档案管理规范
档案管理标准规范
档案管理标准规范档案是组织中非常重要的信息资源，对于保障组织的正常运转和发展起着至关重要的作用。
为了确保档案管理的有效性和高效性，制定一套标准规范是十分有必要的。
本文将介绍档案管理标准规范的主要内容，包括档案管理的原则、流程、技术要求以及监督与评估。
一、档案管理的原则1. 学科性原则：档案管理应当遵循专业学科的要求，依据档案管理的学科性原则进行操作和处理。
2. 知情性原则：档案管理应当确保使用者能够准确、全面地了解档案的内容和相关信息。
3. 整理性原则：档案管理应当以整理档案为核心，保证档案的有序、规范和易于查找。
4. 可识性原则：档案管理应当保证档案的可识别性，包括文件的命名规则、档案编号等。
5. 可检索性原则：档案管理应当确保档案的快速检索和溯源，提供便捷的查询服务。
6. 可控性原则：档案管理应当进行严格的访问控制和权限管理，确保档案的安全性和保密性。
二、档案管理的流程1. 档案采集：根据档案管理的需要，采集相关的档案材料，并进行鉴定和分类。
2. 档案登记：对采集到的档案材料进行登记，包括编制档案目录、编号等操作。
3. 档案整理：根据文件的组织结构和逻辑关系，对档案材料进行整理和分类。
4. 档案保存：将整理好的档案进行安全保存，包括合理设置保存条件和环境。
5. 档案借阅与归还：根据需要，对档案进行借阅，并确保归还和交接的流程规范。
三、档案管理的技术要求1. 电子化管理：利用电子信息技术手段实现档案的电子化管理，包括扫描、存储、检索等操作。
2. 数字化处理：对档案材料进行数字化处理，确保档案的长期保存和使用。
3. 数据备份：建立定期的数据备份机制，防止档案数据的损失和意外删除。
4. 安全保护：采取物理和技术手段保护档案的安全，包括信息加密、访问控制等。
5. 数据迁移：根据需要，对旧的数据进行迁移和转换，确保档案的持久保存和可读性。
四、档案管理的监督与评估1. 监督机制：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理活动进行检查和评估。
档案管理规范
档案管理规范档案是组织、企业以及个人重要的信息载体和记忆，正确的档案管理对于保护和有效利用档案具有至关重要的作用。
本文将从档案管理的目的、原则以及具体规范等方面进行论述。
I. 目的档案管理的目的是确保组织、企业或个人的档案能够被有效地保存、整理和利用，并且能够提供可靠的信息支持。
通过规范的档案管理，可以促进组织的高效运转，维护组织的声誉，并为决策提供准确的依据。
II. 档案管理的原则1. 真实性原则档案管理应当坚持真实性原则，确保档案的内容真实、准确、完整。
任何对档案的篡改、伪造和隐瞒都是不允许的，应当保持档案的真实性，并能够提供相应的证据。
2. 完整性原则档案管理应当遵循完整性原则，即确保档案的所有部分都得到妥善保管，并记录档案的完整信息。
档案的缺失或部分遗漏将影响档案的可信度和使用价值。
3. 有序性原则档案管理应当按照既定的顺序进行，确保档案的有序性。
具体包括按照文件形成的时间、内容或者其他相关属性进行分类、整理和归档。
4. 保密性原则档案管理应当遵循保密性原则，确保档案中包含的敏感信息受到适当的保护。
对于需要保密的档案，应当采取相应的保护措施，防止信息泄露。
III. 档案管理的规范1. 档案保存档案应当妥善保存，防止损坏和丢失。
对于纸质档案，应当存放在干燥、通风、防潮和防火的环境中，并定期进行检查和整理。
对于电子档案，应当采取可靠的存储介质，并进行定期的备份。
2. 档案整理档案整理是指对档案的分类、编目和归档等活动。
档案应当按照一定的规则进行分类，并编制目录和清单以便查阅。
档案的归档应当按照相应的文件编号、日期等信息进行，以便于后续的检索和利用。
3. 档案查询和利用档案管理应当确保档案的及时查询和有效利用。
档案查询应当提供相应的查询工具，并确保查询结果的及时反馈；档案利用应当根据实际需求提供合适的方式和权限，确保档案能够为组织的决策提供支持。
4. 档案安全和保密档案管理应当确保档案的安全和保密。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保管和利用各类档案信息。
规范的档案管理工作对于保护和利用档案资源具有重要意义。
本文将从五个大点出发，详细阐述档案管理工作的规范要求。
正文内容：1. 档案分类与整理1.1 清晰的分类标准：档案应按照一定的分类标准进行整理，例如按照机构、部门、时间等进行分类，以便于查找和利用。
1.2 完整的档案目录：每一个档案都应有一个完整的目录，记录档案的名称、编号、存放位置等信息，以便于管理和查询。
1.3 规范的整理方法：档案应按照一定的整理方法进行整理，例如按照文件的时间顺序或者主题进行整理，以确保档案的有序性和完整性。
2. 档案保管与存储2.1 安全的存储环境：档案应存放在安全、防火、防潮、防尘的环境中，避免因环境原因导致档案的损坏或者丢失。
2.2 合理的存储设施：档案应存放在专门的档案室或者柜子中，每一个档案都应有固定的存放位置，以便于管理和查找。
2.3 定期的检查与整理：定期对档案进行检查和整理，清除过期或者无效的档案，保持档案的更新和完整。
