪管制，严格执行物料的收发、及存储制度。
5.4采购部：按采购程序根据PMC部物料计划员提供的“物料需求计划”安排从合适的供货商处采购所需物料并按确定之采购交期和PMC部生产计划员提供的排产计划负责实时、适量的跟催物料5．5品质部：及时对来料进行质量检验，定期对安全库存物料进行库存抽检，严格复检生产线退料，并对所有检验结果准确及时的传递给PMC部。
5.6生产部：提供准确的产量数据，负责生产前期准备工作及按计划完成生产任务，对生产进度及异常进行处理控制并及时回馈，依据BOM清单及有效之领料单按程序领料，对生产过程中的不良物料和生产余料及时退仓。
对人员增减和设备的使用状况及时统计和上报。
6、PMC部管制作业程序6.1 订单接受：客服部下发至PMC部门所有订单务必做到准确无误，对新产品和工程订单必须要特别注明，对新产品和工程订单，由PMC部召集客服部、品质部、工程研发部、生产部联合进行订单评审，让各部门了解产品设计、生产要求，交货期，物料采购周期，并编制《订单评审报告》分发到采购部、品质部。
合同与订单管理控制程序书
二级文件合同与订单管理控制程序书文件编号：TB2-01 版本：1发布日期：2011.12.01 实施日期：2012.01.01批准会签审核编制文件更改履历表序号版本修订原因及内容说明修订日期1.目的：通过对产品有关要求的确定和评审，确保顾客的需求和期望在合同签订后得到最大限度的满足。
2.范围：适用于本公司顾客合同和订单及其更改的管理。
3.定义：3.1合同:特指销售合同，即与顾客签订的具有合同要素及法律效力的协议。
3.2订单:具有明确数量和交期及相关具体要求的文件，可作为合同的一个组成部分。
4.职责：4.1业务部：是本程序书的主导部门，负责对顾客的报价作业、组织合同与订单的评审、订单评审后的确认，以及合同与订单的更改管理。
4.2相关部门：参与合同与订单的评审。
4.3总经理：负责价格的确定及与顾客签订合同。
5.工作内容：5.1 合同评审内容：5.1.1顾客明确规定的要求：（1）技术要求、质量要求、工程规范或标准；（2）产品型号及数量；（3）交货日期、产品价格；（4）交付方式（运输方式）、违约风险；（5）售后服务要求；（6）其他特殊要求（如知识产权等）。
5.1.2 顾客的潜在要求；5.1.3 产品、材料、环境方面的法律法规要求；5.1.4 顾客指定的特殊特性；5.1.5 本公司的产能和制造可行性；5.1.6 产品的财务风险，例如成本、结算周期、顾客的信用程度等。
5.2 订单评审的时机和内容：5.2.1对顾客的每一份产品合同和订单及其更改，都必须在签订之前确定与产品有关的要求，以保证满足顾客需要。
5.2.2 订单评审比较简单，通常只是评审顾客订单上要求的产品数量和交货期等内容。
5.3合同与订单评审目的：5.3.1 通过评审以确保：（1）产品的要求已经明确规定；（2）与以前表述不一致的合同和订单及其更改的要求已落实了措施，并在供货前能予以解决；（3）公司有能力满足规定要求（包括满足质量、数量和交货期等要求）。
紧急放行控制制度流程
紧急放行控制制度1 目的为了确保对紧急放行的原料、半成品及成品进行有效控制，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于为了满足顾客订单交付时间要求，对未进行检验判定紧急放行投入生产、转入下道工序或交付的原材料、半成品及成品的管理。
3 职责3.1 生产部负责确定需要紧急放行的原料、半成品并通知采购部、工艺质保部及仓库。
3.2 工程部负责确定需要紧急放行的成品并通知生产部、质保部及仓库。
3.3 （副）总经理负责判定是否采取紧急放行。
3.4 质保部负责紧急放行产品的检验及对检验结果的跟踪。
3.5 工程部负责紧急放行的成品跟踪。
4 定义紧急放行：因生产或销售急需，未经验证就放原料入库并投入生产或未经验证就交付成品的做法。
5 紧急放行的条件5.1 对于紧急放行的原料、半成品和成品，要明确作出标识和记录，以便一旦发现不符合规定，能及时追回和更换。
5.2 一般在下列情况下才能允许紧急放行，如原料发现的不合格问题不影响产品的安全和使用性能，也不会影响相关、连接、相配的零部件的质量。
6 紧急放行的具体操作6.1 原料紧急放行1）当原料进厂后，根据情况对需要紧急放行的物料，由责任部门（一般为生产部）的责任人提出申请，质保部负责人审核并经总经理批准后方可放行。
2）如果紧急放行被否决，检验人员则按《原材料检验制度》进行入库检验和试验。
3）如果紧急放行被认可，质保部门需对紧急放行的原料要做好识别记录，记录中应详细记载紧急放行原料的规格、数量、时间、地点和供应商的名称及所提供的证据。