3. 档案检索与利用3.1 完善的检索系统：建立完善的档案检索系统，包括索引、目录、检索工具等，以便于快速准确地检索档案。
3.2 便捷的档案查阅：提供便捷的档案查阅服务，包括开放档案室、提供复印或者扫描服务等，方便用户快速获取所需档案信息。
3.3 合法的档案利用：档案利用应符合法律法规的规定，保护档案的隐私和机密性，同时鼓励合法的学术和研究利用。
4. 档案传递与交流4.1 完整的档案传递记录：档案传递过程中应有详细的记录，包括传递的时间、地点、责任人等信息，以确保档案的完整性和安全性。
4.2 安全的档案传递方式：档案传递应采取安全可靠的方式，例如使用密码、加密传输等，防止档案在传递过程中的丢失或者泄露。
4.3 高效的档案交流渠道：建立高效的档案交流渠道，包括内部交流和外部交流，促进档案资源的共享和利用。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理工作规范是指在组织内对档案的收集、整理、保存和利用过程中，制定的一系列规定和标准。
它旨在确保档案的安全、完整和可用性，提高档案管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述档案管理工作规范。
一、档案收集规范1.1 确定收集范围：明确档案收集的对象、类型和时间范围，避免收集过多或不必要的档案。
1.2 规范收集流程：建立档案收集的流程和标准，明确责任人和时间节点，确保档案的及时收集和准确性。
1.3 完善档案登记：对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、来源、存放位置等信息，便于后续管理和利用。
二、档案整理规范2.1 分类整理：根据档案的性质、用途和形式等特点，进行分类整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 文件编目：对档案进行编目，包括文件题名、日期、责任者等要素，便于快速定位和检索。
2.3 质量检查：对整理后的档案进行质量检查，确保文件的完整性、准确性和可读性，防止遗漏或错误。
三、档案保存规范3.1 确定保存期限：根据法律法规和组织内部规定，确定不同档案的保存期限，避免过长或过短的保存时间。
3.2 选择合适的保存环境：根据档案的特性选择合适的保存环境，包括温度、湿度、光照等因素，确保档案的长期保存和安全性。
3.3 定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，防止损坏和丢失，及时进行维护和修复，保证档案的完整性和可用性。
四、档案利用规范4.1 制定利用规则：建立档案利用的规则和程序，明确档案利用的目的、权限和流程，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 提供便捷的检索服务：建立完善的档案检索系统，提供便捷的检索服务，满足用户的需求。
4.3 加强档案宣传和培训：加强对档案利用的宣传和培训，提高用户对档案利用规范的认知和遵守程度，促进档案的有效利用。
总结：档案管理工作规范对于组织内的档案管理至关重要。
通过规范档案收集、整理、保存和利用等环节，可以提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全和可用性。
档案管理规范
档案管理规范档案管理是组织内部信息资源管理的重要环节，对于保护和利用信息具有重要意义。
本文旨在探讨档案管理的规范，以确保档案的安全性、可靠性和可利用性。
一、档案分类与归档档案应按照一定的分类标准进行归档，以便于后续的检索和利用。
常见的分类标准包括按照文件类型、主题内容、时间顺序等进行分类。
在进行归档时，应确保档案的完整性和准确性，避免遗漏或混淆。
二、档案存储与保护档案的存储和保护是档案管理的核心环节。
首先，档案应存放在专门的档案库房中，保持干燥、通风、防火等基本条件。
其次，档案应采用合适的包装材料，如酸性纸张、酸性胶水等应避免使用，以防止档案的损坏。
此外，档案库房应配备安全设施，如监控摄像头、防盗门等，以确保档案的安全。
三、档案检索与利用档案的检索和利用是为了满足组织内部信息需求的重要环节。
在进行档案检索时，应建立完善的检索系统，包括索引、目录、数据库等，以便于快速准确地找到所需档案。
同时，档案的利用应遵守相关法律法规和组织内部规定，确保档案的合法性和保密性。
四、档案审查与销毁档案的审查和销毁是档案管理的必要环节。
在档案审查过程中，应对档案进行定期检查，以确保档案的完整性和准确性。
对于已经失去利用价值的档案，应按照相关规定进行销毁，同时要注意保护档案中的个人隐私信息，避免泄露。
五、档案管理的技术支持随着信息技术的发展，档案管理也得到了很大的改进。
现代档案管理应充分利用信息技术手段，如电子档案管理系统、数字化存储等，以提高档案管理的效率和可靠性。
同时，应加强对档案管理人员的培训，提高其信息技术应用能力。
六、档案管理的监督与评估档案管理的监督与评估是保证档案管理规范实施的重要手段。
组织应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时进行整改。
此外，还可以借鉴其他组织的档案管理经验，不断改进和完善档案管理的规范。
结论档案管理的规范对于保护和利用信息具有重要意义。
通过档案分类与归档、档案存储与保护、档案检索与利用、档案审查与销毁、档案管理的技术支持以及档案管理的监督与评估等方面的规范措施，可以确保档案的安全性、可靠性和可利用性。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是组织和管理各种类型的档案文件的过程，它对于任何组织或机构来说都至关重要。
规范的档案管理工作能够确保档案的安全性、完整性和可访问性。
本文将详细介绍档案管理工作规范的五个方面。
一、档案存储规范：1.1 档案存储位置：档案应存放在专门的档案室或档案库中，确保存储环境符合标准，如温湿度、光照等。
1.2 档案存放方式：档案应按照文件类型、时间顺序等进行分类并标识，采用合适的存放方式，如文件夹、盒子等，以便于查找和管理。
1.3 档案存储安全性：档案室应设有专门的安全措施，如门禁系统、监控摄像等，确保档案的安全性和保密性。
二、档案整理规范：2.1 文件排序：对于每个文件夹或盒子内的文件，应按照文件编号、文件标题或其他标识进行排序，以便于查找和归档。
2.2 文件标识：每个文件应有清晰的标识，包括文件编号、文件标题、创建日期等信息，以便于追溯和管理。
2.3 文件归档：对于不再需要频繁访问的文件，应及时进行归档，并标注归档日期和归档位置，以便于管理和存储空间的合理利用。
三、档案检索规范：3.1 档案检索系统：建立完善的档案检索系统，包括档案目录、索引、数据库等，以便于快速准确地检索所需档案。
3.2 档案查询方式：提供多种查询方式，如关键词搜索、按日期范围检索等，以满足不同用户的需求。
3.3 档案借阅管理：对于需要借阅档案的人员，应建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期等信息，并设定借阅期限和归还要求。
四、档案保护规范：4.1 防火措施：档案室应配备灭火设备，并进行定期检查和维护，确保档案的安全性。
4.2 防潮防虫措施：采取适当的防潮、防虫措施，如湿度控制、使用防虫剂等，保护档案免受湿气和虫害的侵害。
4.3 数据备份：对于电子档案，应定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。
五、档案销毁规范：5.1 销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁方式等，确保档案的合法性和安全性。
档案管理规范制度
档案管理规范制度在当今的信息时代，档案管理的重要性日益凸显。
无论是企业、政府机构还是社会组织，都需要一套科学、规范的档案管理制度来确保档案的完整性、准确性和安全性，以便有效地利用档案信息为各项工作提供支持。
一、档案管理的目标与原则档案管理的首要目标是确保档案的完整、准确和安全。
完整性意味着档案的内容齐全，没有缺失；准确性要求档案中的信息真实可靠，没有错误或偏差；安全性则强调对档案的保护，防止其遭受损坏、丢失或泄露。
为实现这些目标，档案管理应遵循以下原则：1、集中统一管理原则：档案应由专门的部门或人员进行集中统一管理，以确保管理的规范性和一致性。
2、规范化原则：制定明确的档案管理流程和标准，使档案管理工作有章可循。
3、保密性原则：对于涉及机密或敏感信息的档案，要严格遵守保密规定，限制访问权限。
4、便利性原则：档案的管理应便于查找和利用，提高工作效率。
二、档案的分类与编号对档案进行合理的分类和编号是档案管理的基础。
分类应根据档案的性质、用途、形成部门等因素进行，常见的分类方法包括按年度分类、按组织机构分类、按业务类型分类等。
编号则是为了给每一份档案赋予唯一的标识符，以便快速准确地查找和定位。
编号应具有系统性和逻辑性，遵循一定的编码规则，例如采用分类号加流水号的方式。
三、档案的收集与归档档案的收集是档案管理的起始环节，要确保收集的档案齐全完整。
各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求将形成的档案移交至档案管理部门。
归档时，要对档案进行审核，检查其完整性和准确性。
同时，要填写归档清单，详细记录档案的名称、编号、形成日期、份数等信息。
四、档案的存储与保管档案的存储环境应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。
可以采用专门的档案库房或档案柜进行存储，并根据档案的重要性和保管期限，分别采取不同的保管措施。
对于重要档案，应采取备份措施，以防档案丢失或损坏。
同时，要定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保存和利用各类档案信息。
为了确保档案管理工作的准确性和高效性，制定一套规范是必要的。
本文将详细阐述档案管理工作规范的内容和要求。
一、档案分类与整理1.1 档案分类原则：档案应根据其性质、用途和形式进行分类，以便于查找和管理。
常见的分类原则包括按机构、按时间、按主题等。
1.2 档案整理方法：档案整理应遵循一定的方法和流程，包括收集、鉴定、登记、编目、装订等环节。
整理过程中要注意保持档案的完整性和可读性。
1.3 档案归档规定：档案归档时应按照分类原则和整理方法进行，同时要求标注清晰的档案编号、题名、日期等信息，以便于快速查找和利用。