4）检验人员应留取规定数量的紧急放行样品进行检验，且检验报告必须尽快完成（优先检验），并将结果通知生产部。
同时由工艺部门对紧急放行的原料做好跟踪记录。
5）若检验人员对紧急放行的原料进行检验和试验，判定结果为合格，则紧急放行终止。
6）若紧急放行的原料经检验不合格，要立即开始不合格品评审程序，决定是否根据可追溯性标识及识别记录，将不合格品追回，或者做其它处理。
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3.5紧急订单评审完成后，业助在0.5小时内必须将完成后的《紧急订单评审记录表》分发到相关各部门。
紧急订单流程控制程序
生效日期：2010-07-20
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一、目的：
规范紧急订单流程处理方式，为更快满足客户需求提供保障。
二、范围
客户要求在48小时内交货的所有订单。
三、流程：
3.1业助收到客户紧急订单后，1小时内将客户订单转化为《紧急订单评审记录表》；同时，将《紧急订单评审记录表》亲自交技术课。
3.2技术课收到《紧急订单评审记录表》后，0.5小时内处理完成技术评定，需要更新图纸或工程资料的，在1小时内出具临时图纸或工程资料，并同《紧急订单评审记录表》亲自交PMC。
3.3PMC收到《紧急订单评审记录表》后，在0.5小时内完成材料需求预算，对材料齐备的订单，将《紧急订单评审记录表》和技术课配备资料立即交生产办.
ISO9001质量管理体系文件
文件编号：HQ-PF-09
版 本：B/1
紧急订单流程控制程序
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3.8生产各组在订单规定期限内完成，并入库，入库时，要求入库单上右上方注明“急单”字样必须；制程异常时，必须立即书面上报生产办，如因制程异常耽误交期，生产办必须立即书面向总经办申请批示，并将总经办批示后的报告及时分发通知经营课。
4.2紧急订单因某一部门在执行过程中不及时，导致客户交期延迟，追究相关部门负责人责任，并根据情节严重程度予以处罚。
4.3技术课发出的临时图纸或工程资料不得遗失，必须在订单完成24小时内交回，违者追究相关部门负责人责任，如因临时图纸或资料遗失，导致公司经济损失，根据情节严重程度予以处罚；因此造成公司巨大经济损失的，送司法部门依法处理！
3.3.1对材料欠缺，需要采购，要求采购在0.5小时内回复材料到料日期，采购到料日期在能满足客户交期时，PMC将《紧急订单评审记录表》和技术课配备资料交生产办.
3.3.2采购交期无法达成时，由采购牵头，相关评审人员参与，召开紧急订单评审问题处理方案会议，商议解决；如不能达成，上报总经办协调处理。
3.3.3在采购评估交期OK后，因供应商原因不能按交期到料时，采购必须立即书面（填制交期延迟申请表）上报总经办申请批示，并将总经办批示后的报告及时分发通知相关部门。
ISO9001质量管理体系文件
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文件编Байду номын сангаас：HQ-PF-09
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3.9仓库收到生产紧急订单成品入库时，必须立即知会经营课负责人，由经营课安排出货。
3.10紧急订单执行中的临时图纸或工程资料，必须随流程流动，最后由仓库成品收料人员收回，统一交技术课负责人；同时，技术课负责人在订单完成时主动向仓库成品收料员索要图纸或工程资料。
四、权责：
4.1紧急订单因某一部门无法书面执行时，无法书面执行部门必须以短信形式通知相关的部门负责人，同时电话确认信息是否收到；在无法联系另一方时，必须上报总经办批示，由总经办统一安排处理！如因任何一方无法执行，导致紧急订单无法完成，造成公司损失，对无法执行人员根据情节严重程度予以处罚。（要求各部门负责人电话每天早8点-22点保持畅通）。
3.6仓库在接到《紧急订单评审记录表》后，第一时间将所需物料备好，并通知生产部物料员领料；同时，生产部物料员在接到《紧急订单评审记录表》时，第一时间通知仓库备料，在0.5小时内完成领料，交生产相关各组。
3.7生产办在接到《紧急订单评审记录表》后，生产文员第一时间制作紧急订单生产通知单，并在0.5小时内下发生产各组。
五、相关表单：
《紧急订单评审记录表》
《紧急订单生产通知单》
《紧急订单制程异常申报单》
《材料交期延迟申请单》
《成品入库单》