二、档案存储与保管2.1 存储环境要求：档案应存放在干燥、通风、无尘、无虫害的环境中，避免阳光直射和高温潮湿。
同时，要做好防火和防盗措施，确保档案的安全性。
2.2 存储设备选择：选择适合档案存储的设备，如钢制文件柜、档案柜、密集架等。
设备要符合防潮、防火、防尘、防虫等要求，同时要便于档案的存取和管理。
2.3 存储管理措施：对档案进行定期检查和维护，确保其完好无损。
同时，要制定存储管理制度，明确档案的借阅、调度和销毁等程序，做到有序管理。
三、档案检索与利用3.1 检索工具的建立：建立完善的档案检索工具，如目录、索引、数据库等，以便于快速准确地查找所需档案。
检索工具要定期更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
3.2 档案利用的权限控制：档案利用应遵循权限控制原则，确保档案信息的安全性和保密性。
对于不同级别的用户，要设定相应的权限和审批流程，避免非法使用和泄露。
3.3 档案利用的规范要求：档案利用应符合法律法规和相关规定，不得用于违法犯罪活动。
同时，要合理利用档案资源，提高工作效率和服务质量。
四、档案保管期限与销毁4.1 保管期限的确定：根据相关规定和档案的价值，确定档案的保管期限，包括永久保管、定期保管和限期保管等。
档案管理标准规范
档案管理标准规范档案是组织中重要的资产，管理好档案能够为组织提供有效的信息支持和决策依据。
为了保证档案管理的质量和效率，制定了一套档案管理标准规范。
本文将对档案管理标准规范进行详细介绍。
一、档案管理的目标和原则1. 目标：档案管理的目标是保证档案的完整性、可靠性、可访问性和持久性，确保档案的保存和利用能够符合法律法规的要求，同时满足组织内部和外部的信息需求。
2. 原则：档案管理需要遵循以下原则：- 法律合规性：遵守国家和地方有关档案管理的法律法规，确保档案管理活动的合法性。
- 信息安全性：采取必要的措施保护档案的机密性、完整性和可用性，防止非授权的访问、篡改或丢失。
- 管理全过程性：从档案的产生到销毁，全程跟踪和管理档案的生命周期，确保档案管理的连续性和一致性。
- 信息利用性：合理组织和利用档案信息，满足各级决策者和利益相关方的信息需求。
- 服务导向性：为组织和利益相关方提供高质量、高效率的档案管理服务。
二、档案管理的组织和职责1. 组织：每个组织应当设立档案管理机构或委派专人负责档案管理工作。
档案管理机构可以直接隶属于组织的行政部门，也可以独立设置。
2. 职责：档案管理机构或专人的职责包括：- 制定和修订档案管理制度和相关规范，确保档案管理工作的规范性和一致性。
- 组织并监督档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保档案的安全性和完整性。
- 提供档案查询、复制等服务，满足内外部用户的需求。
- 开展档案管理培训和宣传，提升组织成员的档案管理意识和能力。
- 定期进行档案管理工作的监督和评估，及时发现和解决存在的问题。
三、档案管理的技术要求1. 档案著录和编制：对档案进行规范的著录和编制，包括档案名称、档案编号、档案分类、档案形式、档案日期等信息。
2. 档案存储和保护：选择合适的存储介质和设备，确保档案的安全保存。
采取必要的措施，如备份、防火、防潮等，保护档案免受损坏和灾害。
3. 档案检索和利用：建立档案检索系统，提供便捷的检索和利用服务。
档案管理标准规范
档案管理标准规范档案管理是一个组织或机构中非常重要的一项工作，它涉及到对各种文书、文件、记录等信息的收集、整理、保管和利用。
为了确保档案管理的高效性和可靠性，许多组织和机构制定了档案管理的标准规范。
本文将介绍档案管理的标准规范及其重要性，并讨论如何实施和遵守这些规范以确保档案管理的顺利进行。
一、档案管理的标准规范1. 目标和原则档案管理的标准规范应该明确档案管理的目标和原则。
目标可以包括完整性、可用性、可访问性、可追溯性等方面，即档案管理的目标是确保档案的完整性和可靠性，使其能够为组织和机构的决策和工作提供有效的支持。
原则可以包括科学性、规范性、安全性等方面，即档案管理应该遵循科学的原则，确保档案的规范管理和安全保护。
2. 文件和档案分类档案管理的标准规范应该明确文件和档案的分类方法和标准。
文件和档案的分类可以按照内容、形式、用途等方面进行，以便于文件和档案的整理和检索。
分类标准可以包括文件编号、密级、保管期限等，以确保文件和档案的有序管理和易于定位。
3. 档案保管和安全措施档案管理的标准规范应该明确档案的保管和安全措施。
档案保管需要考虑合适的存储设施和环境条件，以确保档案的长期保存和防止损坏。
安全措施可以包括访问控制、备份和恢复、密级管理等，以防止档案的泄露和丢失。
4. 档案检索和利用档案管理的标准规范应该明确档案的检索和利用方法。
档案的检索可以采用索引、目录、数据库等方式，以便于快速定位和查找所需信息。
档案的利用可以包括复制、摘编、传递等，以满足组织和机构的需求。
二、档案管理标准规范的重要性档案管理的标准规范具有重要的意义和价值。
首先，标准规范可以提高档案管理的效率和质量。
通过遵循标准规范，可以确保档案的整齐有序、易于查找，减少不必要的时间和资源浪费。
其次，标准规范可以保障档案的真实性和可靠性。
遵循标准规范的档案管理，可以防止档案被篡改、伪造或损坏，保证档案信息的准确和完整。
最后，标准规范可以提供法律和法规依据。
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档案管理规范为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本规范。
一、文书档案立卷归档规范(一)总则第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本规范。
第二条归档的文件材料应按年度立卷，公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规范的规定，分别立卷归档。
不能按年度立卷的材料（如跨年度项目）可以项目进度的具体阶段立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职档案管理人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持总经理办公室统一收集、管理文件材料制度。
第五条凡本公司缮印发出的公文一律由总经理办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集后交总经理办公室归卷。
会议文件由总经理办公室收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的，相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向总经理办公室办理归档手续，总经理签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由总经理办公室指定专人将会议材料、声相档案等在总经理办公室办理归档并签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
(三)归档范围第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第九条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十条本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十三条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十四条本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
第十五条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十六条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十七条本公司经营活动的其他文字材料。
(四)平时归卷第十八条各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，对事件的办理过程写出的简要梗概，由专(兼)职人员集中后交总经理办公室保管。
第十九条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交总经理办公室归卷。
第二十条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"公司文件档案目录"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)第二十一条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由总经理办公室文书档案员负责组卷、编目。
第二十二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十四条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
第二十五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第二十六条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十七条卷内文件材料应依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第二十八条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字迹要工整。
卷内目录放在卷首，办理过程放在目录后第一页。
第二十九条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
第三十条案卷封面，应逐项按规定用宋体字打印，字迹要工整、清晰。
第三十一条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。
装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，左侧有批示的文件应在左侧加贴与文件长度一致，宽度为三厘米的白纸条，以保护批示文字不被装订在线内而无法查阅。
案卷应打孔后用棉线缝边，外贴封面的方式进行装订。
第三十二条卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
二、声像档案管理规范(一)总则第一条为加强本公司的声像档案管理，特制定本规范。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)、VCD、DVD光盘等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由总经理办公室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集第四条收集范围1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求1、录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集档案部门有责任随时征集重要声像资料；第八条声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向总经理办公室归档，经总经理审批后，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在卷宗内编流水号。
格式：卷宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为：(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、报像带、光盘按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明。
(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式1. 照片编制采用横写格式。
其格式为照片/底片号（光盘号）-文字说明-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
第十五条案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.档案管理调阅情况表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
(四)声像档案的保管第十六条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十七条保管条件底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十八条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第十九条对库存的照片档案，要一年检查一次。
第二十条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用第二十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十三条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十四条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
第二十五条声像档案原版一般不得借出总经理办公室之外。
如有特殊需要，经总经理批准后，方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理办公室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。
如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
三、档案的借阅第一条总经理、副总经理、借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
第二条因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室负责人核批。
第三条公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室负责人审批，具体按委托书的内容执行。
第四条档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
四、档案的销毁第一条公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
第二条当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理总经理办公室负责人审核经总经理批准后执行。
第三条凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理总经理办公室负责人批准后方可销毁。